曾經(jīng)有段時(shí)間，我的辦公桌上總會(huì )堆滿(mǎn)手頭工作的雜物 — 更別提幾十件并不需要馬上處理的東西：各種筆記、便條、電話(huà)號碼、需要歸檔的文件，等等成堆物品。我忙得沒(méi)時(shí)間去整理它們，而且就算自己清理完畢，那些雜物沒(méi)過(guò)多久又會(huì )堆積起來(lái)。
如今情況已截然不同?，F在我的桌面總是非常干凈，桌上東西只和我正在處理的事情相關(guān)，或許還有一個(gè)筆記本和一支筆，以便我在各種有用信息、想法或待辦事項出現時(shí)，將它們及時(shí)記下。這是一種身心解放的感受... 它使我感到沉靜… 它能減少壓力和混亂狀態(tài)... 它使我更易找到各種東西... 它還讓我變得更加高效多產(chǎn)。
我是如何完成這種轉變的？它并非一趟輕松旅程，我也用了多年時(shí)間來(lái)不斷改進(jìn)，但基本步驟已在下面列出。我們需要記住的重點(diǎn)是，你必須有套合適的管理系統，而且必須教會(huì )自己遵從那套系統行動(dòng)。否則，你只不過(guò)在清理辦公桌，它仍將重復出現雜亂狀態(tài)。
我當前所用管理系統的許多內容（而非自己還在一路嘗試驗證的做法），幾乎全是從David Allen所寫(xiě)的《搞定：無(wú)壓工作的藝術(shù)》那本書(shū)得來(lái)。若你還未讀過(guò)這本書(shū)，我強烈推薦去閱讀。
下面就是我的管理系統：
1. 首先，請將你桌面上和抽屜里的所有東西，全都堆在一起。然后放進(jìn)一個(gè)“收納籃”里（如果籃子裝不下，請把東西堆在旁邊桌上或附近其他地方）。從現在開(kāi)始，你收到的所有東西都必須進(jìn)入那個(gè)收納籃里，并按以下步驟處理。
2. 把這堆東西按照從頂部到底部的順序進(jìn)行處理。永遠不要等下次又去分類(lèi)，永遠不要漏過(guò)一張紙，永遠不要把紙張重新放回那堆東西里。直接做處理完那張紙需要做的事情，之后再轉向下一個(gè)物品。你的處理選項有：丟棄，委派他人處理，歸檔，當場(chǎng)做完那件事，或把它記在待辦事項清單上以后處理。請按照上述優(yōu)先順序進(jìn)行處理。如果做完某事只用花上2分鐘或更少時(shí)間，請直接做完它。如果要花更多時(shí)間，你也不能將它丟棄、委派或進(jìn)行歸檔，就請記在待辦事項清單上（我會(huì )在另一篇文章中更多討論待辦事項清單）。
3. 每天至少重復這種做法一次，以便保持桌面整潔。當天工作結束時(shí)進(jìn)行整理應該最好，但我傾向于隨時(shí)處理和清潔桌面。一旦處理完那堆雜物，你的桌面就將整潔干凈。你已對物品做過(guò)丟棄、歸檔或各歸其位的處理（不要留在桌面或藏進(jìn)抽屜里）。請讓它保持那種狀態(tài)。你必須遵從這個(gè)管理系統：把所有東西放進(jìn)你的收納籃中，然后使用自己列出的行動(dòng)步驟，處理收納籃里的每一張紙。如果某張紙被記在待辦事項清單上，你便可把這張紙保存在“行動(dòng)文件夾”里。但你必須定期（每日或每周）檢查這個(gè)文件夾，以確保里面所有東西都已得到清理。
就這么簡(jiǎn)單。你在便條上記了個(gè)電話(huà)號碼？請別將它留在桌面上。把它歸檔到你的名片或聯(lián)系人應用程序里。你有需要晚點(diǎn)處理的某件事？請別在桌面上保留那些文件。把它記到你的待辦事項清單，再將那些文件歸檔到“行動(dòng)文件夾”。請將其他所有東西都進(jìn)行歸檔、丟棄或委派處理。
把東西留在桌上就是拖延行為（作為一名曾經(jīng)的拖延者，我深知此事）。若你把事情推遲到晚點(diǎn)再處理，各種東西肯定會(huì )在桌上堆積起來(lái)。請立即處理它們，做出決定，采取行動(dòng)。
我上面所描述的，是一種能夠學(xué)習的好習慣，但它要花時(shí)間才能學(xué)會(huì )。你將犯錯摔跤。請提醒自己留意，然后動(dòng)手去做。它很快就會(huì )成為一種你很難打破的習慣。請相信我，一旦習慣讓桌面保持整潔，你便不想再打破這種習慣。
Leo Babauta（里奧·巴伯塔）
2007.01.29
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