現在人人經(jīng)常收到大量郵件，花費大量時(shí)間在處理郵件上。如果你感到為此浪費了太多時(shí)間，那么你需要重新考慮如何管理郵件。這里有五個(gè)小竅門(mén)，幫助你重新管控你的收件箱，這樣你可以騰出時(shí)間做更多重要（和有意思的）事情。
1、控制在六句話(huà)以?xún)?/span>
沒(méi)人愿意讀冗長(cháng)的郵件。越來(lái)越多的人在手機和平板電腦上查看郵件，因此你需要書(shū)寫(xiě)簡(jiǎn)明。
郵件盡量簡(jiǎn)短，不超過(guò)六句。這會(huì )使你直接切中要點(diǎn)。如果你需要用更多的句子，那么請考慮打電話(huà)或面對面會(huì )談來(lái)和對方交流想法。
2、將其放在第二位
不要成為收件箱的奴隸。如果你是這樣的人，這意味著(zhù)其他人可以決定你的工作效率，這將導致災難。如果你把收件箱視為工作安排，外界將直接控制你一天如何度過(guò)以及工作量大小，使你成為控制的對象。
這里有一個(gè)容易的方法。你不妨這樣，不要在早上第一件事就是查看郵件，而是將其排在第二位，在你做完最重要的事情后。
這小小的一步可以消除對你時(shí)間的控制。即使郵件對你非常重要，試一試吧。如果這意味著(zhù)將查看郵件的時(shí)間推遲半小時(shí)，照做吧。這段時(shí)間足夠完成一件重要的任務(wù)。
3、不要總是馬上反應
郵件不是傳播緊急事情的最好媒介，電話(huà)才是。然而，當你不需要立刻得到答復時(shí)，郵件對通信意義重大。
這就是為什么你應該將不馬上回復郵件當作一個(gè)習慣。這一想法是你不想使其他人認為郵件是傳播緊急事情的有效媒介。如果其他人注意到你常常在十分鐘內回復郵件，那么他們會(huì )開(kāi)始認為出現緊急事情可以郵件通知你。
不！
你要盡量避免這一情況發(fā)生。當你大量使用郵件與他人通信時(shí)，留出提前量。我常常告訴其他人，他們會(huì )在兩個(gè)工作日內收到我的回復。如果你有緊急事情要聯(lián)系我，可以打電話(huà)或發(fā)短信給我。如果不是緊急事件，可以發(fā)郵件。
4、郵件熱點(diǎn)
如果你常常查看郵件，并且一收到郵件就處理它，那么你浪費了大量時(shí)間。 實(shí)際上，你應該批量處理郵件。將任務(wù)批量處理是處理和完成相似事情的一種高效方式。這就是你為什么要將其作為管理郵件的一部分。這里有個(gè)簡(jiǎn)單的小竅門(mén)。
固定時(shí)間點(diǎn)查看郵件，每次花費不超過(guò)半小時(shí)。
我樂(lè )意將批量處理郵件花費的時(shí)間這一概念稱(chēng)為“郵件熱點(diǎn)”。這需要你關(guān)掉郵件程序，意識到可以在每天的固定時(shí)間處理郵件。
這一指導方針是靈活的，取決于你收到多少郵件。如果你每天收到少于三十封郵件，兩天查看一次郵件就夠了。對于一個(gè)典型的朝九晚五工作日，上午十點(diǎn)（在查看郵件之前你有一個(gè)小時(shí)時(shí)間完成一項任務(wù)）和下午三點(diǎn)是合適時(shí)間。
5、一次處理
一次處理原則指每個(gè)事項只能處理一次。對于郵件尤其如此。你是否曾經(jīng)讀了一封郵件，考慮回復，然后擱置，不得不重讀郵件來(lái)理解其中內容。我們大都有過(guò)這樣的經(jīng)歷。
這對于一封郵件是好的。如果你需要處理二十封郵件呢？你會(huì )浪費大量時(shí)間。當你第一次讀時(shí)就處理郵件更加有效。別讓郵件拖延到以后。立即處理。讀取郵件并決定如何處理。如果回復時(shí)間少于二十分鐘，立即做吧。
如果你不得不回復，但由于某些原因沒(méi)有，可以將郵件放入草稿箱。這個(gè)文件夾內有所有你開(kāi)始回復的郵件，但還沒(méi)有發(fā)送出去。當你回去處理郵件時(shí)，你知道在哪里找到這些郵件并能快速回復。
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