想提高生產(chǎn)率嗎？你找到了合適的文章。我不敢說(shuō)是生產(chǎn)率專(zhuān)家（我總覺(jué)得還有完善的空間），但我非常關(guān)注提高生產(chǎn)率。我一直在尋找不同的方式變得更有效率——從哪里我可以偷走時(shí)間，忽略不重要的事，獲取系統的檢修等等。當我看到我付出的努力在一天當中的最后時(shí)間取得了成功，增加了產(chǎn)量，我很高興。
在這篇文章中，我選取了13種最好的生產(chǎn)率戰略——嘗試，測試和驗證。如果按照每一種操作，我可以向你保證，你的生產(chǎn)率將會(huì )比現在增加一倍或兩倍，甚至更多。我自己每天按照下列步驟操作。我不這樣做的那段日子，我的生產(chǎn)率驟降。我這樣做的日子，我的生產(chǎn)率大增。相關(guān)性是顯而易見(jiàn)的。為了讓你進(jìn)一步閱讀，在有些步驟中我也編寫(xiě)了一系列參考書(shū)目。
他們是：
1． 設定生產(chǎn)率目標
可能一半的自助文章不斷地告訴我們設定目標，確立對象。你知道為什么嗎？這是因為這樣確實(shí)有效。你設定目標后，你就會(huì )把精力集中在你想實(shí)現的事情上。你不能實(shí)現的事情就不會(huì )出現。這樣無(wú)意識地就會(huì )讓你更有效率。
我經(jīng)常設定目標，使我的產(chǎn)量達到最大限度。例如，下個(gè)月我的目標之一是寫(xiě)30篇文章，平均每天1篇。這些文章包括我寫(xiě)在博客上的——個(gè)人優(yōu)秀博客，為其他大型網(wǎng)站撰的稿——LifeHack.Org。我在過(guò)去幾個(gè)月的平均產(chǎn)量是平均每周只有1-2篇文章，所以我決定設定一個(gè)30篇的目標，讓自己比平常寫(xiě)的更多。設定這個(gè)目標，并為之奮斗的好處是，我的產(chǎn)量自然比沒(méi)有設定目標之前增加了。
明確你究竟想要實(shí)現的。下個(gè)月你想完成什么？什么目標你實(shí)現后，會(huì )讓你感到十分興奮，充滿(mǎn)自豪？把這個(gè)作為你的目標；然后根據這個(gè)，設定周目標；最后，你可以設定每日目標，每天要有目標對象。
2． 保持工作環(huán)境，有利于生產(chǎn)率
請問(wèn)你的工作環(huán)境能激勵你工作嗎？或它往往能讓你分心嗎？你的工作環(huán)境為你的工作流程提供了舞臺，所以要選擇合適的工作環(huán)境。什么樣的環(huán)境能激勵你工作？這可能需要一點(diǎn)實(shí)驗。嘗試過(guò)不同的地方后，我發(fā)現我最好在安靜的周?chē)松冱c(diǎn)的地方工作——比如我的房間，圖書(shū)館，咖啡館和我的街道。所以，我只能在這些地方工作。
那些被聘用的人不能確切地選擇工作環(huán)境。如果可以選擇的話(huà)，那么請修飾你的工作環(huán)境，使之有利于工作。整理你的辦公桌（這是下一步）。用你最喜歡的圖片和鼓舞人心的話(huà)語(yǔ)裝飾。放一兩個(gè)相框。用你最喜歡的杯子。有時(shí)候你可能無(wú)法享受你所要做的所有工作，但是這并不意味著(zhù)你必須讓自己苦不堪言。如果你感覺(jué)像在家里，就會(huì )更激發(fā)你把事情做好。
3． 有一個(gè)組織的工作區
一張有序的辦公桌，無(wú)疑將有助于提高你的生產(chǎn)率。如果你的工作區雜亂無(wú)章，你會(huì )覺(jué)得混亂低迷。因為工作區混亂，你甚至不想做任何事情。但是如果你有一個(gè)漂亮，整潔，有組織的工作區，你會(huì )得到啟發(fā)并完成工作。你可以輕易地找到你的東西，而不是浪費寶貴的時(shí)間從一堆文件篩選你剛剛看過(guò)的東西。如果你是像我一樣的個(gè)體經(jīng)營(yíng)者，有組織有重點(diǎn)是特別重要的。
我的房間里有一個(gè)小辦公桌，我特別注意保持干凈整潔。我的報告，文件夾和隨機文件都放在一個(gè)期刊架上（這是我3年前從宜家買(mǎi)的，只花了幾塊錢(qián)——這是我最好的投資之一）。鋼筆和文具放在文具盒里。在右側我留了足夠的空間放筆記本電腦和作為書(shū)寫(xiě)區。幾個(gè)工作日下來(lái)，我的桌子自然也會(huì )凌亂，所以每隔幾天，我會(huì )做一些清潔和整理工作，讓每樣東西都井然有序。甚至我自己的筆記本電腦也是我辦公桌的一部分——我用便簽紙和Excel表格來(lái)安排我的工作。對我來(lái)說(shuō)，在一天中的任何時(shí)候，所有這些都營(yíng)造了一個(gè)溫馨的工作空間。
4． 把重要的事放第一位
這是史蒂芬·柯維的高效率人士的七種習慣中的第三種習慣。重要的事放第一位是指把重要的事情放在其他事情之前，放在第一位。為什么會(huì )這樣呢？這是因為一天有24小時(shí)，我們大約要選擇一百萬(wàn)種不同的事情做。有些是重要的事情，會(huì )產(chǎn)生重要影響。其余的是不重要的事情，不會(huì )產(chǎn)生重要影響。在這一百萬(wàn)件事情中，我們必須挑選，否則我們將永遠淹沒(méi)在工作中，永遠不會(huì )完成任何事情。關(guān)注重要的事情，忽略不重要的事情。
過(guò)濾掉不重要的任務(wù)時(shí)，我常常問(wèn)自己“做了這件事和在未來(lái)6個(gè)月產(chǎn)生重大影響嗎？”如果答案是不會(huì )或有一點(diǎn)影響，我就會(huì )把這件事放在一邊。如果答案是大大的肯定，那么我會(huì )特別關(guān)注。當然，我們永遠不能做出100％準確的評估，因為我們不能預測未來(lái)，但我們有足夠的知識可以給出一個(gè)良好的評估。例如，今年我的主要目標是發(fā)展我的博客，這是我個(gè)人業(yè)務(wù)發(fā)展的重要組成部分。當我把這個(gè)觀(guān)點(diǎn)套用在我的博客任務(wù)清單時(shí)，我會(huì )自動(dòng)關(guān)注的任務(wù)是（1）客人數量，這讓我接觸到更多重要的讀者，博客上增加了新的長(cháng)期的讀者和訂閱者（2）為我的讀者撰寫(xiě)新穎且高質(zhì)量的文章（3）寫(xiě)書(shū)，這將是一個(gè)個(gè)人里程碑，同時(shí)成為一個(gè)新的收入來(lái)源。剩余時(shí)間其他各項任務(wù)就不是很重要了，如查看電子郵件，整理郵件，編輯網(wǎng)站，瀏覽臉譜網(wǎng)/推特信息。
5． 規定的時(shí)間內完成任務(wù)
時(shí)間限制是指把任務(wù)在固定一個(gè)時(shí)間段內。例如，上午9點(diǎn)到10:30做任務(wù)A，然后10:30到下午1點(diǎn)做任務(wù)B，下午2點(diǎn)到4點(diǎn)做任務(wù)C。時(shí)間限制很好，因為它可以防止你做任務(wù)拖拖拉拉。有一種說(shuō)法是你想多長(cháng)時(shí)間完成工作，你就會(huì )多長(cháng)時(shí)間完成，我發(fā)現這個(gè)說(shuō)法很正確。有沒(méi)有一個(gè)項目到了截止日期，你需要開(kāi)夜車(chē)完成？我們大多數人通常會(huì )覺(jué)得如果最后期限沒(méi)到，我們就沒(méi)有必要這樣著(zhù)急。事實(shí)是，這與截止日期沒(méi)關(guān)系。即使是1周后，2周后或1個(gè)月后，同樣的像先前那樣的最后一分鐘匆忙仍會(huì )發(fā)生。我們花這么長(cháng)時(shí)間去做，因為這是我們給自己的時(shí)間表。
因此，在規定的時(shí)間內完成任務(wù)。如果你設置了一個(gè)特定的時(shí)間段，并嚴格遵守，你會(huì )找到完成工作的方法。當然，設定一個(gè)具有挑戰性并能完成任務(wù)的時(shí)間。如果一個(gè)任務(wù)需要3個(gè)小時(shí)，不要設置4個(gè)小時(shí)，因為你將會(huì )用完這4小時(shí)，設置3小時(shí)——最好更少，這樣你就可以學(xué)習在規定的時(shí)間內對任務(wù)進(jìn)行優(yōu)化（同樣，假設你嚴格按照規定的時(shí)間執行）。
當然，對我們中間的神經(jīng)質(zhì)的完美主義者來(lái)說(shuō)，限制所用的時(shí)間很難，因為這將導致質(zhì)量上出現問(wèn)題。這就是我們下一個(gè)原則，就是......
6． 使用80/20法則
80/20指的是80％的產(chǎn)出要投入約20％的努力，其余20％的產(chǎn)出要投入80％的努力才能實(shí)現。
比如你有一個(gè)要到期的報告，為了能寫(xiě)出最好的報告，你大約需要100個(gè)小時(shí)。根據80/20法則，你可以花20個(gè)小時(shí)（100個(gè)小時(shí)中的20％）得到80％的質(zhì)量。另一方面，最后提高本報告質(zhì)量的潤色，從80％提高到100％的質(zhì)量，需要你花80個(gè)小時(shí)（100個(gè)小時(shí)中的80％）。從有效性的角度來(lái)看，這不會(huì )有所削減。80/20法則告訴我們，只得到80％的質(zhì)量，放棄剩余的20％，因為所需的時(shí)間并不能證明我們得到的價(jià)值增加了。
因此，80/20法則讓我們學(xué)會(huì )忽略細節。忘記只有你注意到的小細節。你可以繼續修改完善，但那個(gè)時(shí)間最好能花在一個(gè)全新的任務(wù)上。關(guān)鍵是把你的精力放在你所做的每一件產(chǎn)生80％的效果的事情上——也是事情的80％。繪制一個(gè)圖，劃出界限，忽略界限之外的一切。
7． 有一個(gè)單獨臨時(shí)任務(wù)清單
如果你像我一樣，一整天的工作中會(huì )得到各種隨機的完整任務(wù)列表。我對那些突然來(lái)的事情，常常給予重視。比如現在來(lái)的額外的1號任務(wù)，我會(huì )立即去做，因為它只需5-10分鐘。對額外的2號任務(wù)，3號任務(wù)......一直到15號任務(wù)也是同樣的。過(guò)了一會(huì )，我意識到這些事情需要很多時(shí)間，從中我甚至得不到任何有意義的結果。不僅如此，一天中我沒(méi)有完成實(shí)際工作，因為我忙于這些隨機的工作。當我完成這些隨機工作時(shí)，我認為我會(huì )非常有效率，但事實(shí)是它只是假的效率。
所以，現在針對這種緊急任務(wù)，我用一個(gè)單獨的列表。我拋棄列表中的臨時(shí)任務(wù)，重點(diǎn)還是在我每天的目標列表。然后在這一天結束時(shí)，我撥一些時(shí)間來(lái)完成這些臨時(shí)任務(wù)。我分批處理類(lèi)似的緊急任務(wù)，然后一次處理完。結果是我總能不到一個(gè)小時(shí)就完成這些任務(wù)，相比較而言，如果在一天中分散處理這些任務(wù)就要花幾個(gè)小時(shí)。
8． 技能升級
我們在產(chǎn)量方面的限制來(lái)自于我們自己技術(shù)水平的限制。升級你的技能，你就會(huì )增加產(chǎn)量。這就像用較新的版本升級我們的電腦軟件，這樣我們可以創(chuàng )造更多。我們的技能裝備是幫助我們創(chuàng )造的工具。我們需要更好的工具來(lái)創(chuàng )造更好的材料。
例如，現在我想要平均每天寫(xiě)一篇新文章，我需要像以前一樣學(xué)會(huì )保持/增加同樣的寫(xiě)作質(zhì)量，卻用較少的時(shí)間寫(xiě)作。在這種準備期間，我讀了很多博客上的個(gè)人發(fā)展清單（與寫(xiě)作清單更調諧）；我寫(xiě)了博客，內容像復制博客和為了完成而寫(xiě)博客上的內容，我的寫(xiě)作技巧/技能得到了提高。這些無(wú)疑將幫助我提高寫(xiě)作速度。
工作中你用什么樣的關(guān)鍵技能？你如何升級這些技能并變得更有效率？
9.了解你的動(dòng)機行為
你知道當我們真正受啟發(fā)而工作的時(shí)候怎么會(huì )有時(shí)間，其他我們總會(huì )感覺(jué)很懶惰的時(shí)候在哪里？這是正常的。當我們與內心沉思失去聯(lián)系的時(shí)候，懶惰就會(huì )出現。如果你知道你的動(dòng)機行為，那么你可以連接，并啟動(dòng)你的生產(chǎn)率。
例如，我通常受到啟發(fā)而去寫(xiě)博客，我發(fā)現我會(huì )更有靈感當知道我已實(shí)現了一個(gè)目標后（如每月完成X用戶(hù)），或有（友好的）競爭（為我與較大的個(gè)人發(fā)展博客的交易樹(shù)立標桿），或有一個(gè)比我的大的事業(yè)（認識到有很多人支持我的文章，并從中有了收獲）。當我篩選出這些行為，并與我每天的生活整合起來(lái)時(shí)——如訂閱提供列表的博客，公開(kāi)與讀者的溝通渠道（評論區，臉譜網(wǎng)，推特，電子郵件），與同類(lèi)博主交談，我的動(dòng)力大大增加。這個(gè)呈螺旋式上升，從而加強了本身。
你呢？你的動(dòng)機行為是什么？你什么時(shí)候會(huì )有靈感？你怎么能把這些行為融入你的日常生活，加強你的動(dòng)機？這樣做肯定會(huì )提高你的生產(chǎn)率。
10．利用時(shí)間空隙
時(shí)間空隙，是指一件事和下一件事之間的短暫時(shí)間空隙。時(shí)間空隙通常出現在等待/交通期間，如等待公交車(chē)/火車(chē)，上下班時(shí)間，等待約會(huì )開(kāi)始等等。在這個(gè)時(shí)間空隙很多有準備的活動(dòng)就會(huì )完成。你會(huì )感到很驚訝在那么短的時(shí)間內完成那么多事。我做的一些活動(dòng)包括聽(tīng)自助播客，往筆記本電腦上輸入我的文章。通常我搭早班車(chē)，為了確保有座位。在40分鐘的車(chē)程中，我大約可以完成文章的20％，或完成約400-500字的輸入。相對來(lái)說(shuō)如果我只是睡，那能在車(chē)上完成這個(gè)工作量真是太好了。
11．對你的目標負責
知道你是如何做的進(jìn)度跟蹤是至關(guān)重要的。如果我們知道沒(méi)有問(wèn)責制，我們就可以瘋狂地工作提高生產(chǎn)率，在某些時(shí)候，我們放緩。每星期六早上我都要進(jìn)行周回顧，回顧下前一周我設定的目標進(jìn)程。如果我完成了目標，我給自己一個(gè)大大的擁抱，輕拍后背。如果我沒(méi)有完成目標，我要明白什么地方出了錯。然后從那里，我制定下周的行動(dòng)計劃，以實(shí)現下周的目標。這些周目標是月度目標的基礎，到月底的時(shí)候，我會(huì )進(jìn)行月度回顧。
12．早起
這可能是因人而異，我僅分享真正適合我的。早起真的讓我工作更快更好。我個(gè)人認為沒(méi)有任何科學(xué)依據說(shuō)早起，就會(huì )更有效率。我認為這是一種感覺(jué)良好的心理因素——既然你比世界上99.99％的人起得早，你想保持領(lǐng)先，所以激勵你快速工作。你工作的速度快，完成的事情就更多，就能激勵你保持領(lǐng)先，做更多事情。
為什么早起有幫助的另一個(gè)原因是因為，早晨的寧靜有利于完成更多的工作。我愛(ài)早起（早上5點(diǎn)），我家附近幾乎聽(tīng)不到任何聲音。鳥(niǎo)兒甚至還沒(méi)有歌唱，汽車(chē)還沒(méi)在道路上，我的家人也還沒(méi)起床。這是完成事情的完美時(shí)間。
13．記住休息
我們不是機器或機器人。我們不可能不休息而一直保持相同的產(chǎn)量。時(shí)間到了，我們需要休息/睡眠來(lái)恢復我們的體能，然后第二天我們可以繼續工作。請記住，我們工作幾小時(shí)要有質(zhì)量，而不是數量。我發(fā)現我累了的時(shí)候，我選擇繼續工作的話(huà)，我仍然能夠生產(chǎn)東西，但速度卻很慢。然而我休息下，我可以完成更多的事情，實(shí)際花的時(shí)間卻更少。
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