俗話(huà)說(shuō)“新官上任三把火”，我們今天不討論這三把火怎么燒，我們討論如何腳踏實(shí)地，走好第一步。
作為一名新接任的經(jīng)理，面對新團隊，如何開(kāi)好第一次會(huì )是十分燒腦的。我們肯定期望會(huì )議順暢、一帆風(fēng)順，更希望通過(guò)會(huì )議樹(shù)立自己的權威。
對于新團隊，我們往往充滿(mǎn)希望、信心滿(mǎn)滿(mǎn)，期望自己能呼風(fēng)喚雨、龍騰虎躍。如果管理者是龍，那《周易》乾卦已經(jīng)告訴我們，龍在每個(gè)階段該如何發(fā)揮作用。乾卦初爻說(shuō)“潛龍勿用”，從哲學(xué)角度看就是站在不用的角度去用，站在不表現的角度去表現。有人說(shuō)這不是矛盾嗎？到底是表現還是不表現呢？
也有人說(shuō)，這是東方文化特有的含蓄性，是中國式管理特有的方式。大多數中國人認為初來(lái)乍到，先觀(guān)察觀(guān)察，不要急于表現，一開(kāi)始說(shuō)得越多錯得越多。西方可不是這樣子，新經(jīng)理一上任，簡(jiǎn)潔干練，開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，say hello之后直接安排任務(wù)。為此，我還特意觀(guān)察，也與美國、英國的朋友溝通過(guò)，也與新加坡、日本、韓國的朋友交流過(guò)。大家的結論幾乎是一致的，第一次會(huì )議一定要溫和一點(diǎn)，不要破壞團隊的氛圍或文化，更不要對團隊之前的事情說(shuō)三道四，不要批判與踐踏前人的成績(jì)。
第一次會(huì )議，采用霸道模式可能是災難性的，也不利于建立合適的權威。然而，如果處理得好的話(huà)，一次非正式的介紹會(huì )將會(huì )是我們了解團隊的一個(gè)好機會(huì )，與團隊成員建立信任，建立一個(gè)相互尊重的氛圍。
這篇文章木人將與大家一起探討：接手新團隊，如何準備好第一次會(huì )議。我想只要五個(gè)步驟就可以。
1
了解新團隊
如果公司內網(wǎng)有員工的介紹文件，關(guān)鍵了解一下團隊成員的專(zhuān)業(yè)技能與過(guò)往成就。當然，如果還有其他信息，不妨也多了解一些。這既可以讓我們在開(kāi)會(huì )之前多了解團隊成員，又可以向團隊成員證明你足夠重視與尊重大家。在一個(gè)數字化時(shí)代，我們首先要想到從數字中尋找有價(jià)值的信息，先通過(guò)公司網(wǎng)絡(luò )尋找團隊成員的信息。如果我們無(wú)法在內網(wǎng)上找到這些數據，那就需要與人資部或我們的領(lǐng)導溝通，以獲得新團隊成員的背景信息，即便是聚會(huì )等的照片也可以。
在組織內部共享員工信息，并在正確的時(shí)候、讓正確的人快速訪(fǎng)問(wèn)，這十分有利于提高組織運營(yíng)績(jì)效。我的前東家埃森哲公司有一個(gè)核心價(jià)值觀(guān)是“全球網(wǎng)絡(luò )”，就是全球化運營(yíng)。在任何時(shí)間、在全球的任何角落，都可以看到團隊成員的介紹信息，這些信息里包含了項目經(jīng)歷、專(zhuān)業(yè)技能、項目評價(jià)、過(guò)往績(jì)效等，這些信息對了解團隊成員非常有用。高績(jì)效運營(yíng)的公司，有一個(gè)健全的機制保障員工信息及時(shí)、完整地更新。
通過(guò)這些數據，我們要盡量記住員工的相貌、姓名、地域等關(guān)鍵信息?？傊?，此時(shí)就是發(fā)揮我們記憶力的時(shí)候，想盡一切辦法記住員工的特點(diǎn)。這讓我想起，在浪潮集團時(shí)的老領(lǐng)導，記憶電話(huà)號碼特準，部門(mén)100多號人，所有人的電話(huà)號碼，他不用電話(huà)號碼本，也不用存手機，拿起電話(huà)就能打。
關(guān)于記憶人員，跟大家分享一個(gè)小竅門(mén)，看了人員姓名等信息后，盡量總結一個(gè)唯一的特征，并把這個(gè)特征與TA的名字關(guān)聯(lián)。例如，我曾經(jīng)用“潤女”、“肥仔”、“宅男”等，用這個(gè)方法，在會(huì )議期間，我就快速記住幾十個(gè)人的名字。我自如地稱(chēng)呼每個(gè)與會(huì )人員的名字，為我后面的會(huì )賺足了人氣。特別提醒大家，每個(gè)員工的名字一定要親自讀一遍，確保每個(gè)字都認識、發(fā)音正確。尤其是員工的名字很難念時(shí)，你念對了，TA會(huì )佩服你的。
分享一些容易讀錯的，大家看看你念對了嗎？也歡迎互動(dòng)，分享與反饋你見(jiàn)到的其他一些難念的名字。
旻，mín，二聲，別讀wen了。
嘏，gǔ，三聲，別讀jia了。
肜，róng，二聲，別讀tong了。
晏，yàn，四聲，別讀an了。
曄，yè，四聲，別讀hua了。
祎，yī，一聲，別再wei了。
蒯，kuǎi，三聲，別再讀peng了。
如果可能的話(huà)，在接手新團隊之前，安排一次非正式的見(jiàn)面會(huì )，與直接老板或者前任經(jīng)理進(jìn)行一次交談，了解一下團隊成員的長(cháng)處與短處，團隊存在的問(wèn)題，尤其對于需要自己后續解決的問(wèn)題要記錄下來(lái)。
如果我們要和來(lái)自不同國家或不同宗教文化的團隊成員一起工作，努力尋找差異點(diǎn)的敏感信息，以免引起不必要的尷尬或沖突。這一點(diǎn)對于跨國公司的團隊管理非常非常重要。如果我們需要進(jìn)一步了解某個(gè)國家或某種宗教文化的知識，需要先納入到我們的學(xué)習計劃里，以便于今后學(xué)習。此處，著(zhù)重專(zhuān)注于了解人和當下處境。
如果我們的新團隊里有之前的同事，這就增加了管理難度。我們必須思考工作關(guān)系，千萬(wàn)不能慣性思維，把原來(lái)的工作方式直接用到新的團隊。對于這樣的老同事，建議在這之前單獨召開(kāi)一個(gè)介紹會(huì )，充分交流意見(jiàn)，充分考慮與準備在全團隊成員介紹會(huì )上可能面對的問(wèn)題。
2
準備會(huì )議場(chǎng)所
如果是面對面會(huì )議，選擇一個(gè)寬敞的空間，最好是會(huì )議室。充分考慮座位數、溫度、照明、白板與筆等環(huán)境與基礎設施，讓大家盡可能放松，以減少壓力、促進(jìn)溝通。
如果不是面對面會(huì )議，需要考慮其他事項。盡管我們生活在一個(gè)日益虛擬的世界，網(wǎng)絡(luò )會(huì )議已經(jīng)很成熟，但是組織網(wǎng)絡(luò )會(huì )議依然可能會(huì )遇到時(shí)間沖突以及技術(shù)問(wèn)題。需要提前預定，并調試好。避免“只見(jiàn)其人，未聞其聲”的尷尬局面。
如果是采用面對面會(huì )議，一定要提前有人進(jìn)入會(huì )議室，確保燈光、網(wǎng)絡(luò )等一切都準備就緒。一旦出現技術(shù)問(wèn)題，要知道需要聯(lián)系誰(shuí)。
如果是網(wǎng)絡(luò )虛擬會(huì )議，我們一定要確保會(huì )議順滑。通知每個(gè)人提前幾分鐘登錄，以確保會(huì )議準時(shí)召開(kāi)。會(huì )議期間，我們可以讓不發(fā)言的人把話(huà)筒靜音，以免有雜音。
3
保持簡(jiǎn)短和非正式
在會(huì )議開(kāi)始之前，讓我們的團隊知道這個(gè)會(huì )議將比較短，是一個(gè)非正式的介紹會(huì )，不用準備正式的日程表。
一旦進(jìn)入會(huì )議室，簡(jiǎn)單介紹自己。我們可考慮采用講故事的形式介紹你自己的價(jià)值，以及你計劃如何實(shí)現它。在這個(gè)步驟，我們不需要詳細地介紹計劃，可以隨后在更正式的會(huì )議上介紹詳細計劃。至于如何以故事形式介紹自己的價(jià)值，可在木人職道溝通能力部分尋找相應的文章作為參考。
此時(shí)，簡(jiǎn)單介紹將安排一個(gè)面對面的會(huì )議，讓每一位團隊成員見(jiàn)面。以便于我們能更加深入地了解團隊成員，并知道如何支持他們。
此外，需要明確最初的90天，我們需要學(xué)習和了解團隊的信息，以及合適的工作方式。需要承認我們可能會(huì )做出一些改變，但在我們了解好或不好之前，我們并不會(huì )改變，而是維持現狀。
哈佛商學(xué)院曾出版過(guò)一本書(shū)《最初的90天》，用于指導任何級別新任領(lǐng)導，幫助其快速過(guò)渡。通常來(lái)說(shuō)，作為新領(lǐng)導在剛開(kāi)始的3-6個(gè)月內，應努力向組織貢獻價(jià)值。這期間，猶如放電一樣，必然快速消耗我們自身的能量。因為很多組織缺乏向新任領(lǐng)導提供必要的培訓與指導，前90天更為重要。感興趣的朋友，可以讀一下這本書(shū)。當然，在木人職道的領(lǐng)導力部分，木人也會(huì )與各位分享一下讀書(shū)與實(shí)踐心得。
建議新任者進(jìn)入一個(gè)新的角色時(shí)，采取“速盈”策略。盡一切可能尋找改善與提高的機會(huì )，然而這并不會(huì )對原有的系統和流程產(chǎn)生大的改變。
總之，我們需要傳達如下信息給團隊成員：
我非常樂(lè )意來(lái)到這里，并且我尊重你們已經(jīng)完成的工作。
請放心我不是來(lái)這里給大家施加壓力的或給大家的生活帶來(lái)麻煩的。
我將把大家放在第一位，幫助大家把工作做好。
我們需要讓這個(gè)見(jiàn)面會(huì )自然而然，沒(méi)有絲毫做作。但記住，我們不能過(guò)度承諾，更不能承諾我們將做不了的事情。
4
做最好的榜樣
我們在第一次會(huì )議上所做的事情將確立自己的領(lǐng)導基調。所以，要意識到創(chuàng )造一個(gè)愉快的工作氛圍、尊重和禮貌將增加我們的個(gè)人價(jià)值。
注意那些顯而易見(jiàn)的事情：確保我們準時(shí)到達、穿著(zhù)得體、使用專(zhuān)業(yè)的語(yǔ)言。我們需要把自己全身心地交給團隊成員，不要時(shí)不時(shí)刷微信、看短信等等，做分散注意力的事情。必要時(shí)把手機調到靜音模式，或者干脆關(guān)掉手機。
記住我們的肢體語(yǔ)言也很重要。保持開(kāi)放的姿態(tài)，避免神經(jīng)緊張，例如敲東西，會(huì )讓別人誤以為急躁。我們要采用友好的語(yǔ)氣和手勢，幫助我們成為更好的溝通者與領(lǐng)導者。
5
保留適當的閑聊內容
閑聊是構建關(guān)系的基礎。所以，我們不要只追求會(huì )議效率，試圖完全消除閑聊。在工作場(chǎng)合如何閑聊也是一門(mén)學(xué)問(wèn)，關(guān)于這個(gè)話(huà)題，以后有機會(huì )我們也可以一起聊聊。人們將記住你給他們的感覺(jué)，勝過(guò)記住你講的具體內容。因此，可要求團隊成員談?wù)撍麄冏钣谐删偷臅r(shí)刻，這將給他們帶來(lái)正能量，有利于我們看到團隊成員的價(jià)值觀(guān)。
當對方講話(huà)時(shí)，我們必須做一個(gè)積極的聽(tīng)眾。這樣我們就可以有意識地努力理解完整的信息，專(zhuān)注于講話(huà)人的話(huà)語(yǔ)、語(yǔ)氣和肢體語(yǔ)言，要避免在別人講話(huà)時(shí)走神。
通常來(lái)說(shuō)，向他人分享一些信息是建立信任的一種常用方法。鼓勵別人一起討論，但不要強迫任何人走出自己的舒適區。第一印象非常重要，所以，要特別小心，不要讓任何人難堪。
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