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    一、插入文字批注

     可按以下步驟進(jìn)行：

     1.將光標定位到要插入批注的位置，也可以選定要進(jìn)行批注的那部分內容(文本或圖形等)。

     2.執行“插入”→“批注”，一對方括號將包圍選定內容，頁(yè)面右側顯示一個(gè)“批注”框，兩者以同色粗實(shí)線(xiàn)連接，同時(shí)將自動(dòng)顯示“審閱”工具欄。

    注意：如果沒(méi)有選中對象，只是將插入點(diǎn)定位到某一位置，Word將自動(dòng)識別插入點(diǎn)兩側的內容，以文本為例，是詞組則自動(dòng)以詞為批注對象，非詞組則自動(dòng)以右側單字為批注對象，連續的字母或數字被視為一個(gè)整體批注對象。

     3.在批注框中輸入文字，并且可以對批注文字進(jìn)行格式化。

     4.當某處的批注輸入完成以后，單擊文檔的任意位置，批注標記顏色變淺，批注框的指示線(xiàn)變?yōu)樘摼€(xiàn)，邊框變?yōu)檩^細的實(shí)線(xiàn)。

    注意：添加批注后，將“I”形光標移至正文中的某一批注對象上，將顯示批注者姓名、批注日期和時(shí)間，在批注框前部，顯示的是批注者的縮寫(xiě)。如果在下面的批注中需要使用另一個(gè)批注者姓名和縮寫(xiě)，可執行“工具”→“選項”→“用戶(hù)信息”選項卡，在“姓名”框和“縮寫(xiě)”框中分別輸入新的名稱(chēng)，最后“確定”。在默認設置中，不同審閱者所作的批注將呈現不同的顏色。

    二、查看與編輯文字批注

     插入批注以后，可以使用“審閱”工具欄中的按鈕對其進(jìn)行操作：

     打開(kāi)“顯示”下拉菜單，選中“批注”，就能看到文檔中的所有批注。反之，可以暫時(shí)關(guān)閉文檔中的批注。

     打開(kāi)“顯示”→“審閱者”，在子菜單中清除其他審閱者的姓名，保留要查看的審閱者姓名，則文檔只顯示該審閱者所寫(xiě)的批注。

     修改批注很簡(jiǎn)單，用鼠標在批注框內單擊，即可在插入點(diǎn)位置修改批注內容了。

     要刪除某處批注，只要用鼠標右鍵單擊此批注框，選擇快捷菜單中的“刪除批注”命令即可將其刪除。

     如果要刪除文檔中的所有批注，可單擊“拒絕所有批注”按鈕右側的下拉按鈕，在菜單中選擇“刪除文檔中的所有批注”即可。

     使用“審閱”工具欄還能完成關(guān)于批注的其他操作，如隱藏批注框(氣球)、顯示“審閱窗格”、一次性刪除某一個(gè)審閱者的所有批注等等。單擊“顯示”菜單中的“選項”，在“修訂”對話(huà)框可以進(jìn)行批注格式與顯示等方面的設定。

     此外，在Tablet PC上，還可以使用墨跡，直接在屏幕上或用鼠標書(shū)寫(xiě)批注。