（本文出自《經(jīng)理人月刊》2018 年 2 月號，封面故事：活用PDCA做管理）
我們常會(huì )為自己制定工作計畫(huà)，但卻因為個(gè)人因素或外力而無(wú)法按時(shí)完成工作，導致每天都在追趕「死線(xiàn)」，覺(jué)得事情永遠做不完。不過(guò)，你有想過(guò)自己為什麼始終無(wú)法按照計畫(huà)執行嗎？
《讓自己快速進(jìn)化的PDCA筆記術(shù)》指出，工作無(wú)法如期完成，是因為我們常常在制定計畫(huà)後，一股腦兒地執行，事後卻沒(méi)有針對行為進(jìn)行分析、檢討。
這個(gè)時(shí)候如果懂得如何用 PDCA，也就是計畫(huà)（Plan）、執行（Do）、查核（Check）、行動(dòng)（Act）檢視自己的工作方法，或許可以發(fā)現自己做事的盲點(diǎn)。
首先，先盤(pán)點(diǎn)自己手上所有的待辦事項，接著(zhù)思考哪些工作可以?huà)螚?、哪些工作的先後順序可以調換……。 假如沒(méi)辦法確實(shí)按照計畫(huà)完成工作，第一件事要回過(guò)頭檢視，自己的計畫(huà)是否時(shí)間分配不當。以《與成功有約》作者史蒂芬 ? 柯維（Stephen Covey）的「重要 ? 緊急矩陣」篩選工作為例，先畫(huà)出橫軸代表工作的緊急度，縱軸代表工作重要度，再將事情分別放入「重要且緊急」「重要，但非緊急」「非重要，但緊急」以及「非重要、非緊急」4個(gè)象限。
通常，無(wú)法依據計畫(huà)執行是因為一旦有突發(fā)情形，我們會(huì )率先處理緊急卻不一定重要的事。但其實(shí) 「重要但非緊急」的事，才是我們應該要做的，因為它才能使我們成長(cháng)、讓組織進(jìn)步。 不過(guò)，這些事通常是「應他人要求」，如主管突然交辦的雜事、同事找你發(fā)牢騷等，如果能與對方協(xié)調溝通，無(wú)法照計畫(huà)工作的情況就會(huì )減少。
使用PDCA循環(huán)管理時(shí)間，最重要的步驟是查核，有了查核，才會(huì )知道下一步該如何改進(jìn)。每天花一點(diǎn)時(shí)間回想今天做的事，哪些需要改進(jìn)、哪些做法值得學(xué)習記錄下來(lái)。 把計畫(huà)和已做的事用筆記呈現，將過(guò)程與成果視覺(jué)化。
《讓自己快速進(jìn)化的PDCA筆記術(shù)》裡指出，要讓 PDCA 能順利轉動(dòng)的原則有二：視覺(jué)化、習慣化，「PDCA 筆記術(shù)」即是將過(guò)程與成果視覺(jué)化、養成習慣的方法，筆記製作與心法如下：
透過(guò)「PDCA 筆記術(shù)」看見(jiàn)計畫(huà)與實(shí)際執行的落差，進(jìn)而提出改善方案。一段時(shí)間後，你會(huì )發(fā)現，自己犯錯的機率大幅降低，做事的效率也就更高了。
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