十大管理第十季
采購管理
1、必須摒棄“以企業(yè)為中心”的傳統管理模式，代之以現代戰略合作的管理模式。戰略合作的管理本質(zhì)是供應鏈管理。供應鏈成員企業(yè)間應建立戰略合作伙伴關(guān)系，即供應鏈中相互獨立的上下游企業(yè)間基于信任和共同目標，共享資源、共擔風(fēng)險、共同獲利的非正式長(cháng)期協(xié)議關(guān)系。
2、戰略合作關(guān)系目的是為了降低供應鏈總成本、降低庫存水平、增強信息共享、改善相互之間的交流、保持戰略伙伴相互之間操作的一貫性、產(chǎn)生更大的競爭優(yōu)以實(shí)現供應鏈節點(diǎn)企業(yè)的財務(wù)狀況、質(zhì)量、產(chǎn)量、交貨期、用戶(hù)滿(mǎn)意度和業(yè)績(jì)的改善和提高。在新的競爭環(huán)境下，供應鏈合作關(guān)系強調共同努力實(shí)現共有的計劃和解決共同問(wèn)題，強調相互之間的信任與合作。
供應商戰略伙伴關(guān)系是企業(yè)與供應商之間達成的最高層次的合作關(guān)系，它是指在相互信任的基礎上，供需雙方為了實(shí)現共同的目標而采取的共擔風(fēng)險、共享利益的長(cháng)期合作關(guān)系。
(1）可以縮短供應商的供應周期，提高供應靈活性。
(2）可以降低企業(yè)采購設備的庫存水平，降低管理費用、加快資金周轉。
(3）提高采購設備的質(zhì)量。
(4）可以加強與供應商溝通，改善定單的處理過(guò)程，提高設備需求的準確度
(5）可以共享供應商的技術(shù)與革新成果，加快產(chǎn)品開(kāi)發(fā)速度，縮短產(chǎn)品開(kāi)發(fā)周期。
(6）可以與供應商共享管理經(jīng)驗，推動(dòng)企業(yè)整體管理水平的提高。
供應商戰略合作伙伴關(guān)系構建的流程/主要包括:分析市場(chǎng)競爭環(huán)境，合作伙伴的主因素分析、建立合作伙伴關(guān)系的標準、評價(jià)和選擇合作伙伴以及建立和實(shí)施合作伙伴關(guān)系等。
(1）合作伙伴的主因素分析
合作伙伴的業(yè)績(jì)在今天對企業(yè)本身的影響越來(lái)越大，在交貨、產(chǎn)品質(zhì)量、產(chǎn)品價(jià)格、提前期、庫存水平、產(chǎn)品設計等方面都影響著(zhù)信息系統建設項目的成功與否。
(2）選擇合作伙伴的標準
選擇合作伙伴的標準應該建立在總成本最小化、敏捷性強、風(fēng)險最小化的原則之上。
(3）合理的評價(jià)與選擇
對合作商的綜合評價(jià)主要針對其基本資質(zhì)、資信情況、市場(chǎng)及技術(shù)能力等方面進(jìn)行綜合考察和評價(jià)。
1.建立信任監督機制
(1）考察供應商過(guò)去的業(yè)績(jì)和商譽(yù)。
(2）供應商通過(guò)第三方認證。
(3）建立長(cháng)期戰略合作關(guān)系。一旦發(fā)現有欺騙動(dòng)機和行為的供應商，就立即取消與其合作計劃，并將供應商名單公布于眾。
(4）企業(yè)經(jīng)營(yíng)理念的轉變。要想獲得自身利益，首先要為他人提供有用的產(chǎn)品或服務(wù)。
(5）政府積極參與并創(chuàng )造良好經(jīng)濟環(huán)境。
2.合作伙伴的激勵機制
要保持長(cháng)期的雙贏(yíng)關(guān)系，對供應商的激勵是非常重要的。沒(méi)有有效的激勵機制，就不可能維持良好的供應關(guān)系。供應鏈合作伙伴的選擇和管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程。
避免合作伙伴關(guān)系失敗的要點(diǎn):
(1）高層管理的承諾。
(2)嚴格的供應商選擇過(guò)程。
(3）持續努力地改進(jìn)。
(4)目標一致
(5）合作伙伴關(guān)系支持體系和文件。
(6）不斷關(guān)注雙贏(yíng)機會(huì )。
(7)廣泛溝通和分享信息。
(8）建立信任。
(9）資源讓步。
(10）關(guān)于聯(lián)盟與合作關(guān)系目標和期望利益的內部教育。
(11）人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，保持聯(lián)盟與合作關(guān)系的能力。
項目采購管理的主要過(guò)程包括編制采購計劃、實(shí)施采購、控制采購、結束采購等4個(gè)過(guò)程，細化來(lái)講包含如下步驟:
1、需求確定與采購計劃的制訂:需求的確認過(guò)程就是采購部門(mén)收到采購申請，制訂采購計劃的過(guò)程。
2、供應商的搜尋與分祈
3.定價(jià)
常見(jiàn)的有競爭性報價(jià)及談判兩種。
(1）競爭性報價(jià)適用下列特征。
1）采購量足夠大，值得進(jìn)行競爭性報價(jià)。
2）供應商很清楚細節和要求，有能力準確估計生產(chǎn)所需的成本。
3)競爭性的市場(chǎng)環(huán)境，即有足夠多的合格競爭者。
4）買(mǎi)方只向技術(shù)合格的供應商發(fā)出競標，而愿意合作的供應商則進(jìn)行報價(jià)。
5）買(mǎi)方?jīng)]有優(yōu)先考慮的供應商。
(2）談判下列情況適合。
1）當前述任何競爭性報價(jià)的標準都不存在時(shí)。
2）當采購耍求諸多績(jì)效因素（如價(jià)格、質(zhì)量、交貨、風(fēng)險分攤以及產(chǎn)品支持等方面）必須達成一致時(shí)。
3）當買(mǎi)方要求供應商的早期參與時(shí)。
4)當供應商需要很長(cháng)時(shí)間來(lái)開(kāi)發(fā)和生產(chǎn)采購方采購的物品時(shí)（這通常會(huì )使預測供應商的采購成本變得更難）。
4.擬定并發(fā)出定單
企業(yè)根據確定的采購需求與采購計劃，在企業(yè)的采購定單模板中填上采購內容和要求形成采購定單，采購定單需經(jīng)過(guò)評審，并得到批準。采購定單批準后，企業(yè)采購人員向供應商發(fā)出定單。
5、定單的跟蹤和跟催
(1）訂單跟蹤是指依據發(fā)出的定單內容，跟進(jìn)監督，了解進(jìn)展。
(2）跟催是指依據發(fā)出的定單內容，跟進(jìn)催促，掌控進(jìn)展。
6、驗貨和收貨
7、開(kāi)票和支付貨款
8、記錄管理
1.供應商的管理1)供應商調查
1)供應商初步調查。主要是了解供應商的名稱(chēng)、地址、生產(chǎn)能力、能提供什么產(chǎn)品，能提供多少，價(jià)格如何，質(zhì)量如何，市場(chǎng)份額有多大，運輸進(jìn)貨條件如何。
(2)供應商深入調查
2)供應商選擇指標
(1)供應商選擇指標確定原則:
在選擇供應商時(shí)，企業(yè)考慮的主要因素有:價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)、位置、供應商的存貨政策和柔性。
2)供應商選擇指標體系設置:三大主要因素:供應商的產(chǎn)品價(jià)格、質(zhì)量、和服務(wù)。
3)供應商評估方法
(1)供應商走訪(fǎng)。
(2)招標法。招標選擇是采購企業(yè)采購用招標的方式吸引多個(gè)有實(shí)力的供應商來(lái)投標競爭，然后經(jīng)過(guò)評標小組分析評比而選擇最優(yōu)供應商的方法。
(3)協(xié)商法。由企業(yè)先選出供應條件較為有利的幾個(gè)供應商，同他們分別進(jìn)行協(xié)商，再確定適當的供應商。與招標法相比，協(xié)商方法由于供需雙方能充分協(xié)商，在物資質(zhì)量、交貨日期和售后服務(wù)等方面較有保證;但由于選擇范圍有限，不一定能得以?xún)r(jià)格最合理、供應條件最有利的供應來(lái)源。當采購時(shí)間緊迫、投標單價(jià)少、競爭程度小、訂購物資規格和技術(shù)條件復雜時(shí)，協(xié)商選擇方法比招標法更為適合。
4)采購供方的合格評價(jià)
(1)新增供方審核評價(jià)。采購供方評價(jià)的主要依據是供應商的資質(zhì)、供貨的質(zhì)量保證能力和產(chǎn)品的價(jià)格質(zhì)量及售后服務(wù)能力。
(2)對采購已有合格供方的控制。
每年按滾動(dòng)方式，進(jìn)行重新評價(jià)，提出是否保留供應商合格資格的意見(jiàn)在采購合同執行過(guò)程中，出現重大不合格，或者嚴重影響合同進(jìn)度，及時(shí)對其合格供方資格進(jìn)行重新評定。不合格的供應商，取消其合格供方資格。
采購產(chǎn)品的提供、驗證及其后的儲存、使用、交付后所發(fā)現的任何產(chǎn)品或服務(wù)問(wèn)題，均保持記錄，實(shí)施單位應及時(shí)反饋，提出處理要求，企業(yè)限定供方進(jìn)行整改，必要時(shí)取消其合格供方資格。
3)對合格供方的管理。按代理級別和專(zhuān)業(yè)產(chǎn)品建立相對穩定的《合格供方A類(lèi)名錄》，以達到有效的管控作用。
5)供應商質(zhì)量管理
供應商質(zhì)量的定義:在特定的績(jì)效范圍內，符合或超過(guò)現有和未來(lái)客戶(hù)(買(mǎi)方或最終客戶(hù)）期望或需求的能力。
2、產(chǎn)品采購目錄管理
企業(yè)根據合格供應商所能提供的產(chǎn)品建立和維護企業(yè)的《產(chǎn)品采購目錄》，指導企業(yè)的產(chǎn)品采購更好地完成對合格供應商采購產(chǎn)品的詢(xún)價(jià)比價(jià)工作。
3、采購需求管理
(1）識別需求。
(2）需求的類(lèi)型。通常有獨立需求與從屬需求。
獨立需求是某一項的需求是與其他項目無(wú)關(guān)。指那些不確定的、隨機性的、企業(yè)自身不能控制的需求。
相關(guān)需求也叫非獨立需求，指某一項的需求是來(lái)自其他項目的需求量的派生。
(3）需求分析方法。統計分析預測方法:對以往的采購申請單匯總統計、對各個(gè)銷(xiāo)售日報表進(jìn)行統計。
(4）需求確定和變更控制。采購需求經(jīng)確定后，就成為采購計劃、采購實(shí)施的基線(xiàn)，確定后的采購需求在履行中發(fā)生變更，需走變更控制審批流程，及時(shí)通知各執行部門(mén)。
4、采購計劃管理
采購計劃是指企業(yè)管理人員在了解市場(chǎng)供求情況，認識企業(yè)信息系統項目活動(dòng)過(guò)程中對計劃期內物料采購管理活動(dòng)所做的預見(jiàn)性的安排和部署。
1)采購計劃的作用
可以有效地規避風(fēng)險，減少損失。為企業(yè)組織采購提供了依據。
有利于資源的合理配置，以取得最佳的經(jīng)濟效益。
4)采購預算
采購預算就是一種用數量來(lái)表示的計劃，是將企業(yè)未來(lái)一定時(shí)期內經(jīng)營(yíng)決策的目標通過(guò)有關(guān)數據系統地反映出來(lái)，是經(jīng)營(yíng)決策具體化、數量化的表現。
5、規劃采購:輸入
為了保證采購計劃的可執行性和有效性，需要下面的依據作為本過(guò)程的輸入。
1)項目管理計劃︰
2)需求文檔
3)風(fēng)險登記冊瞭
4)活動(dòng)資源要求︰
5)項目進(jìn)度.
6)活動(dòng)成本估算﹐
7)干系人登記冊
8)事業(yè)環(huán)境因素﹐
9)組織過(guò)程資產(chǎn)
6、規劃采購:輸出
編制采購計劃過(guò)程的主要成果之一是采購計劃，具體的采購活動(dòng)將依據采購計劃進(jìn)行。
1)采購計劃:采購計劃描述從形成采購文件到合同收尾的采購過(guò)程。
2)采購工作說(shuō)明書(shū):對所購買(mǎi)的產(chǎn)品、成果或服務(wù)來(lái)說(shuō)，采購工作說(shuō)明書(shū)定義了與合同相關(guān)的那部分項目范圍。每個(gè)采購工作說(shuō)明書(shū)來(lái)自于項目范圍基準。
3)采購文件:采購文件用來(lái)得到潛在賣(mài)方的報價(jià)建議書(shū)。當選擇賣(mài)方的決定基于價(jià)格（例如當購買(mǎi)商業(yè)產(chǎn)品或標準產(chǎn)品）時(shí)，通常使用標書(shū)、投標或報價(jià)而不是報價(jià)建議書(shū)這個(gè)術(shù)語(yǔ)。
4)供方選擇標準:這個(gè)標準用于從潛在的賣(mài)方中選中符合要求的、合格的賣(mài)方。
5)“自制/外購”決策
6)變更申請
7)可能的項目文件更新
1.詢(xún)價(jià)比價(jià)管理
1)入列采購詢(xún)價(jià)比價(jià)的條件
(1）采用詢(xún)價(jià)比價(jià)形式的采購產(chǎn)品主要包括:市場(chǎng)化程度高的產(chǎn)品、非專(zhuān)利專(zhuān)有技術(shù)的產(chǎn)品、充分競爭性產(chǎn)品、可替代性強的產(chǎn)品、供應商不唯一的產(chǎn)品等。
(2)單個(gè)供應商供貨合同過(guò)一定金額以上的采購。
2)不列入采購詢(xún)價(jià)比價(jià)的采購
(1）指定采購。
(2）原廠(chǎng)、代理有相關(guān)協(xié)議的采購。
(3）單個(gè)供應商供貨合同在一定金額以下的采購。
3)詢(xún)價(jià)比價(jià)操作流程
原則上應向三家或三家以上供應商進(jìn)行詢(xún)價(jià)。
2.采購談判
在談判過(guò)程中，一般分為5個(gè)階段，分別介紹如下。
(1）雙方互做介紹，商議談判議程和程序規則。
(2）探討談判所涉及的范圍，即雙方希望在談判中解決的事宜。
(3）要談判成功;雙方需要達成一致意見(jiàn)的共同目標。
(4）在可能的情況下，雙方需要確定并解決阻礙談判達成共同目標的分歧。
(5）達成協(xié)議，談判結束。
3、采購合同簽訂
根據所購設備的重要程度、不同保修要求簽訂不同的采購合同條款;對工程影響不大的輔材，正規的購貨發(fā)票視為采購合同，其他均需簽訂正規的采購合同（協(xié)議)，采購合同應清楚表述訂購產(chǎn)品的有關(guān)信息和要求。
4、實(shí)施采購:輸入
1)采購計劃
2)采購文件
3)賣(mài)方建議書(shū)
4)項目文件
5)采購工作說(shuō)明書(shū)
6)組織過(guò)程資產(chǎn)
5.實(shí)施采購:輸出
1)選中的賣(mài)方:依據供方選擇標準，對各個(gè)賣(mài)方的建議書(shū)或投標書(shū)進(jìn)行評價(jià)，選出最合適的一個(gè)或多個(gè)賣(mài)方。
2)合同
3)資源日歷
4)變更請求
5)項目管理計劃更新
1、控制采購是管理采購關(guān)系、監督合同執行情況，并根據需要實(shí)施變更和采取糾正措施的過(guò)程。
2、控制采購過(guò)程是買(mǎi)賣(mài)雙方都需要的。該過(guò)程確保賣(mài)方的執行符合合同需求，確保買(mǎi)方可以按合同條款去執行。對于使用來(lái)自多個(gè)供應商提供的產(chǎn)品、服務(wù)或成果的大型項目來(lái)說(shuō)，合同管理的關(guān)鍵是管理買(mǎi)方賣(mài)方間的接口，以及多個(gè)賣(mài)方間的接口。
3、采購不合格控制
（2）經(jīng)進(jìn)貨驗證確定為不合格的產(chǎn)品，采購應及時(shí)處理。(3)進(jìn)貨驗證的不合格品由驗貨人進(jìn)行“不合格”標識。
4、采購檔案管理
1)基本要求
(1）歸檔的采購資料文件要完整、安全和保密。
(2）防止采購資料文件調換、涂改、遺失和損壞。
(3）涉及供應商商業(yè)機密的，沒(méi)有得到采購主管領(lǐng)導許可，不得對外提供。
(4)采購部門(mén)應對采購信息進(jìn)行管理、控制和利用。
(5)采購部資料保管員按規定保存采購信息資料。
2)歸檔范圍
采購合同管理:在采購合同簽訂后5個(gè)工作日內將采購合同原件及相應附件進(jìn)行歸檔。歸檔時(shí)，需注明采購合同名稱(chēng)，歸檔采購合同所在的項目編號。
4)采購檔案保存期限
保管期限有永久、長(cháng)期（30年）和短期（10年)三種。
5、采購貨物管理
1)存放環(huán)境要求
存放環(huán)境應保證適宜電子產(chǎn)品存放的溫度、濕度、照明電源;獨立、可靠、正確的接地;具備防塵、防潮、防盜、防腐、防火、防水、防鼠、防油及通風(fēng)的功能。
6、控制采購:輸入
1)項目管理計劃
2)采購文件
3)合同
4)批準的變更請求
5)工作績(jì)效報告
6)工作績(jì)效數據
7、控制采購:輸出
1)工作績(jì)效信息
2)變更請求
3)項目管理計劃更新
4)項目文件更新
5)組織過(guò)程資產(chǎn)更新
結束采購是完結本次項目采購的過(guò)程。
1.結束采購:輸入
1)合同
2)合同收尾程序
3)項目管理計劃
4)采購文件
2、結束采購:輸出
1)合同收尾
2)組織過(guò)程資產(chǎn)更新
1、自制外購分析:是指企業(yè)圍繞既可自制又可外購的項目設備的取得方式而開(kāi)展的分析和決策。一般可采用相關(guān)成本分析法和成本平衡點(diǎn)分析法。屬于規劃采購的工具和技術(shù)
2、分析技術(shù):就是將研究對象的整體分為各個(gè)部分，并分別加以考察的認識活動(dòng)。分析的意義在于通過(guò)認識事物或現象的區別與聯(lián)系，細致地尋找能夠解決問(wèn)題的主線(xiàn)，并以此解決問(wèn)題。屬于實(shí)施采購的工具和技術(shù)。
3、獨立估算:也被稱(chēng)為合理費用估算，是根據具體條件及有關(guān)知識對事物的數量或算式的結果作出的大概推斷或估計，可以買(mǎi)方自己制定，也可以請第三方獨立估算。屬于實(shí)施采購的工具和技術(shù)
其余的幾個(gè)都比較簡(jiǎn)單，大家自己下去看書(shū)就可以了
采購管理信息系統是通過(guò)采購申請、采購訂貨、進(jìn)料檢驗、倉庫收料、采購退貨、購貨發(fā)票處理、供應商管理、價(jià)格及供貨信息管理、訂單管理，以及質(zhì)量檢驗管理等功能綜合運用的管理系統，對采購物流和資金流的全部過(guò)程進(jìn)行有效的雙向控制和跟蹤，實(shí)現完善的企業(yè)物資供應信息管理。
有專(zhuān)門(mén)的講課會(huì )講。補充建議學(xué)的考點(diǎn):
1、采購工作說(shuō)明書(shū)描述足夠的細節，以允許預期的賣(mài)方確定他們是否有提供買(mǎi)方所需的產(chǎn)品、成果或服務(wù)的能力。每個(gè)采購工作說(shuō)明書(shū)來(lái)自于項目范圍基準。采購工作說(shuō)明書(shū)包括的主要內容有前言、服務(wù)范圍、方法、假定、服務(wù)期限和工作量估計、雙方角色和責任、交付資料、完成標準、顧問(wèn)組人員、收費和付款方式、變更管理等。每次進(jìn)行采購，都需要編制SOW。不過(guò)可以把多個(gè)產(chǎn)品或服務(wù)組合成一個(gè)采購包，由一個(gè)SOW全部覆蓋。在采購過(guò)程中，應根據需求對采購S(chǎng)OW進(jìn)行修訂和改進(jìn)，直到合同簽訂、SOW成為合同的一部分。
2、外包也是一種“采購”。外包是企業(yè)利用外部的專(zhuān)業(yè)資源為己服務(wù)，從而達到降低成本、提高效率、充分發(fā)揮自身核心競爭力乃至增強自身應變能力的一種管理模式。(了解)
3、外包的好處:
(1）因獲得服務(wù)所產(chǎn)生的成本降低
(2）企業(yè)組織降低的人事成本
(3）服務(wù)交送的彈性
(4）取得專(zhuān)業(yè)知識
(5)服務(wù)改善
(6）額外的管理時(shí)間
(7)專(zhuān)注于核心服務(wù)
(8）品質(zhì)改善
(9)資金投資減少
(10）現金流通
(11）其他的“杠桿利益”
4、外包的害處，(大家把好處和害處要分開(kāi)，選擇別搞混)
(1）無(wú)法達到預期的成本降低目標
(2)以前內部自行管理領(lǐng)域的整體品質(zhì)降低(
3）未和服務(wù)供應商達成真正的合作關(guān)系
(4）企業(yè)雇主和服務(wù)提供商在服務(wù)品質(zhì)和酬勞層面議題上時(shí)有爭議
(5）無(wú)法借機開(kāi)拓出滿(mǎn)足客戶(hù)新層次需求和符合彈性運作需求的機會(huì )。
5、如何做好外包，外包需要注意幾點(diǎn):
(1）慎重的選擇合格的外包商
(2）互相同意對方的承諾
(3）需要經(jīng)常保持交流
(4）根據合同的承諾跟蹤承包商實(shí)際完成的情況和成果。也就是說(shuō)要多溝通，多監控。
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