在很多企業(yè)，公司領(lǐng)導層認為PMO人員做的不過(guò)是事務(wù)性工作，是一個(gè)消耗成本的管理部門(mén)，不能創(chuàng )造效益。同時(shí)，業(yè)務(wù)部門(mén)人員及項目經(jīng)理常常對PMO有反感情緒，認為其不熟悉業(yè)務(wù)流程與技術(shù)、經(jīng)常要求項目經(jīng)理和研發(fā)人員提交形式化的材料，只審批和監控，不能為項目提供良好的服務(wù)。
【反思】
一方面與業(yè)務(wù)人員對PMO的認知、觀(guān)念有關(guān)，同時(shí)更重要的是PMO人員未能樹(shù)立良好的服務(wù)意識，提供自己的產(chǎn)品和服務(wù)，在公司內部贏(yíng)得廣泛支持來(lái)實(shí)現PMO的真正價(jià)值。
PMO如果明確自己提供的產(chǎn)品與服務(wù)，樹(shù)立在管理中樹(shù)立服務(wù)意識，通過(guò)建立組織級項目管理體系，可為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng )造較大的無(wú)形價(jià)值與效益。
PMO可吸取和引進(jìn)國內外先進(jìn)的管理理念與標準，如吸收IPD、CMMI、ISO9001、全面預算管理、全面質(zhì)量管理、六西格瑪、平衡記分卡等國內外先進(jìn)的管理理念(建議以其中一個(gè)體系為框架，其他體系為補充)，通過(guò)與行業(yè)背景及公司實(shí)際特點(diǎn)結合，建立統一的標準、流程、規范、模版，使得標準實(shí)地化，融入到公司的日常管理流程中，并由PMO的過(guò)程改進(jìn)人員針對流程與制度運行情況，持續改進(jìn)模板與流程，使得企業(yè)的項目管理成熟度不斷提升。
隨著(zhù)企業(yè)內并行項目的增多，項目信息流數據的加大，對于項目信息統計分析、工時(shí)統計、過(guò)程管理等提出了較高的要求。尤其是多人異地開(kāi)發(fā)同一項目時(shí)，急需一套分布式的項目管理信息系統進(jìn)行任務(wù)的統一分發(fā)、完成情況的反饋，將信息流、資金流以項目為單位統一匯總、多項目數據分析等。目前微軟EPM、視銳達等項目管理軟件已經(jīng)在部分中小型IT企業(yè)中發(fā)揮一定的作用，為企業(yè)級項目管理信息系統的建設提供了良好的信息平臺。
同時(shí)PMO還應引進(jìn)軟件工程工具，提升研發(fā)效率，如需求管理系統、配置管理系統、缺陷跟蹤系統、構件庫管理系統等，目前IBM的Rational、北大青鳥(niǎo)已在軟件工程工具的提供方面有一定的優(yōu)勢，工欲善其事，必先利其器，軟件工程工具的使用將對研發(fā)效率的提升、研發(fā)管理水平的提升起到重要的作用。
由于PMO獨立于各職能部門(mén)，可以進(jìn)行跨部門(mén)的資源協(xié)調與配置，因此在人員、研發(fā)資產(chǎn)、設備、資金等方面，PMO可根據項目的優(yōu)先級及資源的可用性進(jìn)行綜合調配，以實(shí)現組織的整體目標。在資源管理方面，PMO尤其要注意與人力資源部門(mén)共同配合，建立公司的項目人才資源庫，對員工技術(shù)背景、技術(shù)等級、工作年限、項目經(jīng)驗等內容在每個(gè)項目結束資源釋放后及時(shí)更新，便于項目團隊成立時(shí)合格人員的篩選與公司項目人力資源庫的維護與發(fā)展。
開(kāi)發(fā)和定制項目管理課程，為項目經(jīng)理提供培訓培訓宣貫是破除阻力，使得公司有共同的項目管理語(yǔ)言與思想，是組織級項目管理落地與執行最好的方法。PMO可通過(guò)開(kāi)發(fā)系列項目管理課程，為公司儲備項目管理人才，還可以配合人力資源部建立項目經(jīng)理能力素質(zhì)模型與任職資格、建立項目經(jīng)理職業(yè)發(fā)展路徑(助理級、中級、高級項目經(jīng)理)。通過(guò)內部競標制等方式，選拔與任命項目經(jīng)理，在企業(yè)內給項目經(jīng)理以寬松和良好的發(fā)展空間。
PMO是各項目及各職能部門(mén)信息匯集的中心，如何利用并分析好這些數據，并從數據中發(fā)現問(wèn)題并提出解決辦法，是PMO作為決策支持的重要職責。因此可通過(guò)工時(shí)統計與分析、項目經(jīng)濟效益分析、項目經(jīng)濟可行性分析、項目開(kāi)發(fā)效率分析、項目進(jìn)度、項目利潤率、項目投資回報率、成本偏差分析(掙值分析)等方面多角度數據分析，得出問(wèn)題的原因，進(jìn)行及時(shí)預警，指導今后項目的執行與公司領(lǐng)導的決策。
PMO可通過(guò)項目管理理念的宣貫逐步把公司各類(lèi)活動(dòng)納入項目管理體系，如研發(fā)類(lèi)、系統集成、技術(shù)研究、售前、臨時(shí)型的(如資質(zhì)申請、企業(yè)文化建設、信息化建設)等等，使得每一項活動(dòng)獨立核算，按照項目管理的方法高效率的執行。
PMO還可以通過(guò)《項目管理月報》、項目管理網(wǎng)站、組織相關(guān)問(wèn)題大討論或征文、訂閱項目管理相關(guān)報刊書(shū)籍、組織項目管理經(jīng)驗交流會(huì )、組織參加對外交流等活動(dòng)，掀起企業(yè)內部學(xué)習和使用項目管理、交流和分享項目管理的高潮。
PMO應結合項目特點(diǎn)，與財務(wù)部門(mén)統一預算與結算口徑，建立項目—部門(mén)—公司三級預算管理體系，實(shí)行全過(guò)程、全部門(mén)、全員的全面預算與成本管理(在績(jì)效考核中應區分可變成本與固定成本)。將進(jìn)度、成本、質(zhì)量(過(guò)程質(zhì)量、產(chǎn)品質(zhì)量)、技術(shù)積累與貢獻(構件、專(zhuān)利、著(zhù)作權)、客戶(hù)滿(mǎn)意度等方面作為項目考核與評價(jià)的依據，以合同或利潤一定百分比作為項目獎金，通過(guò)綜合打分，將項目執行情況與項目最終考核結果直接掛鉤。項目經(jīng)理對項目成員綜合評價(jià)，有利于鼓舞士氣，提高員工的團隊意識和項目成功率(對于工期較長(cháng)2年以上項目可按照里程碑半年或一年頒發(fā)一次)。
PMO可通過(guò)對已有項目得經(jīng)驗教訓、歷史數據進(jìn)行總結，建立常用的風(fēng)險數據庫、估算模版、WBS模版、成本比例，便于成功經(jīng)驗的復用與項目總體的控制。為了使項目管理制度與知識沉淀固化，PMO可編制《項目管理手冊》、《項目經(jīng)理手冊》、《項目經(jīng)驗教訓案例庫》，減短項目經(jīng)理及項目組成員進(jìn)入新項目的適應期。項目收尾是巨大的知識金礦，可通過(guò)與項目結項考核掛鉤，激勵項目團隊成員，提煉項目中的精華進(jìn)行知識共享與管理，如經(jīng)驗教訓總結、構件提取、著(zhù)作權申請、專(zhuān)利申報等。
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