做好自己的時(shí)間管理
和云峰博士/文
時(shí)間管理的原則——要事第一
每天你要做的事情可以分成四類(lèi)：重要且緊急（第一象限）、不重要但緊急（第二象限）、不重要不緊急（第三象限）和重要但不緊急（第四象限），分別屬于“重要-緊急”坐標系（“重要性”為橫軸，“緊急性”為縱軸）的四個(gè)象限。
重要且緊急：重要且緊急的事情，必須立刻做。
重要不緊急：重要但是不是特別緊急的事情。只要是沒(méi)有緊急但不重要的事情的壓力，應該當成緊急的事去做，而不是拖延。
緊急不重要：緊急但不太重要的事情。只有在優(yōu)先考慮了重要的事情后，再來(lái)考慮這類(lèi)事。人們常犯的毛病是把“緊急”當成優(yōu)先原則。其實(shí)，許多看似很緊急的事，拖一拖，甚至不辦，也無(wú)關(guān)大局。
不重要且不緊急：不重要且不緊急的事情。有閑工夫再說(shuō)。
時(shí)間管理的原則——80/20原則
這個(gè)原則描述的是一種不公平性，譬如，在生意中，20%的顧客帶來(lái)了80%的收益；在社會(huì )上，20%的人擁有著(zhù)80%的財富；生命中，20%的時(shí)間帶來(lái)80%的快樂(lè )；在朋友中，20%的朋友占據了你80%的時(shí)間；在學(xué)習中，20%的要點(diǎn)帶來(lái)了80%的分數。在時(shí)間管理上，這個(gè)原則告訴我們要抓主要矛盾，要將自己絕大多數時(shí)間用在能夠帶來(lái)成績(jì)的20%的內容上，簡(jiǎn)而言之，就是將絕大部分時(shí)間放在最重要的事情上。
要想做好時(shí)間管理，你必須注意下邊的事情：
首先，要明白自己的價(jià)值觀(guān)。你知道什么是沮喪嗎？那就是當你花了一生的時(shí)間爬梯子并最終達到頂端的時(shí)候，卻發(fā)現梯子架的并不是你想上的那堵墻。時(shí)間管理的重點(diǎn)不在于管理時(shí)間，而在于如何分配時(shí)間。你永遠沒(méi)有時(shí)間做每件事，但你永遠有時(shí)間做對你來(lái)說(shuō)最重要的事。要想給所做的事情排順序，你必須知道什么重要，什么不重要；什么該做，什么不該做。假如你不了解自己到底在追求什么，不知道對自己來(lái)說(shuō)什么是最重要的，也即你不知道自己內心的價(jià)值觀(guān)，不知道評判優(yōu)先順序的標準，那一切的安排對你來(lái)說(shuō)都沒(méi)什么意義。
探究?jì)r(jià)值觀(guān)的過(guò)程，實(shí)際就是自我反思的過(guò)程，為了讓你更加清楚自己的價(jià)值觀(guān)，你可以嘗試著(zhù)回答如下問(wèn)題：
探究?jì)r(jià)值觀(guān)的問(wèn)題
1、 假如你只能活一個(gè)月，你會(huì )如何度過(guò)？
2、 假如你只能活一周，你會(huì )如何度過(guò)？
3、 假如你只能活一天，你會(huì )如何度過(guò)？
4、 如果你過(guò)世，最高興的是自己做成了哪件事情？你最希望別人如何評價(jià)你？
5、 這輩子你最想做的事情是？
6、 你將來(lái)想成為一個(gè)什么樣的人？從事什么樣的事？
7、 當你沒(méi)有任何壓力的時(shí)候，你最想做什么？
8、 當你感覺(jué)內心非常平和的時(shí)候，你正在做些什么？
9、 此生什么事情讓你最痛苦？
其次，必須清楚自己要實(shí)現的目標。沒(méi)有清晰的目標，任何時(shí)間管理都是浪費時(shí)間。時(shí)間管理的目的就是為了在最短的時(shí)間幫您實(shí)現更多的目標，為此你需要將自己的目標羅列出來(lái)，然后對目標排序，標出先后次序。關(guān)于怎樣制定目標，你可以參考第七章第一節。
再次，你需要明白你的時(shí)間都浪費在哪里。為此你需要對現在的時(shí)間使用進(jìn)行跟蹤，正如我在前文所敘述的，每做一件事，你都需要標明它所用的時(shí)間，當你記錄了一天、一周、一個(gè)月的時(shí)間使用情況時(shí)，你便可以發(fā)現你的時(shí)間浪費在什么地方了。
再次，將要做的事情根據優(yōu)先程度分先后順序。將80%的時(shí)間分配到能夠帶來(lái)成績(jì)的最主要的20%的知識點(diǎn)上。集中主要精力解決最重要的問(wèn)題。
最后，立即行動(dòng)，并不斷檢查執行結果，同時(shí)修正時(shí)間安排。一旦確定好了事情的先后順序，你要做的就是立即行動(dòng)，拖延的結果只會(huì )導致更多的時(shí)間浪費，一旦你行動(dòng)了，就需要不斷檢查行動(dòng)的結果，同時(shí)，要對自己時(shí)間安排的順序作調整。
了解時(shí)間管理的步驟——樹(shù)圖法
樹(shù)圖法具體內容如下：
首先，請在腦海中想象一棵大樹(shù)，樹(shù)根是你的價(jià)值觀(guān)，樹(shù)干是你的目標，樹(shù)的主枝是你的主要任務(wù)，樹(shù)的細枝和葉子是你的次要任務(wù)。你所做的一切應源于你的價(jià)值觀(guān)，它是樹(shù)根。你的目標支撐著(zhù)各種各樣的任務(wù)，它們都是為實(shí)現你的目標服務(wù)的。樹(shù)的姿態(tài)和生長(cháng)方向由它的主枝表現出來(lái)，同樣，你通過(guò)主要任務(wù)來(lái)實(shí)現你的目標。樹(shù)葉為樹(shù)的生長(cháng)提供養份，你通過(guò)完成各種次要任務(wù)，保持你現有的生活。
然后，請拿出一張白紙，畫(huà)出一棵樹(shù)，如下：在樹(shù)根處寫(xiě)上你認為最重要的價(jià)值，在樹(shù)干處寫(xiě)上你的目標，在幾個(gè)主枝中寫(xiě)上你的主要任務(wù)，在葉子和細枝旁寫(xiě)上各種次要任務(wù)，完成這幅圖。你可以按照下面的步驟進(jìn)行：
1、樹(shù)根：寫(xiě)上你認為最重要的價(jià)值。如果你對這一點(diǎn)比較模糊，不能清楚地說(shuō)出自己最想要的是什么，請試一試這個(gè)辦法——重新拿一張紙，寫(xiě)下所有想要的東西，如健康、金錢(qián)、幸福的家庭、愛(ài)情、事業(yè)、自由自在、旅行、安定…… 寫(xiě)完之后，劃去你認為最不重要的一項，再在剩下的項目中劃去一個(gè)最不重要的，一直劃下去，直到只剩下一項，它就是你最重視的東西。
2.樹(shù)干：寫(xiě)上你的人生目標。注意，你的人生目標應與你的價(jià)值觀(guān)是一致的，如果不一致，你寫(xiě)下的樹(shù)根確實(shí)是你最珍視的東西嗎？或者，你寫(xiě)下的人生目標真的是你最大的希望嗎？
3.主枝：寫(xiě)上幾個(gè)主要任務(wù)。這些主要任務(wù)應是直接為你的目標服務(wù)的，實(shí)現這些任務(wù)有助于達到目標。如果不是這樣，請思考是否有必要在這個(gè)任務(wù)上面投入時(shí)間和精力。
4.樹(shù)葉：寫(xiě)上次要任務(wù)。有些次要任務(wù)是實(shí)現主要任務(wù)的手段，有些次要任務(wù)用來(lái)維持現在的生活。次要任務(wù)是不可缺少的，沒(méi)有樹(shù)葉的樹(shù)無(wú)法生長(cháng)，但它們不應占據你的主要精力。
通過(guò)樹(shù)圖法，你對時(shí)間管理的步驟就會(huì )形成進(jìn)一步的認識。
時(shí)間管理的實(shí)踐方法——每天只消一個(gè)任務(wù)清單
管理自己的時(shí)間，其實(shí)很簡(jiǎn)單，你只需要每天列一個(gè)任務(wù)清單，把它放在最顯眼的地方，并把它作為你行動(dòng)的指導即可。把自己要做的每一件事情都寫(xiě)下來(lái)，這樣做首先能讓你隨時(shí)都明確自己手頭上的任務(wù)。不要輕信自己可以用腦子把每件事情都記住，而當你看到自己長(cháng)長(cháng)的list時(shí)，也會(huì )產(chǎn)生緊迫感。制定任務(wù)清單其實(shí)并不復雜，每天晚上抽出5分鐘思考下第二天要做什么事情，列在清單上，安排好要做事情的先后順序，并且做出所做事情的時(shí)刻表；第二天清晨抽出5分鐘，拿出昨晚列的清單，思考下是否需要調整。注意：每天晚上都要思考下今天的事情是否完成，完成情況如何，是否需要改進(jìn)，如何改進(jìn)。
你可以參考下面的表格制定適合自己的任務(wù)清單：
每日任務(wù)清單
高優(yōu)先級的任務(wù)
執行順序
任務(wù)名稱(chēng)
任務(wù)內容
執行時(shí)間
完成情況
緣由說(shuō)明
常規任務(wù)
說(shuō)明：執行時(shí)間需要列出開(kāi)始時(shí)間和結束時(shí)間，譬如上午10點(diǎn)25分00秒開(kāi)始，下午3點(diǎn)15分00秒結束。很多同學(xué)不太注意秒的問(wèn)題，我建議你以后重視起來(lái)，不要覺(jué)得這個(gè)可有可無(wú)。一定要記?。阂獙λ鍪虑檫M(jìn)行優(yōu)先級排序。
說(shuō)實(shí)話(huà)，時(shí)間管理沒(méi)有我們想象的那么復雜，那么恐怖，關(guān)鍵就在于你能不能堅持，能不能把要做的事情列出來(lái)，能不能安排好要做事情的先后順序，然后就是不遺余力的執行。
嘗試一下吧。
克服拖拉的一些建議
建議一：學(xué)會(huì )分解任務(wù)，一點(diǎn)一點(diǎn)做。有些目標，乍一看，感覺(jué)很困難無(wú)法實(shí)現，或是需要莫大的努力，結果就導致了你什么都沒(méi)做。這時(shí)，你不妨不任務(wù)分解，分解至你能做的小任務(wù)，這樣你便可以著(zhù)手去做了?？纯聪旅孢@個(gè)故事，你會(huì )更加清楚我的意思：
一只新組裝好的小鐘放在了兩只舊鐘當中。兩只舊鐘“滴答”、“滴答”一分一秒地走著(zhù)。其中一只舊鐘對小鐘說(shuō)：“來(lái)吧，你也該工作了?？墒俏矣悬c(diǎn)擔心，你走完三千二百萬(wàn)次以后，恐怕便吃不消了。”“天哪！三千二百萬(wàn)次。”小鐘吃驚不已，“要我做這么大的事？辦不到，辦不到。”另一只舊鐘說(shuō)：“別聽(tīng)它胡說(shuō)八道。不用害怕，你只要每秒滴答擺一下就行了。”“天下哪有這樣簡(jiǎn)單的事情。”小鐘將信將疑，“如果這樣，我就試試吧。”小鐘很輕松地每秒鐘“滴答”擺一下，不知不覺(jué)中，一年過(guò)去了，它擺了三千二百萬(wàn)次。
建議二：列出所有你拖拉的事情。把你一直拖拉，沒(méi)有完成的事情列出來(lái)，給自己設定一個(gè)時(shí)間段（時(shí)間段不一定要多長(cháng)譬如15分鐘、30分鐘都可以），這個(gè)時(shí)間段你全都用來(lái)處理一直推遲、拖延的事情，我想你肯定會(huì )發(fā)現這短時(shí)間的專(zhuān)注和努力足以使自己越過(guò)拖沓推遲的障礙。
建議三：避免“帕金森現象”。要給任何事情，哪怕是小事也要設定完成的期限，否則事情會(huì )像橡皮筋一樣被拉的很長(cháng)，沒(méi)完沒(méi)了。這就是所謂的“帕金森現象”。正如帕金森所說(shuō):“你有多少時(shí)間完成工作,工作就會(huì )自動(dòng)變成需要那么多時(shí)間。”如果你有一整天的時(shí)間可以做某項工作，你就會(huì )花一天的時(shí)間去做它，而如果你只有一小時(shí)的時(shí)間可以做這項工作，你就會(huì )更迅速有效地在一小時(shí)內做完它。所以，一定要嚴格規定完成期限。
建議四：剔除分散你注意力的東西。你要養成整潔條理的習慣，書(shū)桌上盡量干凈，只擺放你當下復習的書(shū)籍。書(shū)包中也不要裝太多的復習資料，減少分散注意力的因素?，F在很多同學(xué)都有了手機，我發(fā)現有太多的同學(xué)上課掛著(zhù)QQ，請在上課、學(xué)習期間關(guān)閉QQ。任何能夠插入你和你計劃要完成的事情中間的事情都會(huì )中斷你現有的活動(dòng)，導致拖拉的產(chǎn)生。所以最好通過(guò)消除任何可能導致你突然終止工作的干擾因素來(lái)避免這種情況的發(fā)生。
建議五：確立你不愿意被打擾的時(shí)間。每天至少要有半小時(shí)到一小時(shí)的“不被干擾”時(shí)間。假如你能有一個(gè)小時(shí)完全不受任何人干擾，把自己關(guān)在自己的空間里面學(xué)習或思考，這一個(gè)小時(shí)的效率甚至可以抵過(guò)你平時(shí)幾個(gè)小時(shí)的效率。
建議六：學(xué)會(huì )獎賞自己。即使一個(gè)小小的成功，也應該慶祝一下，你可以事先給自己許下一個(gè)獎賞諾言，事情成功之后一定要履行諾言。
建議七：學(xué)會(huì )說(shuō)“不”。一旦確定了哪些事情是重要的，對那些不重要的事情就應當說(shuō)“不”。
建議八：今日事今日畢。一旦確定好今天要做的事情，同時(shí)，確定這個(gè)事情今天可以完成，那就不要拖到明天，今天的事情今天完成，因為明天還有明天的事情做。
建議九：利用好零碎時(shí)間。在學(xué)習、生活中，你總有一段時(shí)間是空白的，譬如等車(chē)、上廁所、吃飯前的等待時(shí)間、理發(fā)的等待時(shí)間……請不要浪費了這些時(shí)間，你完全可以在這些時(shí)間做些東西。譬如，在上學(xué)等車(chē)的時(shí)候背一些單詞、在中午打飯的時(shí)候回憶一下公式、在晚間洗漱的時(shí)候練一下英語(yǔ)聽(tīng)力……把這些零碎時(shí)間充分利用起來(lái)，會(huì )對自己的成績(jì)提高有很大幫助。正如一位歷史學(xué)家說(shuō)的：“好些年總想找個(gè)比較長(cháng)的完整時(shí)間寫(xiě)東西，可是總等不來(lái)，可以利用的時(shí)間也就輕易地滑溜過(guò)去了；如今一有時(shí)間就寫(xiě)，化零為整，許多零碎時(shí)間妥善地利用起來(lái)，不就是一個(gè)大整數？這筆賬過(guò)去不會(huì )算，自己想想，真是蠢得可以。”利用好閑余時(shí)間：有人算過(guò)這樣一筆賬：如果每天臨睡前擠出15分鐘看書(shū)，一年就可以讀20本書(shū)，這個(gè)數目是可觀(guān)的，遠遠超過(guò)了世界上人均年閱讀量。然而這并不難實(shí)現。如果你覺(jué)得自己缺乏思考問(wèn)題的空閑時(shí)間，不妨試著(zhù)堅持每天睡前擠出十幾分鐘的時(shí)間，一旦形成了習慣，就很容易長(cháng)期堅持。在利用好這些零碎時(shí)間的同時(shí)，也要依據自己的實(shí)際情況對自身的特點(diǎn)和習慣進(jìn)行自我分析，尋找到一個(gè)平衡點(diǎn)，拿出一小段時(shí)間來(lái)放松身心以換取整體的高效率是非常有必要的。
更多文章見(jiàn)和云峰博士博客：
http://blog.sina.com.cn/pkuhyf
