首先，合同評審(Contract Review)是供方的職責，但可以與客戶(hù)聯(lián)合進(jìn)行；
其次，合同評審可以根據需要在合同的不同階段重復進(jìn)行，該定義明確提出應在“合同簽訂前”開(kāi)展合同評審活動(dòng)，以確保合同中對產(chǎn)品的
質(zhì)量要求規定得合理、明確并形成文件；
第三，如果合同中又提出
質(zhì)量保證要求，評審時(shí)應同時(shí)對此項要求進(jìn)行評定，通過(guò)對合同要求與實(shí)驗室現有能力的對比，評定供方通過(guò)必要的努力能否實(shí)現合同的規定，包括質(zhì)量與
交貨期、違約賠償等。根據滿(mǎn)足合同要求的難易程度，實(shí)驗室可組織相應的職能部門(mén)進(jìn)行評定，對復雜項目合同評審一般在投標階段就開(kāi)始實(shí)施，在正式簽訂合同前往往要多次進(jìn)行合同評審活動(dòng)，直至合同正式簽訂為止。合同簽訂后若發(fā)生合同更改，則還需重復上述合同評審活動(dòng)。
在任何一個(gè)公司中起關(guān)鍵作用的是營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)，它要
尋找顧客、替公司招攬生意。營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)的效率可以用其努力維持的訂貨數量來(lái)衡量。大量的訂貨使公司能夠合理的規劃公司周期性的生產(chǎn)，保證其產(chǎn)品能全部銷(xiāo)售。訂貨單多了，生產(chǎn)期就長(cháng)，經(jīng)營(yíng)者對營(yíng)銷(xiāo)人員就更滿(mǎn)意。
然而，維持訂貨量是一回事，要使顧客充分滿(mǎn)意又是另一回事。在這里有一個(gè)所有部門(mén)（包括營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)）的能力和效益發(fā)生沖突的問(wèn)題。起初，某一公司可能靠
廣告宣傳激起銷(xiāo)售力來(lái)維持有足夠的訂貨量，然而能夠讓
顧客滿(mǎn)意的，只能是產(chǎn)品質(zhì)量和按時(shí)交貨。偶爾，過(guò)份熱心的
經(jīng)銷(xiāo)人員預訂訂貨單并承諾了公司不能做到的交貨時(shí)間表，那樣，他們就要去說(shuō)服顧客，推遲交貨期。這種情況對公司的生存和產(chǎn)品都存有潛在的危險。
在當今
競爭環(huán)境中，特別在出口領(lǐng)域，顧客在交貨時(shí)間表上是不會(huì )發(fā)善心的。此外，國際競爭加劇和
工資費用增長(cháng)迫使工廠(chǎng)廠(chǎng)長(cháng)們在低存貨上經(jīng)營(yíng)。在這種情況下，對一個(gè)
供應商來(lái)講，若不能按期交付原材料和零部件，就意味著(zhù)所有
生產(chǎn)系統不合拍而閑置。由于
質(zhì)量體系的特殊成分，提供商品和服務(wù)的公司應當有一個(gè)完全確定的合同評審程序。
編輯本段合同評審的范圍和要求[2]
(一)任何形式（傳真函件或其他方式）的合同或訂單的各項要求都要有明確的規定，并形成文件。
(二)對每份合同或訂單在正式簽定前都要評審．并滿(mǎn)足以下要求：
1.合同或訂單的各項要求都有明確的規定并形成文件；
2.任何與投標不一致的合同或訂單的要求已經(jīng)得到解決；
3.具有滿(mǎn)足合同或訂單的要求的能力。
(一)技術(shù)保證能力
1.應用的材料
2.采用的結構和工藝
3.要求的加工精度
4.產(chǎn)品的性能指標要求
5.設備加工性能的符合性
6.產(chǎn)品包裝要求
7.功能尺寸
8.顧客的其他特殊要求
(二)質(zhì)量保證能力
1.檢驗和試驗要求
2.質(zhì)量驗收方式
3.質(zhì)量保證期
4.檢驗能力
5.質(zhì)量標準
6.特殊質(zhì)量要求
7.質(zhì)量責任的確定方法和質(zhì)量糾紛的
仲裁。
(三)材料保證能力
1.有無(wú)庫存或數量是否充足
2.材料質(zhì)量狀況
3.是否采用了新材料
4.是否需要采購
5.
采購周期能否保證合同交貨期要求
(四)生產(chǎn)保證能力
1.合同產(chǎn)品的數量
2.合同交貨期
3.合同產(chǎn)品所需設備能力
4.供貨能力
(五)資金保證能力和財務(wù)結算
1.合同所需原材料外協(xié)件外購件的資金保證狀況
2.財務(wù)結算方式
3.顧客的戶(hù)名開(kāi)戶(hù)行、
賬號、
稅號是否清楚。
(六)價(jià)格
1.常規合同或訂單是否執行了公司的
價(jià)格政策
2.一般和特殊合同的價(jià)格是否合理。
(七)其它
1.交貨方式
2.付款條件，
3.運輸方式是否符合交通運輸法規及公司運輸現狀
4.
保險費運輸費等費用承擔情況
5.
違約責任及經(jīng)濟賠償。
供應商可能會(huì )接到顧客對產(chǎn)品兩個(gè)方面的詢(xún)問(wèn)：標準產(chǎn)品和特殊的零件或需按照顧客要求的規格制造的設備。每類(lèi)產(chǎn)品需要有不同的評審程序。
1. 標準產(chǎn)品的合同評審程序
制造商總是向未來(lái)的買(mǎi)主提供本公司的
產(chǎn)品標準或
產(chǎn)品規格。這些現成的質(zhì)量參數有操作功能、壽命、
可靠性和可維修性，以及附加的其它技術(shù)資料如功率或燃料特性、容量或操作范圍、需要的環(huán)境條件等等。在主要設備箱里，銷(xiāo)售小冊子也應提出如顏色、形狀以及可選擇的附件的情況。在接受標準產(chǎn)品訂貨或簽合同之前，供應商應就合同評審程序執行下列步驟：
?。?）向未來(lái)的客戶(hù)提供全部技術(shù)規格和其它有關(guān)資料，以便客戶(hù)了解產(chǎn)品全貌，如果需要，產(chǎn)品樣品也應做可靠性評估。
?。?）如果產(chǎn)品滿(mǎn)足客戶(hù)需要，在認可交貨時(shí)間表以前，應就建議的時(shí)間表和生產(chǎn)部門(mén)商量。
?。?）在某些情況下，客戶(hù)可能要求對產(chǎn)品作些修改，以適合其公司特殊需要，這些修改的全部細節應由客戶(hù)提供成文的東西，并就其可行性和管理、工程部門(mén)商量。
?。?）確保訂單或合同包含有關(guān)產(chǎn)品型式的全部詳情，包括它的顏色或各種各樣的輔助項目如工具、附件及應用的配件。
?。?）要保證訂單或合同清楚地標明雙方同意的包裝、運輸、安裝（哪里適用）及其它有關(guān)
項目如保險和支付方法等方面內容。
?。?）應規定不管是客戶(hù)還是其利益的
代理人要在運出產(chǎn)品以前和在收到產(chǎn)品時(shí)對產(chǎn)品進(jìn)行檢驗。全部檢查或試驗細節，例如要試驗的參數、試驗方法、抽樣大小，用于驗收的標準等，應由供應商的質(zhì)量專(zhuān)家和客戶(hù)研究之后明確下來(lái)。
?。?）大多數
耐用消費品和工業(yè)產(chǎn)品有一份擔保單保護客戶(hù)，擔保單的用語(yǔ)和條件應寫(xiě)清楚，以免出現不同的解釋而引起爭執。
?。?）最后，不管做了多大的努力，產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題仍可能會(huì )發(fā)生，供應者應
保證合同要有解決質(zhì)量問(wèn)題的程序和問(wèn)題出現時(shí)解決爭執的辦法。
2.專(zhuān)門(mén)訂單的合同評審程序
特殊訂貨的開(kāi)發(fā)和生產(chǎn)過(guò)程不同于那些標準或正常產(chǎn)品的生產(chǎn)，它需要進(jìn)行局部變動(dòng)或要重新調整，要成功地執行這樣的訂貨是相當復雜的。因為毫無(wú)相似之處的因素會(huì )滲透在開(kāi)發(fā)和生產(chǎn)過(guò)程的任何階段中。徹底了解采購者的需要對
投標和合同形成是極其重要的。為了弄清客戶(hù)直接的或不十分明確的要求，常常需要專(zhuān)家們進(jìn)行各種級別和范圍的對話(huà)。因為特殊訂貨合同包含著(zhù)應考慮到的設計和開(kāi)發(fā)、實(shí)際設計和開(kāi)發(fā)階段，甚至包括在合同簽約之后，應作出
協(xié)商和復查。合同評審至少應保證：
?。?）客戶(hù)應對其要求盡可能作出詳細規定，使得設計和下一步工作有充分可靠依據。
?。?）為了保證符合客戶(hù)要求，評審應包括各種各樣性能和效率。
?。?）圍繞合同執行，制定質(zhì)量保證計劃，和客戶(hù)討論以確?？蛻?hù)所有質(zhì)量要求得到滿(mǎn)足。
?。?）建立起與客戶(hù)的通訊渠道，研究與質(zhì)量相關(guān)的所有問(wèn)題。
?。?）根據合同評審結果，在不影響產(chǎn)品質(zhì)量的情況下需要修改設計時(shí)，這種修改應和客戶(hù)商量征得同意。
此外，合同評審應包括檢查或試驗，擔保單的用語(yǔ)和條件以及解決質(zhì)量問(wèn)題的程序。
作為整個(gè)
質(zhì)量控制系統的一部分，
制度化的合同評審程序有下列益處：
?。?）所有感興趣的當事人有機會(huì )評審合同。
?。?）可以得到核查表或指導性文件（評審用的），以了解合同要求的程度。
?。?）評審員可利用評審分析合同限期及有關(guān)的委托。
?。?）這份合同是包含了全部性能類(lèi)別，為了成功地履行這份合同，正好以此為起點(diǎn)有助于計劃的開(kāi)發(fā)。
?。?）一種用客戶(hù)來(lái)評審質(zhì)量計劃的方法。
?。?）有準備的通過(guò)適當的評審來(lái)修改合同或
質(zhì)量計劃。
如上所述，我們知道，如果執行合同評審的程序，可減少甚至避免在供方與客戶(hù)之間產(chǎn)生的誤解或爭執。由于它是相當透明的，其結果增加了客戶(hù)的信任，使其對產(chǎn)品質(zhì)量的抱怨降到最低的程度。
編輯本段合同評審的案例分析[3]
1.制定合同評審控制程序 《
實(shí)驗室資質(zhì)認定評審準則》4.6“合同評審”條款中規定“實(shí)驗室應建立并保持評審客戶(hù)要求、標書(shū)和合同的程序,明確客戶(hù)要求”;ISO/IEC17025∶2005《檢測和校準實(shí)驗室能力認可準則》4.4“要求、標書(shū)和合同評審”條款中也要求“實(shí)驗室應建立和保持評審客戶(hù)要求、標書(shū)和合同的程序”。
檢測實(shí)驗室面臨各種各樣的食品生產(chǎn)企業(yè)和
經(jīng)銷(xiāo)商,為能很好地滿(mǎn)足他們的各種需求,確保檢測質(zhì)量,為客戶(hù)提供高質(zhì)量的檢測服務(wù),首先應針對食品產(chǎn)品的特點(diǎn),編制“評審客戶(hù)要求,標書(shū)和合同的控制程序”,在程序中明確規定合同評審的范圍、要求、內容、評審時(shí)機、評審方法、參與評審人員以及各自的職責(即
5W1H),確保檢測實(shí)驗室對食品生產(chǎn)企業(yè)和經(jīng)銷(xiāo)商進(jìn)行有效的溝通,他們的要求與合同之間的任何差異,應在檢測實(shí)驗室工作開(kāi)展之前得到解決,每項合同應得到檢測實(shí)驗室與客戶(hù)雙方的接受,實(shí)驗室應確保充分理解他們的需求和期望,并將其轉化為實(shí)驗室的要求,貫穿于整個(gè)檢驗過(guò)程中。
2.確定評審人員及評審時(shí)機
(1)業(yè)務(wù)接待員
接受食品產(chǎn)品檢驗的合同評審,是檢測實(shí)驗室整個(gè)檢驗活動(dòng)的第一道工序,這道工序做得好與不好,直接關(guān)系到提供給客戶(hù)檢測結果和檢驗報告質(zhì)量的好與不好,檢測實(shí)驗室委托業(yè)務(wù)的接待,一般均由授權的業(yè)務(wù)接待員來(lái)實(shí)施。鑒此業(yè)務(wù)接待員應具有以下幾方面的知識和技能:。
1)熟悉食品產(chǎn)品現行
技術(shù)標準和檢驗標準的要求以及食品質(zhì)量安全準入檢驗細則所規定的必檢項目(即帶3的項目)、本實(shí)驗室能夠承擔該類(lèi)產(chǎn)品的檢驗資質(zhì)和能力;2)掌握本實(shí)驗室通過(guò)計量認證/驗收、
國家實(shí)驗室認可的食品產(chǎn)品檢驗項目;3)了解食品產(chǎn)品檢驗項目的收費標準和收費規定;4)具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)和食品檢驗知識、
職業(yè)道德、法律意識、具有與客戶(hù)溝通、協(xié)調實(shí)驗室與
客戶(hù)關(guān)系的技能和
語(yǔ)言表達能力。
(2)評審時(shí)機
1)常規合同
在食品檢測委托業(yè)務(wù)中,通常是常規的檢驗委托,即是在檢測實(shí)驗室通過(guò)計量認證/驗收和國家實(shí)驗室認可的項目?jì)?檢驗方法和檢驗條件均無(wú)變化,因此掌握好委托業(yè)務(wù)的評審時(shí)機,是做好合同評審的前題。此時(shí)合同評審可由授權的業(yè)務(wù)接待員與客戶(hù)就有關(guān)檢驗要求進(jìn)行評審,并通過(guò)客戶(hù)填寫(xiě)“檢測
委托合同”的形式確認評審內容,明確檢驗項目,檢測依據,雙方簽字,
合同生效。此時(shí)業(yè)務(wù)接待員一定要向客戶(hù)明確帶“3”的項目是必檢項目且在合同中明確。
2)特殊合同
對于比較復雜或重要的或需采用先進(jìn)設備的檢驗任務(wù),檢測實(shí)驗室應由技術(shù)負責人或技術(shù)主管組織食品檢驗人員共同參與評審,及時(shí)向客戶(hù)了解需求,記錄客戶(hù)有關(guān)檢驗的依據、對象、目的、時(shí)間、數量、結果、特殊要求等細節,在檢測實(shí)驗室能力、資源均能滿(mǎn)足的前提下,技術(shù)負責人或技術(shù)主管授權與客戶(hù)正式簽署《檢測委托合同》,如果要使用新的檢測方法,實(shí)驗室應對方法進(jìn)行確認,并做出該新檢驗方法在本實(shí)驗室的不確定度和
精密度的評價(jià)和確認,在確信具備能力和符合標準條件的情況下,應編制相應的檢測
作業(yè)指導書(shū),提供給相關(guān)檢測人員,并將客戶(hù)需求轉化為檢測實(shí)驗室的要求加以實(shí)施。
3.合同評審的主要內容 合同評審主要明確委托單位對產(chǎn)品檢驗的要求,《食品安全實(shí)施細則》規定的食品質(zhì)量檢測項目,這些項目主要包括理化指標、感官指標、衛生指標和標簽指標。理化指標主要有:水分、鹽分、蛋白質(zhì)、脂肪、亞硝酸鹽、總酸;感官指標主要有:色澤、香氣、滋味;衛生指標主要有:無(wú)機砷、汞、鉛、銅、菌落總數、大腸菌群、致病菌、食品添加劑(糖精鈉、甜蜜素、安賽蜜、色素)、防腐劑(苯甲酸、山梨酸、);標簽指標主要有:
產(chǎn)品名稱(chēng)、配料表、生產(chǎn)單位名稱(chēng)和地址、生產(chǎn)日期和保質(zhì)期、儲存方式、執行標準等。這些在合同評審中都應加以明確,如屬QS發(fā)證檢驗的,檢驗項目一定要按實(shí)施細則進(jìn)行。
檢測實(shí)驗室對來(lái)自客戶(hù)的檢驗需求,應給予高度的重視,并使客戶(hù)的需求得到正確、及時(shí)和有效的滿(mǎn)足。因此在接受食品生產(chǎn)企業(yè)委托進(jìn)行合同評審時(shí)應描述以下主要內容:1)該食品的名稱(chēng)、規格型號、產(chǎn)品等級、委托單位的有關(guān)信息,包括能體現
產(chǎn)品特性的內容,如食品主含量、添加劑、生產(chǎn)日期、儲存要求等。
2)委托食品的狀態(tài)、數量、抽/送樣方式,包括應清楚描述能否滿(mǎn)足檢驗要求;
3)該食品所執行的檢驗標準或檢驗方法、檢驗項目、判定依據、檢驗結果的報告形式和傳遞方式;
4)完成時(shí)間、檢驗費用、
分包情況和檢驗后樣品的處置方式等等。
當客戶(hù)表示可以接受檢測實(shí)驗室合同評審的最終結果時(shí),合同即可簽署。合同中應闡明與客戶(hù)要求相一致的雙方的責任、義務(wù)和權利等相關(guān)內容,這些內容一經(jīng)雙方簽字即生效,單方違約應對違約造成的后果承擔責任。
4.合同變更 經(jīng)雙方簽立的《委托檢測合同》在執行中,任一方提出修改要求時(shí),檢測實(shí)驗室應按程序文件的規定,對合同進(jìn)行修改,并及時(shí)與客戶(hù)和食品檢驗人員進(jìn)行溝通,以防止變更后給雙方的利益造成損失。
若修改后的合同有重大變化,檢測實(shí)驗室技術(shù)負責人或技術(shù)主管應重新組織食品檢驗人員對變更后的合同進(jìn)行評審,對修改的內容逐條進(jìn)行記錄,評審結果應作為合同的附件由雙方授權人簽字,并將修改后的內容通知客戶(hù)和相關(guān)的檢測人員,防止出現工作差錯給雙方造成損失。
5.合同評審應關(guān)注的要點(diǎn) 在委托檢驗合同評審中,會(huì )碰到各種各樣的情況,應注意把握以下幾點(diǎn):
(1)把握好社會(huì )效應與
法律責任要素.考慮為
客戶(hù)服務(wù),提高社會(huì )效應,符合食品質(zhì)量安全準入制度,增進(jìn)
經(jīng)濟效益,這是檢測實(shí)驗室的目標之一,但不能為了經(jīng)濟利益偽造數據,出具虛假證明?！顿|(zhì)量法》第五十七條規定:“產(chǎn)品質(zhì)量檢驗機構、認證機構偽造檢驗結果或者出具虛假證明的,責令改正,對單位處五萬(wàn)元以上十萬(wàn)元以下的罰款,對直接負責的主管人員和其他直接責任人員處一萬(wàn)元以上五萬(wàn)元以下罰款;有違法所得的,并處
沒(méi)收違法所得;情節嚴重的,取消其檢驗資格、認證資格;構成犯罪的,依法追究刑事責任。產(chǎn)品質(zhì)量檢驗機構、認證機構出具的檢驗結果或者證明不實(shí),造成損失的,應當承擔相應的賠償責任;造成重大損失的,撤消其檢驗資格、認證資格?！庇纱丝梢?jiàn),檢測實(shí)驗室在考慮經(jīng)濟利益時(shí),必須把握好法律責任,嚴格按標準規定進(jìn)行產(chǎn)品檢驗和結果判定,在符合法律法規的前題下,向客戶(hù)出具公正的檢驗數據。
(2)把握好利益和風(fēng)險,技術(shù)能力要素
對于向社會(huì )出具公正數據的檢測實(shí)驗室,在考慮利益的同時(shí),一定要考慮風(fēng)險,要考慮自身的檢驗能力、技術(shù)力量,決不能接受超范圍、超技術(shù)力量,不具備檢驗能力的項目,確保承擔的檢驗任務(wù)均在計量認證/驗收范圍內展開(kāi)。確保出具檢驗報告的合法性、有效性。
(3)為客戶(hù)保密
《實(shí)驗室資質(zhì)認定評審準則》4.1.6條規定:“實(shí)驗室及其人員對其在檢測和/或校準活動(dòng)中所知悉的國家秘密、
商業(yè)秘密和技術(shù)秘密有保密義務(wù),并有相應措施”。
為能確保做到為客戶(hù)保密,檢測實(shí)驗室應編制《保護客戶(hù)機密信息和所有權控制程序》,明確規定為客戶(hù)保密的措施,以及所承擔的義務(wù)和責任,作為組織內部文件加以實(shí)施。當客戶(hù)委托檢驗的產(chǎn)(商)品涉及到國家秘密、
專(zhuān)利、商業(yè)機密或在檢驗中需涉及客戶(hù)的技術(shù)機密時(shí),檢測實(shí)驗室相關(guān)職能部門(mén)和食品檢驗人員應嚴格按程序的規定,采取有效措施,必要時(shí)追加補充規定為客戶(hù)保密,切實(shí)為客戶(hù)做好保密工作,做到誠信服務(wù),并向客戶(hù)作出鄭重承諾。
6.檢驗方法的確定 在食品檢測任務(wù)的委托中,均應按國家頒布標準和檢驗細則的要求及項目實(shí)施食品產(chǎn)品的檢驗。
但當客戶(hù)委托檢驗的食品產(chǎn)品沒(méi)有相應的檢驗細則,也沒(méi)有國際、國家、行業(yè)、地方規定的檢驗方法且需實(shí)驗室在合同評審中確定檢驗方法時(shí),應盡可能選擇國際或
國家標準中已經(jīng)公布或由知名的技術(shù)組織或有關(guān)科技文獻或雜志上公布的方法,但應經(jīng)檢測實(shí)驗室技術(shù)主管的確認,及時(shí)與客戶(hù)進(jìn)行溝通,得到客戶(hù)允諾后方可采用。
7.分包情況 《實(shí)驗室資質(zhì)認定評審準則》4.4檢測和/或校準分包條款規定:“如果實(shí)驗室將檢測和/或校準工作的一部分分包,接受分包的實(shí)驗室一定要符合本準則的要求;分包比例必須予以控制(限儀器設備使用頻次低、價(jià)格昂貴及特種項目)。實(shí)驗室應確保并證實(shí)分包方有能力完成分包任務(wù)。實(shí)驗室應將分包事項以書(shū)面形式征得客戶(hù)同意后方可分包”;ISO/IEC17025∶2005《檢測和校準實(shí)驗室能力認可準則》4.5校準和檢測的分包要素對分包也有所要求。如委托檢驗的食品中某些項目實(shí)驗室要進(jìn)行分包時(shí),一定要控制分包的比列,要在符合準則的范圍內,檢測實(shí)驗室的個(gè)別項目才允許分包,同時(shí)要對接受分包實(shí)驗室的資質(zhì)、能力等方面進(jìn)行考核評價(jià),確保分包方有能力且符合評審準則和認可準則的情況下,并以書(shū)面的形式征得食品生產(chǎn)企業(yè)和經(jīng)銷(xiāo)商同意后方可實(shí)施分包。
若存在上述情況,在合同評審時(shí),檢測實(shí)驗室應將分包項目在檢驗報告中加以描述。
8.保存合同評審記錄 記錄是“闡明所取得的結果或提供所完成活動(dòng)的證據的文件”。合同評審是檢測實(shí)驗室整個(gè)檢驗活動(dòng)的一個(gè)子過(guò)程,尤其在執行食品質(zhì)量安全
市場(chǎng)準入制的情況下,實(shí)驗室更要把標準的規定、客戶(hù)的需求、客戶(hù)的信息全部記錄在合同中,為此檢測實(shí)驗室應指定相關(guān)部門(mén)或專(zhuān)人安全妥善貯存保管好合同評審記錄,以便于上級管理部門(mén)和有關(guān)人員的檢索,并為委托方保密。
