史蒂芬·柯維把時(shí)間分四個(gè)象限：第一是重要緊急的，第二是重要不緊急的，第三是緊急不重要的，第四是不緊急不重要的。在日常的生活和工作中，人們的時(shí)間在這四個(gè)象限都是怎么分配的呢？
在我們許多人的時(shí)間列陣中，首先把約45%的時(shí)間放在第一象限(重要緊急)。這情有可原，因為又重要又緊急，而實(shí)際上是否真的重要是大可懷疑的。其次，又把約35% 的時(shí)間放在了緊急而不重要的事情上。由于沒(méi)有主動(dòng)前瞻的思維，人們下意識就覺(jué)得非常緊急的事情，同時(shí)也是重要的，所以幾乎是不假思索就奮不顧身地干起來(lái)了。這樣，人們有80%的時(shí)間都處于應急的狀態(tài)，能不忙么？長(cháng)期的應急忙亂，能健康嗎？第三，人們又把約15%的時(shí)間放在第四象限?；ê芏鄷r(shí)間去給那些既不重要也不緊急的事情。因為這種事情做好了有面子，可以吹噓，做不好又沒(méi)責任。最后，我們才會(huì )留很可憐的5%給那些重要但不緊急的事。因為它不緊急，容易被忽略其重要性。同時(shí)又由于它重要恐怕也麻煩，所以人們就盡量先不去管它，最好不逼到嗓子眼就不去處理。所以不良的時(shí)間分配，把50%的時(shí)間都花在了不重要的事情上，而這些事情根本用不著(zhù)你做。
那么，究竟怎樣才能有效地規劃時(shí)間而不忙亂呢？
我的總結是，合理的時(shí)間分配，當然首先是解決第一象限的重要而緊急的事，但要努力使它逐步縮小到只占我們整個(gè)時(shí)間分配的一小部分，而剩下的時(shí)間就全部都在重要而不緊急的第二象限。把第三、四象限里的所有不重要的事，不管他緊急不緊急，全部拋開(kāi)，交給其他人處理或合理外包。比如對于老板來(lái)說(shuō)，他的第三、四象限的事情，就可以拿錢(qián)買(mǎi)時(shí)間，交給秘書(shū)等相關(guān)人員去做。他則集中精力處理對他來(lái)說(shuō)最重要的事。而老板的第三四象限，對于他的秘書(shū)等人員卻是在第一象限，也就是以時(shí)間換空間。這就是"1＋1＝7"互補關(guān)系的價(jià)值聯(lián)盟。我們千萬(wàn)別把緊急當重要，緊急和重要沒(méi)有必然關(guān)系。一定要主動(dòng)前瞻，重點(diǎn)做第二象限的重要但不緊急的事。因為是主動(dòng)前瞻，提前著(zhù)手，在它成為緊急之前我們就已經(jīng)做完了，從容而高效能。
主動(dòng)前瞻的關(guān)鍵是確定什么是重要的。而我的觀(guān)點(diǎn)，重要的標準是看能否能實(shí)現價(jià)值最大化。什么事最重要？就是你的資源加能力能消滅并產(chǎn)生價(jià)值最大化的事。什么時(shí)間最重要？就是最少、最快并能價(jià)值最大化的時(shí)機最重要。對于這樣的關(guān)節一定要認清，時(shí)刻準備著(zhù)你的資源加能力，在時(shí)機到來(lái)的時(shí)候絕不措手。什么人最重要？就是可以雙贏(yíng)并和你一起達到"1＋1＝7"的人，也就是把你的強勢和人家的強勢加在一起能創(chuàng )造更多的價(jià)值，然后共同分享那多余的部分，還能和你一起省時(shí)間的人，是價(jià)值最大化的人。
在實(shí)際工作中，如果每個(gè)人都這樣設計和規劃自己的時(shí)間，那他一定是一個(gè)輕松而高效能的人，一個(gè)組織如果能夠按照這樣的原則建構起來(lái)，那一定是一個(gè)快速運轉而高效能的組織。對于緊急而不重要的事，我們要學(xué)會(huì )說(shuō)"不"。
