一．學(xué)校檔案分類(lèi)
1．文書(shū)檔案——分黨支部、工會(huì )、辦公室、教導處、總務(wù)處、團委；
2．教學(xué)和教師業(yè)績(jì)檔案——分學(xué)籍檔案（按年度分類(lèi)）和教師業(yè)績(jì)檔案；
3．基建、設備檔案——按建設項目、設備型號分類(lèi)；
4．會(huì )計檔案——按年度分類(lèi)；
5．聲像、實(shí)物檔案——按年度分類(lèi)。
二．文件材料的形成與歸檔
1．凡是在學(xué)校各項工作、活動(dòng)中形成的具有查考利用價(jià)值的各種文件材料均應歸檔，歸檔范圍（見(jiàn)附件）。
2．歸檔的文件材料應當字跡清楚，書(shū)寫(xiě)工整，簽署完備。禁用鉛筆、圓珠筆、純蘭、紅墨水、復寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)、審批公文。
3．歸檔的文件材料力求完整齊全，按照規范要求，整理立卷，做到分類(lèi)清楚、組卷合理、保管期限準確、標題簡(jiǎn)明確切、結構完整、排列系統、編目清晰、裝訂結實(shí)，便于保管和利用。
三．各類(lèi)檔案的歸檔時(shí)間
l．文書(shū)檔案于次年6月底前歸檔；
2．教學(xué)檔案和教師業(yè)績(jì)檔案于本學(xué)年度結束后歸檔；
3．基建、設備檔案于項目（成果）鑒定后3個(gè)月內歸檔；
4．會(huì )計檔案立卷后暫由財務(wù)部門(mén)保管一年后歸檔；
5．聲像、實(shí)物檔案于制作（獲得）后3個(gè)月內歸檔。
四．檔案的管理與提供利用
1．學(xué)校檔案室應當制定檔案分類(lèi)方案和編號辦法，做好檔案的接收、排架工作。
2．資料管理員應確保檔案安全，并定期檢查檔案管理情況，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)解決。
3．學(xué)校成立檔案鑒定小組，做好檔案鑒定工作，嚴格檔案銷(xiāo)毀制度。
4．各處室應協(xié)助做好檔案統計工作，統計數據力求準確、可靠。
5．資料管理員變動(dòng)時(shí)，必須做好檔案移交工作，辦理檔案交接手續。
6．資料管理員應熟悉檔案庫存情況，根據工作需要編制檔案檢索工具，編寫(xiě)檔案參考資料，積極、主動(dòng)地開(kāi)發(fā)利用檔案信息，為學(xué)校各項工作服務(wù)。
附件：學(xué)校文件材料歸檔范圍及保管期限表
類(lèi)別
序號
歸 檔 范 圍
保管期限
文
書(shū)
檔
案
1
上級機關(guān)（含業(yè)務(wù)主管部門(mén)）下發(fā)的需要學(xué)校貫徹執行的各項工作的決定、條例、辦法、規定、指示、批復、通知、會(huì )議主要文件等
針對本校的 永久
業(yè)務(wù)指導的 長(cháng)期
一般的 短期
2
本校黨、工、團組織年度工作計劃、總結和重要會(huì )議的工作報告、匯報等文件材料
永久或長(cháng)期
3
本校黨支部發(fā)展黨員、評優(yōu)等工作意見(jiàn)、結果、批復及黨、團、工干部名冊，會(huì )議記錄等文件材料
永久
4
本校在各項工作中形成的決議、決定、年度工作計劃、總結、重要的工作報告、匯報，請示、批復
永久或長(cháng)期
5
本校制定的黨務(wù)、行政管理制度、崗位責任制等文件材料
長(cháng)期
6
本校行政會(huì )議或校長(cháng)會(huì )議記錄
永久
7
本校重大活動(dòng)(運動(dòng)會(huì )、聯(lián)歡會(huì )等)材料
永久或長(cháng)期
8
上級領(lǐng)導來(lái)校視察，檢查工作中形成的材料、照片及本校專(zhuān)項工作的調查、檢查、普查材料
永久或長(cháng)期
9
本校外事活動(dòng)中形成的有關(guān)材料(包括合同、協(xié)議書(shū)、照片等)
長(cháng)期
10
各類(lèi)報刊登載有關(guān)本校情況的通報、報道等
長(cháng)期
11
本校安全、保衛工作及重大事故的處理情況等有關(guān)材料
長(cháng)期
12
本校評選各種先進(jìn)集體、先進(jìn)個(gè)人等材料
永久
13
反映本校成績(jì)的榮譽(yù)證書(shū)，有紀念憑證作用的實(shí) 物，?？皩W(xué)校等級認定等材料
永久
14
本校關(guān)于機構設置、撤并、名稱(chēng)更改、人員編制、干部任免、啟用印章等請示、批復和報告
永久
15
本校教職工錄用、轉正、定級、調資、職稱(chēng)評定的報告、批復、通知
長(cháng)期
16
本校教職工名冊、履歷表及勞工報表
永久
17
本校人員調動(dòng)、離退休、傷亡、撫恤，勞保福利報告、批復、通知
長(cháng)期
18
本校離退休人員名冊、改變待遇審批表本校人員調動(dòng)、離退休、傷亡、撫恤，勞保福利報告、批復、通知
長(cháng)期
19
本校教職工申請離職、辭職等材料
長(cháng)期
20
本校征地、房地產(chǎn)權、界址、協(xié)議書(shū)、批復、契約等
永久
21
本校財產(chǎn)物資等清單、移交清冊及其有關(guān)的協(xié)議合同等憑證
永久
22
本校財產(chǎn)物資等公物管理、使用制度辦法等文件材料
長(cháng)期
23
上級教育、財政部門(mén)下達本校的經(jīng)費、基建指標等文件
永久
24
本校財務(wù)管理制度、辦法等文件材料
長(cháng)期
25
本校教職工工資花名冊
長(cháng)期
26
本校開(kāi)展勤工儉學(xué)、實(shí)踐基地等文件材料
長(cháng)期
27
本校接受群眾來(lái)信、來(lái)訪(fǎng)及處理情況
短期
教
學(xué)
及
教
師
業(yè)
績(jì)
檔
案
1
上級教育主管部門(mén)下達的教學(xué)任務(wù)、課程設置、教學(xué)安排、教學(xué)管理、政治思想工作等文件材料
針對本校的 永久
一般參考性的 短期
2
本校教學(xué)質(zhì)量評估結論、年度教學(xué)計劃、總結、課程總表、教研活動(dòng)安排表等
永久
3
本校教改方案、觀(guān)摩教學(xué)教案、教師備課方案
短期
4
本校制定的各種教學(xué)制度、辦法、規定、校歷及教育管理辦法
長(cháng)期
5
本校自編校本教材、講義、典型教案、習題集等
長(cháng)期
6
本校各科試卷(空白)及答案、評分標準、試卷分析、學(xué)科考試成績(jì)統計及成績(jì)分析
長(cháng)期
7
本校新生入學(xué)成績(jì)統計表、期末檢測考、中考成績(jì)統計表、成績(jì)匯總表
長(cháng)期
8
本校學(xué)生開(kāi)展社會(huì )調查、義務(wù)勞動(dòng)、夏令營(yíng)等活動(dòng)的通知、安排、總結
短期
9
本校學(xué)生體育達標、體質(zhì)健康的綜合材料，參加各級體育比賽成績(jì)、獎杯、獎旗、獎狀、證書(shū)
長(cháng)期
10
本校學(xué)生參加社會(huì )上組織的各種競賽活動(dòng)的獲獎名單及獲獎作品
長(cháng)期
11
本校三好生、優(yōu)秀班干、團干部、先進(jìn)集體及各方面獲獎名單及典型材料
長(cháng)期
12
本校畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤調查、信息反饋的材料
長(cháng)期
13
本校教師基本情況登記，鑒定、教師考勤、任課等匯總材料
長(cháng)期
14
本校教師培訓，進(jìn)修、專(zhuān)業(yè)考核、考試以及外出講學(xué)、參加學(xué)術(shù)活動(dòng)等材料
長(cháng)期
15
教師講授公開(kāi)課、觀(guān)摩課的教案、自編講義、教材或典型教案教材
長(cháng)期
16
教師業(yè)務(wù)工作材料及個(gè)人教學(xué)經(jīng)驗總結等材料
長(cháng)期
17
教師個(gè)人教改科研內容及其成果、教學(xué)成果等材料
長(cháng)期
18
教師專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評定等材料
永久
19
教師受表彰、獎勵、處分等材料
永久
20
教師在各種刊物和學(xué)術(shù)會(huì )上發(fā)表、翻譯的論文、文章、論著(zhù)、作品及有關(guān)專(zhuān)家評價(jià)材料
長(cháng)期
21
本校新生報到注冊名冊、學(xué)生花名冊、學(xué)生人數統計表、成績(jì)冊、學(xué)籍卡
長(cháng)期
22
本校學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)：休學(xué)、退學(xué)、留級、復學(xué)、轉學(xué)、輟學(xué)、開(kāi)除學(xué)籍等材料
長(cháng)期
23
本校學(xué)生畢業(yè)名冊、統計表、畢業(yè)證、結業(yè)證存根、歷屆同學(xué)錄及照片
永久
24
學(xué)生個(gè)人檔案
永久
基建
、
設備
檔
案
1
本校負責組織的科研課題(項目)活動(dòng)所產(chǎn)生的成果材料、證書(shū)
永久
2
本?；ㄆ矫鎴D、規劃圖、紅線(xiàn)圖、建筑物地上、地下管道設計、施工、竣工驗收的文字材料、圖紙、工程概、預決算
永久
3
本校各種貴重教學(xué)儀器、模型的說(shuō)明書(shū)、圖紙、合格證書(shū)、操作規程、安裝調試報告、維修記錄、預、決算
長(cháng)期
4
本校校辦農場(chǎng)的土壤分析、品種栽培試驗、田問(wèn)管理記錄、動(dòng)、植物保護的圖表、標本等技術(shù)文件材料
長(cháng)期
會(huì )
計
檔
案
1
本校決算報表
永久
2
本校預算會(huì )計年報表、會(huì )計憑證
15年
3
現金出納帳、銀行存款帳
25年
4
總賬、分類(lèi)賬、明細賬
15年
5
工資清冊、獎學(xué)金、助學(xué)金等材料
長(cháng)期
6
會(huì )計移交清冊
15年
7
會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊
永久
聲像
檔案
1
本校在教學(xué)、科研等活動(dòng)中產(chǎn)生的照片、錄音帶錄像帶、幻燈片
長(cháng)期
2
學(xué)校歷年榮獲的各種獎狀、獎旗、獎牌、獎杯、證書(shū)等照片
3
本校在黨政管理活動(dòng)中產(chǎn)生的聲像材料
