| 引言 熟悉了Google News Alerts、RSS電子報訂閱系統與網(wǎng)路雜誌（週刊與月刊）的訂閱與閱讀後，一般讀者對於有興趣產(chǎn)業(yè)競爭情報主題應能有初步的掌握。然而，這些資訊都有一個(gè)很大的缺點(diǎn)，就是如果不能將這些網(wǎng)路資訊下載（download）到個(gè)人PC上，那麼隨著(zhù)時(shí)間的過(guò)去，這些網(wǎng)路情報將會(huì )消失在網(wǎng)路上。換句話(huà)說(shuō)，在個(gè)人電腦上建立一個(gè)對應的情報管理與搜尋系統，就成為累積相關(guān)商業(yè)情報的一個(gè)重要工作。
個(gè)人情報管理系統 以筆者實(shí)務(wù)操作而言，建立個(gè)人情報管理系統的第一步就是在個(gè)人電腦上建立一個(gè)資料備份檔。何謂資料備份檔，例如當讀者每日收到如圖一的Google News電子報後，便會(huì )初步瀏覽相關(guān)文章主題，如果對此主題有興趣，便前往該網(wǎng)站，瀏覽之後，將該文章存到個(gè)人電腦上並存成Word檔（如圖二），訣竅為將原標題當成該Word檔之檔名，並將相關(guān)文章放置在特定的目錄中。如此，筆者便可在個(gè)人電腦中備份許多有用的文章，並且不用擔心事過(guò)境遷相關(guān)文章會(huì )消失，而付出的代價(jià)只有少少的硬碟空間而已。
或許讀者會(huì )懷疑，這些檔案需不需要分類(lèi)呢，例如有一類(lèi)是公司情報資料，另一類(lèi)是技術(shù)情報資料？如果在過(guò)去（一年前），這些分類(lèi)系統是需要的，因為以Windows內建的檔案搜尋系統，能夠搜尋到的資料格式內容非常有限，因此如果不進(jìn)行適當的分類(lèi)，那麼往往要在一段時(shí)間後，尋找一個(gè)檔案是非常困難的。
然而，這個(gè)困難，在Google推出Desktop Search（http://desktop.google.com）後有了很大的突破。所謂的Goolge Desktop Search就是Google所推出的一個(gè)外掛程式（現階段已經(jīng)升級到2.0 Beta版），這個(gè)程式可以使用者搜尋電腦的資料，就如同搜尋網(wǎng)路資料一般。換句話(huà)說(shuō)，安裝了Goolge Desktop Search之後，Goolge Desktop Search會(huì )將個(gè)人電腦上的資料進(jìn)行編目（index），並且會(huì )在原本瀏覽器中多出一個(gè)Desktop選項，使用者只要點(diǎn)此選項（如圖三），便可搜尋自己電腦中的檔案名稱(chēng)與內文（如圖四），進(jìn)而快速的找到所要的文章。此外，Desktop Search威力強大之處在於搜尋範圍包括1. 檔案；2.電子郵件；3.網(wǎng)頁(yè)暫存區與4.IM討論內容，幾乎無(wú)所不包。
換句話(huà)說(shuō)，一旦讀者從網(wǎng)路所收集到檔案能夠存到個(gè)人電腦上，有了Desktop的超強功能，對於個(gè)人電腦資料也能夠如同使用Google一樣，並且不再需要分類(lèi)，那麼對於往後情報分析也能夠更加方便。
總結 我們在此四次的文章中，分別討論情報概念、如何訂閱網(wǎng)路電子報、如何使用RSS與閱讀與我們生活相關(guān)的產(chǎn)業(yè)情報資料，包括週刊與月刊等。最後，我們也介紹應該將讀者有興趣的主題存在個(gè)人電腦上，當成個(gè)人情報管理系統，並利用Goolge Desktop Search進(jìn)行個(gè)人情報管理與搜尋。 基本上這些觀(guān)念與流程都可以再次的自動(dòng)化，例如以企業(yè)而言，可以建立企業(yè)情報的監控系統，當然代價(jià)就是需要支付更多的經(jīng)費與成本。最後，需要說(shuō)明，這些公開(kāi)文獻只是情報收集的一部份，往後我們會(huì )針對不同主軸進(jìn)一步討論，包括會(huì )議情報收集系統與展覽情報收集系統等。 (1262字)
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(本室編撰 David) |
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