小插曲
2017年，和君咨詢(xún)在評審某醫院的內部運營(yíng)管理時(shí)，發(fā)現該醫院設備采購、后勤物資采購、基建維修項目及日常差旅費、培訓費用報銷(xiāo)管理十分混亂，全面預算形同虛設，事前事中缺少控制，事后追責無(wú)法落實(shí)……，評審組認為該院“信息化系統功能規劃不合理、實(shí)施不全面是導致業(yè)務(wù)過(guò)程不受控的因素之一”。
院長(cháng)對此結論“發(fā)飚”了：你們說(shuō)我院信息化弱，不是開(kāi)玩笑吧，我們的HRP (Hospital Resource Planning醫院資源規劃)系統可花了近2000萬(wàn)呢，整個(gè)區里所有醫院差不多最重視信息化建設的就是我們了。
面對情緒異常激動(dòng)的院長(cháng)，我們只能擺事實(shí)講道理：從財務(wù)報表上看HRP系統的確投資很大，也體現出院領(lǐng)導對信息化建設的重視，但從HRP系統上線(xiàn)運行的功能來(lái)看，的確存在一些不足：比如預算沒(méi)有納入系統管理、采購計劃沒(méi)有納入系統管理、采購執行無(wú)法通過(guò)系統進(jìn)行預算和計劃控制，費用報銷(xiāo)與預算無(wú)法關(guān)聯(lián)，差旅費用報銷(xiāo)標準未在系統內分層分類(lèi)設定，HRP系統與財務(wù)系統雙軌運行，沒(méi)有集成，財務(wù)核算數據滯后甚至失真……。
高情商的院長(cháng)立馬拉回了話(huà)題。
隨著(zhù)IT（internet Technology，信息技術(shù)）的日新月異，很多企業(yè)為了提高管理水平，在信息化建設方面都不惜重金，具體措施就是上馬各種信息系統，包括OA (Office Automation, 辦公自動(dòng)化) 系統，ERP（enterprise resource planning，企業(yè)資源計劃）系統，CRM（Customer Relationship Management，客戶(hù)關(guān)系管理）系統， SCM (Supply Chain Management , 供應鏈管理)等等，哪個(gè)企業(yè)如果沒(méi)有一兩個(gè)信息系統，簡(jiǎn)直都在同行面前抬不起頭。然而，信息系統并不等于信息化，真正的信息化，一定是信息系統和管理體系的完美融合。
如何評價(jià)自己公司的信息化水平，我們可以從以下四個(gè)方面出發(fā)。
一看：企業(yè)里有多少套軟件在運行
為什么說(shuō)需要看企業(yè)有多少套軟件在運行，如果企業(yè)有三四套軟件在同時(shí)運行，至少可以說(shuō)明這個(gè)企業(yè)對信息化的重視程度很高，同時(shí)也可能表明企業(yè)在信息化的規劃方面可能缺乏系統思考。
好多企業(yè)認為信息化建設就是“買(mǎi)軟件”，甚至認為買(mǎi)了軟件企業(yè)的管理水平就立馬提高了，所以經(jīng)常能見(jiàn)到一些企業(yè)三五套甚至更多的軟件在運行，各種不同功能的軟件像火車(chē)軌道一樣并駕齊驅?zhuān)瑳](méi)有交集，雖然信息化搞的很全面，但實(shí)際效果并不理想，并沒(méi)有通過(guò)信息系統將業(yè)務(wù)流程打通，厚厚的部門(mén)墻依然存在，“數出多門(mén)，相互打架”的現象屢有發(fā)生。
ERP作為一種系統化的管理思想，的確需要通過(guò)一個(gè)適用的軟件來(lái)實(shí)現，但ERP畢竟不是軟件，然而很多企業(yè)就是由于把ERP看成軟件（而且往往又是某一個(gè)僵化甚至是功能不夠完善的軟件）來(lái)采購實(shí)施上線(xiàn)，所以導致企業(yè)內信息孤島林立。
社會(huì )上經(jīng)常會(huì )有人把各項業(yè)務(wù)功能稱(chēng)為ERP的“模塊”，實(shí)質(zhì)上沒(méi)有脫離把ERP當成是一種“軟件”的陰影，而受這種陰影籠罩甚至產(chǎn)生傷害的就是廣大企業(yè)用戶(hù)。因為認識層面的誤區甚至錯誤，的確讓很多企業(yè)在信息化應用方面吃了“大虧”。
二看：軟件之間是否建立接口并可實(shí)現業(yè)務(wù)數據同步
如果實(shí)地調研中發(fā)現企業(yè)內已經(jīng)有多套管理軟件在運行，但業(yè)務(wù)部門(mén)和職能管理部門(mén)還被工作搞的手忙腳亂，甚至搞個(gè)經(jīng)營(yíng)報表仍然得逐個(gè)部門(mén)去電話(huà)要數據，然后再人工匯總，這時(shí)你需要關(guān)注一下企業(yè)內在用的各種管理軟件是否實(shí)現了系統集成。如果建立了不同系統間的數據接口與數據協(xié)同機制，那么盡管企業(yè)內各業(yè)務(wù)部門(mén)是在各自的軟件中處理業(yè)務(wù)，但相關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)數據仍然是可以實(shí)現共享和協(xié)同的，運行效率與實(shí)際結果是可以保證的。
信息化管理和傳統手工管理最大的區別，就是信息的規范化和惟一性、信息的可視化、做到迅速處理和實(shí)時(shí)傳遞；這不僅減少了重復工作，而且實(shí)現了信息的實(shí)時(shí)共享。這里的關(guān)鍵就是通過(guò)體現規范化業(yè)務(wù)流程的業(yè)務(wù)模型和數據模型做到“信息集成”。隨著(zhù)信息技術(shù)手段的不斷升級，不同廠(chǎng)商的軟件之間實(shí)現交互已完全不存在技術(shù)門(mén)檻。因此實(shí)現不同系統的集成應該是信息化的首要的關(guān)鍵詞，只有做到集成，才能實(shí)時(shí)共享；反過(guò)來(lái)，信息集成又對規范化管理有嚴格的要求。
當然，信息系統集成充分體現了技術(shù)必須與業(yè)務(wù)“接軌”的原則，如果業(yè)務(wù)與技術(shù)兩張皮運行，花再多的錢(qián)上再多的軟件也是打水漂！
三看：有多少部門(mén)多少人在使用信息系統實(shí)時(shí)處理各類(lèi)業(yè)務(wù)
這要分兩個(gè)方面來(lái)分析。
一是看企業(yè)里有多少部門(mén)在使用信息系統進(jìn)行業(yè)務(wù)處理。如果企業(yè)中有十個(gè)職能及業(yè)務(wù)部門(mén)，但只有財務(wù)部門(mén)等少數幾個(gè)部門(mén)在使用信息系統處理業(yè)務(wù)，其他部門(mén)仍然是手工作業(yè)狀態(tài)，這種情況很容易導致一些手工作業(yè)狀態(tài)的業(yè)務(wù)處理效率低，且不容易得到有效管控。
二是看有多少人并且是不是在隨時(shí)使用信息系統進(jìn)行業(yè)務(wù)處理。某企業(yè)上了一套知名廠(chǎng)商的ERP系統，生產(chǎn)系統各部門(mén)都使用該系統處理日常事務(wù)，但仍然經(jīng)常性出現數據不實(shí)時(shí)不準確，原因在于各業(yè)務(wù)班組盡管都實(shí)時(shí)發(fā)生很多業(yè)務(wù)數據，但均使用手工單據隨手記錄，然后定期將成打兒的單據轉給部門(mén)統計再錄入系統，如此一來(lái)花費近百萬(wàn)元上的系統最終淪落為不及時(shí)不準確“記錄薄”。
因此，分析有多少人、都是哪些人在使用信息系統、是在實(shí)時(shí)的處理業(yè)務(wù)還是“后補”業(yè)務(wù)記錄非常關(guān)鍵。
四看：企業(yè)里有多少業(yè)務(wù)在信息系統內運行
我們經(jīng)常說(shuō)企業(yè)管理是一個(gè)系統性工作，并非單純站在管理的角度為了談管理而談管理，而是因為業(yè)務(wù)本身的系統性，要求管理工作也必須進(jìn)行系統化思考與設計。
美國CA公司創(chuàng )始人，美籍華人王嘉廉曾說(shuō)過(guò) “IT技術(shù)必須和管理業(yè)務(wù)接軌，不然火車(chē)出軌是非常危險的”。人民大學(xué)姜文炳老教授也曾說(shuō)過(guò)“工業(yè)工程簡(jiǎn)言之就是‘技管一體化’”?？梢?jiàn)做企業(yè)信息化建設與應用，核心不在于追求技術(shù)的先進(jìn)性，而在于IT技術(shù)要真正與管理融合，與業(yè)務(wù)協(xié)同，否則再先進(jìn)的技術(shù)再酷的演示都可能淪為IT人員的一場(chǎng)技術(shù)秀而已。
當我們想要了解企業(yè)信息化應用水平的時(shí)候，不要僅僅聽(tīng)企業(yè)管理者介紹他上信息系統花了幾十萬(wàn)甚至上百萬(wàn)，那都只是表象，核心是要看到底有多少業(yè)務(wù)真正在系統中運行。
某金屬補償器生產(chǎn)制造企業(yè)，年產(chǎn)值不到10億，涉及研發(fā)、采購、生產(chǎn)、銷(xiāo)售、倉儲、質(zhì)量、技術(shù)、設備等業(yè)務(wù)環(huán)節，以及與業(yè)務(wù)相關(guān)的人、財、物的統籌管理與控制，號稱(chēng)投入近百萬(wàn)上了一套國內一線(xiàn)廠(chǎng)商的“裝備制造業(yè)ERP系統”，還有一套OA系統，打開(kāi)系統頁(yè)面果然“高大上”，功能模塊琳瑯滿(mǎn)目，深入了解之下，只有采購計劃、采購入庫、生產(chǎn)物料出庫、生產(chǎn)成品入庫、銷(xiāo)售出庫以及財務(wù)核算功能在使用，以產(chǎn)品為核心的生產(chǎn)BOM管理、物料控制、成本核算、質(zhì)量管理、設備資產(chǎn)管理等等都是空白，買(mǎi)來(lái)之后就從來(lái)沒(méi)使用過(guò)，原因是和企業(yè)的實(shí)際情況完全不匹配，聽(tīng)完這些介紹基本判定這套上百萬(wàn)的ERP系統的真正價(jià)值已打了個(gè)五折。
OA系統除了發(fā)放文件通知之外，據說(shuō)還有強大的人事管理功能，細了解之后，原來(lái)只是考勤管理中的請假和加班審批在用，每月的工資表通過(guò)OA上傳附件然后進(jìn)行逐級審批發(fā)放。噢，對了，還有費用報銷(xiāo)能通過(guò)OA在線(xiàn)審批，但費用主管會(huì )計仍一肚子苦水：雖說(shuō)有在線(xiàn)報銷(xiāo)功能，卻與費用預算、前期借款無(wú)法關(guān)聯(lián)，所有的稽核工作都需要手工搞。
通過(guò)系統診斷，目的不是評價(jià)軟件的好與差，而是通過(guò)信息化系統的建設與應用現狀深入了解企業(yè)的管理體系如何，因為沒(méi)有系統完善的制度流程的支撐，IT系統只是擺設；同時(shí)通過(guò)IT系統的運行，也可反觀(guān)企業(yè)對管理規則的認知與執行持什么態(tài)度。
以上四點(diǎn)，各位高管基本可以判斷，您大手筆引入的“系統”到底值不值，到底怎么才能更好地發(fā)揮作用。
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