【IT168 信息化】

    采購是企業(yè)管理的一個(gè)重點(diǎn)對象，因為其關(guān)系到企業(yè)資金的流出。所以，采購流程也是ERP管理的一個(gè)重點(diǎn)。但是，很多企業(yè)在操作過(guò)程中，缺乏總結，今天在這里，我就在這里把這工作給做了，給他們這些“懶人”做點(diǎn)事情，希望對他們有所幫助。

    一、采購管理普通操作流程。

    各個(gè)企業(yè)雖然生產(chǎn)的產(chǎn)品千奇百怪，但是，其采購管理流程是類(lèi)似的。企業(yè)大部分的采購管理流程如下：

    1、 請購。

    請購是指需求單位，當有材料需求時(shí)，向采購部門(mén)提出請購的請求。一般，在生產(chǎn)企業(yè)中，請購作業(yè)由計劃人員來(lái)做，也有的企業(yè)設有專(zhuān)門(mén)的生管部門(mén)，也可以由這個(gè)部門(mén)負責。

    請購單根據來(lái)源的不同，可以分為多種。一是有MRP計劃生成而來(lái)，這些材料都包括在產(chǎn)品的物料清單中，根據物料清單中的材料用量 與銷(xiāo)售訂單或者生產(chǎn)計劃的產(chǎn)品數量，計算出需求;二是根據安全庫存模型，計算出來(lái)的庫存補貨單，這一般由倉庫人員開(kāi)立;三是一般請購，即沒(méi)有來(lái)源的臨時(shí)性物料需求。

    一般來(lái)說(shuō)，需求人員在開(kāi)立請購單時(shí)，只需要關(guān)心如下問(wèn)題：一是需要什么物料;二是需要多少;三是什么時(shí)候需要。向誰(shuí)購買(mǎi)、以什么價(jià)格購買(mǎi)一般都不時(shí)他們需要關(guān)注的問(wèn)題，這些內容采購員會(huì )解決。

    2、 請購單維護。

    在請購單轉換成采購單前，采購維護人員需要在進(jìn)行核對一次。在請購單維護的過(guò)程中，其主要關(guān)心的是采購的供應商是否準確、價(jià)格是否有錯誤、及采購數量是否符合相關(guān)規則。

    供應商可以根據物料基本信息定義處帶過(guò)來(lái)，而且，帶出來(lái)的是首選供應商。如一個(gè)材料有三個(gè)供應商，但是，首選供應商只有一個(gè)，即甲供應商。則該材料的默認供應商即為甲供應商。若采購員在維護時(shí)，發(fā)現供應商需要調整時(shí)，可以在這里進(jìn)行調整。當首選供應商有所變更時(shí)，企業(yè)用戶(hù)要及時(shí)在基礎資料中進(jìn)行更改，如此，可以減少后期維護的工作量。

    價(jià)格帶出來(lái)的也是跟供應商關(guān)聯(lián)的價(jià)格。這里要注意一個(gè)問(wèn)題，就是企業(yè)確定的標準價(jià)格跟供應商采購的采購價(jià)格有區別。企業(yè)確定的材料標準價(jià)格，使用來(lái)對采購價(jià)格進(jìn)行管理控制的一個(gè)參考數據，其往往跟實(shí)際采購的價(jià)格有一定的差異;企業(yè)的標準成本是以標準價(jià)格為基礎計算的，而實(shí)際成本則是以實(shí)際采購價(jià)格為基礎進(jìn)行計算。所以，這里帶出來(lái)的價(jià)格，是與供應商對應的價(jià)格，而不是企業(yè)規定的標準價(jià)格。有些不成熟的系統，如Compiere系統的采購功能，帶出來(lái)的價(jià)格，就是企業(yè)設置的參考價(jià)格，這是不合理的。

    有時(shí)候，不一定需求方請夠多少，采購就采購多少。采購時(shí)，采購數量由時(shí)候，還要符合一定的規則。如供應商有規定最小采購量時(shí)，則采購數量要滿(mǎn)足最小采購數量;若采購數量有包裝數量的限制時(shí)，則實(shí)際采購數量則為采購包裝數量的整數倍等等。用戶(hù)要注意這些規則的影響，因為，若這些多出來(lái)的材料處理的不好的話(huà)，就會(huì )成為企業(yè)的貸治料。

    3、 請購轉采購。

    請購單轉換采購單的時(shí)候，有一個(gè)需要特別關(guān)注，就是，當請購單維護處，供應商處為空白或者該供應商已經(jīng)不允許交易了，該如何處理?

    有一種方法，處理的不是很好。如Compierr系統的這個(gè)轉換功能，當某項材料供應商沒(méi)有指定時(shí)，下次不能重新維護再生成。這是非常不方便的，因為人總會(huì )有疏忽，特別是當訂單多的時(shí)候，若一格疏忽，沒(méi)有維護全面的話(huà)，則只要刪除采購單再重新來(lái)過(guò)，那就比較麻煩了。

    我認為，比較合理的做法是，若一項請購單有六項物料，其中兩項因為疏忽，沒(méi)有指定供應商時(shí)，在請購單轉換成采購單的過(guò)程中，系統會(huì )把已經(jīng)有供應商的物料生成采購單，比提醒錯誤信息，說(shuō)有哪兩項物料因為沒(méi)有指定供應商而無(wú)法生成采購單，在請購單維護處，維護后，在不需要刪除采購單的前提下，就可以把這兩項物料生成采購單。如此設計，才比較方便與合理。大部分系統，如神州數碼的易飛ERP系統就是如此處理的。

    4、 采購單維護。

    采購單維護主要是做一些日常的維護工作。需要提醒的是，有些更改工作，最好通過(guò)采購訂單變更單處理，如此，能夠保留歷史修改記錄，方便后續的追蹤與處理。

    二、容易出錯的地方。

    1、 根據相關(guān)提前期計算的需求日期。

    在根據MRP計劃生成請購單時(shí)，會(huì )根據相關(guān)模型，自動(dòng)計算出一個(gè)物料需求日期。這個(gè)日期是否準確，直接關(guān)系到請購作業(yè)的效率。設想一下，原材料稍微復雜一些的企業(yè)，一張生產(chǎn)訂單就有上百種物料，而根據物料投料時(shí)間的不同，各個(gè)物料的需求日期又是不同的，若設置一個(gè)最先需求的日期 ，在還沒(méi)需要的時(shí)候，材料就到企業(yè)，無(wú)疑會(huì )增加企業(yè)的庫存成本;若根據實(shí)際需求計算的話(huà)，則調整的工作量就比較大，要一個(gè)個(gè)物料去更改需求時(shí)間。所以，最好的是，ERP能夠根據企業(yè)的相關(guān)數據，如生產(chǎn)計劃、產(chǎn)品工時(shí)等數據，計算出一個(gè)比較準確的物料需求日期，如此，用戶(hù)就不用再手工的去調整相關(guān)交期了。

    但是，提前期模型是一個(gè)比較復雜的模型，企業(yè)在利用這個(gè)模型計算物料需求的時(shí)間時(shí)，重要的是相關(guān)提前期的設置，其設置是否合理，直接關(guān)系到物料需求計劃中的時(shí)間是否準確。所以，在實(shí)施采購流程時(shí)，我經(jīng)常建議用戶(hù)，在剛開(kāi)始的時(shí)候，不要利用提前期等模型來(lái)推算物料需求時(shí)間，還是老老實(shí)實(shí)的手工調整;當ERP系統運行到一定的時(shí)候，再開(kāi)始考慮利用提前期模型。如此，比較合適。

    2、 需求數量的影響因素。

    上面，我們談到過(guò)，用戶(hù)請購的數量往往不是采購最后采購的數量，因為在這其中，有其他的一些潛規則，如最小采購量或者采購包裝量的限制。企業(yè)若處理的不好的話(huà)，這多出來(lái)的一些材料就變成了企業(yè)的呆滯料，給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失。

    有個(gè)客戶(hù)關(guān)于這個(gè)問(wèn)題，有其自己的解決方法，我們可以借鑒。如某項材料，物料需求人員提出請購的數量為900套，但是，供應商是以500套為包裝單位的，即企業(yè)采購的數量只能為500套的整數倍?？墒?，企業(yè)也不想多采購100套，畢竟，這100套也是需要成本的，如何處理呢?在采購時(shí)，不考慮采購包裝量的限制，采購訂單上的采購數量為900套;但是，供應商送貨時(shí)，則送了1000套，這多余的100套企業(yè)代為保管，當下次有訂單時(shí)，再從此種扣。如此，可以把這剩余的100套材料的風(fēng)險，轉移到供應商那里去。

    3、 采購訂單直接審核的妙用。

    有時(shí)候，企業(yè)可能要求采購單的任何變更，為了保留歷史變更記錄，都必須通過(guò)采購變更單完成。此時(shí)，可以把采購訂單設置為自動(dòng)審核。當請購單轉換為采購單時(shí)，生成的采購單就自動(dòng)審核了，采購用戶(hù)無(wú)法直接在采購單上進(jìn)行更改。

    若采購員需要更改相關(guān)數據的話(huà)，則必須通過(guò)采購單變更單或者指定結案等手段，來(lái)變更采購單。如此，任何的變更，都會(huì )留下歷史記錄，為企業(yè)以后的查詢(xún)與跟蹤，起到巨大的作用。

    以上是采購管理的基本功能與常見(jiàn)錯誤。關(guān)于采購，還有很多方面需要注意的地方，如一攬子合同、如供應商分單問(wèn)題、如采購尾數問(wèn)題等等，關(guān)于這方面的內容，在后續的文章中，我會(huì )給大家陸續的講。大家若有需要的話(huà)，請關(guān)注我后面的文章，相信，對大家會(huì )有所幫助。