工作之需 2009-03-04 17:04:32 閱讀731 評論3 字號：大中小 訂閱
供應部工作職責和工作標準
一、目的作用：
1.1可作為供應部開(kāi)展工作的規范依據。
1.2可作為公司領(lǐng)導考核供應部工作業(yè)績(jì)的衡量依據。
1.3可作為供應部人員工作中相互監督與協(xié)作配合的依據。
二、管理歸口
總經(jīng)理是供應部的上級直接領(lǐng)導。
供應部的工作直接對總經(jīng)理負責。
三、工作職責
1、采購計劃的編制
負責根據生產(chǎn)、總務(wù)、設備及檢驗等各部室物品需求計劃，編制與之相配套的采購計劃，并組織具體的實(shí)施，保證經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的物資供應。
2、物資供應：
2.1負責原輔材料、包裝材料、備品、備件、辦公用品、檢驗用品及燃料等的采購供應工作。
2.2認真做好市場(chǎng)調查和預測。掌握物資供應情況。
2.3及時(shí)采購物資采購計劃中提出的各類(lèi)物資，做到既要價(jià)格合理，又要保證質(zhì)量。
2.4負責各類(lèi)采購合同的簽訂與管理、落實(shí)工作，并制訂相應的管理制度。
2.5嚴格執行企業(yè)制定的物資供應制度，按照采購原則進(jìn)行采購作業(yè)，根據生產(chǎn)安排做好物資供應的進(jìn)度控制，實(shí)現物流的優(yōu)化管理。
3、采購物資的入庫與結算：
3.1負責辦理購進(jìn)物資的到貨后的相關(guān)手續的辦理工作。
3.2對不合格產(chǎn)品及時(shí)退貨。
4、供貨單位的質(zhì)量審核：
4.1參加對供貨單位進(jìn)行質(zhì)量管理體系的審核工作。
4.2加強物資供應檔案的管理，做好物資信息情報的工作，建立起牢固可靠的物資供應網(wǎng)絡(luò )，并不斷開(kāi)辟和優(yōu)化物資供應渠道。
4.3負責制訂物資采購工作各項管理制度。
4.4建立可靠的物資供應基地，會(huì )同質(zhì)量管理部等有關(guān)部門(mén)做好供應商評估、優(yōu)化選擇、關(guān)系處理等工作。使之按時(shí)、按質(zhì)、按量進(jìn)行物資供應。
5、負責企業(yè)外委托加工的出入庫業(yè)務(wù)。
6、與企業(yè)內各部門(mén)加強溝通配合，處理好生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中發(fā)生的各物流管理需求協(xié)調平衡的事項和突發(fā)問(wèn)題。
7、完成公司領(lǐng)導交辦的其他工作任務(wù)。
四、職責權限：
4.1對于未經(jīng)批準的計劃有權拒絕供應。
4.2有權要求倉庫保管員提供報庫存表。
4.3采購權：
4.3.1食堂用具的采購權。
4.3.2辦公用品、用具及勞動(dòng)保護用品、工裝的采購權。
4.3.3衛生用品、用具的采購權。
4.3.4公司內備品、備件、生產(chǎn)用品用具及維修用料的采購權。
4.3.5檢驗用品及用具的采購權。
4.3.6企業(yè)用燃料的采購權
五、工作標準
5.1堅決執行總經(jīng)理下達的各項工作指令，并且圓滿(mǎn)地完成。
5.2根據生產(chǎn)需求計劃和物資庫存情況編制合理的采購計劃，按時(shí)、按質(zhì)、 按量地供應企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需要的各種物資，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供了物資保障。
5.3嚴格執行企業(yè)物資供應制度，遵守企業(yè)制定的采購原則，采購作業(yè)及供應商管理、供應渠道的建立等方面的工作均符合企業(yè)規定要求。
5.4與其他部門(mén)能夠很好地溝通和協(xié)作配合，對物資供應發(fā)生異常情況或生產(chǎn)任務(wù)的臨時(shí)調整變動(dòng)，均能較好地與有關(guān)部門(mén)協(xié)調處理。
5.5根據各部門(mén)需注計劃，實(shí)行定期訂購和定量訂購方式，達到最小限度地占用流動(dòng)資金，提高資金使用效益。
5.6對供應商的管理辦法行之有效，所建立的物資供應渠道及供應網(wǎng)絡(luò )牢固
可靠，對物資供應的情報工作及物資供應檔案資料管理均達到了規范要求。
5.7對業(yè)務(wù)員的日常管理嚴格，外出工作人員沒(méi)有出現損害企業(yè)利益及違章違紀現象，工作效率普遍反映均好。
5.8日常工作管理有條理，辦公室整潔，工作秩序好、效率高。
5.9與其他部門(mén)在工作上能較好地溝通和協(xié)作配合。
供應部工作流程
供應部主要負責生產(chǎn)性物料及辦公用品、生產(chǎn)相關(guān)輔助用品、檢驗用品的采購工作及外委加工工作。
依據生產(chǎn)管理部下達的生產(chǎn)物料采購計劃、各部門(mén)提交的物品使用計劃及庫存報表，供應部計劃員分解采購計劃，報生產(chǎn)管理部負責人、部門(mén)負責人、主管經(jīng)理審批確認后，分解下達采購計劃給各相關(guān)采購員。采購員依據質(zhì)量管理部下發(fā)的物料質(zhì)量標準及采購計劃進(jìn)行比價(jià)后，確定供應商進(jìn)行采購。
物料到貨時(shí)業(yè)務(wù)員填寫(xiě)到貨通知，到貨通知隨貨物一同送到倉庫，由倉庫保管員進(jìn)行初檢，確認數量，核實(shí)無(wú)誤后，在到貨通知上簽字確認，將到貨通知第三聯(lián)由倉庫保管員保存，第二聯(lián)送交財務(wù)，第一聯(lián)返回供應部，物料入庫待驗。
月底結帳時(shí)如發(fā)票未到，由采購員辦理暫入庫手續，發(fā)票到達后辦理正式入庫沖回暫入庫，業(yè)務(wù)員填寫(xiě)入庫單，供應部負責人審核簽字，倉庫保管員填寫(xiě)本批物料批號、代碼、檢驗報告單號并簽字確認，財務(wù)部依據入庫單及合格報告單辦理入庫及結算業(yè)務(wù)。
為保證供貨質(zhì)量，企業(yè)應建立供應商評估小組，由質(zhì)量管理部、財務(wù)部、供應部等有關(guān)部門(mén)參與，并定期對供應商進(jìn)行評估。主要物資的采購應確定兩個(gè)以上的定點(diǎn)單位，以保證物資渠道的暢通。
供應部管理制度
直接上級：總經(jīng)理；
部門(mén)性質(zhì)：負責采購、供應材料、備品配件其他物資；
管理權限：受辦公室委托，行使對采購、供應的管理權限，并承擔執行公司規章制度、管理規程及工作指令的義務(wù)；
管理職能：合理地組織采購，并及時(shí)供應生產(chǎn)所需的物資；
供應部職責：
1 從辦公室的統一指揮，嚴格執行工作指令，一切管理行為向辦公室負責；
2．負責編制原、輔材料及備品配件的供應計劃。認真組織原輔材料、包裝材料的供應與采購，做好原輔材料、包裝材料等備品配件的進(jìn)、出、存庫統計核算工作；
3．制訂本部的工作計劃和目標；
4．了解市場(chǎng)上公司所需采購的物資、備品的變化的情況；
5．調查研究本行業(yè)采購物資、備品的規律；
6．采購方式設定；
7．對主要供應商進(jìn)行等級、品質(zhì)、交貨期、價(jià)格、服務(wù)、信用等能力的評估；
8．采購前要詢(xún)價(jià)、比價(jià)、議價(jià)；
9．合理編制采購計劃、實(shí)施采購；
10．處理與協(xié)調和供應商之間的關(guān)系；
11．組織對物資市場(chǎng)信息的搜集和分析；
12．檢查、考核、評比采購人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力；
13．完成臨時(shí)交辦的其他事項；
1 供應部在職人員行為規范：
1.1 本職位人員所必須作的許多重要的決定，都是以良好的普通常識及邏
輯判斷做依據。
1.2 本職務(wù)說(shuō)明不可能涵蓋所有的事項，本職位人員應執行由采購經(jīng)理在任何時(shí)間所指派之任何公務(wù)。
1.3與賣(mài)場(chǎng)的充分溝通與密切配合的合作關(guān)系，是本職位成功的必要條件。
1.4 采購人員成功的要素有下列七項，本職位人員應確實(shí)做好：
（1） 操守廉潔
（2） 掌握市場(chǎng)
（3） 積極認真
（4） 適應性強
（5） 精打細算
2 采購程序 ：
2.1 采購工作以“采購計劃”和“認證結果”為依據。
2.2 采購安全性關(guān)鍵器件必須是其獲得了安規認可。
2.3 在可行時(shí)，可以委托物料加工者或采購代理方進(jìn)行進(jìn)貨檢驗，但應與之形成質(zhì)量保證協(xié)議。
2.4 采購人員必須具備采購活動(dòng)需要的專(zhuān)業(yè)知識，能熟練運用電腦在信息網(wǎng)上進(jìn)行數據處理工作，有一定的英語(yǔ)水平和較好的談判技能。
2.5 根據生產(chǎn)計劃，采購部下達經(jīng)批準的基本物料采購計劃、零星采購計劃，該計劃是采購活動(dòng)中“采購什么？采購多少？何時(shí)到貨？”的基本依據。
2.6 采購部根據器件的分類(lèi)，把基本物料采購計劃分配給不同的采購責任人。
2.7 采購責任人員在收到采購計劃后，應認真核對計劃的可執行性，如有不可執行的項目，應以書(shū)面形式反饋給計劃制訂部門(mén)，以便計劃部門(mén)及時(shí)調整計劃。
2.8 采購人員將采購計劃逐項核對評定的供應商相關(guān)信息，擬制采購訂單，采購訂單應清楚列明采購物料對應的本公司編碼、生產(chǎn)廠(chǎng)家、相應的廠(chǎng)家規格/型號、采購數量和要求交貨的日期等。貨期不能滿(mǎn)足時(shí)，需注明新的定約時(shí)間。
2.9 采購訂單必須按采購訂單審批、簽返流程進(jìn)行規范化和審批，采購人員將經(jīng)采購經(jīng)理或其授權人批準的訂單發(fā)給供應商，并要求供應商在規定時(shí)間內簽返以示確認。采購訂單簽返后即生效，其復印件應由采購部存檔并妥善保管。
2.10 簽返的訂單如有價(jià)格、貨期、包裝的更改，采購人員應重新評議。
2.11 采購計劃中，未列入評定合格供應商的物料，則屬風(fēng)險采購；風(fēng)險采購必須在申請單獲得準許后，方可實(shí)施采購。此物料的使用應由相關(guān)技術(shù)人員明確特定用途和要求，不可簡(jiǎn)單二次使用的此類(lèi)物料，如有二次使用應在受控狀態(tài)下進(jìn)行。
2.12 訂單下達后，采購人員負責跟單，不斷提醒供應商按期交貨。
2.13 貨到暫存庫，采購員應告知暫存庫收貨人員物料的緊急程度，以便及時(shí)送檢。
2.14 采購安全關(guān)鍵器件必須是其獲得了安規認可，未獲認可不得采購；因技術(shù)改進(jìn)或其他特殊要求需作物料替換時(shí)，必須履行規定的認可審批手續。
2.15 當顧客特別要求時(shí)，可在本公司或供應商處對采購物料進(jìn)行符合性驗證。
2.16 外協(xié)加工控制
a)外協(xié)加工采購小組負責及時(shí)、正確地申請、傳送外協(xié)加工所需技術(shù)文件、專(zhuān)用工裝和儀器；
b)對重點(diǎn)物料，由外協(xié)采購人員組織對外協(xié)供應商相關(guān)人員進(jìn)行技術(shù)培訓、生產(chǎn)現場(chǎng)技術(shù)指導和并進(jìn)行首次加工評審。外協(xié)物料可以由質(zhì)檢部檢驗員或授權人在供應商現場(chǎng)檢驗，也可以送回檢驗，具體檢驗方式由技術(shù)工程部提出、實(shí)施；
c)由采購部負責保持和外協(xié)加工供應商的日常溝通和聯(lián)絡(luò )，協(xié)調解決外協(xié)加工過(guò)程中的品質(zhì)、工藝等問(wèn)題。
d)由技術(shù)工程部組織對外協(xié)供應商實(shí)施定期考評，組織工藝輔導和品質(zhì)稽查，監督供應商落實(shí)糾正、預防措施。
e)外協(xié)供應商必須按公司的要求提供產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程中的有關(guān)品質(zhì)數據，該數據由質(zhì)量工程部管理并納入公司質(zhì)量月報中。
3 驗貨控制程序
3.1 供應商將物料送到暫存庫，暫存庫管理人員在接收送來(lái)的物料時(shí)，應對其品種、數量和包裝進(jìn)行核對和登記。
3.2 暫存庫管理人員填寫(xiě)送檢單并送到質(zhì)檢部，由質(zhì)檢人員實(shí)施驗證，對于風(fēng)險采購物料質(zhì)檢部應按加嚴方式驗證或檢驗方可入庫。
3.3 對于已經(jīng)在外協(xié)廠(chǎng)或其他場(chǎng)所檢驗的物料，暫存庫根據質(zhì)檢部開(kāi)具的合格單據進(jìn)行“直接接收”操作。
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