讓自己變成時(shí)間的主人
德魯克曾在《卓有成效的管理者》中論述過(guò)：時(shí)間是最特殊的一項資源,絲毫沒(méi)有彈性。做任何事情都少不了時(shí)間，時(shí)間是必須具備的一個(gè)條件。
管理者總會(huì )覺(jué)得時(shí)間不夠用。而實(shí)際上，不是時(shí)間不夠用，是用得不得當。這世界上
只有時(shí)間對人是最公平的。時(shí)間管理看似個(gè)人的事情，但是對企業(yè)管理者來(lái)說(shuō)，他的日程表實(shí)際上就是企業(yè)資源分配的一個(gè)縮影，也是管理者工作狀況的體現，更可以看見(jiàn)他背后公司的文化及價(jià)值觀(guān)。
在日常管理工作中，哪些時(shí)間是你覺(jué)得必須要花的？哪些又是沒(méi)必要的？哪些時(shí)間是你最期待的？哪些又是最害怕的……數數這時(shí)間管理的“七宗最”，或許有一個(gè)最與你相關(guān)：
最期待的時(shí)間—自己的時(shí)間
越是大的組織，管理者可能越會(huì )感慨屬于自己的時(shí)間太少。那你在工作中，給了員工多少屬于他們自己的時(shí)間呢？Google20%的私人時(shí)間可是在上班時(shí)間內的20%呢。我們不能要求每個(gè)公司都很“Google”。但是，你給員工的空間有多大，員工就能回報出大于此多倍的時(shí)間和智慧。而忙碌的你，如果真的給你一段20%工作中的自由時(shí)間，你打算怎么過(guò)？
最容易消失的時(shí)間—會(huì )議
開(kāi)會(huì )！有點(diǎn)兒頭疼。該怎樣開(kāi)會(huì )？該怎樣利用開(kāi)會(huì )這個(gè)管理工具為企業(yè)帶來(lái)效益？德魯克認為，一個(gè)結構設計臻于理想的組織，應該沒(méi)有任何會(huì )議(在今天動(dòng)態(tài)的世界中，這樣的組織當然只是理想而已)。
順馳卻因為圈內知名的“夜總會(huì )”(夜里總開(kāi)會(huì ))成就了其在地產(chǎn)界的位置，無(wú)論是過(guò)去的“夜總會(huì )”還是現在的例會(huì )，讓員工有了共同的價(jià)值目標。對于頗浪費時(shí)間的會(huì )議安排，還是應該想辦法在時(shí)間上縮短些的。例如日本的會(huì )議室，沒(méi)有椅子。這樣的效率一定高。
最該花的時(shí)間—有效溝通
想想，你最近是不是太忙，很少與下屬溝通？
管理大師德魯克曾指出，在大型組織中，如果知識工作者的績(jì)效表現不錯，往往是因為該組織的高級主管能定期地抽出時(shí)間來(lái)與他們進(jìn)行交流，甚至與一些資歷較淺的知識工作者交流：“你認為我們組織的領(lǐng)導，對你的工作應該了解些什么？你對我們這個(gè)組織有什么看法？你覺(jué)得我們還有哪些尚未開(kāi)拓的機會(huì )？你覺(jué)得我們有哪些尚未察覺(jué)的危機？”如果沒(méi)有這樣的交流，知識工作者就容易喪失熱情，成為得過(guò)且過(guò)的人，或者是只關(guān)注自己的專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域，看不到整個(gè)組織的需要和機會(huì )。
最值錢(qián)的時(shí)間—正確的堅守
以往人們最重視的是企業(yè)的發(fā)展戰略，但人們逐漸認識到企業(yè)已很難僅靠戰略取勝。能不能制訂和堅守一個(gè)表述清晰、重點(diǎn)明確的戰略，并堅定不移地貫徹始終，使企業(yè)的戰略適應力不斷強化，是企業(yè)成功與否的關(guān)鍵所在。值得慶幸的是，大多數成功企業(yè)在一開(kāi)始，并沒(méi)有在多個(gè)領(lǐng)域內奪得頭魁，而是基于對目標市場(chǎng)的深刻了解以及對公司自身客觀(guān)評估，制訂一個(gè)明確的戰略，并在實(shí)踐中一步一步地加以說(shuō)明。在維持戰略連貫性的前提下，對戰略不斷地進(jìn)行改進(jìn)，這就是克服復雜性的最好良藥。
最緊缺的時(shí)間—學(xué)習
當一個(gè)CEO不容易，當一個(gè)新CEO更不容易，新上任的CEO頭100天是最關(guān)鍵的。
恐怕，現在新上任的CEO好像“瓷器店的公牛”—越來(lái)越少了吧。很多新CEO利用這段時(shí)間來(lái)聆聽(tīng)。如果有人覺(jué)得在頭100天內有話(huà)要說(shuō)，那么他便可能遺漏對今后或許有用的許多觀(guān)點(diǎn)。
最抓狂的時(shí)間—打擾
打擾是時(shí)間的大盜賊。 每個(gè)人一天有一大半時(shí)間是被打擾的。相信嗎？你的日常管理工作就是在這樣無(wú)數次的被打擾中度過(guò)的。防止郵件的打擾：最好集中一個(gè)時(shí)間段處理；防止電話(huà)的打擾：再多授些權給秘書(shū)；防止不必要的會(huì )議：更充分地授權給下屬。利用好授權，你會(huì )發(fā)現自己背上的猴子越來(lái)越少了。
最適合自己的時(shí)間—現在行動(dòng)
哪種時(shí)間管理方式更適合你？找到它，現在就開(kāi)始吧!
德魯克說(shuō)，要知道怎樣去花時(shí)間，為什么去花這個(gè)時(shí)間，我們必須先對自己的時(shí)間分配做充分的了解，只有這樣才能對癥下藥——
把脈你的時(shí)間
第一步，記錄時(shí)間耗用的實(shí)際情形。要了解時(shí)間是怎樣耗用的，從而據此管理時(shí)間，我們必須先記錄時(shí)間。“記錄時(shí)間”這套方法，幾乎所有國家在工業(yè)管理上都被運用。但在某些越來(lái)越重要的工作領(lǐng)域，我們卻沒(méi)有應用這套方法，尤其是管理者的工作。須知只有在這些方面，時(shí)間的運用和浪費才是直接攸關(guān)有效性和成果的。時(shí)間記錄的具體方法，我們在此不必贅述。
重要的是，必須在處理某一工作的“當時(shí)”立即加以記錄，而不能事后憑記憶補記。許多有效的管理者都經(jīng)常保持這樣的一份時(shí)間記錄，每月定期拿出來(lái)檢討。至少，有效的管理者往往以連續三四個(gè)星期為一個(gè)時(shí)段，每天記錄，一年內記錄兩三個(gè)時(shí)段。半年之后，他們都會(huì )發(fā)現自己的時(shí)間耗用得很亂，浪費在種種無(wú)謂的小事上。經(jīng)過(guò)練習，他們在時(shí)間的利用上必有進(jìn)步。
管理時(shí)間必須持之以恒，才能避免再回到浪費的狀態(tài)上去。
第二步，做有系統的時(shí)間管理。 先要將非生產(chǎn)性的和浪費時(shí)間的活動(dòng)找出來(lái)，盡可能將這類(lèi)活動(dòng)從時(shí)間表上排除出去。要做到這一步，可以試問(wèn)自己下列幾個(gè)問(wèn)題。
1.找出什么事根本不必做，這些事做了也完全是浪費時(shí)間，無(wú)助于成果。
將時(shí)間記錄拿出來(lái)，逐項逐項地問(wèn)：“這件事如果不做，會(huì )有什么后果？”如果認為“不會(huì )有任何影響”，那么這件事便該立刻取消。
然而許多大忙人，天天在做一些他們覺(jué)得難以割舍的事，比如應邀講演、參加宴會(huì )、擔任委員和列席指導之類(lèi)，不知占去了他們多少時(shí)間。而這些工作，他們本身既不感興趣，做得也根本不夠精彩。然而他們得承受這些負擔，一年又一年，就像從天而降的災難一樣躲也躲不了。其實(shí)，對付這類(lèi)事情，只要審度一下對于組織有無(wú)貢獻，對于他本人有無(wú)貢獻，或是對于對方的組織有無(wú)貢獻。如果都沒(méi)有，只要謝絕就得了。
2.“時(shí)間記錄上的哪些活動(dòng)可以由別人代為參加而又不影響效果？”
多年來(lái)在管理方面都在研究授權問(wèn)題。幾乎每一位主管人員都接到過(guò)上級有關(guān)做好授權的指示，而且他們本人也曾屢屢對其下屬闡明授權的重要。但是這樣的諄諄告誡是否產(chǎn)生效果，實(shí)在令人懷疑。
原因非常簡(jiǎn)單：只是因為沒(méi)有完全明了授權的意義。如果認為所謂授權，意思是說(shuō)：“我的”工作應由別人來(lái)做，那就錯了；因為你既拿了薪水，就該做你自己的工作。又有人認為：充分授權之后，最閑散的經(jīng)理人便應該是最好的經(jīng)理人。這樣的看法不但荒唐，而且也是不道德的。
但是我卻從來(lái)沒(méi)見(jiàn)過(guò)一位管理者，在檢討過(guò)自己的時(shí)間記錄后，還不改變自己的習慣，將不必親自處理的事交給別人。只要翻閱一下時(shí)間記錄，他就能立刻發(fā)現他的時(shí)間全用在不必要的事上了，而對于確屬重要的事、他自己希望做的事和他已經(jīng)承諾過(guò)的事，他卻沒(méi)有時(shí)間來(lái)處理。其實(shí)他如果真想有所作為，只要將可由別人做的事交給別人就得了。
3.還有一項時(shí)間浪費的因素，是管理者自己可以控制并且可以消除的，這項因素是：管理者在浪費別人的時(shí)間。
這種現象并不明顯，但有一個(gè)簡(jiǎn)單方法可以診斷出來(lái)：去問(wèn)問(wèn)你的下屬：“請你想想看，我常做哪些浪費你的時(shí)間而又不產(chǎn)生效果的事情？”問(wèn)這樣的問(wèn)題，而且問(wèn)得對方敢說(shuō)真心話(huà)，才是有效管理者的特色。
即使管理者處理的都是頗有成效的工作，其處理方式仍可能造成別人時(shí)間的浪費。許多管理者都意識到了哪些事情會(huì )浪費他們的時(shí)間，然而他們卻不敢面對這個(gè)問(wèn)題。殊不知即使有了錯誤，也能很快彌補。能夠大量削減不必要的和非生產(chǎn)性的工作，則工作就進(jìn)行得快多了。
事實(shí)上，一位管理者大刀闊斧減少不必要的工作，絕不會(huì )有太大的風(fēng)險。大膽減少無(wú)謂的工作，絕對無(wú)損于有效性。
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