公文發(fā)文號中，年份外的括號應用中括號“ 〔 〕 ”，而不用小括號“（ ）”或方括號“[ ]”。
如：魯教辦（2004）5號 （錯誤）
魯教辦[2004]5號 （錯誤）
魯教辦〔2004〕5號 （正確）
二、文字材料中序號標點(diǎn)的正確使用
正文中的結構層次序數是：第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。要注意不要把“1.”的小圓點(diǎn)寫(xiě)了頓號。在正文層次不多的情況下，第一層用“一、”，第二層可用“1.”，但不能“（1）”。
1．“第一”、“第二”，“首先”、“其次”等后面應用逗號（“，”）。
2．“一”、“二”、“三”等后面應用頓號（“、”）。
3．“
4.序號如加括號，如（1）（2）（3）等后面不加標點(diǎn)符號。
三、年份的正確用字
年份如用“二○○四年四月”的方式表述，則中間的“○”不能寫(xiě)成阿拉伯數字“0”或英語(yǔ)全角字符“Ｏ”。
應當寫(xiě)明年月日，不能簡(jiǎn)寫(xiě)，成文日期在正文之下一般空4行、右空4個(gè)字、用3號仿宋體字排印。
四、標題
國家標準規定：公文標題用2號小標宋體字，置于紅色反線(xiàn)下空2行，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對稱(chēng)，間距恰當。公文標題中除法規、規章名稱(chēng)加書(shū)名號外，一般不用標點(diǎn)符號。
五、正文
行政機關(guān)用國際標準A4紙，正文用3號仿宋體字，每頁(yè)排22行，每行排28個(gè)字。要求雙面印刷，頁(yè)碼套正，兩面誤差不得超過(guò)
正文的排印只能用宋、黑、楷、仿宋4種字體，均用3號字印制。只有一級小標題的，小標題用黑體字排??；有兩級小標題的，第一級用黑體字排印，第二級用楷體字排??；有多級小標題的，第一級用小標宋體排印，第二級用黑體字排印，第三級用楷體字排印，第四級用仿宋體字排印。
法規性公文的編、章、節的序號及標題居中排印，占兩行；非法規性公文的小標題的第一行與正文的每一個(gè)自然段的第一行左邊空兩個(gè)字排印，行距相同。獨立成段的小標題，末尾無(wú)標點(diǎn)符號；小標題之后接著(zhù)排印正文的，末尾有句號。
六、漢語(yǔ)拼音注音的正確使用
1．大小寫(xiě)：句子的首字母大寫(xiě)；詩(shī)行的首字母大寫(xiě)；專(zhuān)有名詞每個(gè)詞首字母大寫(xiě)；標題可以全部大寫(xiě)。
2．分連寫(xiě)：詞內連寫(xiě)，詞間分寫(xiě)。
七、數字及標點(diǎn)符號方面存在的問(wèn)題
1. 數字。《辦法》規定，公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。但使用過(guò)程中有應使用阿拉伯數字卻用漢字、數字寫(xiě)法不規范等現象存在。
數字精確到某一單位的個(gè)位數時(shí)，其小數點(diǎn)后數字的省略表述“余”字應置于單位詞之后。另外，同一份文件里對同事項的阿拉伯數字保留小數位應統一。
數字、年份不能回行。
2. 標點(diǎn)符號。 國家標準中關(guān)于標點(diǎn)符號用法和出版物上數字用法規定：句子內部并列詞語(yǔ)之間用頓號；兩個(gè)數字并列連用表示概數，數字之間不得用頓號。
有些文件在對有關(guān)部委所屬二、三級單位進(jìn)行審計的表述中，將其寫(xiě)作“二三級單位”，“二三”之間缺少頓號，使得兩個(gè)預算級次與概數的概念相混淆；“二、三十個(gè)”，屬于相鄰的兩個(gè)數字并列連用表示概數，中間不應用頓號隔開(kāi)。
如使用書(shū)名號，其內應寫(xiě)全稱(chēng)。例如：《會(huì )計法》，如用書(shū)名號就寫(xiě)全稱(chēng)《中華人民共和國會(huì )計法》，如用“會(huì )計法”，則不應加書(shū)名號。
波折號長(cháng)度應為兩個(gè)漢字寬度，但是有的文件里只有一個(gè)漢字的寬度，容易與“一”字混淆。
3.正確區分連接號和破折號
（1）凡文中使用連接號的應使用“～”，而不使用“——”或者“—”。
如：2004年3月～5月中的“～”，不用“——”或“—”。
（2）凡文中使用破折號的應使用占兩個(gè)空格的“——”而不用“～”或只占一個(gè)空格的“—”。
如：再接再厲，推進(jìn)語(yǔ)言文字規范化工作——2004年語(yǔ)言文字工作總結。
八、印刷、裝訂
國家標準規定，公文雙面印刷，頁(yè)碼套正，左側裝訂，不掉頁(yè)。頁(yè)碼用4號半角阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條4號一字線(xiàn)，一字線(xiàn)距版心下邊緣
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