一寸光陰一寸金，寸金難買(mǎi)寸光陰。每個(gè)人一周有168小時(shí)，其中睡眠56個(gè)小時(shí)、吃飯和休息21個(gè)小時(shí)，剩下的由個(gè)人支配只有91個(gè)小時(shí)，也就是說(shuō)每天13小時(shí)。你的每一年、每個(gè)月、每周、每一天、每一個(gè)小時(shí)、每一分鐘都是有價(jià)值的，金錢(qián)是一分一分掙來(lái)的，而時(shí)間是一分鐘一分鐘擠出來(lái)的。浪費多少時(shí)間，就會(huì )浪費多少金錢(qián)，所以我們才要高效管理時(shí)間。正如現代管理之父、管理學(xué)大師彼得·杜拉克（Peter F．Drucker）曾說(shuō)：“時(shí)間是最稀有的資源；管理不了時(shí)間，其他的一切也都無(wú)從管理了?！?/p>
帕金森定律：工作本可提早完成，卻要拖拖拉拉，耗盡分配時(shí)間為止。要是我們仍不介意時(shí)間的流逝，那我們還能抓住什么？時(shí)間抓不住，但是可以擠出來(lái)，不要被時(shí)間的竊賊輕易偷竊！那什么是時(shí)間的竊賊？
1、有形（自覺(jué)）的時(shí)間竊賊：電話(huà)干擾（撥打或接聽(tīng)）；文山會(huì )海；不速之客打擾；閱讀、游戲或上網(wǎng)；官僚作風(fēng)；溝通不足；辦公室政治；資源不足；桌面零亂、丟三落四；交通阻塞。
2、無(wú)形（不自覺(jué)）的時(shí)間竊賊：欠缺周詳計劃；不懂分辨先后緩急；過(guò)分注意細節；猶豫不決；無(wú)法說(shuō)“不”；拖延；善忘；不懂授權；欠缺組織；健康欠佳。
以上時(shí)間的竊賊行為總體來(lái)看，可以分為四類(lèi)：工作（不得不做的事項）、投資（健身、學(xué)習等行為）、閑耗（沒(méi)有回報和結果的會(huì )議、會(huì )面等行為）和浪費（無(wú)意義的酗酒、游樂(lè )等行為）。如果你想快速成功，就要學(xué)會(huì )高效的時(shí)間管理，即盡可能高效高質(zhì)量完成工作，減少閑耗與浪費的時(shí)間，提高用于投資的時(shí)間比例。
那我們該如何高效實(shí)行時(shí)間管理呢？下面我就用PDCA循環(huán)來(lái)分析一下高效的時(shí)間管理法：
一、計劃（Plan）
一個(gè)人沒(méi)有計劃，就肯定難以高效執行，所以不管做什么工作，我們首先要有計劃，這樣才是高效執行的前提。而計劃高效時(shí)間管理的關(guān)鍵在于每天同一時(shí)間制定《工作排程計劃表》，將工作事項的優(yōu)先次序寫(xiě)下，將重要又緊急和重要不緊急的工作事項寫(xiě)下。
工作排程計劃表
工作事項
期限要求
重要性
緊急程度
順序
時(shí)間
計劃完成時(shí)間
時(shí)間完成時(shí)間
完成情況
備注
1、根據崗位說(shuō)明書(shū)，確定有哪些需要完成的工作事項。
只有清楚你每天要完成什么工作事項時(shí)，這一天才可能在美好的期望中開(kāi)始，至少就不會(huì )有消極而怠慢的情緒發(fā)生。
2、確定以上工作事項有沒(méi)有對完成期限有要求。
只有清楚了解公司或者你的上司對該工作事項有沒(méi)有時(shí)間上的要求，這樣才不至于出現違抗公司或你的上司命令的行為。
3、判定以上工作事項的重要性和緊急程度。
（1）四象限原理
A、緊急又重要事項（I象限）：成功人士一般需安排20-25%的工作時(shí)間來(lái)處理，如危機、緊急事項、迫切事項、限期完成事項、準備事項等。
B、重要但不緊急事項（II象限）：成功人士一般需安排65-80%的工作時(shí)間來(lái)處理，如準備事項、防患未然、建立人際關(guān)系、改善產(chǎn)能、發(fā)展新機會(huì )、規劃、休閑等。
C、緊急但不重要事項（III象限）：成功人士一般需安排15%的工作時(shí)間來(lái)處理，如不速之客、造成干擾的電話(huà)信件報告會(huì )議、必要而不重要的事項、受歡迎的活動(dòng)等。
D、不緊急也不重要事項（IV象限）：成功人士一般需安排少于1%的工作時(shí)間來(lái)處理，如忙碌而瑣碎的事、處理一般函件等文件、某些電話(huà)、消磨時(shí)光、有趣活動(dòng)等。
（2）ABC優(yōu)先法：根據計劃事項的重要和緊迫程序，按照最重要的（A）、重要的（B）和不重要的（C）分類(lèi)來(lái)管理時(shí)間。
A、A類(lèi)（規劃與發(fā)展等重要且緊迫的工作）：成功人士一般每天1-3件，占總工作量的15-20%，所費時(shí)間則占總工作時(shí)間的60-80%。
B、B類(lèi)（持續性項目等較重要的工作）：成功人士一般每天5件，占總工作量的30-40%，所費時(shí)間則占總工作時(shí)間的20-40%。
C、C類(lèi)（日常性事務(wù)）：成功人士的日常性事務(wù)占總工作量的15-20%，所費時(shí)間則占總工作時(shí)間的15%。
（3）二八法則（帕累托定律）：80%的工作事項只需要20%的努力。而20%的工作事項是值得做的，應當享有優(yōu)先權。因此要善于區分這20%的有價(jià)值的工作事項，然后根據價(jià)值大小，分配時(shí)間。
A、確定計劃的工作事項。
B、把計劃事項分為價(jià)值80%的工作事項、價(jià)值20%的工作事項2類(lèi)。
C、根據計劃事項的工作價(jià)值來(lái)分配時(shí)間和精力。
成功人士會(huì )用80%的時(shí)間和精力做20%“價(jià)值為80%”的工作事項，而其余80%“價(jià)值為20%”的工作事項只會(huì )用20%的時(shí)間和精力。
4、根據以上工作事項的期限要求、重要性和緊急程度，預計按什么先后順序并在什么時(shí)間來(lái)執行，同時(shí)確定計劃完成時(shí)間。
（1）將重要又緊急的工作事項和重要不緊急的工作事項寫(xiě)入《工作排程計劃表》，確保有大塊時(shí)間來(lái)處理，這樣就清楚你還剩多少時(shí)間可供你支配其他工作事項。
這些重要的工作事項只有充足的時(shí)間才可能保證質(zhì)量，而設置計劃完成時(shí)間則能督促你規定時(shí)間內完成，有利于提高效率。
（2）將細碎的時(shí)間分配給其他工作事項，見(jiàn)縫插針，充分利用。
二、執行（Do）
計劃制定出來(lái)，只是完成了第一步，還要堅持認真執行。而執行計劃的核心是，只做每天《工作排程計劃表》計劃的工作事項，只想寫(xiě)下來(lái)的問(wèn)題，一次只做好一件好的工作事項，每件工作事項做完后立即寫(xiě)上完成情況，甚至填入備注內容。
1、優(yōu)先處理當務(wù)之急和重要但不緊急的工作事項
必須清楚了解自己的生理時(shí)間，在自己工作效率最佳時(shí)段，全心全力處理當天最重要工作。將當務(wù)之急安排在黃金時(shí)段全力處理，然后把更多的精力放在重要但不緊急的工作事項上，因為緊急且重要的工作事項大多是沒(méi)很好解決掉重要但不緊急的工作事項，這就需要在相對前期的時(shí)間段內辛苦一些。做好重要但不緊急的工作事項就好比努力將房屋的（承重）結構做好，做好關(guān)鍵的水電等工程，在遇到風(fēng)雨的時(shí)候只需要小修小補即可，不會(huì )有“坍塌”的風(fēng)險。在工作中更關(guān)注對工作職責、流程、程序、關(guān)系等方面，而不是一事一議，總是循環(huán)的忙。
2、執行計劃完成的工作事項并記錄
（1）執行《工作排程計劃表》；
（2）追蹤已完成的工作事項而消費的時(shí)間情況；
（3）重視自己時(shí)間的使用狀況，拒絕時(shí)間浪費；
（4）記錄完成每一件工作事項的時(shí)間消費情況；
（5）立即用縮略法把計劃工作事項的完成情況簡(jiǎn)要記錄下來(lái)，其他情況如需要特別備注的則記入備注。
3、執行中需注意的事項
（1）整塊時(shí)間內要保證工作的連續性，集中處理當務(wù)之急和重要但不緊急的工作事項。
（2）特定時(shí)間內只解決一件工作事項，不能想到什么做什么。
（3）將大塊時(shí)間細分，設立小目標，以提高效率，促進(jìn)目標的達成。
（4）一個(gè)時(shí)間段分配給一件工作事項，就得心無(wú)旁騖，沉下心來(lái)完成。
（5）必須嚴格執行計劃，嚴格規定計劃完成時(shí)間，遵守時(shí)間，保證計劃的神圣性。不要抱怨任務(wù)怎么這么多，如你在制定時(shí)已充分考慮到可利用的時(shí)間。除非你完全沒(méi)有執行這個(gè)計劃的能力，否則不要輕易對計劃進(jìn)行大的調整，那等于是對你制定計劃時(shí)智商和判斷力的否定。
三、檢查（Check）
要及時(shí)檢查、監督計劃執行情況，從檢查中獲得反饋，及時(shí)進(jìn)行調整和補救。檢查計劃執行情況的目的是將《工作排程計劃表》中的實(shí)際完成時(shí)間與計劃完成時(shí)間比較，借以得出實(shí)際工作進(jìn)度，并判定計劃完成程度，并通過(guò)預測后期進(jìn)度對計劃能否如期完成作出事先估計。
1、總結計劃完成情況
（1）哪些工作事項完成得好；
（2）哪些工作事項完成得不好，并分析完成得不好的原因，以求改進(jìn)。
2、評估《工作排程計劃表》需改進(jìn)的地方
（1）重要性和緊急程度是否設置正確；
（2）時(shí)間分配得是否合理；
（3）先后順序是否合理；
（4）是否有節省的時(shí)間（每天以分鐘計，每周則以小時(shí)計），節省出來(lái)的時(shí)間完成了什么工作事項。
3、追蹤浪費時(shí)間的原因
根據《工作排程計劃表》，追蹤一天的計劃完成情況，幫助識別出浪費時(shí)間的主要原因。
四、總結（Action）
總結就是把一段時(shí)間內《工作排程計劃表》中的各種經(jīng)驗或情況進(jìn)行分析研究，做出有指導性的結論。通過(guò)總結力求打破現狀，實(shí)現時(shí)間管理的突破，螺旋上升，從而實(shí)現高效。
1、鞏固措施
（1）克服精力分散
A、導致精力分散的個(gè)人因素：辦事拖沓；排錯任務(wù)優(yōu)先順序；工作失誤；社交干擾；定時(shí)完成力所不能及的事。
B、導致精力分散的公務(wù)因素：各種干擾；無(wú)權決定自己正在完成的任務(wù)；沒(méi)有途徑獲得發(fā)展生意所需的信息；交流不當；闡述客戶(hù)所關(guān)心的問(wèn)題時(shí)得不到所需的支持。
（2）克服辦事拖沓：大題小做；將相似任務(wù)歸類(lèi)；做完再走；盡快開(kāi)工；從最難處入手；設最后期限；避免壓力；勿求完美；運用核對清單；做出根本性行為改變。
（3）消除干擾：計劃工作日（不要等待干擾）；甄選電話(huà)造訪(fǎng)（不聽(tīng)任自受干擾）；安排好會(huì )議（避免心血來(lái)潮的會(huì )議）；將相似活動(dòng)歸類(lèi)（一次集中處理）；分攤責任（不對已授權的任務(wù)事必躬親）；再培訓同事；自我干擾（辦公室轉來(lái)轉去、瞎聊錳侃、進(jìn)行不必要銷(xiāo)售造訪(fǎng)等）。
（4）設定敞開(kāi)辦公室大門(mén)的具體時(shí)間：來(lái)客剛落座就問(wèn)“我能為您做點(diǎn)什么”，集中所有注意力，并且向來(lái)客表明自己理解其所表達的訊息，如太忙，不請喝咖啡喝茶等，也可另找人幫忙，或另約時(shí)間。
（5）學(xué)會(huì )準時(shí)：不準時(shí)的根源在于控制欲、傲慢自大、完美主義、焦慮或不確定、叛逆性、渴望引人注目。只有從自己做起學(xué)會(huì )準時(shí)，別人才會(huì )也跟著(zhù)學(xué)會(huì )準時(shí)，這樣就都不會(huì )浪費時(shí)間，工作才有可能高效。
（6）學(xué)會(huì )適時(shí)說(shuō)“不”：量力而行說(shuō)“不”，對己對人都是一種負責，否則不僅浪費時(shí)間，還會(huì )對已對人造成障礙。接到別人的委托時(shí)，不要急于說(shuō)“是”而是分析一下自己能否如期按質(zhì)完成。如不能，那要具體與委托人協(xié)調，在必要時(shí)刻要敢于說(shuō)“不”。
2、下步打算
（1）進(jìn)一步強化時(shí)間意識；
（2）讓未來(lái)的《工作排程計劃表》更富有成效、意義更明確；
（3）為下一個(gè)PDCA循環(huán)的不斷改善提供依據。
總結經(jīng)驗，肯定成績(jì)，糾正錯誤，持續發(fā)展，這是PDCA循環(huán)所以能上升、前進(jìn)的關(guān)鍵。PDCA循環(huán)的四個(gè)階段，體現著(zhù)科學(xué)認識論的一種具有管理手段和一套科學(xué)的工作程序。它不僅在時(shí)間管理工作中可以運用，同樣也適合于其他各項管理工作。
其實(shí)，時(shí)間不僅僅是金錢(qián)，時(shí)間遠比金錢(qián)更寶貴，更有價(jià)值。因為花費了金錢(qián)尚可賺回，而一旦喪失了時(shí)間，任何人都無(wú)力挽回，但往往我們工作生活中很少會(huì )意識到時(shí)間的浪費。所以，時(shí)間是人生最寶貴的財富和資本，荒廢時(shí)間等于荒廢生命。管理好自己時(shí)間，既是對自己的財富和資本負責，也是對自己的生命負責，更是對企業(yè)和社會(huì )的負責?。ㄗ髡撸簻珘?mèng)華）
聯(lián)系客服
