網(wǎng)絡(luò )越來(lái)越發(fā)達，知識工作者每天收到上百封郵件是非常正常的事，再加上SmartPhone，人們被郵件給捆住了，無(wú)時(shí)無(wú)刻的郵件讓我們不得安心。我們應該明確一點(diǎn)，使用郵件的目的是幫助我們提高效率而非降低，郵件是用來(lái)服務(wù)人的，而不是用來(lái)困擾人的。
不同的工作與身份職務(wù)的不同決定了一個(gè)人使用時(shí)間管理工具的方式，如果你每天的工作都離不開(kāi)電腦，且是典型的郵件狂人，也可以試試本文的Gmail郵件處理做好時(shí)間管理。
Gmail郵件處理實(shí)現時(shí)間有效管理
一、確保每次郵件處理后零郵件
很多人經(jīng)常抱怨，我的郵箱里面郵件總是太多，總也處理不完。為什么會(huì )出現這種情況？是你的時(shí)間不夠用嗎？顯然不是。大部分人在處理的他們的郵件的時(shí)候，總是看到了但是不馬上進(jìn)行下一步行動(dòng)，導致郵件堆積。所以，解決麻煩的第一步就是保持郵箱零郵件。
二、盡量減少不必要的郵件收發(fā)
你的郵箱中是不是頻繁地收到大量的訂閱郵件，比如一些郵件列表，SNS提醒等。這些都是你真正需要的嗎？如果不是馬上退定。
三、做好郵件處理流程
- 垃圾，或者沒(méi)用的廣告？加上Spam，刪除。
- 很長(cháng)的一封重要的郵件，需要仔細閱讀？把郵件放在一個(gè)“細讀”分類(lèi)，然后Archive，或馬上打印然后在等車(chē)排隊的時(shí)候閱讀。
- 郵件內容產(chǎn)生了一個(gè)Action。馬上在Todolist寫(xiě)下Action，然后Archive，以后處理任務(wù)的時(shí)候可以通過(guò)搜索找到郵件。
- 如果能馬上回復郵件，馬上做，千萬(wàn)不要等。
- 郵件產(chǎn)生了一個(gè)約會(huì )，馬上在日歷里寫(xiě)下來(lái)，然后Archive。
- 如果不能馬上回復，在Todolist寫(xiě)下，然后Archive，別把收信箱當作提醒。
四、養成定時(shí)處理郵件習慣
們常常過(guò)度檢查郵件，有些人還有郵件過(guò)度檢查癥，過(guò)一會(huì )兒就檢查一次，好像不檢查就渾身不舒服。其實(shí)過(guò)度的檢查會(huì )給我們帶來(lái)很多困擾，導致無(wú)法堅持手上的重要的事。
- 定時(shí)處理，按照自己的工作和需要，設置一個(gè)固定的檢查時(shí)間，可以是每天1次或者2次。
- 減少檢查，其實(shí)很多事情并沒(méi)有我們想象中的緊急，而且一些壞消息會(huì )把我們的心情完全吃掉，我覺(jué)得最好還是減少檢查的次數，從1天2次到一天1次再多一個(gè)星期一次也不為過(guò)。
- 分開(kāi)收和發(fā)，我們常常犯的一個(gè)錯誤就是要寫(xiě)郵件的時(shí)候，進(jìn)入郵件系統，然后看到一些郵件就跑過(guò)去看了，然后完全忘記了寫(xiě)郵件的事，或者想到要寫(xiě)郵件的時(shí)候已經(jīng)浪費了很多時(shí)間，最好的辦法就是分來(lái)讀與寫(xiě)的時(shí)間。
- 千萬(wàn)別設置Notifications，把桌面，手機，瀏覽器的提醒全部關(guān)掉，以確保自己不會(huì )讓郵件分心。
- 周末或者旅行的時(shí)候別檢查郵件，上面我提到了，一個(gè)美好的周末或者假期很可能被一封郵件給搞砸的，回來(lái)再處理也不遲。
