企業(yè)管理是什么?對于這個(gè)的問(wèn)題的回答，每個(gè)人都會(huì )給出不同的答案。同樣，由于關(guān)注的角度和推崇的理念等方面的不同，管理軟件公司和開(kāi)發(fā)人員所開(kāi)發(fā)出的各種管理軟件也有很大的不同。但是，從目前的行業(yè)現狀來(lái)看，許多企業(yè)對采用各類(lèi)管理軟件的信心并不是很充分，各類(lèi)管理軟件在企業(yè)的成功率不是很高。管理軟件發(fā)展的突破口到底在哪里呢?
西部世紀軟件公司總經(jīng)理劉洪濤認為，根據目前企業(yè)的實(shí)際情況，企業(yè)可以被看作是一個(gè)由決策層、事務(wù)層和業(yè)務(wù)層構成的三角形結構。“在三角形的底部，是我們熟悉的ERP領(lǐng)域，例如采購、入庫、出庫、調度、成本控制方面的管理;在三角形的中高層，我們叫它事務(wù)層，包括我們行政辦公、知識管理、計劃管理、人力資源管理、客戶(hù)關(guān)系管理、項目管理等等。在這個(gè)領(lǐng)域有一些軟件提供商，比如OA、CRM、或者人力資源系統。但是卻沒(méi)有一個(gè)集成的領(lǐng)導廠(chǎng)商，比如將知識管理、財務(wù)、人力資源等等全部集成在一個(gè)平臺上，這樣的產(chǎn)品目前還是一個(gè)空白。” 劉洪濤說(shuō)。
由此，這就誕生了一種關(guān)注于企業(yè)事務(wù)層的企業(yè)管理軟件開(kāi)發(fā)理念及相關(guān)產(chǎn)品——企業(yè)事務(wù)資源計劃系統(簡(jiǎn)稱(chēng)ORP)。據介紹，相對于面向業(yè)務(wù)層的ERP，ORP是提供企業(yè)管理者使用的集成事務(wù)管理平臺，以中高層為主，由企業(yè)職能部門(mén)使用。
根據介紹，ORP有三個(gè)特點(diǎn):一是以協(xié)同為基礎具有協(xié)同功能;二是對能工作過(guò)程進(jìn)行實(shí)時(shí)監控。原來(lái)我們通過(guò)協(xié)同工作，負責人只管下級的工作結果，但很難管理工作過(guò)程。ORP系統具有監控功能，工作過(guò)程透明，能清楚地知道員工的工作過(guò)程和公司的總體目標是否一致;第三，能夠以知識資源的形式對協(xié)同工作中形成的事務(wù)結果進(jìn)行管理。知識資源體現在每天進(jìn)行的工作中所形成的大量結果，比如人力資源每天收到的招聘簡(jiǎn)歷，企業(yè)投標形成的標書(shū)、銷(xiāo)售經(jīng)理帶回的客戶(hù)資料。通過(guò)ORP系統，可以將這些知識資源進(jìn)行統計、分析進(jìn)行管理。“ORP就是解決事務(wù)層的管理問(wèn)題，就是在一個(gè)平臺上的來(lái)工作，在工作中完成業(yè)務(wù)、完成知識管理、完成對歷史決策的分析，支持企業(yè)未來(lái)的管理決策。” 劉洪濤說(shuō)。
柔性化解決之道
眾所周知，管理軟件，乃至所有軟件最終是為了幫助企業(yè)和使用者更好地開(kāi)展工作，其所扮演的是“工具”的角色。因此，我們要明白工具適應工作，而不是工作適應工具，否則就成了極端的工具決定論者。
回顧軟件發(fā)展的歷史，劉洪濤指出，軟件過(guò)去也有兩種解決之道:第一種是完全定制的道路，這在我國上個(gè)世紀90年代中期比較流行，現在也還存在?；旧暇褪且粋€(gè)大學(xué)老師帶幾個(gè)研究生，或者一個(gè)技術(shù)高手帶幾個(gè)朋友根據企業(yè)的具體要求定制出一種軟件。這種方法的缺陷是不言而喻的，不能提升客戶(hù)管理水平，用戶(hù)的需求一旦變化，軟件就沒(méi)有辦法及時(shí)跟上去，
第二種是主張最佳業(yè)務(wù)實(shí)踐的道路，從上個(gè)世紀中后期年開(kāi)始?；旧鲜窃贓RP的時(shí)代下，軟件公司提供一個(gè)標準的業(yè)務(wù)流程系統。所謂達到最佳的業(yè)務(wù)實(shí)踐，實(shí)際上就是要求客戶(hù)對企業(yè)的流程進(jìn)行重組，但是很多企業(yè)在重組的過(guò)程中就死掉了。“實(shí)踐證明，這種方法是有嚴重問(wèn)題的，流程重組成功的比例很小，在中國我們很少看到流程重組成功的例子。” 劉洪濤說(shuō)。
主張柔性化理念的第三條道路就出現了。據介紹，柔性化的重要思想就是以柔性來(lái)滿(mǎn)足個(gè)性，以柔性來(lái)順應變化，以低成本短周期來(lái)快速滿(mǎn)足用戶(hù)的個(gè)性需求和變化需求。“我們建立在多級平臺上裝配的一個(gè)概念，我們會(huì )有權線(xiàn)系統、基本架構和各種應用組件等，我們的不同行業(yè)都會(huì )應用到他，在這之上建立二級系統，比如石油工業(yè)，在石油工業(yè)上構建三級平臺，比如石油工業(yè)中有鉆井等，我的平臺就細分到了鉆井這個(gè)平臺。“它的關(guān)注點(diǎn)就在差異，它把這個(gè)差異提出來(lái)，我們的柔性平臺就可以進(jìn)行快速地調整，去滿(mǎn)足用戶(hù)的個(gè)性需求。用戶(hù)將來(lái)需求變化了，我們仍然專(zhuān)著(zhù)于這種差異分析，從而快速滿(mǎn)足他們變化的需求，這就是我們的柔性平臺，也就是第三條解決之道。” 劉洪濤說(shuō)。
劉洪濤認為，這是管理軟件走出困境，實(shí)現長(cháng)遠發(fā)展的唯一選擇。“管理軟件今后的發(fā)展趨勢和制造業(yè)相同，一樣有主件和部件的生產(chǎn)，有總裝場(chǎng)和各個(gè)平臺的生產(chǎn)，有總裝和服務(wù)的模式，但這個(gè)肯定是要走很長(cháng)的路。” 劉洪濤說(shuō)。
門(mén)戶(hù)化工作平臺
目前，信息化日益融入到了人們的工作和生活中。每天，人們啟動(dòng)電腦，都要瀏覽新聞、收發(fā)郵件、登陸即時(shí)通訊工具進(jìn)行交流，甚至在休息期間進(jìn)行休閑游戲。那有沒(méi)有可能把這些應用都集成到一個(gè)界面或者平臺上呢?其實(shí)，這就談到了社會(huì )信息化發(fā)展的未來(lái)的藍圖。業(yè)內專(zhuān)家指出，今后的發(fā)展趨勢就是朝著(zhù)每個(gè)人的門(mén)戶(hù)概念發(fā)展。
劉洪濤認為，這種思想也可以運用到企業(yè)的管理軟件開(kāi)發(fā)中。“門(mén)戶(hù)簡(jiǎn)單地來(lái)講，就是自己崗位職能的全部集成，軟件叫系統是為了叫法上的方便。每個(gè)人上每個(gè)人的門(mén)戶(hù)，你做你的事情，我做我的事情，所有的員工在一起組成了企業(yè)。這也就是我們必須要基于門(mén)戶(hù)思想架構軟件的原因。” 劉洪濤解釋。
在F-ORP系統下，企業(yè)根據員工崗位、職能的不同而設置不同的頁(yè)面及功能。員工個(gè)人可以去修改自己頁(yè)面的風(fēng)格，比如希望首先看到的是自己的郵件，可以把郵件設置在首頁(yè);想看到今天要處理的工作，就可以把“待辦事宜”設置在首頁(yè);對行業(yè)話(huà)題比較關(guān)注，可以把這些話(huà)題定義在首頁(yè)，系統就會(huì )自動(dòng)地把這類(lèi)話(huà)題的知識和信息呈現在首頁(yè)中?？傊?，在自己的門(mén)戶(hù)里員工有權規劃，但系統的權限是公司定義的，不能改變，員工無(wú)法看到超越自己權限的內容，比如人力資源經(jīng)理不可能看到財務(wù)系統的成本核算。同樣，企業(yè)總經(jīng)理和部門(mén)經(jīng)理并不需要處理很多具體的業(yè)務(wù)，因此管理者只要登陸自己的門(mén)戶(hù)就可以了解到企業(yè)相關(guān)的運營(yíng)進(jìn)程和結果。“簡(jiǎn)單來(lái)講，F-ORP平臺或門(mén)戶(hù)呈現給你的就是你處理、面對和看待這個(gè)世界的唯一的一個(gè)房間，你在這個(gè)房間里工作、學(xué)習、完成和同事的交流等。”劉洪濤說(shuō)。
以前，客戶(hù)的抱怨和不滿(mǎn)基本是通過(guò)電話(huà)向企業(yè)反映，但因為通過(guò)客服部門(mén)的流轉，信息可能會(huì )產(chǎn)生遺漏問(wèn)題。但是在F-ORP系統中，信息會(huì )自動(dòng)流轉到工作流的各個(gè)相關(guān)部門(mén)，比如項目成員的待辦事宜中、項目管理者的客戶(hù)反饋中，等等。根據劉洪濤的介紹，這個(gè)門(mén)戶(hù)就像把員工、供應商和客戶(hù)放在一個(gè)辦公室里來(lái)工作，大大提高了交流和溝通的效率，能夠在第一時(shí)間，以最快速度和最短的周期將客戶(hù)的最新意見(jiàn)和最新變化的信息沒(méi)有衰減和遺漏地反饋到企業(yè)。
關(guān)注過(guò)程的目標管理
以前，很多人認為目標管理就是注重結果，其實(shí)這是非常狹隘的。劉洪濤認為，目標管理思想就是按目標進(jìn)行管理，是管理過(guò)程的，關(guān)注過(guò)程的結果管理。比如企業(yè)定制了一個(gè)100萬(wàn)預算費用的目標，那么員工會(huì )分步驟、分階段的進(jìn)行，管理者可以隨時(shí)監控員工的進(jìn)展情況，常規情況下不會(huì )進(jìn)行干涉，但如果在計劃之前就把錢(qián)就花完了，管理者肯定要介入了。
據了解，為了更好地實(shí)現目標管理，在F-ORP系統下專(zhuān)門(mén)有一個(gè)“我的計劃”系統。圍繞整個(gè)企業(yè)的總目標，各個(gè)部門(mén)制定出自己的目標，然后又相應地將部門(mén)目標分解到每個(gè)員工身上，同時(shí)，又按照年月日分解相關(guān)的目標?？梢哉f(shuō)，每個(gè)員工每天做什么事情是與整個(gè)公司的年度目標是緊密聯(lián)系的。另外，一個(gè)公司的計劃不可能始終不變，新的計劃也相應地及時(shí)分解到各個(gè)員工的計劃安排表中。
另外，F-ORP理念還強調在企業(yè)管理中的知識管理?，F在很多的知識管理軟件強調的是對知識的挖掘和處理功能，很多專(zhuān)門(mén)的知識管理軟件偏重于收集各種各樣的知識，但沒(méi)有解決知識的來(lái)源問(wèn)題。劉洪濤認為，單獨購買(mǎi)知識管理軟件是沒(méi)有前途的，知識管理一定是建構在一個(gè)協(xié)同平臺、溝通平臺和業(yè)務(wù)工作平臺上的。
F-ORP的理念注重把工作中產(chǎn)生的知識收集和記錄下來(lái)，將每天和客戶(hù)的溝通、對工作的認識和結果放在知識庫里，從而來(lái)完成企業(yè)的知識管理工作。劉洪濤指出，這不只是一個(gè)以知識作為資源來(lái)管理的概念，還有一個(gè)知識循環(huán)問(wèn)題。在知識管理中，有組織的顯性知識、隱性知識和個(gè)體的顯性知識、隱性知識。自己的隱性知識要變成別人的和組織的隱性知識及顯性知識;還要把組織和別人的顯性知識和隱性知識，變成自己的隱性知識，知識的內隱化和社會(huì )化是在一個(gè)協(xié)同的交流的平臺上完成的。知識完成了從產(chǎn)生到應用創(chuàng )新的持續循環(huán)，從個(gè)體隱性知識到組織隱性知識的持續循環(huán)，企業(yè)的核心競爭力便得以不斷地提升。
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