【計世獨家】當前，很多辦公自動(dòng)化系統都還停留在“流程自動(dòng)化”的階段，而要將“流程自動(dòng)化”上升為“流程協(xié)同化”，就需要借助BPM的管理思想。
在Gartner公布的“2008年十大戰略性技術(shù)”中，業(yè)務(wù)流程管理（BPM，Business Performance Management）位居前列。BPM的目標就是管理優(yōu)化核心流程，提高企業(yè)應變能力，從而降低運營(yíng)成本、增強獲利能力。
當前，辦公自動(dòng)化系統（OA）在各類(lèi)企事業(yè)單位中都得到了廣泛的應用，普及度較高，但應用水平還有待進(jìn)一步提升。很多辦公自動(dòng)化系統都還停留在“流程自動(dòng)化”的階段，而要將“流程自動(dòng)化”上升為“流程協(xié)同化”，就需要借助BPM的管理思想。
將BPM管理思想應用在協(xié)同辦公中，可以實(shí)現以下目標:
1． 自動(dòng)歸檔: 避免了文件丟失，方便查詢(xún)。
2． 流程透明: 事件的提報人可以實(shí)時(shí)了解流程中每個(gè)環(huán)節參與人員的指令與建議，清晰定位整個(gè)事件審批的狀態(tài)。譬如，在業(yè)務(wù)模塊的流轉過(guò)程中，提報人可以隨時(shí)查看各部門(mén)建議、修改意見(jiàn)以及查看領(lǐng)導的批示結果; 同時(shí)，提報人也可以依據透明流程，對相關(guān)環(huán)節做好溝通匯報。
3． 責任明確: 登錄系統后，在最明顯的位置上出現待辦事宜，并根據處理時(shí)限出現紅綠燈提示: 臨近處理時(shí)限，就會(huì )有黃燈提示; 一旦超過(guò)處理期限，就會(huì )有紅燈報警。并且在處理事件時(shí)，必須明確表明自己的態(tài)度。
4． 協(xié)同管理: 集團企業(yè)各業(yè)務(wù)部門(mén)、管理部門(mén)在事件處理中沒(méi)有延誤、沒(méi)有借口、快速反應，走流程已經(jīng)成為習慣，提高了決策反應能力。
行政辦公、人力、財務(wù)等以工作流管理為核心的企業(yè)管理信息化，正在由OA發(fā)展為現在的“協(xié)同辦公系統”。特別是對集團企業(yè)而言，涵蓋了集團、子公司經(jīng)營(yíng)管理的大量流程，如辦公室相關(guān)的審批流程、固定資產(chǎn)管理、合同管理、人力資源管理、市場(chǎng)促銷(xiāo)管理、項目申報管理、安全管理等。
這些流程的應用方便了業(yè)務(wù)辦理，提高了工作效率; 同時(shí)收集了大量文檔數據，記錄了誰(shuí)需要什么樣的信息或者服務(wù)，如何得到這些信息或者服務(wù)，如何深入挖掘各種有效信息資源。筆者認為，可以對以下這些問(wèn)題進(jìn)行量化，并利用BPM思想對流程進(jìn)行分析優(yōu)化，從而更好地滿(mǎn)足企業(yè)運營(yíng)需求:
1. 流程的復雜性: 統計每個(gè)流程的環(huán)節數，如果流程的環(huán)節過(guò)多，很容易出現“人人都簽字、人人都不負責”的情況。
2. 流程的工作效率: 統計每個(gè)流程的流轉時(shí)間、全部流程的平均流轉時(shí)間，監控重要流程、復雜流程的工作效率。
3. 流程中每個(gè)崗位環(huán)節的工作效率: 統計每個(gè)具體環(huán)節的流轉時(shí)間、平均流轉時(shí)間。
4. 流程中角色的工作復雜性: 在企業(yè)的實(shí)際管理中流程的負責部門(mén)與信息系統中每個(gè)流程的重要角色如何分工與匹配。
5. 部門(mén)或公司的應用情況: 統計各公司所屬模塊的絕對數量和流轉時(shí)間，評價(jià)各公司對系統的使用情況，制定相應的推進(jìn)措施。
6. 意見(jiàn)類(lèi)型: 統計個(gè)人和角色在所有流程中的審批意見(jiàn)，計算“不同意”意見(jiàn)的比例。
7. 工作時(shí)間: 統計起草和審批時(shí)間，各時(shí)間段的審批量。
聯(lián)系客服
