(根據（98）財會(huì )字第32號《會(huì )計檔案管理辦法》個(gè)人整理，資興市退稅企業(yè)會(huì )計知識培訓部分內容）
三、會(huì )計檔案管理13問(wèn)答
問(wèn)：會(huì )計檔案管理的依據是什么？
答：會(huì )計檔案管理目前執行（98）財會(huì )字第32號《會(huì )計檔案管理辦法》（1998年8月21日財政部、國家檔案局頒布，1999年1月1日執行。）
問(wèn)：哪些屬于會(huì )計檔案？
答：《會(huì )計檔案管理辦法》第五條，企業(yè)的會(huì )計檔案主要包括：會(huì )計憑證、會(huì )計帳簿、會(huì )計報告、查帳報告、驗資報告、財務(wù)會(huì )計制度以及與經(jīng)營(yíng)管理和投資者權益有關(guān)的其它重要文件，如合同、章程、董事會(huì )計等各種會(huì )計資料。
問(wèn)：如何保管會(huì )計檔案？
答：《會(huì )計檔案管理辦法》第六、十二條，會(huì )計檔案由會(huì )計機構負責整理立卷，裝訂成冊，編制會(huì )計檔案保管清冊。當年形成的會(huì )計檔案，在會(huì )計年度終了后，可暫由會(huì )計機構保管一年，期滿(mǎn)之后，應當由會(huì )計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管；未設立檔案機構的，應當在會(huì )計機構內部指定專(zhuān)人保管。出納人員不得兼管會(huì )計檔案。移交本單位檔案機構保管的會(huì )計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會(huì )同會(huì )計機構和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。采用電子計算機進(jìn)行會(huì )計核算的單位，應當保存打印出的紙質(zhì)會(huì )計檔案。
問(wèn)：會(huì )計檔案可以借出嗎？
答：《會(huì )計檔案管理辦法》第七條，各單位保存的會(huì )計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續。查閱或者復制會(huì )計檔案的人員，嚴禁在會(huì )計檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。各單位應當建立健全會(huì )計檔案查閱、復制登記制度。
問(wèn)：會(huì )計檔案會(huì )計檔案的保管期限如何劃定？
答：《會(huì )計檔案管理辦法》第八、九條，會(huì )計檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)，
企業(yè)保管期限規定表如下表：
| 序號 | 檔案名稱(chēng) | 保管期限 | 備注 |
| 一 | 會(huì )計憑證類(lèi) |
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| 1 | 原始憑證 | 15年 |
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| 2 | 記帳憑證 | 15年 |
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| 3 | 匯總憑證 | 15年 |
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| 二 | 會(huì )計帳簿類(lèi) |
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| 4 | 總賬 | 15年 | 包括日記總賬 |
| 5 | 明細賬 | 15年 |
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| 6 | 日記賬 | 15年 | 現金和銀行日記賬25年 |
| 7 | 固定資產(chǎn)卡片 |
| 固定資產(chǎn)報廢清理后5年 |
| 8 | 輔助帳簿 |
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| 三 | 財務(wù)報告類(lèi) |
| 包括各級主管部門(mén) |
| 9 | 月、季度財務(wù)報告 | 3年 | 包括文字分析 |
| 10 | 年度財務(wù)報告（決算） | 永久 | 包括文字分析 |
| 四 | 其他類(lèi) |
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| 11 | 會(huì )計移交清冊 | 15年 |
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| 12 | 會(huì )計檔案保管清冊 | 永久 |
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| 13 | 會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊 | 永久 |
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| 14 | 銀行余額調節表 | 5年 |
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| 15 | 銀行對賬單 | 5年 |
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財政總預算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會(huì )計檔案保管期限規定表如下表：：
| 序號 | 檔案名稱(chēng) | 財政總預算 | 行政事業(yè)單位 | 稅收會(huì )計 | 備注 |
| 一 | 會(huì )計憑證類(lèi) |
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| 1 | 國家金庫編送的各種報表及繳庫退庫憑證 | 10年 |
| 10年 |
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| 2 | 各收入機關(guān)編送的報表 | 10年 |
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| 3 | 行政單位和事業(yè)單位的各種會(huì )計憑證 |
| 15年 |
| 包括：原始憑證、記賬憑證和傳票匯總表 |
| 4 | 各種完稅憑證和繳、退庫憑證 |
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| 15年 | 繳款書(shū)存根聯(lián)在銷(xiāo)號后保管2年 |
| 5 | 財政總預算撥款憑證及其他會(huì )計憑證 | 15年 |
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| 包括：撥款憑證和其他會(huì )計憑證 |
| 6 | 農牧業(yè)稅結算憑證 |
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| 15年 |
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| 二 | 會(huì )計賬簿類(lèi) |
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| 7 | 日記賬 |
| 15年 | 15年 |
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| 8 | 總賬 | 15年 | 15年 | 15年 |
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| 9 | 稅收日記賬（總賬）和稅收票證分類(lèi)出納賬 |
| 25年 |
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| 10 | 明細分類(lèi)、分戶(hù)賬或登記簿 | 15年 | 15年 | 15年 |
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| 11 | 現金出納賬、銀行存款賬 |
| 25年 | 25年 |
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| 12 | 行政單位和事業(yè)單位固定資產(chǎn)明細賬（卡片） |
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| 固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年 |
| 三 | 財務(wù)報告類(lèi) |
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| 13 | 財政總預算 | 永久 |
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| 14 | 行政單位和事業(yè)單位決算 | 10年 | 永久 |
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| 15 | 稅收年報（決算） | 10年 |
| 永久 |
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| 16 | 國家金庫年報（決算） | 10年 |
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| 17 | 基本建設撥、貸款年報（決算） | 10年 |
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| 18 | 財政總預算會(huì )計旬報 | 3年 |
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| 所屬單位報送保管2年 |
| 19 | 財政總預算會(huì )計月、季度報表 | 5年 |
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| 所屬單位報送的保管2年 |
| 20 | 行政單位和事業(yè)單位會(huì )計月、季度報表 |
| 5年 |
| 所屬單位報送的保管2年 |
| 21 | 稅收會(huì )計報表（包括票證報表） |
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| 10年 | 電報保管1年，所屬稅務(wù)機關(guān)報送的保管3年 |
| 四 | 其他類(lèi) |
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| 22 | 會(huì )計移交清冊 | 15年 | 15年 | 15年 |
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| 23 | 會(huì )計檔案保管清冊 | 永久 | 永久 | 永久 |
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| 24 | 會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊 | 永久 | 永久 | 永久 |
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問(wèn)：保管期滿(mǎn)的會(huì )計檔案，如何按程序銷(xiāo)毀？應注意什么問(wèn)題？
答：《會(huì )計檔案管理辦法》第十、十一條
1、由本單位檔案機構會(huì )同會(huì )計機構提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊，列明銷(xiāo)毀會(huì )計檔案的名稱(chēng)、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內容。
2、單位負責人在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊上簽署意見(jiàn)。
3、銷(xiāo)毀會(huì )計檔案時(shí)，應當由檔案機構和會(huì )計機構共同派員監銷(xiāo)。國家機關(guān)銷(xiāo)毀會(huì )計檔案時(shí)，應當由同級財政部門(mén)、審計部門(mén)派員參加監銷(xiāo)。財政部門(mén)銷(xiāo)毀會(huì )計檔案時(shí)，應當由同級審計部門(mén)派員參加監銷(xiāo)。
4、監銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì )計檔案前，應當按照會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊所列內容清點(diǎn)核對所要銷(xiāo)毀的會(huì )計檔案；銷(xiāo)毀后，應當在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊上簽名蓋章，并將監銷(xiāo)情況報告本單位負責人。
5、保管期滿(mǎn)但未結清的債權債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷(xiāo)毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時(shí)為止。單獨抽出立卷的會(huì )計檔案，應當在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊和會(huì )計檔案保管清冊中列明。正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿(mǎn)的會(huì )計檔案不得銷(xiāo)毀。
問(wèn)：單位因撤銷(xiāo)、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷(xiāo)登記手續之前形成的會(huì )計檔案如何保管？
答：《會(huì )計檔案管理辦法》第十三條 單位因撤銷(xiāo)、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷(xiāo)登記手續之前形成的會(huì )計檔案，應當由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門(mén)或財產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。法律、行政法規另有規定的，從其規定。
問(wèn)：單位分立后原單位存續的和單位分立后原單位解散的會(huì )計檔案如何保管？
答：《會(huì )計檔案管理辦法》第十四條 單位分立后原單位存續的，其會(huì )計檔案應當由分立后的存續方統一保管，其他方可查閱、復制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì )計檔案；單位分立后原單位解散的，其會(huì )計檔案應當經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì )計檔案。單位分立中未結清的會(huì )計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規定辦理交接手續。單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì )計檔案，應當由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì )計檔案，對其中未結清的會(huì )計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存，并按規定辦理交接手續。
問(wèn)：單位合并后原各單位解散或一方存續其他方解散的會(huì )計檔案如何保管？
答：《會(huì )計檔案管理辦法》第十五條，單位合并后原各單位解散或一方存續其他方解散的，原各單位的會(huì )計檔案應當由合并后的單位統一保管；單位合并后原各單位仍存續的，其會(huì )計檔案仍應由原各單位保管。
問(wèn)：建設單位在項目建設期間形成的會(huì )計檔案辦理竣工決算如何處理？
答：《會(huì )計檔案管理辦法》第十六條，建設單位在項目建設期間形成的會(huì )計檔案，應當在辦理竣工決算后移交給建設項目的接受單位，并按規定辦理交接手續。
問(wèn)：我國境內所有單位的會(huì )計檔案可以攜帶出境嗎？
答：《會(huì )計檔案管理辦法》第十八條，我國境內所有單位的會(huì )計檔案不得攜帶出境。駐外機構和境內單位在境外設立的企業(yè)（簡(jiǎn)稱(chēng)境外單位）的會(huì )計檔案，應當按照本辦法和國家有關(guān)規定進(jìn)行管理。
問(wèn)：預算、計劃、制度等文件材料也執行《會(huì )計檔案管理辦法》嗎？
答：《會(huì )計檔案管理辦法》第十九條，預算、計劃、制度等文件材料，應當執行文書(shū)檔案管理規定，不適用本辦法。
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