會(huì )議記錄是會(huì )議的重要組成部分，如果沒(méi)有會(huì )議記錄的會(huì )議，在會(huì )后很多議題和措施很難得到實(shí)際和有效的貫徹執行，如果沒(méi)有會(huì )議記錄，很可能在會(huì )后問(wèn)題的處理和解決過(guò)程中存在推諉的現象。下面就談?wù)勗鯓硬拍茏龊脮?huì )議記錄呢，須要注意以下六個(gè)方面的問(wèn)題： 第一是記錄會(huì )議的組織情況、應寫(xiě)明： 1．會(huì )議的名稱(chēng)；2．開(kāi)會(huì )的時(shí)間； 3．開(kāi)會(huì )的地點(diǎn)； 4．出缺席和列席人員； 5．主持人的姓名； 6．記錄人的姓名；7．備注；有些會(huì )議還要寫(xiě)清楚會(huì )議的起止時(shí)間。 第二是記錄會(huì )議的內容，這是會(huì )議記錄的重要組成部分。 1。要寫(xiě)明發(fā)言人的姓名，發(fā)言的內容，包括討論的內容，提出的建議，通過(guò)的決議等。必要時(shí)，還要記下表決情況（如全體通過(guò)或多少人同意，多少人異議，多少人棄權）。 2。記錄還要記下會(huì )議的有關(guān)動(dòng)態(tài)。如發(fā)言中的插話(huà)、笑聲、掌聲，臨時(shí)中斷以及會(huì )場(chǎng)重要情況等等。 3。會(huì )議結束，記錄完了，就要另起一行寫(xiě)“會(huì )議結束”。重要的會(huì )議記錄，要有主持人和記錄人在正文結尾右下方簽字。 4。會(huì )議的記錄在方法上有詳細記錄和摘要記錄兩種。這兩種記錄，采用哪一種，要根據會(huì )議的性質(zhì)和內容來(lái)定。 第三是如果人員參與多、發(fā)言多、議題多，最主要的就是采用速記。把每一位發(fā)言的人所講的中心意思概括出來(lái)，不一定要一字一句的寫(xiě)出來(lái)。重點(diǎn)放在所討論的問(wèn)題上，把問(wèn)題的核心點(diǎn)出來(lái)。如：會(huì )議待解決的問(wèn)題，提出的觀(guān)點(diǎn)，問(wèn)題各個(gè)小點(diǎn)解決的方案，問(wèn)題討論到最后的結果。 第四是采用錄音方式然后再整理會(huì )議記錄。用MP3錄音，或者是錄音筆等其他錄音器材錄音，此種方式采用在重要會(huì )議才使用，如重要客戶(hù)會(huì )議，商業(yè)談判等。不過(guò)此種記錄方式如果客人或對方知道的話(huà)，可能會(huì )對會(huì )議產(chǎn)生一些負面影響，如有的人不愿意發(fā)言或怕說(shuō)錯話(huà)等，當然在客戶(hù)事先申明不能錄音的前提下，這種方式就不可以采用。另外事后整理錄音記錄也需要大量的時(shí)間，因為需要重新聽(tīng)和提煉會(huì )議內容，建議此種方式不要經(jīng)常采用。(注意：在同國外客人開(kāi)會(huì )的時(shí)候，如果你要錄音，最好征得其同意后才能進(jìn)行，千萬(wàn)不要隨意放個(gè)錄音機在會(huì )議場(chǎng)所，因為在國外客人看來(lái)，不是他認為不方便，而是在他們的文化背景下，錄音含有“人權”的基本概念，不過(guò)有的客人事先會(huì )主動(dòng)申明不能錄音，也許他們認為牽涉到商業(yè)秘密等。如果要照相也必須事先征得客人的同意后才能進(jìn)行，否則訂單泡湯或談判無(wú)果的可能性非常大，因為客人認為可能涉及到其“隱私”問(wèn)題等內容。） 第五是要對會(huì )議各項責任人和會(huì )后實(shí)施的有效性進(jìn)行跟蹤和評估。會(huì )議上的議題需要在會(huì )議記錄種詳細而嚴明的提出，最好作為標題，要表明責任人，實(shí)施時(shí)間，完成時(shí)間和評估人等后續跟進(jìn)工作，讓會(huì )議的有效性得到實(shí)施，并用會(huì )議記錄加以確認和證實(shí)。 第六要確保會(huì )議記錄的準確性和及時(shí)性發(fā)出。如果遇到不太清楚的，在發(fā)出之前最好將跟發(fā)言人本人和會(huì )議的組織者確認不清楚的會(huì )議內容，以免發(fā)出會(huì )議記錄后產(chǎn)生異議或錯記。最后分發(fā)記錄，要做好分發(fā)的收到確認記錄。 如何開(kāi)好會(huì )議？ 董事長(cháng)請教新上任的總經(jīng)理：“過(guò)去召集部門(mén)經(jīng)理開(kāi)會(huì )，他們老是心不在焉，這種會(huì )風(fēng)怎么整頓？”“這好辦，”總經(jīng)理胸有成竹地說(shuō)，“撤掉會(huì )議記錄員，立出新規矩，在會(huì )議結束時(shí)才宣布由哪位負責記錄。”這是一則笑話(huà)，卻蘊含著(zhù)深刻的道理。你也許會(huì )說(shuō)上班的人誰(shuí)沒(méi)有開(kāi)過(guò)會(huì )？又有誰(shuí)不會(huì )開(kāi)會(huì )呢？！的確，開(kāi)會(huì )不難開(kāi)，而開(kāi)好會(huì )卻不易。 經(jīng)常開(kāi)會(huì )的人會(huì )覺(jué)得開(kāi)會(huì )費時(shí)費力費心，但你細想過(guò)沒(méi)有，開(kāi)會(huì )的成本到底有哪些呢？你也許會(huì )說(shuō)無(wú)非是場(chǎng)地和設施租用費，差旅費，食宿費，文件費。其實(shí)這些只是直接成本。會(huì )議的成本還包括時(shí)間成本和間接損失成本！時(shí)間成本等于與會(huì )者平均每小時(shí)的薪水乘以與會(huì )者人數再乘以他們投入的時(shí)間，這些時(shí)間包括會(huì )議的準備時(shí)間，與會(huì )者的旅行時(shí)間以及會(huì )議本身所消耗的時(shí)間。間接損失成本指的是，由于會(huì )議原因與會(huì )者不得不離開(kāi)自己的工作崗位，從而造成公司管理效率的下降。例如，沒(méi)有及時(shí)接聽(tīng)客戶(hù)的電話(huà)而損失定單，不及時(shí)處理客戶(hù)的投訴使得客戶(hù)滿(mǎn)意度降低，不及時(shí)處理突發(fā)事件乃至造成停工停產(chǎn)等嚴重事故。 由此看來(lái)，開(kāi)會(huì )的成本還真的不少。為此，要謹慎召集開(kāi)會(huì )。召集開(kāi)會(huì )前你要認真地問(wèn)自己三個(gè)
問(wèn)題：能不能不開(kāi)本次會(huì )議？能不能與別的會(huì )議合并在一起召開(kāi)？有沒(méi)有其它方式可以代替本次開(kāi)會(huì )？三個(gè)問(wèn)題的回答只要有一項是肯定的，就堅決取消本次開(kāi)會(huì )。 仔細想來(lái)，會(huì )議無(wú)非分兩類(lèi)：信息發(fā)布型會(huì )議和討論型會(huì )議。信息發(fā)布型會(huì )議比較簡(jiǎn)單，與會(huì )者往往只做聽(tīng)眾即可，事實(shí)上這類(lèi)的會(huì )議意義不大，通過(guò)其它信息傳播途徑如傳真或電子郵件即可達到目的，所以應該少開(kāi)乃至不開(kāi)。討論型會(huì )議是為了做出決定或解決問(wèn)題，相對復雜一些，筆者在這里著(zhù)重想與大家探討這類(lèi)會(huì )議的準備、過(guò)程控制和一些注意事項。 說(shuō)到會(huì )議的準備，指的是精心地策劃和組織會(huì )議。召集開(kāi)會(huì )要有明確的目的和議題。確定議題時(shí)要把戰略議題和運營(yíng)議題分開(kāi)，否則會(huì )議議程常常會(huì )被日常的運營(yíng)問(wèn)題所“淹沒(méi)”，而留給討論重大戰略議題的時(shí)間太少。如果能針對運營(yíng)和戰略議題分別召開(kāi)會(huì )議，就可以避免這種現象。其次，會(huì )議的議題不宜太多，不要試圖在一次會(huì )議上解決所有的問(wèn)題。如果想一次解決太多的問(wèn)題很可能會(huì )造成什么問(wèn)題都涉及但談不透，結果可能什么問(wèn)題都沒(méi)解決。通過(guò)對問(wèn)題進(jìn)行分析和排序，找出緊急而又重要的前三個(gè)就足夠了，由此納入會(huì )議的議題。 議題確定后給每個(gè)議題限定時(shí)間進(jìn)而形成會(huì )議的議程，以便準時(shí)開(kāi)始準時(shí)結束。個(gè)別員工會(huì )議遲到，你也應按預定時(shí)間準時(shí)開(kāi)始會(huì )議，這樣你就以實(shí)際行動(dòng)來(lái)說(shuō)明你言出必行。會(huì )議議程確定之后，就要決定需要哪些人來(lái)參加會(huì )議。一般來(lái)說(shuō)可參加也可不參加的人干脆不要邀請。相關(guān)的會(huì )議資料準備好之后要提早發(fā)給與會(huì )者，讓大家有充分的時(shí)間思考和準備。 再談?wù)剷?huì )議的過(guò)程控制。會(huì )議開(kāi)始時(shí)應由主持人說(shuō)明會(huì )議的目的和期望，明確誰(shuí)做會(huì )議記錄和誰(shuí)協(xié)助控制時(shí)間，并說(shuō)明會(huì )議的規范，如關(guān)閉手機和電腦的網(wǎng)絡(luò )連接以避免打擾會(huì )議的正常進(jìn)行。議題討論的流程是提出問(wèn)題，交流信息，產(chǎn)生主意，做決定、確認行動(dòng)并進(jìn)行總結。會(huì )議主持人的首要任務(wù)是緊扣會(huì )議議題，防止跑題和偏題。為此要鼓勵暢所欲言，但不能先做結論性的發(fā)言，更不能隨意否定和嘲笑別人的觀(guān)點(diǎn)。多數情況下要公開(kāi)稱(chēng)贊但私下批評。 所有與會(huì )者都要準備在會(huì )上發(fā)言。試想想，領(lǐng)導邀請你開(kāi)會(huì )，絕對不是只要你來(lái)做聽(tīng)眾的。相反，你一定要發(fā)言，對會(huì )議有所貢獻。要把開(kāi)會(huì )當作表現你能力絕佳的機會(huì )，你的業(yè)務(wù)能力、表達能力、人際能力、應變能力都能在開(kāi)會(huì )中表現出來(lái)。議題的討論可以采取頭腦風(fēng)暴法：準備一塊寫(xiě)字板，把大家提出的建議逐條列出來(lái)，防止討論跑題而且事半功倍。發(fā)言時(shí)要注意些什么呢？實(shí)事求是，切中要害。從重要部分說(shuō)起，有邏輯、簡(jiǎn)單清晰地表達觀(guān)點(diǎn)。發(fā)言不能跟前面的人重復。暫時(shí)未發(fā)言的與會(huì )者要積極傾聽(tīng)、思考、提問(wèn)并參與討論。會(huì )議主持人要善于管理各種不同的意見(jiàn)，并對各種意見(jiàn)進(jìn)行平衡。要提醒的是，討論議題的目的是為了決策，而不要陷于討論的怪圈，所謂“議而不決”。會(huì )議結束時(shí)，主持人一定要與全體與會(huì )者確認會(huì )議的結論。 會(huì )議的注意事項很多。這里談?wù)勅齻€(gè)普遍存在重要問(wèn)題。其一，開(kāi)會(huì )的過(guò)程中有時(shí)某些與會(huì )者在下面開(kāi)小會(huì )。你大可不必動(dòng)怒。只要你停止講話(huà)，目視他們，他們的竊竊私語(yǔ)就會(huì )完全暴露出來(lái)，一般來(lái)說(shuō)會(huì )馬上結束自己的小會(huì )。如果他們置若罔聞，你可以明確地詢(xún)問(wèn)他們，是否有更好的見(jiàn)解可以講出來(lái)讓大家分享。就此，你可以規定以后的會(huì )議中，如果需要私下協(xié)商可以通過(guò)紙條傳遞，而不允許竊竊私語(yǔ)！其二，關(guān)于會(huì )議記錄，如果怕自己記錄不全重要的觀(guān)點(diǎn)或結論，可以用錄音筆錄下來(lái)，會(huì )后再整理。一份好的會(huì )議記錄應該包括日期、時(shí)間、會(huì )議地點(diǎn)、參加者名單、缺席者名單、會(huì )議主持人、記錄人、每項議題、主要觀(guān)點(diǎn)和結論。會(huì )議記錄不要“一記了之”，而要發(fā)給與會(huì )者和因故缺席者。其三，看一次會(huì )議是否成功，標志是會(huì )議是否產(chǎn)生了切實(shí)可行的決定。因此，會(huì )議結束時(shí)要總結會(huì )議的主要決定和行動(dòng)方案，明確各項任務(wù)的責任人及完成時(shí)間，并確定由誰(shuí)進(jìn)行督促和檢查實(shí)施的情況。
總之，想要開(kāi)好會(huì )，必須從會(huì )議的數量和質(zhì)量上進(jìn)行控制。開(kāi)會(huì )做決策，功夫在會(huì )外。平時(shí)應該靠完善“水平溝通、垂直匯報、督導執行”的管理體系盡量減少會(huì )議的次數。在不得不要召集開(kāi)會(huì )的情況下，會(huì )前做到充分準備，最好由當事的雙方或幾方在會(huì )前就議題討論幾種解決方式，然后在會(huì )上進(jìn)行確認。這樣可以減少會(huì )上討論的時(shí)間，有利于開(kāi)成每一個(gè)高效的會(huì )議。
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