會(huì )議名稱(chēng)也就是會(huì )議的題目，如“全國衛生工作會(huì )議” “全國新型農村合作醫療試點(diǎn)工作會(huì )議”等。規范的會(huì )議名稱(chēng)一般由三部分組成：一是會(huì )議范圍，二是會(huì )議內容，三是會(huì )議性質(zhì)。其中會(huì )議性質(zhì)包括“現場(chǎng)會(huì )”“啟動(dòng)會(huì )”“工作會(huì )”“座談會(huì )”“研討會(huì )”等。
會(huì )議步驟包括會(huì )議的議程、程序、日程等。議程是會(huì )議議題的先后順序，是會(huì )議程序的基礎。程序是對會(huì )議各項活動(dòng)，如各種儀式、領(lǐng)導講話(huà)、會(huì )議發(fā)言、參觀(guān)活動(dòng)等，按照先后順序做出安排。日程是對會(huì )議的活動(dòng)逐日作出的安排，是程序的具體化。會(huì )議的步驟是會(huì )議有條不紊進(jìn)行的保證，一旦經(jīng)過(guò)領(lǐng)導批準，切不可隨意變動(dòng)。
會(huì )議通知一般包括會(huì )議的名稱(chēng)、開(kāi)會(huì )的目的和主要內容、會(huì )期、會(huì )議地點(diǎn)和食宿地點(diǎn)、與會(huì )人員、報到的日期和地點(diǎn)、需要攜帶的材料和數量及材料的打印規格、個(gè)人支付的費用、主辦單位、聯(lián)系人和聯(lián)系電話(huà)等要素。會(huì )議通知最好由與會(huì )議主題相關(guān)的人員起草，這樣更有利于通知的順利起草。報請上級單位批準的會(huì )議，報送請示時(shí)，要附上會(huì )議通知的代擬稿。
四會(huì )議經(jīng)費預算
會(huì )議經(jīng)費預算開(kāi)支的項目一般包括與會(huì )人員的食宿費、會(huì )場(chǎng)的租用費、會(huì )標的制作費、會(huì )務(wù)組和工作人員的房費、膠卷購買(mǎi)和沖洗費用等。如果需要邀請專(zhuān)家學(xué)者講課、作報告，還要將專(zhuān)家的講課費、交通費和食宿費等預算在內。
五辦理會(huì )議報批
重要的會(huì )議必須報請領(lǐng)導審批。會(huì )議的請示要講清開(kāi)會(huì )的理由、會(huì )議的議程、會(huì )議的時(shí)間及會(huì )期、地點(diǎn)、參加會(huì )議的人數和人員級別、會(huì )議的經(jīng)費預算和準備情況等。
六下發(fā)會(huì )議通知
會(huì )議通知務(wù)必經(jīng)過(guò)處室領(lǐng)導審核，主管領(lǐng)導簽發(fā)。下發(fā)會(huì )議通知要專(zhuān)人負責，避免遺漏、錯發(fā)和重發(fā)。下發(fā)會(huì )議通知應注意兩點(diǎn)：一是會(huì )議通知下發(fā)要及時(shí)。下發(fā)過(guò)早，參會(huì )人員容易遺忘；下發(fā)太遲，與會(huì )人員收不到會(huì )議通知，即使收到通知，難于安排手頭的工作，也會(huì )降低會(huì )議的出席率。二是會(huì )議通知發(fā)出后要抓反饋。涉及多個(gè)部門(mén)、內容重要的會(huì )議要隨會(huì )議通知附會(huì )議回執，內容包括參加會(huì )議人員的姓名、性別、民族、職務(wù)（職稱(chēng)）、聯(lián)系電話(huà)、到會(huì )的日期、車(chē)次和航班號以及返程的日期、車(chē)次和航班號等。會(huì )前1～2天還要再次聯(lián)系，以確保與會(huì )人員能夠按時(shí)參會(huì )。
七準備會(huì )議材料
會(huì )議材料主要有三種：一是會(huì )議文件，包括下發(fā)的正式文件、文件討論稿或征求意見(jiàn)的文件；二是講話(huà)材料，包括領(lǐng)導講話(huà)材料、書(shū)面交流材料和會(huì )議發(fā)言材料；三是會(huì )議主持詞。在這里筆者重點(diǎn)談?wù)勅绾螠蕚鋾?huì )議主持詞，它又叫程序稿，通過(guò)主持人在會(huì )議期間的講話(huà)來(lái)體現會(huì )議的程序。主持詞的起草要注意三點(diǎn)：一是要力求文字口語(yǔ)化。因為主持詞僅供主持人使用，其他與會(huì )人員沒(méi)有主持詞的文字稿，所以文字要通俗易懂，切忌出現晦澀難懂的古詩(shī)詞，或過(guò)分華麗的辭章。二是要注意會(huì )議程序的銜接。講話(huà)要承前啟后，簡(jiǎn)明扼要地總結前面發(fā)言人的講話(huà)要點(diǎn)，順理成章地引出下一個(gè)發(fā)言人。語(yǔ)言要力求簡(jiǎn)潔，避免重復和啰嗦，切忌話(huà)中套話(huà)，使人聽(tīng)不出頭緒。三是主持詞的內容要提綱挈領(lǐng)，不要有論述性的話(huà)語(yǔ)，篇幅不宜太長(cháng)，以免沖談會(huì )議的主題。
八選擇布置會(huì )場(chǎng)
開(kāi)會(huì )要借助于一定的場(chǎng)所。會(huì )場(chǎng)條件的好壞、舒適程度的高低，對與會(huì )人員的心理會(huì )起到不可忽視的作用，直接影響到會(huì )議的效果。因此，要重視會(huì )場(chǎng)的選擇和布置。
會(huì )場(chǎng)的大小要根據參會(huì )人數的多少來(lái)定，還要根據會(huì )議的需要考慮會(huì )場(chǎng)的設備，如會(huì )場(chǎng)的照明、空調、音響、錄音、多媒體等設備。會(huì )場(chǎng)的布置是辦會(huì )工作的一項重要內容，主要有：一是會(huì )標的布置。會(huì )標應與會(huì )議的名稱(chēng)一致，字數要少而精，如“全國衛生工作會(huì )議”。二是席位卡的擺放。主席臺上擺放席位卡的原則是“左為尊，右為次”。主席臺上就座的人數最好為單數，最主要的領(lǐng)導居中，其他席位卡按照先左后右的順序分別依次擺放。三是主席臺的擺放。一般有兩種形式：其一，主席臺高于臺下的座位。適用于人數多、比較重要的會(huì )議，如報告會(huì )、工作會(huì )等，會(huì )場(chǎng)顯得比較莊重、嚴肅、正規；其二，主席臺與其他座位處于同一平面。適用于人數較少的會(huì )議，如座談會(huì )、研討會(huì )等，會(huì )場(chǎng)顯得較隨和，與會(huì )人員之間的關(guān)系顯得平等。四是座位的安排。安排座位一般根據會(huì )議的性質(zhì)，如果是座談會(huì )，座位擺成回字形，回字的兩邊和底邊可以多擺放座位；如果是向檢查組、檢查團匯報情況的匯報會(huì )，座位擺成回字形，但是回字的頂部和兩邊各擺一排座位，底邊可多擺放幾排座位。此外還可以根據會(huì )議的氣氛和會(huì )場(chǎng)的本身條件安排座位。
九明確人員分工
會(huì )議的會(huì )務(wù)人員可分三個(gè)小組，一是秘書(shū)組，負責會(huì )議文件、領(lǐng)導講話(huà)稿等材料的起草、整理會(huì )議記錄、編發(fā)會(huì )議簡(jiǎn)報和會(huì )議材料的歸檔等工作；二是材料組，負責會(huì )議材料袋的購買(mǎi)、材料的裝袋和分發(fā)，以及會(huì )議的簽到等工作；三是接待組，負責與會(huì )人員的食宿安排、會(huì )場(chǎng)布置以及工作人員的安排，如禮儀人員、服務(wù)人員和攝影人員等，此外還要做好會(huì )議經(jīng)費的預決算工作。
十會(huì )前全面檢查
會(huì )前的全面檢查是進(jìn)一步落實(shí)會(huì )議準備工作的重要環(huán)節。會(huì )前檢查一般分為三個(gè)步驟，一是聽(tīng)取會(huì )議所有籌備人員的口頭匯報；二是到現場(chǎng)實(shí)地檢查，包括會(huì )議材料的準備情況和會(huì )場(chǎng)的布置工作；三是針對可能出現遺漏的問(wèn)題，進(jìn)一步采取補救措施。會(huì )前檢查一般要邀請有關(guān)的領(lǐng)導親臨現場(chǎng)給予指導。（文章摘自《秘書(shū)工作》雜志2004年第11期，原題目為《籌備會(huì )議需要做好的十項工作》）
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