會(huì )議對校長(cháng)的學(xué)校管理來(lái)說(shuō)，是一種很有效的方法。但是現實(shí)中校長(cháng)也往往被會(huì )議所左右，變得會(huì )務(wù)纏身。那么，校長(cháng)該怎樣管理自己的會(huì )議呢?
下面我們首先來(lái)了解會(huì )議。
會(huì )議是一種有組織、有領(lǐng)導，以集會(huì )議事的形式來(lái)商議或解決預定事項的行為過(guò)程，也是校長(cháng)管理學(xué)校、開(kāi)展工作、溝通協(xié)調、實(shí)施領(lǐng)導的一種重要手段。然而會(huì )開(kāi)得好是一種效率，開(kāi)得不好就是浪費時(shí)間。一個(gè)成功的會(huì )議要求在最短的時(shí)間內達到會(huì )議目的。
一般成功會(huì )議包括十個(gè)要素:什么情況下有必要開(kāi)會(huì )，什么情況下沒(méi)必要開(kāi)會(huì )，開(kāi)會(huì )的人選還有如何確定，開(kāi)會(huì )的議程怎么去準備，會(huì )前怎么準備，如何會(huì )議怎么開(kāi)始，會(huì )議中如何去遵守時(shí)間，如何主持及控制會(huì )議，會(huì )議的總結及會(huì )議記錄。首先決定會(huì )議是不是有必要開(kāi)。如果有必要，就要進(jìn)行會(huì )議的準備，包括與會(huì )人員的選擇、準備會(huì )議的議程、進(jìn)行會(huì )前的準備。有效地進(jìn)行會(huì )議，要求遵守時(shí)間，會(huì )議主持人要控制會(huì )議。
會(huì )議結束前要對會(huì )議作總結，同時(shí)有效的會(huì )議還要有符合標準的會(huì )議記錄。
以下分別介紹會(huì )議各個(gè)環(huán)節的操作。
1.會(huì )議的重要位置
(1)需要開(kāi)會(huì )。
需要開(kāi)會(huì )則是需要通過(guò)討論來(lái)獲得最佳的決策;需要聽(tīng)取多方面的意見(jiàn)，獲得他人的支持;需要聽(tīng)取不同的意見(jiàn)，從而達成共識，傳遞會(huì )議的內容復雜但是很重要，要求所有的人都要正確理解的;身體語(yǔ)言和口頭表達在傳遞信息中起著(zhù)重要的作用，可以激勵士氣等。例如一個(gè)中層會(huì )必須通過(guò)語(yǔ)言的表達，通過(guò)身體語(yǔ)言的動(dòng)作激勵士氣;匯報項目的進(jìn)度，協(xié)調多方的合作來(lái)共同完成某項工作。
(2)不需開(kāi)會(huì )。
不需開(kāi)會(huì )是指傳遞一般性信息給許多人時(shí)，你就可以用電子郵件分發(fā)或者只給中層傳達一下，而后由上到下進(jìn)行傳遞來(lái)達到目的;如果已經(jīng)有例會(huì )了，你可以安排在例會(huì )上討論;資料未收集齊備或者起決定作用的人無(wú)法參加，不能開(kāi)會(huì )或者不用開(kāi)會(huì );你是決策者，并且你應該知道，讓其他人來(lái)參加可能會(huì )把事情復雜化，并且拖延時(shí)間。
2.如何籌備會(huì )議
(1)會(huì )前準備:提前通知與會(huì )者需要準備的內容，并分發(fā)會(huì )議議程;預定會(huì )議室，包括會(huì )議室的環(huán)境，有多少人參加準備多少椅子，需不需要擺姓名牌、茶水等;還有在會(huì )議室的桌椅安排要確保每個(gè)與會(huì )老都能看得到屏幕，或者都能夠看得到主持人;設備的設置(電腦、投影機、投影儀、屏幕、燈光等);準備好與會(huì )的資料;會(huì )議前分發(fā)上次會(huì )議行動(dòng)計劃進(jìn)展情況的匯報(如果有)。
(2)與會(huì )人選的確定:會(huì )議決策的執行者或者會(huì )議決策的參與者與會(huì )議主題相關(guān)的專(zhuān)業(yè)人士;開(kāi)會(huì )時(shí)提供特定咨詢(xún)的人。
(3)準備會(huì )議的議程:寫(xiě)明會(huì )議開(kāi)始時(shí)間和結束時(shí)間;給每一項議題分配時(shí)間，而時(shí)間以分鐘來(lái)計算;會(huì )議的議程應具備的內容:日期、開(kāi)會(huì )的時(shí)間、地點(diǎn)、開(kāi)始時(shí)間、結束時(shí)間、會(huì )議的主題;議程應該事先發(fā)出，以便各部門(mén)提前準備。會(huì )3.進(jìn)行過(guò)程中
會(huì )議一定要遵守時(shí)間:準時(shí)開(kāi)會(huì )，告訴與會(huì )者開(kāi)會(huì )的目的和意義并準時(shí)結束會(huì )議，如果進(jìn)展順利，可以提早結束。如果時(shí)間超過(guò)一個(gè)半小時(shí)，中間就要安排短暫的休息時(shí)間，讓與會(huì )者休息一下。在會(huì )議開(kāi)始之前要介紹與會(huì )者(如果互相不認識);說(shuō)明會(huì )議規則、議程并指定記錄員。主持、控制會(huì )議要做到收集信息，鼓勵發(fā)言、打破冷場(chǎng)、避免走題、中斷冗長(cháng)的發(fā)言，還要維持會(huì )場(chǎng)次序。
4.會(huì )議的結束總結
會(huì )議結束前應該由主持人總結會(huì )議討論的結果，以達成一致的方案，確認行動(dòng)計劃。行動(dòng)計劃至少要明確由誰(shuí)執行什么任務(wù)，什么時(shí)候。主持人應該確保每個(gè)與會(huì )者都對采取的行動(dòng)做出承諾。并且要有會(huì )議記錄:其中必須包括會(huì )議主題、會(huì )議日期、出席者名單、哪些人缺席、何人做何事等都與會(huì )議有關(guān)不得脫離。每次會(huì )議都要有記錄文件存檔，方便以后補充。
5.會(huì )議主持和語(yǔ)言
主持會(huì )議的具體要求:包括熟悉規則、恰到好處;準備充分、胸有成竹;議題突出、宗旨明確;言之有度、把握分寸;因會(huì )制宜、調動(dòng)情緒;巧妙連接、應對靈活;善于提問(wèn)、積極引導語(yǔ)言時(shí)有感情。
語(yǔ)言禁忌:含混模糊、拖泥帶水;喧賓奪主、越俎代庖;陳詞濫調、語(yǔ)言斷流;一錘定音、冷若冰霜;語(yǔ)言刻板、態(tài)度冷漠。
具體到實(shí)際的會(huì )議中，校長(cháng)應做到:
(1)在每個(gè)必需的會(huì )議上，為了控制時(shí)間可以準備一個(gè)鬧鐘，放在發(fā)言人和主持人能夠看得到的地方。提前通知每位發(fā)言人的發(fā)言時(shí)間，嚴格控制，并且將鬧鐘調到發(fā)言快結束的地方，以防時(shí)間過(guò)長(cháng)。并且可以將鬧鐘調到會(huì )議結束前十分鐘，以便留有充分的時(shí)間做總結。
(2)實(shí)施。會(huì )議并非只能在會(huì )議室召開(kāi)。針對需要傳遞信息內容的不同，在教師去上課的路上，可以開(kāi)一些“走路會(huì )議”;可以靈活改變會(huì )議形成在校長(cháng)辦公室的走廊上，可以開(kāi)一些“站立會(huì )議”;有條件的可以開(kāi)一些“網(wǎng)絡(luò )會(huì )議”，如 QQ 聊天、局域網(wǎng)聊天系統等。而正式的集會(huì )議能省則省，盡量少開(kāi)會(huì )。
(3)能不開(kāi)的就不開(kāi)、能不參加的就不參加、能讓人代替的就代替、能用非正式形式開(kāi)的堅決不用大會(huì )形式開(kāi)、能節省就節省。經(jīng)常下基層，及時(shí)地發(fā)現問(wèn)題并解決問(wèn)題，盡量不要讓問(wèn)題積少成多，將問(wèn)題消滅在萌芽狀態(tài)，避免以后再召集會(huì )議來(lái)群策群力，浪費時(shí)間和精力。
(4)做好對上級和下級的工作，安排好自己的日常事務(wù)。把要處理的事務(wù)和會(huì )議盡量分開(kāi)，不能分開(kāi)處理的就要合理安排好處理的順序。做到:不延誤、不拖拉、有分寸、有區別。
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