第一節 會(huì )計報表子系統概述 一、會(huì )計報表子系統的主要功能 會(huì )計報表子系統的主要功能體現于UFO的強大功能。UFO作為一種優(yōu)秀的電子表格軟件，與其他電子表格軟件的最大區別在于它是真正的三維立體表，在此基礎上提供了豐富的實(shí)用功能，完全實(shí)現了三維立體表的四維處理能力。UFO的主要功能有： 1．文件管理功能 UFO提供了各類(lèi)文件管理功能，除能完成一般的文件管理外，UFO的數據文件還能夠轉換為不同的文件格式：如文本文件、*.mdb文件、*.dbf文件、Excel文件、Lotus1-2-3文件。此外，通過(guò) UFO提供的“導入”和“導出”功能，可以實(shí)現和其他流行財務(wù)軟件之間的數據交換。 2．格式設計功能 UFO提供的格式設計功能，可以設置報表尺寸、組合單元、畫(huà)表格線(xiàn)（包括斜線(xiàn)）、調整行高列寬、設置字體和顏色、設置顯示比例等等，制作各種形式的報表。同時(shí)，UFO還內置了11種套用格式和19個(gè)行業(yè)的標準財務(wù)報表模板，包括最新的現金流量表，方便了用戶(hù)標準報表的制作，對于用戶(hù)單位內部常用的管理報表，UFO還提供了自定義模板功能。 3．數據處理功能 UFO的數據處理功能可以固定的格式管理含有大量數據的表頁(yè)，能將多達99999張具有相同格式的報表資料統一在一個(gè)報表文件中管理，并在每張表頁(yè)之間建立有機的聯(lián)系。 此外，還提供了排序、審核、舍位平衡、匯總功能；提供了絕對單元公式和相對單元公式，可以方便、迅速地定義計算公式；提供了種類(lèi)豐富的函數，在系統向導的引導下輕松地從賬務(wù)及其他子系統中提取數據，生成財務(wù)報表。 4．圖表功能 UFO可以很方便地對數據進(jìn)行圖形組織和分析，制作包括直方圖、立體圖、圓餅圖、折線(xiàn)圖等多種分析圖表，并能編輯圖表的位置、大小、標題、字體、顏色、打印輸出?！皥D文混排”使財務(wù)報表的數據更加直觀(guān)。 5．打印功能 UFO提供“所見(jiàn)即所得”和“打印預覽”，可以隨時(shí)觀(guān)看報表或圖形的打印效果。報表打印時(shí)，可以打印格式或數據，可以設置表頭和表尾，可以在0.3到3倍之間縮放打印，可以橫向或縱向打印等等。 6．二次開(kāi)發(fā)功能 UFO還能進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)。它提供了批命令和自定義菜單，自動(dòng)記錄命令窗中輸入的多個(gè)命令，可將有規律性的操作過(guò)程編制成批命令文件，進(jìn)一步利用自定義菜單開(kāi)發(fā)出適合本企業(yè)的專(zhuān)用系統。 二、會(huì )計報表子系統與其他系統的主要關(guān)系 會(huì )計報表子系統主要是從其他系統中提取編制報表所需的數據?？傎~、工資、固定資產(chǎn)、應收、應付、財務(wù)分析。采購、庫存、存貨核算和銷(xiāo)售子系統均可向報表子系統傳遞數據，以生成財務(wù)部門(mén)所需的各種會(huì )計報表。 四、會(huì )計報表的主要概念 正如手工情況下填制一張報表一樣、必須有表樣后才能填寫(xiě)數據。UFO報表的制作也不外乎是報表的格式設計和數據處理，在介紹UFO的基本操作前，先熟悉一些UFO的基本概念。 l．格式狀態(tài)和數據狀態(tài) UFO將報表制作分為兩大部分來(lái)處理，即報表格式設計工作與報表數據處理工作。 在報表格式設計狀態(tài)下進(jìn)行有關(guān)格式設計的操作，如表尺寸。行高列寬、單元屬性、單元風(fēng)格、組合單元、關(guān)鍵字及定義報表的單元公式（計算公式）、審核公式及舍位平衡公式。在格式狀態(tài)下，所看到的是報表的格式，報表的數據全部隱藏。在格式狀態(tài)下所做的操作對本報表所有的表頁(yè)都發(fā)生作用，并且不能進(jìn)行數據的錄入、計算等操作。 在報表的數據狀態(tài)下管理報表的數據，如輸入數據。增加或刪除表頁(yè)、審核。舍位平衡、制作圖形、匯總、合并報表等。在數據狀態(tài)下不能修改報表的格式，看到的是報表的全部?jì)热?，包括格式和數據?報表工作區的左下角有一個(gè)【格式／數據】按鈕。如圖 所示，點(diǎn)取這個(gè)按鈕可以在格式狀態(tài)和數據狀態(tài)之間切換。 2．單元 單元是組成報表的最小單位，單元名稱(chēng)由所在行、列標識，行號用數字l～9999表示，列標用字母 A～IU表示。例如：C8表示第 3列第 8 行的那個(gè)單元。單元類(lèi)型向數值單元、字符單元、表樣單元3種。 （1）數值單元。用于存放報表的數據，在數據狀態(tài)下（格式／數據按鈕顯示為“數據”時(shí)）輸入，數值單元的內容可以是1.7×(10E－308)-l.7×(10E＋308)之間的任何數(15位有效數字),數字可以直接輸入或由單元中存放的單元公式運算生成、建立一個(gè)新表時(shí)，所有單元的類(lèi)型缺省為數值型。 （2）字符單元。也是報表的數據，只不過(guò)不一定是數值數據，也在數據狀態(tài)下（格式/數據按鈕顯示為“數據”時(shí)）輸入。字符單元的內容可以是漢字、字母、數字及各種鍵盤(pán)可輸入的符號組成的一串字符，一個(gè)單元中最多可輸入63個(gè)字符或31個(gè)漢字。字符單元的內容也可由單元公式生成。 （3）表樣單元，是報表的格式，是定義一個(gè)沒(méi)有數據的空表所需的所有文字、符號或數字一旦單元被定義為表樣，那么在其中輸入的內容對所有表頁(yè)都有效。表樣單元在格式狀態(tài)下（格式／數據按鈕顯示為“格式”時(shí)）輸入和修改，在數據狀態(tài)下（格式／數據按鈕顯示為“數據”時(shí)）不允許修改。 3．組合單元 由于一個(gè)單元只能輸入有限個(gè)字符，在實(shí)際工作中有的單元有超長(cháng)輸入情況，這時(shí)，可以采用系統提供的組合單元。組合單元由相鄰的兩個(gè)或更多的單元組成，這些單元必須是同一種單元類(lèi)型（表樣、數值、字符），UFO在處理報表時(shí)將組合單元視為一個(gè)單元?？梢越M合同一行相鄰的幾個(gè)單元，可以組合同一列相鄰的幾個(gè)單元，也可以把一個(gè)多行多列的平面區域設為一個(gè)組合單元。組合單元的名稱(chēng)可以用區域的名稱(chēng)或區域中的單元的名稱(chēng)來(lái)表示。例如把B2到B3定義為一個(gè)組合單元，這個(gè)組合單元可以用“B2”、“B3”、或“B2:B3”表示。 4．區域 由一張表頁(yè)上的一組單元組成，自起點(diǎn)單元至終點(diǎn)單元是一個(gè)完整的長(cháng)方形矩陣。在UFO中，區域是二維的，最大的區域是一個(gè)表的所有單元（整個(gè)表頁(yè)），最小的區域是一個(gè)單元。例如：A6到C10的長(cháng)方形區域表示為A6：C10，起點(diǎn)單元與終點(diǎn)單元用“：”連接。 5．表頁(yè) 一個(gè) UFO報表最多可容納 99 999 張表頁(yè)，每一張表頁(yè)是由許多單元組成的。一個(gè)報表中的所有表頁(yè)具有相同的格式，但其中的數據不同。表頁(yè)在報表中的序號在表頁(yè)的下方以標簽的形式出現，稱(chēng)為“頁(yè)標”。頁(yè)標用“第1頁(yè)”－“第99999頁(yè)”表示，當前表的第2頁(yè)，可以表示為@2。 6．二維表和三維表 確定某一數據位置的要素稱(chēng)為“維”。在一張有方格的紙上填寫(xiě) 一個(gè)數，這個(gè)數的付置可通過(guò)行和列（二維）來(lái)描述。如果將一張有方格的紙稱(chēng)為表，那么這個(gè)表就是二維表，通過(guò)行（橫軸）和列（縱軸）可以找到這個(gè)二維表中任何位置的數據。如果將多個(gè)相同的二維表疊在一起，找到某一個(gè)數據的要素需增加一個(gè)，即表頁(yè)號（Z軸）。這一疊表稱(chēng)為一個(gè)三維表。如果將多個(gè)不同的三維表放在一起，要從這多個(gè)三維表中找到一個(gè)數據，又需增加一個(gè)要素，即表名。三維表的表間操作即為“四維運算”。因此，在UFO中要確定一個(gè)數據的所有要素為：<表名>、<列>、<行>、<表頁(yè)> ，如利潤表第2頁(yè)的C5單元，表示為：“利潤表”→C5＠2。 一張二維報表的各項缺省指標為：行數：1－9999（缺省值為50行）；列數；l－255（缺省值為7列）；行高：0－160毫米（缺省值為5毫米）；列寬：0－220毫米（缺省值為26毫米）；表頁(yè)數：1－99 999頁(yè)（缺省值為 l頁(yè)）。 7．固定區及可變區 （1）固定區。指組成一個(gè)區域的行數和列數是固定的數目。一旦設定好以后，在固定區域內其單元總數是不變的。 （2）可變區。指組成一個(gè)區域的行數或列數是不固定的數字，可變區的最大行數或最大列數是在格式設計中設定的。在一個(gè)報表中只能設置一個(gè)可變區，或是行可變區或是列可變區。行可變區是指可變區中的行數是可變的；列可變區是指可變區中的列數是可變的。設置可變區后，屏幕只顯示可變區的第一行或第一列，其他可變行列隱藏在表體內。在以后的數據操作中，可變行列數隨著(zhù)需要而增減。有可變區的報表稱(chēng)為可變表。沒(méi)有可變區的表稱(chēng)為固定表。 8．關(guān)鍵字 關(guān)鍵字是游離于單元之外的特殊數據單元，可以唯一標識一個(gè)表頁(yè)，用于在大量表頁(yè)中快速選擇表頁(yè)。如：一個(gè)資產(chǎn)負債表的表文件可放一年12個(gè)月的資產(chǎn)負債表（甚至多年的多張表），要對某一張表頁(yè)的數據進(jìn)行定位，要設置一些定位標志，在UFO中稱(chēng)為關(guān)鍵字。 UFO共提供了以下六種關(guān)鍵字，關(guān)鍵字的顯示位置在格式狀態(tài)下設置，關(guān)鍵字的值則在數據狀態(tài)下錄入，每個(gè)報表可以定義多個(gè)關(guān)鍵字。 （1）單位名稱(chēng)。字符型（最多30個(gè)字符），為該報表表頁(yè)編制單位的名稱(chēng)。 （2）單位編號。字符型（最多10個(gè)字符），為該報表表頁(yè)編制單位的編號。 （3）年。數字型（1904－2100），該報表表頁(yè)反映的年度。 （4）季。數字型（l－4），該報表表頁(yè)反映的季度。 （5）月。數字型（1～12），該報表表頁(yè)反映的月份。 （6）日。數字型(1～31)，該報表表頁(yè)反映的日期。 除此之外，UFO還增加了一個(gè)自定義關(guān)鍵字，當定義名稱(chēng)為“周”和“旬”時(shí)有特殊意義，可以用于業(yè)務(wù)函數中代表取數日期，可以從其他系統中提取數據，在實(shí)際工作中可以根據具體情況靈活運用這些關(guān)鍵字。 9．篩選 篩選是在執行UFO的命令或函數時(shí)，根據用戶(hù)指定的篩選條件，對報表中每一個(gè)表頁(yè)或每一個(gè)可變行（列）進(jìn)行判斷，只處理符合篩選條件的表頁(yè)或可變行（列）。 篩選條件分為表頁(yè)篩選條件和可變區篩選條件。表頁(yè)篩選條件指定要處理的表頁(yè)；可變區篩選條件指定要處理的可變行或可變列。 篩選條件跟在命令、函數的后面，用“FOR <篩選條件> ”來(lái)表示。例如：某企業(yè)1998全年的費用表存在一個(gè)報表文件中，每個(gè)月的費用表占一張表頁(yè)，共12張表頁(yè)。使用命令：LET A10＝“下半年”FOR 月＞5，表示給6、7、8、9、10、11、12月表頁(yè)的A10 單元賦值為“下半年”，其他表頁(yè)的A10 單元不變。 10．關(guān)聯(lián) UFO報表中的數據有著(zhù)特殊的經(jīng)濟含義，因此報表數據不是孤立存在的，一張報表中不同表頁(yè)的數據或多個(gè)報表中的數據可能存在著(zhù)這樣或那樣的經(jīng)濟關(guān)系或勾稽關(guān)系，要根據這種對應關(guān)系找到相關(guān)聯(lián)的數據進(jìn)行引用，就需要定義關(guān)聯(lián)條件。UFO在多個(gè)報表之間操作時(shí)，主要通過(guò)關(guān)聯(lián)條件來(lái)實(shí)現數據組織。 關(guān)聯(lián)條件跟在命令、函數的后面，用“RELATION <關(guān)聯(lián)條件>”來(lái)表示。如果有篩選條件，則關(guān)聯(lián)條件應跟在篩選條件的后面。 五、制作會(huì )計報表的流程 如果系統內置的標準報表不能滿(mǎn)足您的需要，用戶(hù)可以按照下述流程自己制作報表，一般來(lái)講在下面討論的制表流程步驟中，第l、2、4、7步是必須的，因為要完成報表處理，一定要有啟動(dòng)系統建立報表、設計格式、數據處理、退出系統這些基本過(guò)程。 1．啟動(dòng)UFO，建立報表 單擊Windows95系統桌面上的【開(kāi)始】，依次指向【程序】、【用友財務(wù)及企管軟件UFERPM8.10】、【財務(wù)系統】，最后單擊【UFO表】，啟動(dòng)UFO報表系統。首先是選擇賬套和會(huì )計年度，確認后，進(jìn)入UFO報表系統，選擇【文件】菜單中的【新建】命令或單擊【新建】圖標后，建立一個(gè)空的報表，默認表名為report1，并進(jìn)入格式狀態(tài)。這時(shí)可以在這張報表上開(kāi)始設計報表格式，在保存文件時(shí)可以用自己的文件名給這張報表命名。 2．設計報表的格式 報表的格式設計在格式狀態(tài)下進(jìn)行，格式對整個(gè)報表都有效，包括以下操作： （1）設置表尺寸。定義報表的大小即設定報表的行數和列數。 （2）輸入表內文字。包括表頭、表體和表尾（關(guān)鍵字值除外）。在格式狀態(tài)下定義了單元內容的自動(dòng)默認為表樣型，定義為表樣型的單元在數據狀態(tài)下不允許修改和刪除。 （3）確定關(guān)鍵字在表頁(yè)上的位置，如單位名稱(chēng)、年、月等。 （4）定義行高和列寬。 （5）定義組合單元。即把幾個(gè)單元作為一個(gè)單元使用。 （6）設置單元風(fēng)格。設置單元的字形、字體、字號、顏色、圖案、折行顯示等。 （7）設置單元屬性。把需要輸入數字的單元定為數值單元；把需要輸入字符的單元定為字符單元。 （8）畫(huà)表格線(xiàn)。 （9）設置可變區。即確定可變區在表頁(yè)上的位置和大小。 3．定義各類(lèi)公式 公式的定義在格式狀態(tài)下進(jìn)行，計算公式定義了報表數據之間的運算關(guān)系，可以實(shí)現報表系統從其他子系統取數。在報表單元中鍵人“＝”就可以直接定義計算公式，所以稱(chēng)為單元公式。審核公式用用于審核報表內或報表之間的勾稽關(guān)系是否正確，需要用【審核公式】菜單項定義。舍位平衡公式用于報在數據進(jìn)行進(jìn)位或小數取整時(shí)調整數據，避免破壞原數據平衡，需要用【舍位平衡公式】菜單項定義。 4．報表數據處理 報表格式和報表中的各類(lèi)公式定義好之后，就可以輸入數據并進(jìn)行處理了。報表數據處理在數據狀態(tài)下進(jìn)行。包括以下操作： （1）新建的報表只有一張表頁(yè)，需要追加多個(gè)表頁(yè)。 （2）如果報表中定義了關(guān)鍵字，則輸入每張表頁(yè)上關(guān)鍵字的值。例如錄入關(guān)鍵字“單位名稱(chēng)”的值：給第一頁(yè)錄入“甲單位”，給第二頁(yè)錄入“乙單位”給第三頁(yè)輸入“丙單位”等等。 （3）在數值單元或字符單元中輸入數據。 （4）如果報表中有可變區，可變區初始只有一行或一列．需要追加可變行或可變列，并在可變行或可變列中輸入數據。隨著(zhù)數據的輸入，當前表頁(yè)的單元公式將自動(dòng)運算并顯示結果。如果報表有審核公式和舍位平衡公式，則執行審核和舍位。需要的話(huà)，做報表匯總和合并報表。 5．報表圖形處理 選取報表數據后可以制作各種圖形，如直方圖、圓餅圖、拆線(xiàn)圖、面積圖、立體圖。圖形可隨意移動(dòng)，圖形的標題、數據組可以按照要求設置，圖形可以打印輸出。 6．打印報表 可控制打印方向，橫向或縱向打??；可控制行列打印順序；不但可以以設置頁(yè)眉和頁(yè)腳，還可設置財務(wù)報表的頁(yè)首和頁(yè)尾；可縮放打??；利用打印預覽可觀(guān)看打印效果。 7．退出 所有操作進(jìn)行完畢之后，不要忘了保存報表文件，保存后可以退出 UFO系統。如果忘記保存文件，UFO在退出前將有提示。 第二節 會(huì )計報表格式設計 報表的格式在格式狀態(tài)下設計。格式對整個(gè)報表都有效，下面分別說(shuō)明固定表和可變表的格式設計過(guò)程。 一、固定表設計 下面以損益表為例，說(shuō)明固定表的設計步驟。損益表如圖4－3所示 損益表 會(huì )工02表 單位名稱(chēng) 年 月 日 單位：元 項目 行次 本月數 本年累計 一、產(chǎn)品銷(xiāo)售收入 減：產(chǎn)品銷(xiāo)售成本 產(chǎn)品銷(xiāo)售費用 產(chǎn)品銷(xiāo)售稅金及附加 二、產(chǎn)品銷(xiāo)售利潤 加：其他業(yè)務(wù)利潤 減：管理費用 財務(wù)費用 三、營(yíng)業(yè)利潤 加：投資收益 營(yíng)業(yè)外收入 減：營(yíng)業(yè)外支出 四、利潤總額 減：所得稅 五、凈利潤 1．啟動(dòng)UFO，建立報表 單擊Windows95的系統桌面上的【開(kāi)始】，依次指向【程序】、【用發(fā)財務(wù)及企管軟件UFERPM8.10】、【財務(wù)系統】，最單擊【UFO表】，啟動(dòng)UFO表系統。首先是選擇賬套和會(huì )計年度．確認后，進(jìn)入UFO報表系統，選擇【文件】菜單中的【新建】命令或中擊【新建】圖標后，出現一張空表，默認表名為report1，并進(jìn)入格式狀態(tài)。 2．設置表尺寸 損益表表樣中，共有21行4列，包括表頭3行，表體16行，表尾2行。單擊【格式】下的【表尺寸】，出現表尺寸對話(huà)框，將行數設為21，列數設為4，確認。這時(shí)屏幕上以保留21行4列，其余部分皆為灰色，注意：如果在設計過(guò)程中發(fā)現表尺寸有誤，可以通過(guò)【編輯】菜單下的【插入】和【刪除】增減行列數。 3．定義表頭和關(guān)鍵字 （1）定義表頭。首先在A(yíng)1單元輸入標題“損益表”。將“損益表” 三字居中放置的操作如下：選中A1：D1 單元，選擇【格式】下的【組合單元】，如圖4－4所示；8點(diǎn)【們本組合】或【按行組合】，會(huì )發(fā)現A1到D1成為一個(gè)損益表單元，然后單擊工具欄的“居中”按鈕，就可以將報表標題居中，再選擇【格式】菜單中的【單元風(fēng)格】，在【單元風(fēng)格】對話(huà)框中設置表頭字體為黑體，字號為16，確認。在 D2單元輸入“會(huì )工02 表”，單擊工具欄的【右對齊】按鈕，將“會(huì )工02表”靠右對齊。同理，在D3單元輸入“單位：元”字樣，并單擊工具欄的【右對齊】按鈕。 （2）定義關(guān)鍵字。選定 A3單元，選擇【數據】菜單下的【關(guān)鍵字】后的【設置】，默認設置“單位名稱(chēng)”關(guān)鍵字，確認，A3單元中出現了紅色的“單位名稱(chēng)：“×××××××××××”。重復上述操作，選擇【關(guān)鍵字】將“年”和“月” 兩個(gè)關(guān)鍵了加人，關(guān)鍵字“年”和“月”與“單位名稱(chēng)” 重疊在一起，無(wú)法辨別。選擇【數據】菜單下的【關(guān)鍵字】后的【偏移】，設置月關(guān)鍵字偏移量為40，確認后，月關(guān)鍵字位置向后移動(dòng)一定距離。由此，可以理解“偏移” 就是指各關(guān)鍵字在單元中的相對位置，負數表示向左偏移，正數表示向右偏移。如果這時(shí)單擊【數據／格式】按鈕切換到“數據”狀態(tài)，就能清楚地看到損益表的表頭了。 4．制作表體 （1）輸入表體內各欄目?jì)热荨?（2）定義行高。如果希望加大報表的標題行，首先單擊行標“1”選擇標題行，然后選擇【格式】菜單中的【行高】，出現“行高”對話(huà)框。在對話(huà)框中輸入希望的行高值，如8。 定義行高時(shí)也可以把鼠標定位在第一行和第二行兩個(gè)行標之間，鼠標變形為黑色雙向箭頭時(shí)，拖動(dòng)鼠標到滿(mǎn)意行高為止。 可用鼠標一次調整多行的行高。首先選取多個(gè)行標，然后利用鼠標調整行高，選中區域的所有行將按新高度顯示。單擊表頁(yè)左上角的全選鈕后調整行高，可一次調整表頁(yè)中所有行的行高。 （3）定義列寬。定義列寬的操作與定義行高相似，不再贅述，將損益表各列調整為：A列：50；B列：16；C列：30；D列：30。 （4）設置表體單元風(fēng)格。單元顯示風(fēng)格即單元的字型、字體、字號、顏色、圖案、折行顯示等。例如，選擇A4：D4區域，單擊工具欄的【居中】按鈕，將表頭欄目居中。選擇 B 列，單擊工具欄的【居中】按鈕，將“行次”欄各項居中。 5．畫(huà)表格線(xiàn) 選取要畫(huà)線(xiàn)的區域人A4：D19。選擇【格式】菜單中的【區域畫(huà)線(xiàn)】，在【區域畫(huà)線(xiàn)】對話(huà)框中選擇“畫(huà)線(xiàn)類(lèi)型”和“樣式”，本例中，選擇“網(wǎng)格”類(lèi)型和默認樣式，確認后，A4：D19 區域出現設定格線(xiàn)。如果想刪除區域中的表格線(xiàn)，則重復以上過(guò)程，在對話(huà)框中選相應的“畫(huà)線(xiàn)類(lèi)型” 樣人為“空線(xiàn)”即可。 6．設置單元屬性 系統對在格式狀態(tài)下錄入的單元默認為表樣，如 A4：D4 及 A5：A19單元，其余單元均為“數估” 需要設置單元屬性時(shí)，選取要設置單元屬性的區域，如 C5：D19，選擇【格式】菜單中的【單元屬性】，在【單元屬性】對話(huà)框中設置單元的單元類(lèi)型、數字格式和邊框樣式。 7．定義公式 這里，主要說(shuō)明計算公式的定義。以C5單元為例，C5單元存放本月產(chǎn)品銷(xiāo)售收人的貸方發(fā)生額。定義過(guò)程如下： （1）在格式設計狀態(tài)，單擊C5單元。 （2）輸入“=”或單擊【fx】圖標，出現【定義公式】對話(huà)框。 （3）在定義公式對話(huà)框中，單擊【函數向導】按鈕，出現函數向導對話(huà)框。 （4）在函數向導對話(huà)框中的函數分類(lèi)列表框中，選擇【賬務(wù)函數】，在函數名列表框中，選擇【發(fā)生】，單擊【下一步】按鈕，出現用友賬務(wù)函數對話(huà)框。 （5）在用友賬務(wù)函數對話(huà)框中，單擊【冬照】按鈕，出現賬務(wù)函數對話(huà)框 （6）在賬務(wù)函數對話(huà)框，選擇賬套號：999、科目：501、期間：月、會(huì )計年度：默認、方向：貸及輔助核算項目編碼，最后單擊【確定】，返回用友賬務(wù)函數。 （7）在用友賬務(wù)函數對話(huà)框中，單擊【確定】返回。 （8）在定義公式對話(huà)框中，最終形成公式 C5＝FS（“501”，月，“貸”，999，）， 確定。 （9）在C5 單元格內顯示“單元公式”字樣，在公式欄中顯示C5 單元的公式定義。 8． 制作表尾 在 A20 單元輸入“制表”，A21單元輸入“財務(wù)主管”，C20銀元輸入“復核”，C21 單元輸入“報送日期”，然后將這些單元定義為右對齊。然后選擇B20：H21、D20：D21 區域，選擇【格式】菜單下的【單元屬性】，將單元類(lèi)型定義為“字符”，并將這兩個(gè)區域定義為左對齊。 9．報表存盤(pán) 經(jīng)過(guò)以上步驟，一個(gè)損益表的樣板基本上建立起來(lái)了，選擇【文件】菜單下的【保存】，出現“另存為”對話(huà)框，輸入文件名“SYB”，確認。如果不立即進(jìn)行報表計算?？梢赃x【文件】菜單下的【關(guān)閉】，關(guān)閉當前文件。 10．數據處理 現在使用剛才制作的樣板進(jìn)行數據處理，生成9月份的損益表。 （1）打開(kāi)報表．如果報表是關(guān)閉狀態(tài)，需要打開(kāi)報表。選擇【文件】菜單下的【打開(kāi)】．選擇文件“損益表”，中擊【打開(kāi)】按鈕，屏幕下出現已事先定義的“損益表”，并處于數據處理狀態(tài)。 （2）錄入關(guān)鍵字。單擊【數據】菜單卜的【關(guān)鍵字】的【錄入】．輸入單位名稱(chēng)。1999年、9月份, 確認。 （3）數據輸入及計算。輸入報表中未定義單元公式的數據．其他單元會(huì )根據公式自動(dòng)計算。 （4）保存。選擇【文件】該中卜的【保存】保存報表。 11．退出 報表編制完成后，選擇【文件】菜單下的【關(guān)閉】，關(guān)閉當前文件。 二、可變表設計 一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)常用報表的格式比較固定，即使有變化，也可以通過(guò)修改固定及來(lái)實(shí)現。這里的可變表不是指固定表格式的變化，而是指那些行數或列數不固定，隨實(shí)際需要變動(dòng)的表。例如 ABC公司9、10月份銷(xiāo)售的產(chǎn)品有三種：甲產(chǎn)品、乙產(chǎn)品、丙產(chǎn)品。為考核各種產(chǎn)品的獲利能力，設計了產(chǎn)品銷(xiāo)售毛利明細表，如表4－1所示，在表中產(chǎn)品的品種是可以變化的，假定在 1999年度 ABC 公司預計最多可以銷(xiāo)售10 種產(chǎn)品（包括甲、乙、丙三種產(chǎn)品〕，這就用列人可變表制作。 制作可變表的步驟基本同固定表，簡(jiǎn)述如下： 1．確立表尺寸 本表共3列,行數不固定,最大為14行,10種產(chǎn)品各占1行,其他占4行2.定義輸入表頭和關(guān)鍵字 具體方法同“固定表”的定義與輸入方法。 3．制作表體 具體方法同“固定表”的表體制作步驟。 4．定義可變區 首先選中行標4，選擇【格式】菜單下的【可變區】后的【設置】，本表為行可變，輸入數量“10”，單擊【確認】，此時(shí)第4行的行標變?yōu)榱?4。 注意：一個(gè)報表只能定義一個(gè)可變區。如果想重新設置可變區，首先取消現有可變區，再設置新的可變區。 5．定義公式 首先選擇B14單元，單擊fx，再定義公式對話(huà)框中，單擊【函數向導】按鈕，選擇【統計函數】中的“GTOTAL”函數，如圖4－5所示，單擊【下一步】按鈕，在可變區字段單元中輸入“B3:B13”，確認。同理定義C14和D14單元公式。 然后，可以將文件命名為“xsmxb”保存。 6．數據處理 單擊左下角的【格式／數據】按鈕，切換到數據狀態(tài)。 （1）輸入關(guān)鍵字。輸入單位名稱(chēng)、“1999年” 和“9月”。 （2）插入行。選中A4單元，單擊【編輯】菜單中的【插入】／【行】，輸入插入的行數2，確認，屏幕上增加了兩行，行標分別是5和6。 （3）輸入數據。在第4、5、6行各單元輸入數據，系統自動(dòng)計算，結果如圖4—6所示。 圖4－6 完成后的產(chǎn)品銷(xiāo)售毛利明細表 三、格式設計的其他功能 l．套用格式 如果需要制作一個(gè)標準的財務(wù)報表如資產(chǎn)負債表等，可以利用UFO提供的財務(wù)報表模板自動(dòng)生成一個(gè)標準財務(wù)報表。UFO提供了11種套用格式，可以選擇與報表要求相近的套用格式，再進(jìn)行一些必要的修改即可。操作步驟如下： （1）單擊【格式／數據】按鈕，進(jìn)入格式狀態(tài)。 （2）選取要套用格式的區域。 （3）選擇【格式】菜單中的【套用格式】，出現【套用格式】對話(huà)框。在對話(huà)框中選取一種套用格式，如圖4－7套用格式界面所示。 圖4-7套用格式界面所示 確認后，所選區域即出現相應的格式。注意：區域套用格式之后，區域中原有格式和數據全部丟失。有些套用格式中已設置了計算公式，當前區域套用該格式后，公式同時(shí)寫(xiě)入了相應單元中。 2．報表模板 UFO提供的報表模板包括了16個(gè)行業(yè)的70多張標準財務(wù)報表，包括現金流量表，以及單位常用的內部報表，UFO還提供了自定義模板。利用模板編制現金流量表的步驟如下： （1）單擊【格式／數據】按鈕，進(jìn)入格式狀態(tài)。 （2）選擇【格式】菜單中的【報表模板】，在報表模板對話(huà)框中選擇行業(yè)和財務(wù)報表名，確認后生成一張空的標準財務(wù)報表，如圖4－8刊用模板編制現金流量表所示?？梢栽诖嘶A上稍作修改，最終得到滿(mǎn)意的結果。 3．自定義模板 用戶(hù)可以根據本單位的實(shí)際需要定制內部報表模板，并可將自定義的模板加入到系統提供的模板庫中，也可增加或刪除各個(gè)行業(yè)及其內置的模板。 （1）定制行業(yè)。在UFO中作出本單位的模板后，選擇【格式】下【自定義模板】，在自定義模板對話(huà)框中單擊【增加】按鈕，出現定義模板編輯框，錄入新增的行業(yè)名稱(chēng)即可。 （2）定制模板。使用定制模板，可以將本單位自制的模板加入到定制行業(yè)或系統提供的行業(yè)模板下。在自定義模板對話(huà)框中選擇某行業(yè)，單擊【下一步】按鈕，在隨后出現的對話(huà)框中選擇【增加】，出現模板編輯框。在【模板名稱(chēng)】編輯框中錄入模板的名稱(chēng)，在【模板路徑】編輯框中錄入模板保存的路徑，確認。 第三節 會(huì )計報表公式定義與計算 在UFO中，由于各種報表之間存在著(zhù)密切的數據間的邏輯關(guān)系，所以報表中各種數據的采集、運算和勾稽關(guān)系的檢測就用到了不同的公式，主要有計算公式、審核公式和舍位平衡公式。本節主要介紹UFO的計算公式。 一、計算公式的功能 計算公式是報表數據的一個(gè)重要組成部分。對于財務(wù)報表，報表中的數據可能有不同的來(lái)源： （1）有些數據需要手工輸入，例如在資產(chǎn)負債表中直接輸入各項目的數據。 （2）有些數據是由其他報表項目運算得到的，例如“固定資產(chǎn)凈值”、“所有者權益合計”、“稅后利潤”等項目。 （3）有些數據是從其他報表中取來(lái)的，例如“期末未分配利潤”項目。 （4）有些數據可以從賬務(wù)系統中直接提取。 除了手工輸入的數據，其他數據都需要通過(guò)定義計算公式來(lái)得到。通過(guò)計算公式來(lái)組織報表數據，既經(jīng)濟又省事，把大量重復、復雜的勞動(dòng)簡(jiǎn)單化了。合理地設計計算公式能大大地節約勞動(dòng)時(shí)間，提高工作效率。 計算公式可以直接定義在報表單元中，這樣的公式稱(chēng)為“單元公式”。UFO允許在報表中的每個(gè)數值型、字符型的單元內，寫(xiě)入代表一定運算關(guān)系的公式，用來(lái)建立表內各單元之間、報表與報表之間或報表系統與其他系統之間的運算關(guān)系。描述這些運算關(guān)系的表達式，就可稱(chēng)之為單元公式。 二、單元公式的格式 單元公式的書(shū)寫(xiě)規則如下： <目標區域>＝<算術(shù)表達式> （1）目標區域。是用戶(hù)選取的、單元公式所賦值的單元或區域。 （2）算術(shù)表達式。用來(lái)確定單元公式的數據來(lái)源和運算關(guān)系。算術(shù)表達式中可以使用單元引用、數值、字符、運算符、函數等。 三、算術(shù)運算符 算術(shù)運算符是在描述運算公式時(shí)采用的符號，UFO可使用的算術(shù)運算符及運算符的優(yōu)先順序如表4－2： 表4－2 算術(shù)運算符順序表 順序 金額 金額 1 ∧ 平方 2 * 、/ 乘、除 3 +、－ 加、減 四、算術(shù)表達式 算術(shù)表達式是由運算符、區域和單元、常數、變量、關(guān)鍵字、非邏輯類(lèi)函數表達式的組合，其結果為一個(gè)確定值。算術(shù)表達式又分為單值和多值算術(shù)表達式。單值算術(shù)表達式的結果為一個(gè)數值，也可為一個(gè)單純的常數，可將其賦值給一個(gè)單元。多值算術(shù)表達式的結果為多個(gè)數值，可將其運算結果賦值給多個(gè)單元。 （1）單值算術(shù)表達式。例 C1＝10；C2＝A1＋B1。 （2）多值算術(shù)表達式。例如，C1：C10＝A1：A10＋B1：B10（表示 C1＝A1＋B1，C2＝A2＋B2，…，C10＝A10＋B10）；61：C10＝100（表示C1＝100，C2＝100，…，C10=100）。 五、單元公式舉例 （l）A1＝l000?！麑τ谒斜眄?yè)，給A1單元賦值為 1000。 （2）C1＝A1×B1。對于所有表頁(yè)，C1單元的值等于A(yíng)1單元的值和B1單元的值的乘積。 （3）D10＝PTOTAL（D1：D9）。對于所有表頁(yè)，D10單元的值等于D1單元到D9單元的值的總和。 （4）E10＝“累計”。對于所有表頁(yè)，E10單元的值為字符“累計”。 十一、函數概述 按照函數的用途不同，函數又分為賬務(wù)函數、其他業(yè)務(wù)系統取數函數、統計函數、數學(xué)函數、日期時(shí)間函數、本表他頁(yè)取數函數等等。下面舉例說(shuō)明常用函數的用法。圖4－13 公式列表對話(huà)框 1. 賬務(wù)函數賬務(wù)函數通常用來(lái)采集總賬中的數據，因此使用的較為頻繁。常用賬務(wù)取數函數見(jiàn)表4－3所示。 函數名 中文函數名 函數定義 DFS 對方科目發(fā)生 取對方科目發(fā)生數 FS 發(fā)生 取某科目本期發(fā)生數 HL 匯率 取匯率 JE 凈額 取某科目借、貸方發(fā)生凈額 LFS 累計發(fā)生 取某科目累計發(fā)生額 QC 期初 取某科目期初數 QM 期末 取某科目期末數 SDFS 數量對方科目發(fā)生 取對方科目數量發(fā)生數 SFS 數量發(fā)生 取某科目本期數量發(fā)生數 SJE 數量?jì)纛~ 取某科目借、貸方數量發(fā)生凈額 SLFS 數量累計發(fā)生 取某科目累計數量發(fā)生額 SQC 數量期初 取某科目數量期初數 SQM 數量期末 取某科目數量期末數 STFS 數量條件發(fā)生 取符合指定條件的發(fā)生數 TFS 條件發(fā)生 取符合指定條件的發(fā)生數 WDFS 外幣對方科目發(fā)生 取對方科目外幣發(fā)生數 WFS 外幣發(fā)生 取某科目本期外幣發(fā)生數 WJE 外幣凈額 取某科目借、貸方外幣發(fā)生凈額 WLFS 外幣累計發(fā)生 取某科目外幣累計發(fā)生額 WQC 外幣期初 取某科目外幣期初數 WQM 外幣期末 取某科目外幣期末數 QTFS 外幣條件發(fā)生 取符合指定條件的外幣發(fā)生數 例如：在C5單元取999賬套501科目的本月貸方發(fā)生額。以單元公式形式為例，步驟為： (1) 在格式設計狀態(tài)，單擊C5單元。 （2）輸入“＝”或單擊“fx” 圖標，出現定義公式對話(huà)框。 （3）在定義公式對話(huà)框中，單擊【函數向導】按鈕，出現函數向導對話(huà)框。 （4）在函數向導對話(huà)框中的函數分類(lèi)列表框中，選擇【賬務(wù)函數】，在函數名列表框中，選擇【發(fā)生】，單擊【下一步】按鈕，出現用友賬務(wù)函數對話(huà)框。 （5）在用友賬務(wù)函數對話(huà)框中，單擊【參照】按鈕，出現賬務(wù)函數對話(huà)框。 （6）在賬務(wù)函數對話(huà)框中，選擇賬套號：999、科目：501、期間：月、會(huì )計年度：默認、方向：貸及輔助核算項目編碼，最后單擊【確定】，返回用友賬務(wù)函數。 （7）在用友賬務(wù)函數對話(huà)框中，單擊【確定】返回。 （8）在定義公式對話(huà)框中，最終形成公式“C5＝F5(“501”，月，“貸”，999，，），確定。 （9）在C5單元格內顯示“單元公式”字樣，在公式欄中顯示C5單元的公式定義。 2. 統計函數 統計函數一般用來(lái)做報表數據的統計工作，常用統計函數如表4－4： 函數 固定區 可變區 立體方向 合計函數 PTOTAL GTOTAL TOTAL 平均值函數 PAVG GAVG AVG 計數函數 PCOUNT GCOUNT COUNT 最小值函數 PMIN GMIN MIN 最大值函數 PMAX GMAX MAX 方差函數 PVAR GVAR VAR 偏方差函數 PSTD GSTD STD0 例如：在C9單元取本表頁(yè)C5到C8單元的和。以單元公式形式為例，步驟為： （1）在格式設計狀態(tài)，單擊C9單元。 （2）輸入“＝”或單擊“fx” 圖標，出現定義公式對話(huà)框。 （3）在定義公式對話(huà)框中，單擊【函數向導】按鈕，出現函數向導對話(huà)框。 （4）在函數向導對話(huà)框中的函數分類(lèi)列表框中，選擇【統計函數】，在函數名列表框中，選擇【PTOTAL】，單擊【下一步】按鈕，出現固定區統計函數對話(huà)框。 （5）在固定區統計函數對話(huà)框的固定區區域文本框中輸入：C5：C8，如果有篩選條件，在篩選表達式文本框中輸入篩選條件，單擊【確定】，返回定義公式對話(huà)框。 （6）在定義公式對話(huà)框中，最終形成公式“ C9＝PTOTAL（C5：C8）”，確定。 （7）在C9單元格內顯示“單元公式”字樣，在公式欄中顯示C9單元的公式定義。 3．本表他頁(yè)取數函數 本表他頁(yè)取數函數用于從同一報表文件的其他表頁(yè)中采集數據。很多報表數據是從以前的歷史記錄中取得的，如本表其他表頁(yè)。當然，這類(lèi)數據可以通過(guò)查詢(xún)歷史資料而取得，但是，查詢(xún)既不方便，又會(huì )由于抄寫(xiě)錯誤而引起數據的失真。而如果在計算公式中進(jìn)行取數設定，既減少工作量，又節約時(shí)間，同時(shí)數據的準確性也得到了保障。這就需要用到表頁(yè)與表頁(yè)間的計算公式。 （1） 取確定頁(yè)號表頁(yè)的數據。當所取數據所在的表頁(yè)頁(yè)號已知時(shí)，用以下格式可以方便地取得本表他頁(yè)的數據： <目標區域>＝<數據源區域> ＠<頁(yè)號> 例如：下面單元公式令各頁(yè)B2單元均取當前表第一頁(yè)C5單元的值。其表示如下： B2= C5＠1 （2）按一定關(guān)鍵字取數。SELECT（）函數常用于從本表他頁(yè)取數計算。 例如：在“損益表” 中，累計數 = 本月數+同年上月累計數，表示為： D＝C+SELECT (D，年＠=年and月＠=月+1) 4. 從其他報表取數計算 當從他表取數時(shí)，已知條件并不是頁(yè)號，而是希望按照年、月、日等關(guān)鍵字的對應關(guān)系來(lái)取他表數據，就必須用到關(guān)聯(lián)條件。在進(jìn)行報表與報表間的取數時(shí)，不僅僅要考慮取哪一個(gè)表哪一個(gè)單元的數據，還要考慮數據源在哪一頁(yè)。例如，5月份的資產(chǎn)負債表中的利潤，需要去傲利潤表中5月份的利潤數據，假如利潤表中存在其他月份的數據，而不存在5月份的數據，那么《資產(chǎn)負債表》絕對不應該將其他月份的數據取出來(lái)，報表間的計算公式就是要保證這一點(diǎn)。 報表間的計算公式與同一報表內各表頁(yè)間的計算公式很相近，主要區別就是把本表表名換為他表表名。報表與報表間的計算公式分為：取他表確定頁(yè)號表頁(yè)的數據和用關(guān)聯(lián)條件從他表取數。 (1)取他表確定頁(yè)號表頁(yè)的數據。用以下格式可以方便地取得已知頁(yè)號的他表表頁(yè)數據： <目標區域>=“<他表表名>”→ <數據源區域> [＠ <頁(yè)號> ] 當<頁(yè)號>缺省時(shí)為本表各頁(yè)分別取他表各頁(yè)數據。下面就該格式舉一些例子。 ①取他表數據。令當前表頁(yè)D5的值等于表“Y”第4頁(yè)D5的值：D5＝“Y”→D5＠4；令本表各頁(yè)D5的值等于表“Y”各頁(yè)D5的值：D5＝“Y”→D5 FOR ALL；令當前表所有表頁(yè) C5的值等于表“Y”第 1頁(yè)中C10 的值與表“Y”第2頁(yè)中C2的值之和：C5=“Y” →C10＠1＋“Y”－C2＠2 ②取他表及本表的數據。令當前表所有表頁(yè)C5的值等于表“Y”第1頁(yè)中C10的值與當前表第2頁(yè)中C2的值之和：C5＝“Y”→C10＠l＋C2＠2。 ③取其他兩個(gè)表的數據。當前表 C1＞0的表頁(yè) D5的值等于表“Y”第1頁(yè)中 H20的值與表“X”第2頁(yè)中F4的值之和：D5＝“Y”→H20＠l＋“X”→E4＠2 FOR C1＞0。 ④可變區公式。在命令窗或批命令中，令當前可變表 C1>0的表頁(yè)V_D的值等于表“Y”第1頁(yè)中V_H的值與表“X” 第2頁(yè)中V_L的值之和：LET V_D =“Y”→V_H＠l＋“X”→V_L＠2 FOR C1＞0。 （2）用關(guān)聯(lián)條件從他表取數。當從他表取數時(shí)，已知條件并不是頁(yè)號，而是希望按照年、月、日等關(guān)鍵字的對應關(guān)系來(lái)取他表數據，就必須用到關(guān)聯(lián)條件。表頁(yè)關(guān)聯(lián)條件的意義是建立本表與他表之間以關(guān)鍵字或某個(gè)單元為聯(lián)系的默契關(guān)系。從他表取數的關(guān)聯(lián)條件的格式為： RELATION <單元|關(guān)鍵字|變量|常量>WITH“<他表表名>”→<單元|關(guān)鍵字|變量|常量> 具體用法我們以例子說(shuō)明。例如：A1＝“FYB”→A1 FOR ALL RELATION月WITH“FYB”→月，意義為取FYB表的，與當前表頁(yè)月相同月的A1單元的值。如果當前表頁(yè)為9月，則取FYB表9月表頁(yè)A1的值；A＝“LRB”→BRELATION月 WITH “LRB” →月十1，意義為令本表各頁(yè)A列取表“LRB”上月各頁(yè) B列數值；A＝“LRB”→A RELATION年 WITH“LRB”→年，月WITH“LRB”→月+l, 意義為令當前表各項A列取表“LRB” 同年上月A列數值；A＝“LRB”→B FOR ALL RELATlON 1 WITH “LRB”→月，令當前表各頁(yè)A列取表“LRB”1月B列數值；A＝“LRB”→B＋“ZJB”→C RELATION年 WITH“LRB”→年，月WITH“LRB”→月，年WITH“ZJB”→年，月WITH“ZJB”→月，令當前表各頁(yè)A列取表“LRB” 同年上月表頁(yè)B列數值及表“ZJB”上一年相同月份表頁(yè)C列數值之和。 十二、計算公式的編輯 在UFO中，編輯計算公式有3種方式：?jiǎn)卧椒绞?、命令行方式和批處理方式?1．單元公式方式 單元公式方式在格式設計狀態(tài)中定義，存儲在報表單元中，切換到數據處理狀態(tài)時(shí)，單元公式將自動(dòng)進(jìn)行運算，也可以隨時(shí)使用菜單【數據】中的【整表重算】命令驅動(dòng)報表中所有單元公式進(jìn)行重算。 不需再計算時(shí)，可以點(diǎn)取屏幕上方的【不計算】按鈕，本表頁(yè)以后不再重算。要重新計算，再次點(diǎn)取【不計算】按鈕即可。當本表單元公式中涉及到其他表或其他系統數據時(shí)，必須“整表重算”后才能更新數據。 2．命令行方式 在數據處理狀態(tài)下，選擇【文件】菜單中的【命令窗】，在報表工作區下面就會(huì )顯示命令窗窗口，在命令窗中一條一條書(shū)寫(xiě)要執行的命令，按回車(chē)立即計算。 與定義單元公式不同的是，在命令宣中書(shū)寫(xiě)的命令應以L(fǎng)ET語(yǔ)句開(kāi)頭。如定義 C6單元為 C4和 C5單元之和，應鍵人：LET C6＝C4＋C5。 3．批處理方式 在數據處理狀態(tài)下，選擇【文件】菜單下的【二次開(kāi)發(fā)】，選擇文件類(lèi)型為批處理 (SHL文件），在二次開(kāi)發(fā)窗口中一次性編輯所要執行的命令，保存時(shí)，可以由用戶(hù)自己定義文件名，最后選擇【文件】菜單中的【執行】，即可完成批量計算。 計算公式在命令窗和批命令中的格式特點(diǎn)是；以L(fǎng)ET引導計算公式；一個(gè)計算公式可以為若干個(gè)篩選條件、關(guān)聯(lián)條件相同的區域賦值，各賦值表達式間以逗號“，”分隔。 在可變區中不能定義單元公式，要計算可變區的內容，可以在命令窗或批命令中定義可變區公式。例如：LET V－C＝（V－A）×（V－B）。 第四節 會(huì )計報表管理 一、會(huì )計報表格式管理 1. 表行和表列的管理 如果在使用時(shí)發(fā)現格式設計有誤或表格與預定模板有些出人，則需要修改樣板，具體情況有下列幾種： （1）插入行（列）。 ①在固定區中插入行（列）。在固定區中插入的行是帶格式的行，它沿用插入位置行的格式，包括表格線(xiàn)、單元屬性和單元風(fēng)格。 具體操作為：在格式設計狀態(tài)下，把當前單元移動(dòng)到要插入行的位置，選擇【編輯】菜單下的【插入】／【行】，在【插入數量】編輯框中輸入要插入的行數。注意：插入行后，表尺寸隨之增加。 ②插入可變行（列）。在可變區中插入行是在數據狀態(tài)下進(jìn)行的。把當前單元移動(dòng)到要插入行的位置，選擇【編輯】菜單下的【插入】／【行】，在【插入數量】編輯框中輸入要插入的行數。注意：如果插入的可變行數量超過(guò)了在格式狀態(tài)下設置的可變區的大小，則只插入可變行允許的最大行數，超過(guò)的部分將省略。 （2）追加行（列）。 ①在固定區中追加行（列）。在表頁(yè)固定區的最后增加行必須在格式狀態(tài)下進(jìn)行。在固定區中追加的行是不帶格式的空行（列）。 具體操作為：在格式設計狀態(tài)下，選擇【編輯】菜單下的【追加】／【行】，在【追加數量】編輯框中輸入要插入的行數。 注意：追加行后，表尺寸隨之增加。 ②在可變區中追加行（列）。如果報表中設置了行（列）可變區，則可以在可變區最后一行的后面增加新的可變行，追加可變行必須在數據狀態(tài)下進(jìn)行。把當前單元移動(dòng)到要追加行的位置，選擇【編輯】菜單下的【追加】／【行】，在【追加數量】編輯框中輸入要追加的行數。 注意：如果追加的可變行數量超過(guò)了在格式狀態(tài)下設置的可變區的大小，則只追加可變行允許的最大行數，超過(guò)的部分將省略。 （3）交換行（列）。 ①在固定區中交換行（列）。交換固定區中的行（列）是將一張表頁(yè)中的指定行的所有內容進(jìn)行交換。要交換報表固定區中的行，必須在格式狀態(tài)下進(jìn)行。 具體操作為：在格式設計狀態(tài)下，選擇【編輯】菜單下的【交換】／【行】，在【源行號】和【目標行號】編輯框中輸入要互相交換位置的行號。 ③在可變區中交換行（列）。如果報表中設置了行（列）可變區，則可以交換可變區中的可變行，交換可變行必須在數據狀態(tài)下進(jìn)行。把當前單元移動(dòng)到可變區的任意位置，選擇【編輯】菜單下的【交換】／【行】，在【源行號】和【目標行號】編輯框中輸入要互相交換位置的行號。 注意：可以一次交換多個(gè)行，多個(gè)行號之間用","分隔開(kāi)。固定區的行和變動(dòng)區的行不能交換。并且交換多個(gè)行時(shí)，源行數和目標行數應保持一致。 （4）刪除行（列）。 ①在固定區中刪除行（列）。要刪除報表固定區中的行，必須在格式狀態(tài)下進(jìn)行。 具體操作為：在格式設計狀態(tài)下，選取要刪除的行區域，選擇【編輯】菜單下的【刪除】／【行】。 注意：刪除行（列）后，在刪除位置中的單元公式隨之刪除。 ②刪除可變行（列）。刪除可變行是在數據狀態(tài)下進(jìn)行的。選取要刪除的行區域，選擇【編輯】菜單下的【刪除】／【行】。 注意：可變區至少應有一個(gè)可變行，所以不能刪除所有的可變行。 2.表頁(yè)管理 （1）增加表頁(yè)。在一個(gè)表中增加表頁(yè)有兩種方式：插入表頁(yè)和追加表頁(yè)。插入表頁(yè)是指在當前表頁(yè)前面增加新的表頁(yè)；追加表頁(yè)則是指在最后一張表頁(yè)后面增加新的表頁(yè)。 具體操作為：在數據狀態(tài)下，選擇當前表頁(yè)，然后選擇【編輯】菜單中的【插入】在【插入表頁(yè)數量】編輯框中輸入要插入的表頁(yè)數即可。如果是追加表頁(yè)，只要選擇【編輯】菜單下的【追加】即可。 （2）交換表頁(yè)。交換表頁(yè)是指將指定的任何表頁(yè)中的全部數據進(jìn)行交換。 具體操作為：在數據狀態(tài)下，選擇【編輯】菜單中的【交換】／【表頁(yè)】，在【源表頁(yè)號】和【目標表頁(yè)號】編輯框中輸入要互相交換位置的表頁(yè)頁(yè)號?？梢砸淮谓粨Q多個(gè)表頁(yè)，多個(gè)表頁(yè)號用“，”分隔開(kāi)。 （3）刪除表頁(yè)。刪除表頁(yè)是指將指定的整個(gè)表頁(yè)刪除。 具體操作為：在數據狀態(tài)下，選擇【編輯】菜單中的【刪除】／【表頁(yè)】，在【刪除表頁(yè)】編輯框中輸入要刪除的表頁(yè)號即可。 注意：①可以一次刪除多個(gè)表頁(yè)，各表頁(yè)號之間用“，”分隔開(kāi)。 ②如果要刪除指定條件的表頁(yè)，在【刪除條件】編輯框中輸入刪除條件，或者單擊【條件】按鈕，在【定義條件】對話(huà)框中定義刪除條件。 ③如果不指定表頁(yè)號和刪除條件，則刪除當前表頁(yè)。 （4）表頁(yè)排序。UFO提供表頁(yè)排序功能，可以按照表頁(yè)關(guān)鍵字的值或者按照報表中任何一個(gè)單元的值重新排列表頁(yè)。按照表頁(yè)關(guān)鍵字值排序時(shí)，空值表頁(yè)在按“遞增”方式排序時(shí)排在最前面。 （5）查找表頁(yè)。查找分為查找表頁(yè)和查找可變區。查找表頁(yè)時(shí)根據給定的條件，在多張表頁(yè)中找到符合條件的表頁(yè)，并使它成為當前表頁(yè)。 具體操作為：在數據狀態(tài)下，選擇【編輯】菜單下的【查找】，確定查找對象為表頁(yè)，在【查找條件】框中定義查找條件，然后單擊【查找】按鈕，符合條件的第一個(gè)表頁(yè)即成為當前表頁(yè)。單擊【下一個(gè)】按鈕后，下一個(gè)符合條件的表頁(yè)將成為當前表頁(yè)。如果沒(méi)有符合條件的表頁(yè)，狀態(tài)欄中將顯示“滿(mǎn)足條件的記錄未找到！”。 如：要查找1999年9月份的表頁(yè)，則定義查找條件如圖4—14所示 。 二、會(huì )計報表數據管理 1. 數據透視 在UFO中，所有的數據都存放在表頁(yè)中，正常情況下只能看到一張表頁(yè)，要想對各個(gè)表頁(yè)的數據進(jìn)行比較，可以利用數據透視功能，把多張表頁(yè)的多個(gè)區域的數據顯示在一個(gè)平面上。 假定ABC公司1999年9月份、10月份損益表如圖4－15，現在要比較兩個(gè)月的收入、成本情況。 具體操作為： （1)打開(kāi)SYB文件，進(jìn)入數據狀態(tài)。 圖4－14 查找表頁(yè) 項目 9 月發(fā)生額 10月發(fā)生額 一、產(chǎn)品銷(xiāo)售收入 減：產(chǎn)品銷(xiāo)售成本 產(chǎn)品銷(xiāo)售費用 產(chǎn)品銷(xiāo)售稅金及附加 二、產(chǎn)品銷(xiāo)售利潤 加：其他業(yè)務(wù)利潤 減：管理費用 財務(wù)費用 三、營(yíng)業(yè)費用 加：投資收益 營(yíng)業(yè)外收入 減：營(yíng)業(yè)外支出 四、利潤總額 減：所得稅 五、盡利潤 圖 4－15 損益表 （2）選擇要透視的第一張表頁(yè)，然后對它和它之后的表頁(yè)的數據進(jìn)行透視。 （3）選擇【數據】菜單的【透視】，出現【多區域透視】對話(huà)框。 （4）在【輸入透視區域范圍】編輯框中輸入區域范圍，如 CS：C6。區域范圍可以是單元，也可以是區域，也可以是不連續的多個(gè)區域，不同區域之間用“，”分開(kāi)。 （5）確認后生成透視結果，可以將透視結果保存為報表。 2. 數據匯總 報表匯總是一項經(jīng)常性的事務(wù)工作。UFO提供了表頁(yè)匯總和可變區匯總兩種匯總方式。 （1）表頁(yè)匯總。表頁(yè)匯總是把整個(gè)報表的數據進(jìn)行立體方向的疊加，匯總數據可以存放在本報表的最后一張表頁(yè)或生成一個(gè)新的匯總報表。匯總時(shí)既可以匯總報表中所有的表頁(yè)，也可只匯總符合指定條件的表頁(yè)。 例如：匯總ABC公司9月份、10月份的損益表。具體操作如下： ①打開(kāi)表文件SYB，進(jìn)入數據狀態(tài)。 ②選擇【數據】菜單下的【匯總】／【表頁(yè)】，出現【表頁(yè)匯總——步驟l／3】對話(huà)框，此對話(huà)框用于指定匯總數據保存的位置，如圖4-16所示。如果要把匯總結果保存在本報表中，選擇【匯總到本表最后一張表頁(yè)】，UFO將自動(dòng)追加一張表頁(yè)，并把匯總數據保存在這張表頁(yè)中。如果要把匯總結果保存在一個(gè)新的報表中，則選擇【匯總到新的報表】，并且在編輯框中輸入路徑和新的報表名，缺省路徑為當前目錄。如果指定的報表名已經(jīng)存在，則覆蓋原報表內容。 圖4－16 表頁(yè)匯總——步驟1/3 ③單擊【下一步】，出現【表頁(yè)匯總——步驟2/3】對話(huà)框，如圖4－17所示，此對話(huà)框用于指明表頁(yè)匯總條件。如果匯總全部表頁(yè)，則無(wú)需輸入條件?？梢砸詥卧闹禐閰R總條件，也可以發(fā)關(guān)鍵字的值為匯總條件．還可以以表頁(yè)號為匯總條件。匯總條件可以有多個(gè)。如以申元值為匯總條件：“A10＞＝500”表示匯總A10 的值大于等于500的表頁(yè)； 以關(guān)鍵字值為匯總條件：“年=1999 AND月＞9” 表示匯總第四季度的表頁(yè)；以表頁(yè)號為匯總條件：“MREC（）＞＝5 AND MREC（）＜＝10” 表示匯總第5頁(yè)到第10頁(yè)的表頁(yè)。 圖l－17 表頁(yè)匯總—一步驟2/3 ④單擊【下一步］，出現【表頁(yè)匯總—一步驟 2/3】對話(huà)框，如圖4－18所示。此對話(huà)框用于處理報表中的可變區。報表中的可變區如果【按物理位置匯總】，UFO將直接把可變區數據接位置疊加。如果按【關(guān)鍵值】匯總，需要在關(guān)鍵值列表框中選擇一個(gè)關(guān)鍵值，關(guān)鍵值為行可變區的某一列或列可變區的某一行。 ⑤單擊【完成】，生成匯總結果，UFO自動(dòng)給匯總表頁(yè)設置“表頁(yè)不計算”標志。 （2）可變區匯總?？勺儏^匯總是把指定表頁(yè)中可變區的數據進(jìn)行平面方向的疊加，執行可變區匯總后，UFO在可變區匯總的表頁(yè)中自動(dòng)追加一個(gè)可變行或可變列，把匯總數據保存在其中。 如：對 ABC公司的“xsmxb” 的可變區進(jìn)行匯總，具體操作如下： ①打開(kāi)表文件“xsmxb”，進(jìn)入數據狀態(tài)。 ②選擇【數據】菜單下的【匯總】【可變區】，出現【可變區匯總—一步驟1/2】對話(huà)框，如圖4－19所示，此對話(huà)框用于指定對報表中哪些表頁(yè)進(jìn)行可變區匯總。如果匯總當前表頁(yè)，則無(wú)需輸入表頁(yè)匯總條件。在【匯總條件編輯框中】輸入“ALL”表示對所有表頁(yè)的可變區進(jìn)行匯總。其余選項同表頁(yè)匯總。 圖4—19 可變區匯總——步驟1/2 ③單擊【下一步】，出現【可變區匯總——步驟2/2】對話(huà)框，如圖4－20所示。此對話(huà)框用于指定匯總可變區中的哪些可變行（可變列）。默認匯總整個(gè)可變區。如果只匯總部分可變區，應定義【可變區匯總條件】。匯總條件hJ以是單元的值，或者以行可變區中的一列（或者列可變區中的一行）的值為可變區的匯總條件。匯總條件可以有多個(gè)。如以單元的值為可變區匯總條件：“V－A1＞＝500”表示匯總V－A1單元的值大于等于500的可變行（可變列）；如以行可變區中的一列（或者列可變區中的一行）的值為可變區的匯總條件： “V－A＞l000”表示匯總V一A列數據大于1000的可變行。 圖4—20 可變區匯總——步驟2/2 ④單擊【完成】，生成匯總結果。
