第一節 總賬子系統概述
一、總賬子系統的主要功能
總賬子系統是財務(wù)及企業(yè)管理系統中一個(gè)核心的子系統，它的主要功能包括基本設置、憑證管理、出納管理、賬簿管理、輔助核算管理和月末處理等。
1．基本設置
由用戶(hù)根據本企業(yè)的需要建立賬務(wù)應用環(huán)境，將系統處理變成適合本單位實(shí)際需要的專(zhuān)用系統。如設置會(huì )計科目、設置外幣及匯率、期初余額的錄入。憑證類(lèi)別及結算方式的定義，以及各類(lèi)輔助核算項目的定義等。
2．憑證管理
通過(guò)嚴密的制單控制保證填制憑證的正確性。提供資金赤字控制、支票按制、預算控制、外幣折算誤差控制以及查看最新余額等功能，加強對發(fā)生業(yè)務(wù)的及時(shí)管理和控制。完成憑證的錄入、審核、記賬、查詢(xún)、打印，以及出納簽字、常用憑證定義等。
3．出納管理
為出納人員提供一個(gè)集成辦公環(huán)境，加強對現金及銀行存款的管理?？赏瓿摄y行日記賬、現金日記賬，隨時(shí)出最新資金日報表、余額調節表以及進(jìn)行銀行對賬。
4，賬簿管理
強大的查詢(xún)功能使整個(gè)系統實(shí)現總賬、明細賬、憑證聯(lián)查，并可查詢(xún)包含未記賬憑證的最新數據?？呻S時(shí)提供如下標準賬表：
（1）總賬、余額表。
（2）序時(shí)賬、明細賬、多欄賬，以及能夠同時(shí)查詢(xún)上級科目總賬數據及末級科目明細數據的月份綜合明細賬。
（3）日記賬、日報表。
4．輔助核算管理
（1）個(gè)人往來(lái)管理。主要進(jìn)行個(gè)人借款、還款管理工作，及時(shí)地控制個(gè)人借款，完成清欠工作。提供個(gè)人借款明細賬、催款單、余額表、賬齡分析報告及自動(dòng)清理核銷(xiāo)已清賬等功能。
（2）部門(mén)核算。主要為了考核部門(mén)費用收支的發(fā)生情況，及時(shí)地反映控制部門(mén)費用的支出，對各部門(mén)的收支情況加以比較，便于進(jìn)行部門(mén)考核。提供各級部門(mén)總賬、明細賬的查詢(xún)，并對部門(mén)收人與費用進(jìn)行部門(mén)收支分析等功能。
（3）項目管理。用于生產(chǎn)成本、在建工程等業(yè)務(wù)的核算，以項目為中心為使用者提供各項目的成本、費用、收人、往來(lái)等匯總與明細情況以及項目計劃執行報告等，也可用于核算科研課題、專(zhuān)項工程、產(chǎn)成品成本、旅游團隊、合同、訂單等等。提供項目總賬。明細賬及項目統計表的查詢(xún)。
（4）往來(lái)管理。主要進(jìn)行客戶(hù)和供應商往來(lái)款項的發(fā)生。清欠管理工作，及時(shí)掌握往來(lái)款項的最新情況。提供往來(lái)款的總賬、明細賬、催款單、往來(lái)賬清理、賬齡分析報告等功能。
6．月末處理
自動(dòng)完成月末分攤、計提、對應轉賬、銷(xiāo)售成本、匯兌損益、期間損益結轉等業(yè)務(wù)。進(jìn)行試算平衡、對賬、結賬、生成月末工作報告。靈活的自定義轉賬功能、各種取數公式可滿(mǎn)足各類(lèi)業(yè)務(wù)的轉賬工作。
二、總賬子系統與其他系統的主要關(guān)系
總賬子系統與其他系統的主要關(guān)系。
1．總賬系統與系統管理
總賬系統與系統管理共享基礎數據。也就是說(shuō)，總賬系統需要的基礎數據既可以在系統管理中統一設置，也可以在總賬系統中自行錄入，最終都是由各模塊共享。
2．總賬系統與應收系統
應收系統向總賬系統傳遞憑證，并能夠查詢(xún)所生成的憑證。對傳過(guò)來(lái)的憑證，可以在總賬系統中審核確認，并記賬。
3．總賬系統與應付系統
應付系統向總賬系統傳遞憑證，并能夠查詢(xún)所生成的憑證。對傳過(guò)來(lái)的憑證，可以在總賬系統中審核確認，并記賬。
4．總賬系統與工資系統
工資系統將工資分攤結果自動(dòng)生成轉賬憑證，傳遞給總賬系統，并可以查詢(xún)憑證。
5．總賬系統與固定資產(chǎn)系統
總賬系統接收固定資產(chǎn)系統中增加資產(chǎn)、減少資產(chǎn)以及原值和累計折舊的調整、折舊計提等所產(chǎn)生的記賬憑證，同時(shí)通過(guò)對賬保持固定資產(chǎn)賬目的平衡，并可查詢(xún)憑證。
6．總賬系統與成本管理系統
成本管理系統將各種成本費用結轉后生成的憑證，傳遞到總賬系統，審核并記 賬。
7．總賬系統與存貨核算系統
存貨核算系統生成的各種單據、憑證，可用于賬務(wù)處理系統生成總賬。并可查詢(xún)單據、憑證。
8．總賬系統和UFO報表 見(jiàn)圖3-2 和圖3-3
總賬系統向UFO報表系統提供相關(guān)科目數據，以生成財務(wù)系統所需的各種報表。
9．總賬系統與決策支持系統
總賬系統向決策支持系統提供財務(wù)數據，生成財務(wù)報表及其他財務(wù)分析表。
10．總賬系統與財務(wù)分析系統
總賬系統向財務(wù)分析系統提供財務(wù)數據，生成財務(wù)報表及其他財務(wù)分析表。
第二節 總賬子系統初始化
系統初始化就是結合本企業(yè)的實(shí)際情況，將一個(gè)通用的賬務(wù)核算系統改造為適合本企業(yè)核算要求的“專(zhuān)用賬務(wù)核算系統”，即將手工會(huì )計核算體系移植到計算機，這是企業(yè)保證會(huì )計核算及各種專(zhuān)項輔助核算等工作順利開(kāi)展的重要環(huán)節之一。初始化處理分兩部分實(shí)現，即核算體系的建立與期初數據的整理錄入。
一、核算體系的建立
1．操作員設置
所謂操作員設置，就是將本單位財務(wù)人員設置為系統認可的操作員，以便在計算機系統上進(jìn)行操作分工及權限控制。系統管理員和賬套的會(huì )計主管通過(guò)對系統操作的分工和權限的管理，一方面可避免與業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)人員對系統的操作；另一方面可以對系統所含的各個(gè)子系統的操作進(jìn)行協(xié)調，以保證系統的安全與保密。以系統管理員身份注冊，進(jìn)入系統管理的具體操作詳見(jiàn)第二章中“設置操作員及權限”部分。
2．建立核算賬套
當用戶(hù)第一次使用系統時(shí)，首先需要建立新的核算賬套，以后每個(gè)新的會(huì )計年度開(kāi)始時(shí)．只需建立新年度的核算賬簿即可。新賬套的建立參見(jiàn)第二章第一節的相關(guān)內容。
賬套中的“會(huì )計主管”應該是本單位的財務(wù)人員，因此要先進(jìn)行操作員設置，再建立核算賬套。
如果存貨（或客戶(hù)、供應商）要分類(lèi)，那么在進(jìn)行基礎信息設置時(shí)，必須先設置存貨分類(lèi)，然后才能設置存貨檔案，否則可以直接設置存貨（或客戶(hù)、供應商）檔案。
賬套主管可以通過(guò)【賬套】下的【修改】功能，根據本單位的實(shí)際情況，對允許進(jìn)行修改的內容進(jìn)行修改。
3．操作員權限設置
設置好操作員并建立核算賬套后，應對每一個(gè)操作員賦予一定的權限。該項操作只能由系統管理員和他所指定的賬套主管來(lái)進(jìn)行操作，其中，以系統管理員的身份進(jìn)行操作可以放棄或指定賬套主管。操作員權限設置參見(jiàn)第二章第一節相關(guān)內容。
4．定義編碼方案
為了便于用戶(hù)進(jìn)行分級核算、統計和管理，可以對基礎數據的編碼進(jìn)行分級設置。因此，在系統初始時(shí)，應對系統將要用到的一些目錄的編碼級次及每級位數進(jìn)行定義?？煞旨壴O置的內容有：科目編碼、存貨分類(lèi)編碼、地區分類(lèi)編碼、客戶(hù)分類(lèi)編碼、供應商分類(lèi)編碼、部門(mén)編碼、成本對象編碼、收發(fā)類(lèi)別編碼和結算方式編碼。
編碼級次和各級編碼長(cháng)度的設置將決定用戶(hù)單位如何編制基礎數據的編號，進(jìn)而構成用戶(hù)分級核算、統計和管理的基礎。
定義編碼級次方案，可以在建立賬套過(guò)程，通過(guò)建賬向導來(lái)定義；也可以在【系統控制臺】界面，通過(guò)【基礎設置】中的【編碼方案】 來(lái)定義、修改編碼方案；還可以通過(guò)修改賬套參數的方法來(lái)修改編碼方案。如圖3－4所示。
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5．啟用賬套
啟用賬套，就是要根據企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，對總賬系統的一些系統選項進(jìn)行設置，以便總賬系統配置相應的功能或執行相應的控制。當第一次啟用總賬系統時(shí)，系統自動(dòng)出現圖3－5所示對話(huà)框，可以進(jìn)行選項設置。在啟用賬套或業(yè)務(wù)變更后，也可以通過(guò)該對話(huà)框查看或調整賬簿的選項。另外，在【總賬系統】界面，單擊【文件】菜單下的【選項…】，也可以得到選項對話(huà)框。
從圖3－5可以看到，對話(huà)框共有四個(gè)頁(yè)簽：
（1）憑證頁(yè)簽。
①制單控制：主要設置在填制憑證時(shí)，系統應對哪些操作進(jìn)行控制。
③外幣核算：如果企業(yè)有外幣業(yè)務(wù)，則應選擇相應的匯率方式。
③憑證控制：主要設置處理憑證時(shí)，系統應對哪些操作進(jìn)行控制。
④往來(lái)控制方式：主要設置企業(yè)往來(lái)核算控制方式。
（2）賬簿頁(yè)簽。用來(lái)調整各種賬簿的輸出方式及打印要求等。當希望對查詢(xún)和打印權限作進(jìn)一步細化時(shí)，可選擇“明細賬查詢(xún)權限控制到科目”選項，然后再到系統菜單【設置】下的【明細權限】中去設置明細賬科目查詢(xún)權限。
（3）會(huì )計日歷頁(yè)簽?？梢圆榭锤鲿?huì )計期間的起始日期與結束日期，以及啟用會(huì )計年度和啟用日期。此處僅能查看會(huì )計日歷的信息，如需修改請到系統管理中進(jìn)行。修改時(shí)要注意以下限制：
①總賬系統的啟用日期不能在系統的啟用日期之前。
②已錄入匯率后不能修改總賬啟用日期。
③總賬中已錄入期初余額（包括輔助期初）則不能修改總賬啟用日期。
④總賬中已制單的月份不能修改總賬的啟用日期，其他系統中已制單的月份不能修改總賬的啟用日期。
⑤第二年進(jìn)入系統，不能修改總賬的啟用日期。
（4）其他頁(yè)簽。對系統的其他選項進(jìn)行設置，但賬套信息的修改只能到系統管理中由賬套主管進(jìn)行。
6．定義外幣及匯率
匯率管理是專(zhuān)為外幣核算服務(wù)的。企業(yè)有外幣業(yè)務(wù)，要進(jìn)行外幣及匯率的
設置。這里只能錄入固定匯率與浮動(dòng)匯率值，并不決定在制單時(shí)使用固定匯率還是浮動(dòng)匯率，在【賬簿選項】中的【匯率方式】的設置決定制單使用固定匯率還是浮動(dòng)匯率。
如果使用固定匯率，則應在每月月初錄入記賬匯率（即期初匯率），月末計算匯兌損益時(shí)錄入調整匯率（即期末匯率）；如果使用浮動(dòng)匯率，則應每人在此錄入當日匯率。
7．建立會(huì )計科目
建立會(huì )計科目是會(huì )計核算方法之一，財務(wù)系統一般都提供了符合國家會(huì )計制度規定的一級會(huì )計科目，明細科目的確定要根據各企業(yè)情況自行確定，確定原則如下：
第一，會(huì )計科目的設置必須滿(mǎn)足會(huì )計報表編制的要求，凡是報表所用數據，需從系統取數的，必須設立相應科目。
第二，會(huì )計科目的設置必須保持科目與科目間的協(xié)調性和體系完整性。不能只有下級而無(wú)上級；既要設置總賬科目，又要設置明細科目，以提供總括和詳細的會(huì )計核算資料。
第三，會(huì )計科目要保持相對穩定，會(huì )計年中不能刪除；如已經(jīng)使用，不能增設下一級明細科目。一級科目名稱(chēng)要符合國家標準，明細科目名稱(chēng)要通俗易懂。
第四，設置會(huì )計科目要考慮與子系統的銜接。在總賬系統中，只有末級會(huì )計科目才允許有發(fā)生額，才能接收各個(gè)子系統轉入的數據。因此，要將各個(gè)于系統中的核算科目設置為末級科目。
一般來(lái)說(shuō)，為了充分體現計算機管理的優(yōu)勢，在企業(yè)原有的會(huì )計科目基礎上，應對以往的一些科目結構進(jìn)行優(yōu)化調整，充分發(fā)揮總賬系統提供的輔助核算功能，深化、強化企業(yè)的核算和管理工作。
當企業(yè)規模不大，往來(lái)業(yè)務(wù)較少時(shí)，可采用和手工方式一樣的科目結構及記賬方法，即將往來(lái)單位、個(gè)人、部門(mén)、項目通過(guò)設置明細科目來(lái)進(jìn)行核算管理：而對于一個(gè)往來(lái)業(yè)務(wù)頻繁，清欠、清理工作量大，核算要求嚴格的企業(yè)來(lái)說(shuō)，應該采用總賬系統提供的輔助核算功能進(jìn)行管理，即將這些明細科目的上級科目設為末級科目并設為輔助核算科目，并將這些明細科目設為相應的輔助核算目錄。一個(gè)科目設置了輔助核算后，它所發(fā)生的每一筆業(yè)務(wù)將會(huì )登記在總賬和輔助明細賬上。
例如：當未使用總賬系統的輔助核算功能時(shí)，科目設置如表3—1
科目編碼
科目名稱(chēng)
科目編碼
科目名稱(chēng)
113
應收賬款
121
材料采購
11301
北京石化公司
12101
甲材料
11302
天津銷(xiāo)售分公司
12102
乙材料
……
……
119
其他應收賬款
169
在建工程
11901
差旅費應收款
1690101
A部門(mén)
1190101
王堅
1690102
B部門(mén)
1190102
李默
……
11902
私人借款
521
管理費用
1190201
王堅
52101
辦公費
1190202
李默
5210101
A部門(mén)
……
5210102
B部門(mén)
……
（1）增加會(huì )計科目。在【總賬系統】中，單擊【系統初始化】下的【會(huì )計科目】，進(jìn)入會(huì )計科目界面，單擊【增加】按鈕，出現會(huì )計科目一新增對話(huà)框，如圖3—6所示：
①科目編碼：科目編碼必須唯一，且必須按其級次的先后次序建立?？颇烤幋a只能由數字、英文字母及減號（－）、正斜杠（＼）表示，其他字符（如＆" ’；空格等）禁止使用。
②科目名稱(chēng)：分為科目中文名稱(chēng)和科目英文名稱(chēng)，可以是漢字、英文字母或數字，可以是減號（－）。正斜杠（＼），但不能輸入其他字符?？颇恐形拿Q(chēng)最多可輸入10個(gè)漢字，科目英文名稱(chēng)最多可輸入100個(gè)英文字母。
需要注意的是，科目中文名稱(chēng)和英文名稱(chēng)不能同時(shí)為空。在中文版中，必須錄入中文名稱(chēng)；若是英文版，則必須錄入英文名稱(chēng)。
③科目類(lèi)型：行業(yè)性質(zhì)為企業(yè)時(shí)，科目類(lèi)型分為：資產(chǎn)、負債、所有者權益、成本、損益，沒(méi)有成本類(lèi)的企業(yè)可不設成本類(lèi)；行業(yè)性質(zhì)為行政單位或事業(yè)單位時(shí)，按新會(huì )計制度科目類(lèi)型設置。
④賬頁(yè)格式：定義該科目在賬簿打印時(shí)的默認打印格式。系統提供了金額式、外幣金額式、數量金額式、外幣數量式四種賬頁(yè)格式供選擇。
⑤助記碼：用于幫助記憶科目，一般可用科目名稱(chēng)中各個(gè)漢字拼音的頭一個(gè)字母組成，例如，管理費用，其助記碼可寫(xiě)為glfy，這樣在制單或查賬中可使用助記碼glfy，系統可自動(dòng)將助記碼轉換成科目名稱(chēng)。
③輔助核算：也叫輔助賬類(lèi)。用于說(shuō)明本科目是否有其他核算要求，系統除完成一般的總賬，明細賬核算外，并提供部門(mén)核算，個(gè)人往來(lái)核算、客戶(hù)往來(lái)核算、供應商往來(lái)核算、項目核算四種專(zhuān)項核算功能供選用。設置輔助核算要考慮以下幾點(diǎn)：
第一，一個(gè)科目可同時(shí)設置兩種專(zhuān)項核算，如管理費用既想核算各部門(mén)的使用情況，也想了解各項目的使用情況，那么可以同時(shí)設置部門(mén)核算和項目核算。
第二，個(gè)人往來(lái)核算不能與其他專(zhuān)項一同設置，客戶(hù)與供應商核算不能一同設置。輔助賬類(lèi)必須設在未級科目上，但為了查詢(xún)或出賬方便，有些科目也可以在未級和上級設賬類(lèi)。但若只在上級科目設賬類(lèi)，其末級科目沒(méi)有設該賬類(lèi)，系統將不承認，也就是說(shuō)當上級科目設有某賬類(lèi)時(shí)，其末級科目中必設有該賬類(lèi)，否則只上級設賬類(lèi)，系統將不處理。
第三，在設置輔助核算時(shí)請盡量慎重，因為如果科目已有數據，而要對科目的輔助核算進(jìn)行修改，那么很可能會(huì )造成總賬與輔助賬對賬不平。
①其他核算：用于說(shuō)明本科目是否有其他要求，如銀行賬、日記賬等。一般情況下，現金科目要設為日記賬；銀行存款科目要設為銀行賬和日記賬。
③科目性質(zhì)（余額方向）：增加記借方的科目，科目性質(zhì)為借方；增加記貸方的科目，科目性質(zhì)為貸方。一般情況下，只能在一級科目設置科目性質(zhì)，下級科目的科目性質(zhì)與其一級科目的相同。已有數據的科目不能再修改科目性質(zhì)。
③外幣核算：用于設定該科目是否有外幣核算，以及核算的外幣名稱(chēng)。一個(gè)科目只能核算一種外幣，只有有外幣核算要求的科目才允許也必須設定外幣幣名。
④數量核算：用于設定該科目是否有數量核算和數量計量單位。計量單位可以是任何漢字或字符，如公斤、件、噸等。
（2）科目修改。當科目屬性有錯誤時(shí)，可以對錯誤屬性進(jìn)行修改。但是如果某科目已被制過(guò)單或已錄入期初余額，則不能修改該科目。如要修改該科目必須先刪除有該科目的憑證，并將該科目及其下級科目余額清零，再修改，修改完畢后要將余額及憑證補上。已使用的科目不能增加下級。
（3）科目查詢(xún)。準確而迅速地將指針定位在用戶(hù)所要查詢(xún)的科目上，方便地查詢(xún)或修改科目的各種屬性。
（4）科目刪除。對于不再使用的科目，可以將其從科目庫中刪除掉。但是已有余額的科目不能刪除，不能刪除非未級科目。
（5）指定科目。指定會(huì )計科目是指定出納的專(zhuān)管科目。只有指定科目后，才能執行出納簽字，從而實(shí)現現金、銀行管理的保密性，才能查看現金、銀行存款日記賬。
8．建立輔助核算
將科目設置了輔助核算還是不夠的，還應將從科目中去掉的明細科目設置
為輔助核算的目錄。不同的輔助核算，應設置不同的核算目錄，如部門(mén)目錄、個(gè)人目錄、項目目錄、客戶(hù)目錄。供應商目錄。
（1）部門(mén)目錄設置。按照已經(jīng)定義好的部門(mén)編碼級次原則輸入部門(mén)編號及其信息。最多可分5級，編碼總長(cháng)12位，部門(mén)檔案包含部門(mén)編碼、名稱(chēng)、負責人、部門(mén)屬性等信息。在【總賬系統】界面，單擊【系統初始化】下的【部門(mén)目錄】，出現【部門(mén)檔案】界面。單擊【增加】按鈕，在相應編輯區域輸入
部門(mén)檔案的各項信息，然后單擊【保存】工具鈕，所增加的部門(mén)即在左側空白區中顯示，如圖3—7所示：
注意：部門(mén)編號必須符合部門(mén)編碼級次原則。
（2）個(gè)人目錄設置。主要用于記錄本單位使用系統的職員列表，包括職員編號、名稱(chēng)、所屬部門(mén)及職員屬性等。職員編號必須唯一，職員編號和職員名稱(chēng)必須輸入。
（3）項目目錄設置。一個(gè)單位項目核算的種類(lèi)可能多種多樣，比如說(shuō)，在建工程、對外投資、技術(shù)改造、融資成本、在產(chǎn)品成本、課題、合同訂單……，為此應允許企業(yè)定義多個(gè)種類(lèi)的項目核算?？梢詫⒕哂邢嗤匦缘囊活?lèi)目定義成一個(gè)項目大類(lèi)，一個(gè)項目大類(lèi)可以核算多個(gè)項目，為了便于管理，還可以對這些項目進(jìn)行分類(lèi)管理。例如，可以按以下步驟定義項目：
①設置科目：為對部分成本費用和收人按項目核算、管理，在會(huì )計科目設置功能中先設置相關(guān)的項目核算科目，然后再定義項目目錄。如對生產(chǎn)成本科目設置項目核算的輔助賬類(lèi)。
②定義項目大類(lèi)：即項目核算的分類(lèi)類(lèi)別。在項目目錄定義功能中，增加項目大類(lèi)，如增加生產(chǎn)成本項目大類(lèi)。項目大類(lèi)名稱(chēng)是該類(lèi)項目的總稱(chēng)，而不是會(huì )計科目名稱(chēng)。如果使用了存貨核算系統，可以在此選擇存貨中已定義好的存貨目錄作為項目目錄。
③指定核算科目：即具體指定需按此類(lèi)項目核算的科目。一個(gè)項目大類(lèi)可以指定多個(gè)科目，一個(gè)科目只能指定一個(gè)項目大類(lèi)。在項目目錄定義功能中指定。如將直接材料、直接工資和制造費用指定為生產(chǎn)成本項目大類(lèi)的科目。
④定義項目分類(lèi)：為了便于統計，可將同一項目大類(lèi)下的項目進(jìn)一步劃分。如生產(chǎn)成本項目大類(lèi)進(jìn)一步劃分明細項目為自行開(kāi)發(fā)項目和委托開(kāi)發(fā)項目。
⑤定義項目欄目：是將各個(gè)項目大類(lèi)中的具體項目輸入系統。具體輸入的內容又取決于項目欄目中所定義的欄目名稱(chēng)或數據。
（4）客戶(hù)檔案設置。當往來(lái)客戶(hù)較多時(shí)，可以對客戶(hù)進(jìn)行分類(lèi)，以便對客戶(hù)進(jìn)行分類(lèi)統計和匯總。在桌面中單擊【系統初始化】下的【客戶(hù)分類(lèi)】，屏幕顯示圖3－8所示【客戶(hù)分類(lèi)】界面?？蛻?hù)分類(lèi)編碼必須唯一，客戶(hù)分類(lèi)的分類(lèi)編碼必須與“編碼原則” 中設定的編碼級次結構相同。
如果需要進(jìn)行往來(lái)管理，那么，必須將企業(yè)中客戶(hù)的詳細信息錄入客戶(hù)檔案中。建立客戶(hù)檔案直接關(guān)系到對客戶(hù)數據的統計、匯總和查詢(xún)等分類(lèi)處理。設置充客戶(hù)分類(lèi)，就可在最末級客戶(hù)分類(lèi)下增加客戶(hù)目錄。在桌面中單擊【系統初始化】下的【客戶(hù)檔案】，選擇最末級分類(lèi)，單擊【增加】，屏幕顯示圖3－9所示【客戶(hù)檔案卡片】界面?？蛻?hù)檔案中“基本”信息中客戶(hù)編碼、名稱(chēng)、簡(jiǎn)稱(chēng)必須輸入，其余可輸可不輸；“聯(lián)系”信息包括地址、郵政編碼。E-mail地址。電話(huà)、傳真、呼機等；“信用”信息包括應收余額、信用等級、信用額度、付款條件等；“其他”信息包括分管部門(mén)、專(zhuān)營(yíng)業(yè)務(wù)員、停用日期、使用頻度等。
（5）供應商檔案設置。建立供應商檔案主要是為企業(yè)的采購管理、庫存管理、應付賬款管理服務(wù)的。在填制采購入庫單、采購發(fā)票和進(jìn)行采購結算、應付款結算和有關(guān)供貨單位統計時(shí)都會(huì )用到供貨單位檔案，因此必須先設立供應商檔案，以便減少工作差錯。
系統提供了對供貨客戶(hù)檔案的設置和管理功能。若在“賬簿選項”中將供應商往來(lái)款項設為由應付系統核算，那么對供應商檔案的設置和管理也可在應付系統中進(jìn)行，同時(shí)應付系統所生成的憑證將自動(dòng)傳輸給總賬系統，若在“賬簿選項” 中將供應商往來(lái)款項設為由總賬系統核算，在總賬系統制作的憑證，應付款的查詢(xún)仍可在應付系統中進(jìn)行。其操作原理與客戶(hù)目錄設置相同。
9．明細權限設置
當需要對操作員的操作權限做進(jìn)一步細化，如希望制單權限控制到科目。
憑證審核權控制到操作員、明細賬查詢(xún)控制到科目等。首先應在“賬簿選項”中將上述選項作選中標記，再到“明細權限” 功能中進(jìn)行設置。
在桌面中單擊【系統初始化】下的【明細權限】，系統提供了明細賬科目權限設置、憑證審核權限設置和制單科目權限設置。
在月份綜合明細賬中，可查詢(xún)所有科目，并不受此權限的限制。
10．結算方式定義
該功能用來(lái)建立和管理企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所涉及到的結算方式。它與財務(wù)
結算方式一致，如現金結算、支票結算等。結算方式最多可以分為2級。結算方式編碼級次的設定在建賬的編碼部分中進(jìn)行?！窘Y算方式】界面如圖3－10所示。
（1）結算方式編碼。用以標識某結算方式。必須按照結算方式編碼級次的先后順序來(lái)進(jìn)行錄入，錄入值必須唯一。一般結算方式編碼可以用數字0－9或字符A－Z表示。
（2）結算方式名稱(chēng)。根據企業(yè)的實(shí)際情況，必須錄入所用結算方式的名稱(chēng)，錄入值必須唯一。
（3）票據管理標志。即是否使用支票登記簿，以輔助銀行出納對銀行結算的管理?？筛鶕?shí)際情況，通過(guò)單擊復選框來(lái)選擇某結算方式下的票據是否要進(jìn)行票據管理。
11．憑證類(lèi)別設置
許多企業(yè)為了便于管理或登賬方便，一般對記賬憑證進(jìn)行分類(lèi)編制，但各
企業(yè)的分類(lèi)方法不盡相同，可以按照本單位的需要對憑證進(jìn)行分類(lèi)。系統提供了五種常用分類(lèi)方式供選擇：包括記賬憑證，收款、付款。轉賬憑證，現金、銀行、轉賬憑證，現金收款、現金付款、銀行收款。銀行付款，轉賬憑證，自定義憑證類(lèi)別。
在桌面中單擊【系統初始化】下的【憑證類(lèi)別】。選擇所需類(lèi)別，進(jìn)而進(jìn)入憑證類(lèi)別設置界面，如圖3－11所示【憑證類(lèi)別】，在此可對憑證類(lèi)別進(jìn)行增加、修改。刪除等操作。
某些類(lèi)別的憑證在制單時(shí)對科目有一定限制，在這里，系統有五種限制類(lèi)型供選擇：
（1）借方必有。制單時(shí)，此類(lèi)憑證借方至少有一個(gè)限制科目有發(fā)生。
（2）貸方必有。制單時(shí)，此類(lèi)憑證貸方至少有一個(gè)限制科目有發(fā)生。
（3）憑證必有。制單時(shí)，此類(lèi)憑證無(wú)論借方還是貸方至少有一個(gè)限制科目有發(fā)生。
（4）憑證必無(wú)。制單時(shí)，此類(lèi)憑證無(wú)論借方還是貸方不可有一個(gè)限制科目有發(fā)生。
（5）無(wú)限制。制單時(shí)，此類(lèi)憑證可使用所有合法的科目。
限制科目由用戶(hù)輸入，可以是任意級次的科目，科目之間用逗號分割，數量不限，也可參照輸入，但不能重復錄入。
在開(kāi)始用計算機靈人憑證之前應進(jìn)行憑證類(lèi)別的設置：已使用的憑證類(lèi)別不能刪除，也不能修改類(lèi)別字；若限制科目為非末級科目，則在制單時(shí)，其所有下級科目都將受到同樣的限制。
12．自定義項設置
在賬務(wù)系統中，各企業(yè)所使用的各類(lèi)原始單據（如發(fā)票、憑證。出入庫單
等）和常用基礎信息（如客戶(hù)、供應商和存貨）中的項目可能會(huì )因為企業(yè)自身的原因出現一些差異，為滿(mǎn)足企業(yè)的不同要求，系統為各類(lèi)原始單據和基礎信息設置了自定義項和自由項，以便設置一些系統沒(méi)有提供、但又需要的特殊項目，這樣在使用時(shí)就能夠靈活自由地錄入一些輔助信息。
在桌面中單擊【系統初始化】下的【自定義項】，屏幕顯示【自定義項設置】界面。系統預先定義好了最多可設置的自定義項和自由項。就自定義項而言，是針對單據、客戶(hù)、供應商和存貨；而自由項只針對存貨而言。一個(gè)自定義項目只能定義一個(gè)屬性，但一個(gè)自由項可以定義多個(gè)屬性
13．常用憑證及常用摘要定義
（1）常用憑證定義。在單位里，會(huì )計業(yè)務(wù)都有其規范性，因而在日常填制憑證的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì )有許多憑證完全相同或部分相同，如果將這些常用的憑證存儲起來(lái)，在填制會(huì )計憑證時(shí)可隨時(shí)調用，必將大大提高業(yè)務(wù)處理的效率。確切地說(shuō)，“常用憑證”提供的是常用會(huì )計憑證的模板，在調用常用憑證后，仍可做修改，使其符合當時(shí)會(huì )計業(yè)務(wù)需要。
常用憑證可以利用【總賬系統】中【憑證】菜單下的【常用憑證】定義，也可以通過(guò)【填制憑證】桌面中【制單】菜單下的【生成常用憑證】項生成。
定義常用憑證時(shí)既要定義憑證主要信息，也要定義憑證分錄內容。
（2）常用摘要定義。在日常填制憑證的過(guò)程中，因為業(yè)務(wù)的重復性發(fā)生，經(jīng)常會(huì )有許多摘要完全相同或大部分相同，如果將這些常用摘要存儲起來(lái)，在填制會(huì )計憑證時(shí)可隨時(shí)調用，必將大大提高業(yè)務(wù)處理效率。
常用摘要定義編號、摘要內容、相關(guān)科目，調用常用摘要可以直接輸入摘要編號或參照輸入，這些信息（數據）可任意設定并在調用后可以修改補充。
二、期初余額的整理錄入
在開(kāi)始使用總賬系統時(shí)，應將經(jīng)過(guò)整理的手工賬目的期初余額錄入計算機，假如是年中啟用總賬，而又希望查詢(xún)結果，全面反映今年的業(yè)務(wù)情況，則應先將各賬戶(hù)此時(shí)的余額和年初到此時(shí)的借貸方累計發(fā)生額計算清楚。例如，某企業(yè)2000年4月開(kāi)始啟用總賬系統，那么，應將該企業(yè)2000年3月末各科目的期末余額及l(fā)、3月的累計發(fā)生額計算出來(lái)，準備作為啟用系統的期初數據錄入到總賬系統中，系統將自動(dòng)計算年初余額；若企業(yè)是在年初建賬，或不反映啟用日期以前的發(fā)生額，則期初余額就是年初數。若科目有輔助核算，還應整理各輔助項目的期初余額，以便在期初余額中錄入。
期初余額的錄入分兩部分：即總賬期初余額錄入和輔助賬期初余額錄入。
1．總賬期初余額錄入
期初余額錄入是將手工會(huì )計資料錄入到計算機中的過(guò)程之一。在桌面中單擊【系統初始化】下的【錄入期初余額】，在【期初余額錄入】界面的“期初余額”欄中，直接輸入數據，數據輸入完畢，單擊【刷新】按鈕，系統自動(dòng)生成上級科目的余額如圖3－12所示。
余額和累計發(fā)生額的錄入要從最末級科目開(kāi)始，上級科目的余額和累計發(fā)生數據由系統自動(dòng)計算。如果某科目為數量、外幣核算，應錄入期初數量、外幣余額，而且必須先錄入本幣余額，再錄入數量外幣余額。若期初余額有外幣、數量余額，則必須有本幣余額。紅字余額用負號輸入。
2．輔助賬期初余額錄入
在錄入期初余額時(shí)，若某科目涉及輔助核算，則系統會(huì )自動(dòng)為該科目開(kāi)設輔助賬頁(yè)。相應地，在輸入期初余額時(shí)，該科目總賬的期初余額是由輔助賬的期初明細匯總而來(lái)，即不能直接輸入總賬期初數。
期初余額試算不平衡，將不能記賬，但可以填制憑證；已經(jīng)記過(guò)賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執行“結轉上年余額”的功能。
若使用了應收、應付系統，并且在“選項”中將客戶(hù)往來(lái)或供應商往來(lái)由應收。應付系統核算，那么，應該到應收、應付系統中錄入合客戶(hù)、供應商賬類(lèi)的科目的明細期初余額，在這里，只能錄入這些科目的總余額。若這些科目還有其他輔助核算，如部門(mén)核算或項目核算，則只能錄入這些科目下各部門(mén)總余額或各項目的總余額。如某科目為客戶(hù)往來(lái)科目，該科目的期初余額，將不能在期初明細錄入窗中錄入，而是直接在期初余額中錄入即可。又如某科目為部門(mén)客戶(hù)核算科目，則進(jìn)入期初明細錄入窗后，只能錄入各部門(mén)的余額。至于各客戶(hù)及供應商的余額，可到應收、應付系統中去錄入。
第三節 總賬子系統日常業(yè)務(wù)處理
初始化設置完成后，可以開(kāi)始進(jìn)行日常賬務(wù)處理了。日常業(yè)務(wù)包括填制憑證、修改憑證。審核憑證、憑證匯總、記賬等。
一、填制憑證
記賬憑證是登記賬簿的依據，是總賬系統的唯一數據源，填制憑證也是最基礎和頻繁的工作。計算機處理賬務(wù)后，電子賬簿的準確與完整依賴(lài)于記賬憑證，因而要確保記賬憑證輸入的準確完整。在實(shí)際工作中，可直接在計算機上根據審核無(wú)誤準予報銷(xiāo)的原始憑證填制記賬憑證（即前臺處理），也可以先由人工制單而后集中輸入（即后臺處理）。企業(yè)采用哪種方式應根據本單位實(shí)際情況，一般來(lái)說(shuō)業(yè)務(wù)量不多、基礎較好和使用網(wǎng)絡(luò )版的企業(yè)可采用前臺處理方式，而在第一年使用或人機并行階段，則比較適合采用后臺處理方式。
（一）填制憑證方法
記賬憑證的內容一般包括兩部分：一是憑證頭部分，包括憑證類(lèi)別、憑證編號、憑證日期和附件張數等；二是憑證正文部分，包括摘要、會(huì )計分錄和金額等。如果輸入會(huì )計科目有輔助核算要求，則應輸入輔助核算內容；如果一個(gè)科目同時(shí)兼有多種輔助核算，則同時(shí)要求輸入各種輔助核算的有關(guān)內容。
單擊桌面中的【填制憑證】，屏幕顯示憑證畫(huà)面如圖3－13 所示。單擊【增加】按鈕或按 F5鍵，增加一張新憑證，光標定位在憑證類(lèi)別上。
1．憑證頭內容
（1）憑證類(lèi)別?？梢暂斎霊{證類(lèi)別字，也可以參照輸入。
（2）憑證編號。一般情況下，由系統分類(lèi)按月自動(dòng)編制，即每類(lèi)憑證每月都從0001號開(kāi)始。對于網(wǎng)絡(luò )用戶(hù)，如果是幾個(gè)人同時(shí)制單，系統先提示一個(gè)參考憑證號，真正的憑證編號只有在憑證保存時(shí)才給出；如果只有一個(gè)人制中或使用單用戶(hù)版制單時(shí)憑證號即是正在填制的憑證的編號。系統同時(shí)也自動(dòng)管理憑證頁(yè)號，系統規定每頁(yè)憑證有五條記錄，當某號憑證不只一頁(yè)，系統將自動(dòng)在憑證號后標上分單號，如收－000l號0002／0003表示為收款憑證第0001號憑證共有三張分單，當前光標所在分錄在第二張分單上。如果在啟用賬套時(shí)或在“賬簿選項” 中，設置憑證編號方式為“手工編號”，則用戶(hù)可在此處手工錄入憑證編號。
（3）制單日期。即填制憑證的日期。系統自動(dòng)取進(jìn)入賬務(wù)前輸入的業(yè)務(wù)日期為記賬憑證填制的日期，如果日期不對，可進(jìn)行修改或參照輸入。
（4）附單據數。即輸入原始單據張數。
（5）憑證自定義項。憑證自定義項是由用戶(hù)自定義的憑證補充信息。用戶(hù)根據需要自行定義和輸入，系統對這些信息不進(jìn)行校驗，只進(jìn)行保存。
2．憑證內容
（1）摘要。輸入本筆分錄的業(yè)務(wù)說(shuō)明，要求簡(jiǎn)潔明了，不能為空。
（2）科目。必須輸入末級科目?？颇靠梢暂斎肟颇烤幋a、中文科目名稱(chēng)、英文科目名稱(chēng)或助記碼。
（3）輔助信息。當科目具有輔助核算時(shí)，系統提示輸入相應的輔助信息。如果需要對所有錄入的輔助項進(jìn)行修改時(shí)，可雙擊所要修改的項，系統顯示輔助信息錄入窗，可進(jìn)行修改。
對于要進(jìn)行數量核算的科目，屏幕提示用戶(hù)輸入“數量”、“單價(jià)”。系統根據數量×單價(jià)自動(dòng)計算出金額，并將金額先放在借方，如果方向不符，可按空格鍵調整金額方向。
對于進(jìn)行外幣核算的科目，系統自動(dòng)將憑證格式改為外幣式，如果系統有其他輔助核算，則先輸入其他輔助核算后，再輸入外幣信息。
當科目為銀行科目，則屏幕提示輸入“結算方式”、“票號”及“發(fā)生日期”。其中，“結算方式”輸入銀行往來(lái)結算方式，“票號”應輸入結算號或支票號，“票據日期”應輸入該筆業(yè)務(wù)發(fā)生的日期，“票據日期”主要用于銀行對賬。
對于要使用“支票登記簿” 的企業(yè)，若希望在制單時(shí)同時(shí)進(jìn)行支票登記，則應在“賬簿選項”中設置“支票控制”選項，那么在制單時(shí)，如果所輸的結算方式應使用支票登記簿．在輸入支票號后，系統則會(huì )自動(dòng)勾銷(xiāo)支票登記簿中未報銷(xiāo)的支票，并將報銷(xiāo)日期填上制單日期，所以在支票領(lǐng)用時(shí)，最好在支票登記簿中予以登記，以便系統能自動(dòng)勾銷(xiāo)未報的支票。若支票登記簿中未登記該支票，系統將顯示支票錄入窗供用戶(hù)將該支票內容登記到支票登記簿中，同時(shí)填上報銷(xiāo)日期。
（4） 金額。即該筆分錄的借方或貸方本幣發(fā)生額，金額不能為零，但可以是紅字，紅字金額以負數形式輸入。
憑證內容錄入完畢，按【保存】按鈕或F6鍵保存這張憑證，按【放棄】按鈕放棄當前增加的憑證。
如果使用了應收系統來(lái)管理所有客戶(hù)往來(lái)業(yè)務(wù)，那么所有與客戶(hù)發(fā)生的業(yè)務(wù)，都應在應收系統中生成相應的憑證，而不能在“填制憑證” 功能中制單。如果使用了應付系統來(lái)管理所有供應商往來(lái)業(yè)務(wù)，那么所有與供應商發(fā)生的業(yè)務(wù)，都應在應付系統中生成相應的憑證。
（二）填制憑證的其他功能
1．生成和調用常用憑證
（1）可以將某張憑證作為常用憑證存人常用憑證庫中，以后可按所存代號調用這張常用憑證。
（2）在填制一張與“常用憑證”相類(lèi)似或完全相同的憑證時(shí)，可調用此常用憑證，這樣會(huì )加快憑證的錄入速度。調用方法為：在制單時(shí)通過(guò)【制單】菜單下的【調用常用憑證】功能，從中選擇要調用的常用憑證即可調出指定常用憑證。若調出的常用憑證與業(yè)務(wù)有出人或缺少部分信息，可直接將其修改成所需的憑證。
2．修改憑證
在填制憑證中，通過(guò)按【首頁(yè)】、【上頁(yè)】、【下頁(yè)】、【末頁(yè)】按鈕翻頁(yè)查找或按【查詢(xún)】按鈕輸入查詢(xún)條件，找到要修改的憑證，將光標移到需修改的地方進(jìn)行修改即可?？尚薷膬热莅ㄕ?、科目、輔助項、金額及方向、增刪分錄等。有些項目的修改受到【賬簿選項】中設置的限制，若某筆涉及銀行科目的分錄已錄入支票信息，并對該支票做過(guò)報銷(xiāo)處理，修改該分錄，將不影響
“支票登記簿”中的內容。修改完畢后，按【保存】按鈕保存當前修改，按【放棄】按鈕放棄當前憑證的修改。
外部系統傳過(guò)來(lái)的憑證不能在總賬系統中進(jìn)行修改，只能在生成該憑證的系統中進(jìn)行修改。
3．作廢／恢復憑證
當某張憑證不想要或出現不便修改的錯誤時(shí)，可將其作廢。
進(jìn)入填制憑證后，找到要作廢的憑證。單擊【制單】菜單下的【作廢／恢復】，憑證上顯示“作廢”字樣，表示已將該憑證作廢，作廢憑證仍保留憑證內容及憑證編號。作廢憑證不能修改，不能審核。在記賬時(shí)，不對作廢憑證作數據處理，相當于一張空憑證。在賬簿查詢(xún)時(shí)，也查不到作廢憑證的數據。
若當前憑證已作廢，還可單擊【制單】菜單下的【作廢／恢復】，取消作廢標志，并將當前憑證恢復為有效憑證。
4．整理憑證
憑證整理就是刪除所有作廢憑證，并對未記賬憑證重新編號。若本月已有憑證記賬，那么，本月最后一張已記賬憑證之前的憑證將不能作憑證整理，只能對其后面的未記賬憑證作憑證整理。若想作憑證整理，應先利用“恢復記賬前狀態(tài)” 功能中恢復本月月初的記賬前狀態(tài)，再作憑證整理。
5．制作紅字沖銷(xiāo)憑證
沖銷(xiāo)某張已記賬憑證，通過(guò)【制單】菜單下的【沖銷(xiāo)憑證】制作紅字沖銷(xiāo)憑證。輸入制單月份，然后回答將沖銷(xiāo)哪個(gè)月的哪類(lèi)多少號憑證，則系統自動(dòng)制作一張紅字沖銷(xiāo)憑證。通過(guò)紅字沖銷(xiāo)法增加的憑證，應視同正常憑證進(jìn)行保存管理。
6．查看憑證有關(guān)信息
總賬系統的填制憑證功能不僅是各賬簿數據的輸入口，同時(shí)也提供了強大的信息查詢(xún)功能，以便隨時(shí)了解經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的情況，保證填制憑證的正確性。通過(guò)【填制憑證】界面中的【查詢(xún)】功能，可以查詢(xún)符合條件的憑證信息；通過(guò)【查看】菜單可以查看到當前科目最新余額、外部系統制單信息、聯(lián)查明細賬等。
（1）查詢(xún)外部系統制單信息。若當前憑證為外部系統生成的憑證，可將鼠標移到記賬憑證的標題處，按下鼠標左鍵，系統顯示當前憑證來(lái)自哪個(gè)子系統，憑證反映的業(yè)務(wù)類(lèi)型與業(yè)務(wù)號。
（2）聯(lián)查明細賬。當光標在憑證分錄上時(shí)，單擊【查看】菜單下的【聯(lián)查明細賬】，系統將顯示該筆業(yè)務(wù)發(fā)生科目的明細賬。
（3）聯(lián)查原始單據。若當前憑證是由外部系統制單生成，單擊【查看】菜單下的【聯(lián)查原始單據】，將顯示生成這張憑證的原始單據。
（4）分單：若當前憑證有多張分單，單擊【查看】菜單下的【查找分單】，輸入分單頁(yè)號，可查看到該張分單。
二、審核憑證
審核是指具有審核權限的操作員按照會(huì )計制度規定，對制單員填制的記賬憑證進(jìn)行合法性檢查。會(huì )計核算涉及國家、企業(yè)和個(gè)人的切身經(jīng)濟利益，而記賬憑證的準確性是進(jìn)行正確核算的基礎，因此無(wú)論是直接在計算機上根據已審核的原始憑證編制記賬憑證，還是直接將手工編制并審核的憑證輸入系統（因為又經(jīng)過(guò)了手工的操作處理），都需要經(jīng)過(guò)他人的審核后，才能作為正式憑證進(jìn)行記賬處理。
為確保登記到賬簿的每一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)的準確性和可靠性，制單員填制的每一張憑證都必須經(jīng)過(guò)審核員的審核。審核憑證主要包括出納簽字和審核憑證兩方面工作，根據會(huì )計制度規定，審核與制單不能為同一人。
1．出納簽字
出納憑證由于涉及企業(yè)現金的收入與支出，應加強對出納憑證的管理。出納人員可通過(guò)出納簽字功能對制單員填制的帶有現金銀行科目的憑證進(jìn)行檢查核對，主要核對出納憑證的出納科目的金額是否正確，審查認為錯誤或有異議的憑證，應交與填制人員修改后再核對。
出納簽字之前首先要更換操作員，即單擊【總賬系統】中【文件】菜單下的【重新注冊】命令。然后單擊【總賬系統】中【審核憑證】下的【出納簽字】。輸入出納憑證的條件后，屏幕顯示憑證一覽表；選擇一張待簽字憑證，出納人員在確認該張憑證正確后，單擊【簽字】按鈕，憑證下方的“出納”處自動(dòng)簽上出納人姓名，見(jiàn)圖3－14?？蓡螕簟臼讖垺?、【上張】、【下張】、【末張】按鈕翻頁(yè)連續簽字。若想對已簽字的憑證取消簽字，可單擊【取消】按鈕取消簽字。也可通過(guò)【簽字】菜單下的【成批簽字】或【成批取消簽字】，將當前范圍內的所有憑證簽字或取消簽字。
是否要對出納憑證進(jìn)行出納簽字管理，取決于“賬簿選項”中的設置。憑證一經(jīng)簽字，就不能被修改、刪除，只有被取消簽字后才可以進(jìn)行修改或刪除。取消簽字只能由出納人自己進(jìn)行。
2．審核憑證
審核憑證是審核員按照財會(huì )制度，對制單員填制的記賬憑證進(jìn)行檢查核對，主要審核記賬憑證是否與原始憑證相符，會(huì )計分錄是否正確等、審查認為錯誤或有異議的憑證，應交與填制人員修改后再審核，只有具有審核權的人才能進(jìn)行審核操作。
憑證審核同出納簽字。需先重新注冊更換操作員，然后通過(guò)【總賬系統】中的【審核憑證】對待審核憑證進(jìn)行審核；單擊【審核】菜單下的【成批審核憑證】或【成批取消審核】，系統將自動(dòng)對待審核憑證或已審核憑證進(jìn)行成批
審核或成批取消審核。
憑證一經(jīng)審核，就不能被修改、刪除，只有被取消審核簽字后才對以進(jìn)行修改或刪除，取消審核簽字只能由審核人自己進(jìn)行；采用手工：制單的用戶(hù)，在憑單上審核完后還須對錄入機器中的憑證進(jìn)行審核；作廢憑證不能被審核，也個(gè)能被標錯，已標錯的憑證不能被審核，若想審核，需先取消標錯后才能審核。
三、憑證匯總
憑證匯總是按條件對記賬憑證進(jìn)行匯總并生成一張憑證匯總表。進(jìn)行匯總的憑證可以是已記賬憑證，也可以是未記賬憑證，因此財務(wù)人員可在憑證未全部記賬前，隨時(shí)查看企業(yè)目前的經(jīng)營(yíng)狀況及其他財務(wù)信息。
單擊【總賬系統】中【審核憑證】下的【科目匯總】。在憑證匯總表中可聯(lián)查具有輔助核算科目的專(zhuān)項明細情況。
四、記賬
記賬憑證經(jīng)審核簽字后，即可用來(lái)登記總賬和明細賬、日記賬、部門(mén)賬、往來(lái)賬、項目賬以及備查賬等。記賬一般采用向導方式，使記賬過(guò)程更加明確，記賬工作由計算機自動(dòng)進(jìn)行數據處理，不用人工干預。
單擊【總賬系統】中【記賬】，進(jìn)入【記賬】向導，在向導的指引下，輸入記賬范圍、查看記賬報告、開(kāi)始記賬。待系統提示記賬完畢時(shí)，單擊【確定】，完成記賬工作。每月系統允許多次記賬。
記賬過(guò)程不得中斷，一旦斷電或其他原因造成中斷后，系統將自動(dòng)調用“恢復記賬前狀態(tài)”恢復數據，然后再重新記賬。
以下情況將不允許記賬：
（1）在第一次記賬時(shí)，若期初余額試算不平衡，系統將不允許記賬。
（2）所選范圍內的不平衡憑證，不允許記賬。
（3）所選范圍內的未審核憑證，不允許記賬。
（4）上月未結賬，本月不允許記賬。
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