一、公文的概念
黨政機關(guān)公文是指黨政機關(guān)實(shí)施領(lǐng)導、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規范體式的文書(shū)，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，公布法規和規章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問(wèn)題，報告、通報和交流情況等的重要工具。
二、公文的特點(diǎn)
(1)公務(wù)性：涉及的內容是公共事務(wù)。
(2)規范性：格式、語(yǔ)言、文體等要規范。
(3)法定性：作者法定。
(4)程序性：發(fā)文、收文要遵循流程。
(5)權威性：黨政機關(guān)在職權范圍內發(fā)文，下級機關(guān)不能拒不執行。
(6)時(shí)效性：公文的作用有期限，內容具有時(shí)代性。
公文的版頭
公文首頁(yè)紅色分隔線(xiàn)以上的部分稱(chēng)為版頭。
一、份號
(1)份號是指公文印制份數的順序號。涉密公文應當標注份號。
(2)如需標法份號，一般用6位3號阿拉伯數字，頂格編排在版心左上角第一行。份號由6位阿拉伯數字組成，在不夠6位的情況下前面加0補位，構成6位數，如份號為100，則應寫(xiě)成“000100”。
二、密級和保密期限
1.公文的秘密等級和保密期限
涉密公文應當根據涉密程度分別標注“絕密”、“機密”、“秘密”和保密期限。
(1)絕密公文：絕密公文中含有最重要、非常重要、特別重要的保密事項，如果泄露會(huì )給國家帶來(lái)最嚴重、非常嚴重、特別嚴重的損害。
(2)機密公文：機密公文中含有重要的保密事項，如果泄露會(huì )給國家帶來(lái)嚴重的損害。
(3)秘密公文：秘密公文中含有一般的保密事項，如果泄露會(huì )給國家帶來(lái)一般的損害。
2.格式
如需標注密級和保密期限，一般用3號黑體字，項格編排在版心左上角第二行;保密期限中的數字用阿拉伯數字標注。
★★★保密期限:保密期限是對公文密級時(shí)效的規定，公文如果規定保密期限，則密級與保密期限中間用黑色實(shí)心五角星連接。如果不規定保密期限，則涉密公文最高默認保密期限是 80年。機密公文最高默認保密期限是20。秘密公文最高默認保密期限是10年。
三、緊急程度
(1)緊急程度是指公文送達和辦理的時(shí)限要求。根據緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”“加急”，電報應當分別釋注“特提”“特急”'加急”“平急”。
(2)如需標注緊急程度。一般用3號黑體字，項格編排在版心左上角。
(3)如需同時(shí)標注份號、密級和保密期限、緊急程度、按照份號、密級和保密期限，緊急程度的順字自上而下分行排列。
四、發(fā)文機關(guān)標志
(1)發(fā)文機關(guān)標志由發(fā)文機關(guān)全稱(chēng)或者規范化簡(jiǎn)稱(chēng)加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱(chēng)或者規范化簡(jiǎn)稱(chēng)，不加“文件”二字。
(2)聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機關(guān)標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)，也可以單獨用主辦機關(guān)名稱(chēng)。如需同時(shí)標注聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)，一般應當將主辦機關(guān)名稱(chēng)排列在前;如有“文件”二字。應當置于發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)右側，以聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)為準上下居中排布。
(3)發(fā)文機關(guān)標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標宋體字。顏色為紅色，以醒目、美觀(guān)、莊重為原則。
(3)發(fā)文機關(guān)標志的顏色為紅色。公文俗稱(chēng)“紅頭文件”，就是因為“發(fā)文機關(guān)標志”的顏色是紅色。
五、發(fā)文字號
(1)發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字，年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機關(guān)的發(fā)文字號。
(2)發(fā)文字號編排在發(fā)文機關(guān)標志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數字標注:年份標全稱(chēng)，用六角括號“〔〕”括入;發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位(即1不編為01 )，在阿拉伯數字后加“號”字。如“國發(fā)〔2020〕2號”，其中“國發(fā)”是國務(wù)院的機關(guān)帶字，2020是年份，2號是順序號。
(3)上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行。
★★★一篇公文只有一個(gè)發(fā)文字號，多個(gè)機關(guān)聯(lián)合行文發(fā)文字號也只有一個(gè)，用主辦機關(guān)的發(fā)文字號。
六、簽發(fā)人
(1)上行文應當標注簽發(fā)人姓名，由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機關(guān)標志下空二行位置?！昂灠l(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。
(2)如有多個(gè)簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個(gè)姓名;回行時(shí)，與上一行第一個(gè)簽發(fā)人姓名對齊。
★★★不是所有公文都需要在版頭中標注簽發(fā)人姓名，只有上行文才在版頭標注簽發(fā)人姓名(如“簽發(fā)人：xxx”)，簽發(fā)人通常是機關(guān)單位的負責人。下行文和平行文不需要在版頭中標注簽發(fā)人姓名。
公文的主體
公文首頁(yè)紅色分隔線(xiàn)(不含)以下、公文末頁(yè)首條分隔線(xiàn)(不含)以上的部分稱(chēng)為主體。公文的主體包括標題、主送機關(guān)、正文等幾部分。
一、標題
(1)標題由發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)、事由和文種組成。如“國務(wù)院關(guān)于開(kāi)展第七次全國人口普查的通知”，其中“國務(wù)院”是發(fā)文機關(guān)，'開(kāi)展第七次全國人口普查”是事由，“通知”是文種。
(2)標題一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線(xiàn)下空二行位置，分一行或多行居中排布;
回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對稱(chēng)，長(cháng)短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。
★★★(1)文際工作中有些公文標題中的發(fā)文機關(guān)和事由可以的情省略，如“關(guān)于 xxxxxxxxx的通知'公告”，唯獨文種一定不能省略。
(2)公文的標題過(guò)長(cháng)可以拆行寫(xiě)，回行時(shí)要做到詞意完整，一個(gè)完整的詞語(yǔ)不能拆成兩行寫(xiě)，比如“農村工作會(huì )議”不可以拆成“農村工-作會(huì )議”。
二、主送機關(guān)
(1)主送機關(guān)是公文的主要受理機關(guān)，應當使用機關(guān)全稱(chēng)、規范化簡(jiǎn)稱(chēng)或者同類(lèi)型機關(guān)統稱(chēng)。
(2)主機關(guān)編排于標題下空一行位置。居左項格?；匦袝r(shí)仍頂格，最后一個(gè)機關(guān)名稱(chēng)后標全角冒號。
(3)主送機關(guān)名稱(chēng)過(guò)多導致公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應當將主送機關(guān)名稱(chēng)移至版記（公文首交必須出現正文）。
三、正文
(1)正文是用來(lái)表述公文的內容。公文首頁(yè)必須顯示正文。
(2)正文一般用3號仿宋體字，編排于主送機大名稱(chēng)下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次字數依次可以用“一”“(一)”“1.”“(1)”標注;一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。
四、附件說(shuō)明
(1)附件說(shuō)明是指公文附件的順序號和名稱(chēng)。
(2)如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字。后標全角冒號和附件名稱(chēng)，如有多個(gè)附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號號(如“附件:l.xxxxx”);附件名稱(chēng)后不加標點(diǎn)符號
(3)附件名稱(chēng)較長(cháng)需同行時(shí)，應當與上一行附件名稱(chēng)的首字對齊。
五、發(fā)文機關(guān)署名
(1)發(fā)文機關(guān)署名署發(fā)文機關(guān)全稱(chēng)或者規范化簡(jiǎn)稱(chēng)。
(2)單一機關(guān)行文時(shí)。一般在成文日期之上，以成文日期為準居中編排發(fā)文機關(guān)署名。
六、成文日期
(1)成文日期署會(huì )議通過(guò)或者發(fā)文機關(guān)負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，成文日期署最后簽發(fā)機關(guān)負責人簽發(fā)的日期。
(2)加蓋印象的公文，成文日期一般右空四字編排。
(3)用阿拉伯數字(不能使用漢字數字)將年、月、日標全，年份應標全稱(chēng)，月、日不編虛位(即1不編為 01)。
七、印章
(1)印章用紅色，不得出現空向印章。公文中有發(fā)文機關(guān)名的，應當加蓋發(fā)文機關(guān)印章，并與署名機關(guān)相行。
(2)單一機關(guān)行文時(shí)。一般在成文日期之上，以成文日期為準居中編排發(fā)文機關(guān)署名、印章端正、居排下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期。使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心間下位置，印章頂端應當上距正文(或附付說(shuō)明)一行之內。
(3)聯(lián)合行文時(shí)，一將各發(fā)文機關(guān)署名按照發(fā)文機關(guān)順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心。首排印章頂端應當上距正文(或附件說(shuō)明)一行之內。
(4)有特定發(fā)文機關(guān)標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。
★★★幷非所有的公文都要蓋章，電報、普發(fā)性公文不用章。
八、附注
(1)附注是公文印發(fā)傳達范圍等需要說(shuō)明的事項。
(2)如有附注，居左空二字加圓括號編播在成文日期下一行。
九、附件
(1)附件是公文正文的說(shuō)明、補充或者參考資料。
(2)附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?span>3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。
公文的版記和頁(yè)碼
公文未頁(yè)首條分隔線(xiàn)以下、未條分隔線(xiàn)以上的部分稱(chēng)為版記。
一、版記
1.抄送機關(guān)
(1)除主送機關(guān)外需要執行或者知曉公文內容的其他機關(guān)。應當使用機關(guān)全稱(chēng)、規范化簡(jiǎn)稱(chēng)或同類(lèi)型機關(guān)統稱(chēng)。
(2)一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C關(guān)名稱(chēng)，回行時(shí)與冒號后的首字對齊，最后一個(gè)抄送機關(guān)名稱(chēng)后標句號。
2.印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期
印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期指的是公文的送印機關(guān)和送印日期。
印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在未條分隔線(xiàn)之上，印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字。用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱(chēng)，月、日不編虛位(即1不編為01)，后加“印發(fā)”二字。
,二、頁(yè)碼
頁(yè)碼是指公文頁(yè)數順字號。一般用4號半角宋體阿拉伯數字，編排在公文版心下邊緣之下，數字左右各放一條一字線(xiàn)，一字線(xiàn)上距版心下邊緣 7mm。單頁(yè)碼居右空一字，雙頁(yè)碼居左空一字。
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