1.目的

為了提高公司工作效率，有效降低和節約成本，加快辦公自動(dòng)化建設，保障文件和各種信息傳遞快捷暢通，根據公司的實(shí)際，制定本規定。

2.適用范圍

2.1 本規定適用于集團各部門(mén)、各控參股企業(yè)、各銷(xiāo)售公司（物流中心）辦公自動(dòng)化的管理。

2.2 OA系統用戶(hù)暫定為集團各部門(mén)、各銷(xiāo)售公司（物流中心）工作人員和各控參股企業(yè)管理人員。

3.相關(guān)部門(mén)職責

3.1 集團辦公室負責文件的制作、發(fā)送、督辦和少量紙質(zhì)文件的存檔和上報。發(fā)出的電子公文必須具有符合規范的文件頭和文件主體。

3.2集團人力資源部負責配合集團辦公室信息技術(shù)處進(jìn)行OA用戶(hù)的注冊和注銷(xiāo)。

3.3 集團辦公室信息技術(shù)處負責OA系統操作技術(shù)的培訓，OA系統運行設備的維護、管理和電子文檔的保存。

3.4各控參股企業(yè)、各銷(xiāo)售公司（物流中心）的部門(mén)和人員職責可參照執行。

4.文件發(fā)送與接收

4.1集團公司及各部門(mén)、各企業(yè)下發(fā)、上報的各類(lèi)公文（包括文件、會(huì )議通知、公告、簡(jiǎn)報、信息等）原則上統一采用辦公自動(dòng)化系統（OA）發(fā)送，特殊情況需要打印紙質(zhì)文件的報集團或本分管領(lǐng)導批準。

4.2 集團公司的正式文件及其他需要簽發(fā)的公文，仍按原流程起草、審核、簽發(fā)，統一由辦公室編號、制作、掃描、使用OA發(fā)送至收文單位和個(gè)人，并根據實(shí)際需要打印若干份存檔和上報。

4.3 電子公文應做好登記，并由起草、審核、簽發(fā)人簽名。

4.4 所有OA用戶(hù)每天上、下午上班后都必須及時(shí)登錄OA系統查看文件，并始終使OA系統處于“在線(xiàn)”狀態(tài)，確保信息和聯(lián)絡(luò )暢通。如因出差或出差時(shí)間較長(cháng)，須指定授權的公文代辦人代辦。

4.5 電子文件發(fā)送后，工作人員應根據公文的緩急程度對所發(fā)公文的接收情況進(jìn)行檢查，催辦、督辦，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)與有關(guān)人員聯(lián)系。

4.6 集團各部門(mén)、各控參股企業(yè)、各銷(xiāo)售公司（物流中心）要建立OA系統管理體制，指定專(zhuān)人負責OA系統文件的管理。

5. 用戶(hù)注冊和注銷(xiāo)

5.1總部新進(jìn)符合使用OA系統的人員，由人力資源部在一個(gè)工作日內將人員的姓名、單位、崗位等基本資料送交集團辦公室信息技術(shù)處，信息技術(shù)處應在一周內完成電腦配置和OA用戶(hù)注冊?？偛縊A用戶(hù)離職前，須到集團辦公室信息技術(shù)處辦理電腦移交及OA注銷(xiāo)手續后，方可辦理離職手續。

5.2各控參股企業(yè)、各銷(xiāo)售公司（物流中心）新進(jìn)符合使用OA系統的人員，由控參股企業(yè)、各銷(xiāo)售公司（物流中心）在兩個(gè)工作日內將人員的姓名、單位、崗位等基本資料報集團人力資源部，人力資源部備案后送交集團辦公室信息技術(shù)處注冊?？貐⒐善髽I(yè)、各銷(xiāo)售公司（物流中心）OA用戶(hù)離職前，需報集團人力資源部備案，并由集團辦公室信息技術(shù)處辦理OA注銷(xiāo)手續后，方可辦理離職手續。

5.3 集團各部門(mén)、各控參股企業(yè)、各銷(xiāo)售公司（物流中心）對沒(méi)配置專(zhuān)用電腦的OA用戶(hù)，要合理安排電腦共用。

6.系統安全與維護

6.1 集團公司和各控參股企業(yè)、各銷(xiāo)售公司（物流中心）的網(wǎng)絡(luò )服務(wù)器在工作時(shí)間內必須始終保持在線(xiàn)，OA系統始終保持正常的運行狀態(tài)。建立服務(wù)器的運行日志，并保存30天以上。

6.2 集團辦公室信息技術(shù)處須指定管理員專(zhuān)門(mén)負責文件上傳及系統維護。所有配置信息要由專(zhuān)人保管，注意保密。系統管理員應定期對網(wǎng)絡(luò )系統進(jìn)行殺毒，建立防火墻，防止黑客侵入，確保系統安全。

6.3 密級的文件不入OA系統，按照現有公文流轉方式處理；電子文件嚴格按發(fā)文范圍發(fā)送，發(fā)文范圍的審批仍按集團公司公文管理有關(guān)規定執行。

6.4所有OA系統應保管好用戶(hù)密碼口令，不得隨意泄漏給無(wú)關(guān)人員。

7. 文件共享與歸檔

7.1集團辦公室應對公司成立以來(lái)的文件進(jìn)行清理，剔除密級和失效文件外，將所有的實(shí)用文件在OA系統上發(fā)布，供用戶(hù)學(xué)習、使用。

7.2  集團辦公室對OA系統上電子公文每年整理一次，刻錄成光盤(pán)，存入集團檔案室。

8. 附則   

8.1 本規定自2006年1月1日起試行，原有關(guān)規定同時(shí)廢止。

8.2 在試運行期間，公司除利用OA系統處理文件發(fā)送、信息溝通外，還將逐步推行自動(dòng)化辦公流程，以期實(shí)現真正意義上的無(wú)紙辦公，加快公司的管理科學(xué)化和現代企業(yè)制度建設。

8.3 集團各部門(mén)、各控參股企業(yè)、各銷(xiāo)售公司對在試行中遇到的問(wèn)題和意見(jiàn)、建議，請及時(shí)向集團辦公室反映，以便對本規定進(jìn)行修改。