所謂模板，往往是一些好心人總結的審計套路和樣式，它或者根據某個(gè)公司的具體情況而來(lái)（所以很大可能并不適用你所在的公司），或者是足夠的泛泛以覆蓋大部分公司（所以跟你們公司的具體情況還是不搭），大致參考也許可以，想偷懶，拿來(lái)就用，那么審計是肯定做不好的。如果你已經(jīng)做過(guò)幾年的內部審計，但跟人交流還是沒(méi)有自己的見(jiàn)解，一提到要做新項目第一反應就是上網(wǎng)或者找朋友要模板，那么很可能你就是模板族了。 依賴(lài)各種模板是種生理病癥，根子在于心中缺少真經(jīng)。用填模板的勤奮掩蓋動(dòng)腦子的懶惰，日復一日，看上去做過(guò)很多項目，實(shí)際上只是重復地填了一些模板而已。 所以，跟我一起念拯救模板族的真言：問(wèn)、看、思、目標、流程、風(fēng)險。 以計劃一個(gè)采購審計為例，示范一下這段真言如何使用。 問(wèn) 不是問(wèn)人要審計計劃的模板，而是問(wèn)跟審計項目相關(guān)的利益各方，聽(tīng)聽(tīng)他們的關(guān)切。不要一想到做項目，就是找模板抽樣填底稿，走出你的辦公室，去問(wèn)所有跟這個(gè)項目可能相關(guān)的人。很多時(shí)候，有價(jià)值的信息在這個(gè)階段會(huì )直接跳到你的眼前，而如果埋頭于填模板，則永遠不會(huì )發(fā)現。 首先要問(wèn)自己，為什么要做這個(gè)項目，審計目標是什么？是年度計劃中的一個(gè)例行項目，還是因為什么情況突然安排的例外項目？是常規審計還是掩蓋在常規審計下的有特定對象和事項的專(zhuān)項調查？你自己心里要有個(gè)思路和方向。套用一句雞湯般的話(huà)，叫沒(méi)有目標的船，永遠不會(huì )遇到順風(fēng)。沒(méi)有審計目標，你永遠不會(huì )知道自己要審什么。 然后，下面的這些人，都可以視情況去問(wèn)。 一是問(wèn)董事會(huì )的大佬，比如審計委員會(huì )的主席（這個(gè)視各人各公司和具體項目情況而定，只是小范圍適用。有些審計同仁可能從來(lái)沒(méi)見(jiàn)過(guò)董事會(huì )成員。），對這個(gè)項目有什么想法和建議。 二是問(wèn)公司的總裁或者總經(jīng)理，對采購部的期望是什么，什么地方比較滿(mǎn)意，什么地方希望審計進(jìn)行項目時(shí)多關(guān)注一下。審計部能夠切實(shí)了解并協(xié)助解決高層的關(guān)切，這是價(jià)值體現的一部分。 三是問(wèn)采購總監，了解采購部在過(guò)去一年的主要成績(jì)，新的一年的主要工作目標和計劃，重點(diǎn)和難點(diǎn)，供應商的開(kāi)發(fā)和培養，采購員的培養、輪崗等等。 四是問(wèn)公司的成本經(jīng)理，過(guò)去一段時(shí)間內公司的成本趨勢，各種材料成本的分析是否發(fā)現任何異常。 五是問(wèn)生產(chǎn)部門(mén)和品質(zhì)部的進(jìn)料檢驗，采購材料的品質(zhì)如何，有沒(méi)有因為進(jìn)料品質(zhì)問(wèn)題導致停線(xiàn)，最近有沒(méi)有跟采購部吵架。 六是問(wèn)設備維保部門(mén)，設備維保的合同執行得如何？備品備件的庫存水平，質(zhì)量如何，耗用如何？ 七是問(wèn)財務(wù)的應付賬款部門(mén)，供應商的賬期，付款。 八是問(wèn)公司的法務(wù)部門(mén)，有沒(méi)有跟供應商的糾紛和官司 只要你覺(jué)得有關(guān)，你可以繼續問(wèn)下去。問(wèn)之前記得先列好提問(wèn)的提綱，問(wèn)完后記得做好筆記以便記錄和綜合分析。至于具體怎么問(wèn)，那是另一個(gè)專(zhuān)門(mén)的話(huà)題，也就是審計談話(huà)技巧了。 問(wèn)完這些人，如果你的談話(huà)水平不錯且各部門(mén)基本配合的話(huà)，你會(huì )搜集到很多有用和有趣的信息，對采購部，也有了個(gè)立體的影像了。 看 是在正式審計之前，先看能夠搜集到的相關(guān)資料。 看采購部的組織架構圖和崗位說(shuō)明書(shū)，知道都有哪些人，分工是什么，職責內容； 看采購部的KPI指標，看看業(yè)績(jì)達成情況，看看驅動(dòng)他們的都是哪些指標； 看采購部的人員檔案，過(guò)往工作經(jīng)歷，獎懲，從知識和工作背景上是否能夠勝任 (視公司情況而定，有的公司查閱人員檔案會(huì )很敏感)； 看采購部的SOP，看看采購部的具體各項業(yè)務(wù)是如何開(kāi)展的； 看公司的授權書(shū)，對各項采購業(yè)務(wù)的授權是多少； 看系統里的采購訂單，分個(gè)類(lèi)，排個(gè)序，用數據透視表來(lái)回折騰多角度看看，看看一年采購花了多少錢(qián)，前10大供應商中有沒(méi)有新進(jìn)的供應商，過(guò)去幾年哪些供應商的采購份額發(fā)生較大變化； 看被列入黑名單的供應商； 看供應商考核的評分表； 看以前的有關(guān)采購的各種審計報告等等。 看完這些，采購部是朝著(zhù)什么目標按什么方式流程運轉（至少書(shū)面上的），應該了然于胸。 思 是在問(wèn)和看的基礎上，進(jìn)一步動(dòng)動(dòng)腦子，結合目標，流程，風(fēng)險三真言，來(lái)考慮一些問(wèn)題 1、采購部的工作目標是什么？高層對采購部的期望是什么？這種期望體現在其部門(mén)目標和KPI考核中了嗎？實(shí)際的完成情況如何？ 2、目前的制度和流程從內控設計的角度上是否完善和合理？能否支撐采購部的各項目標的完成？ 3、大家對采購部的抱怨和不滿(mǎn)都有哪些，集中在哪些方面？哪些地方比較可疑甚至存在潛在舞弊風(fēng)險？ 4、關(guān)注異常供應商，例如新供應商突然占了很大份額，老供應商突然被下掉，被列入黑名單的供應商，被從黑名單中恢復的供應商等等） 5、有哪些采購員比較奇怪？ 6、重點(diǎn)的風(fēng)險在哪里？ 展開(kāi)一下，所謂目標、流程、風(fēng)險，是思考和審視任何一項業(yè)務(wù)或部門(mén)時(shí)的一個(gè)切入角度，即業(yè)務(wù)的目標是什么?為了達成目標，具體是怎樣的流程來(lái)組織人、財、物實(shí)現？在這個(gè)過(guò)程中，有哪些可能的風(fēng)險？沒(méi)有目標，就沒(méi)有風(fēng)險，把弄清楚業(yè)務(wù)的目標和流程作為起點(diǎn)，然后才能去評估風(fēng)險。 至此，一個(gè)采購審計的計劃應該已經(jīng)大致了然于胸了，接下來(lái)，就是起草一個(gè)審計計劃了。審計目標，審計期間，主要審計的流程/控制點(diǎn)和風(fēng)險，時(shí)間安排，人員安排，等等。 沒(méi)有漫無(wú)目的的問(wèn)人采購審計應該怎么做，也沒(méi)有機械地去填一個(gè)計劃模板，但你對這個(gè)項目的計劃和實(shí)施卻是前所未有的信心百倍。 如果上面這些都弄完，你對做這個(gè)項目仍然沒(méi)有頭緒，那么相信我，就算是西天神佛開(kāi)過(guò)光的模板也幫不了你了。
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