工作流在企業(yè)中承擔著(zhù)“生命血液”的作用，讓所有流程按部就班地創(chuàng )建、流轉、完成，是辦公線(xiàn)上化的重要功能。
流程引擎的作用即用戶(hù)可自主搭建表單、配置/發(fā)布流程審批節點(diǎn)，不需要開(kāi)發(fā)參與，或給開(kāi)發(fā)提供高級功能，能快速搭建復雜表單，生成用戶(hù)可使用的表單與工作流，不需要從頭開(kāi)發(fā)，從而達到快速上線(xiàn)新流程、流程功能/風(fēng)格/配置統一的目的。
各大辦公協(xié)作平臺都有自己的流程引擎來(lái)配置工作流，如釘釘、飛書(shū)、企業(yè)微信的審批后臺，也有專(zhuān)門(mén)做好工作流一件事的平臺，比如輕流。通過(guò)體驗、梳理這幾個(gè)平臺的相關(guān)功能，以及為自己公司設計了一版流程中心后，對工作流的特性、重點(diǎn)逐漸清晰。
流程中心主要作用可分為前后端功能：
??后臺配置——流程引擎：在工作流配置中，一個(gè)流程需要有基礎信息、表單、審批流，來(lái)創(chuàng )造一個(gè)完整的審批表單，同時(shí)根據需要，提供一些高級功能設置。
??前臺處理——審批單據：一條流程發(fā)布后，審批流節點(diǎn)上的人員將會(huì )看到表單，然后根據在審批流上配置的權限對單據進(jìn)行同意、不同意、提交、轉派等處理，實(shí)現真實(shí)流程流轉。
根據前文，流程引擎的主要內容有基礎信息、表單設計、審批流設計、以及提高能力的更多設置。
??流程名稱(chēng)：即用戶(hù)在使用時(shí)，看見(jiàn)并能創(chuàng )建的流程名；
??可見(jiàn)/可用權限：配置哪些人及部門(mén)可以看到流程入口，配置哪些人及部門(mén)可以看見(jiàn)且可使用此流程，注意具體的流程實(shí)例是否可見(jiàn)是由審批流節點(diǎn)決定的；
??流程管理員：流程在后臺對其可見(jiàn)，且可對流程進(jìn)行修改、發(fā)布、啟用停用、刪除等操作。
還有一種比較特殊的角色，比如流程負責人，也許不會(huì )在后臺修改流程，但需要能看到所有人發(fā)起的所有流程實(shí)例從而進(jìn)行管理和統計，此時(shí)可提供配置字段“可查看全部流程”來(lái)配置相關(guān)人員。
1）表單搭建
表單模塊往往采用拖拉拽的形式，讓用戶(hù)選擇需要的組件拖拽到畫(huà)布中組成表單，至于拖拉拽的交互方式各個(gè)平臺大同小異，而且也比較簡(jiǎn)單和成熟。
但提供的組件和其附有的功能能大大提升用戶(hù)在填寫(xiě)表單時(shí)的體驗，在維護表單組件時(shí)，就應考慮到填寫(xiě)表單時(shí)的驗證、反饋、自動(dòng)鍵盤(pán)等體驗。
輕流組件示例
2）組件分類(lèi)
表單組件首先可大致分為兩類(lèi)：
基礎組件：無(wú)數據傳輸，僅供填寫(xiě)的組件，常見(jiàn)的有輸入、單選、多選、數字、日期、時(shí)間、地點(diǎn)、電話(huà)、郵箱、圖片、附件等，注意要附帶相關(guān)格式驗證、鍵盤(pán)在數字、字母、郵箱及其他可能數據下的自動(dòng)切換。
關(guān)聯(lián)組件：這是在基礎組件的基礎上，梳理出通用字段與數據庫關(guān)聯(lián)形成配置組件，可從系統獲取有組織性、正確性的數據，如部門(mén)、人員、定位，也可關(guān)聯(lián)已有字段自動(dòng)獲取信息，比如關(guān)聯(lián)工號字段可帶出姓名、手機號、剩余假期等字段。
輕流組件示例
3）組件配置
每個(gè)組件在被選擇后，即為表單中的一個(gè)字段，字段由表頭、填寫(xiě)區域組成，需要配置相應的屬性：
a. 字段屬性
一個(gè)組件即表單中的一個(gè)字段，需要有字段名稱(chēng)。
b. 填寫(xiě)屬性
??暗文：可用作指導用戶(hù)的簡(jiǎn)單提示；
??內容填寫(xiě)方式：手動(dòng)填寫(xiě)，用戶(hù)使用鍵盤(pán)輸入；掃碼，可或僅能通過(guò)掃描二維碼/條碼輸入，常會(huì )在填寫(xiě)區域上防止掃碼圖標作為提示；關(guān)聯(lián)帶出，通過(guò)關(guān)聯(lián)到數據庫，再設定與前置字段的關(guān)聯(lián)公式，來(lái)自動(dòng)帶出填寫(xiě)內容，之前介紹的關(guān)聯(lián)組件在此處即默認幫用戶(hù)配置好了關(guān)聯(lián)數據庫。
c. 填寫(xiě)限制
字數限制、是否必填等。
d. 顯示邏輯
??常在：字段默認顯示；
??條件顯示：某些字段是在觸發(fā)條件后才出現的，比如金額字段的填寫(xiě)內容大于1000時(shí)，才出現上傳憑證圖片的字段。
流程設計對普通用戶(hù)來(lái)說(shuō)，大概是學(xué)習成本最大的一個(gè)模塊，主要是選擇審批人和審批方式的選項繁多，而且用詞專(zhuān)業(yè)性較高，所以在當前的流程設計模塊中，大部分字段后都跟著(zhù)說(shuō)明，來(lái)告知用戶(hù)選擇后的審批效果。
在流程設計模塊中，首先通過(guò)可視化界面將流程架構搭建出來(lái)，常有以下節點(diǎn)：發(fā)起人、審批人、辦理人、抄送、條件。
??發(fā)起人：即可發(fā)起此流程實(shí)例的人，已有平臺中有的可在這配置范圍，此時(shí)可能與流程基礎信息中的可用權限重復，建議僅保留基礎信息處，因為當后期流程基本不變，但需要經(jīng)常維護可用范圍時(shí)，只需修改和發(fā)布基礎信息中的內容，否則每次發(fā)布都會(huì )重新發(fā)布流程，可能導致不穩定；
??審批人：通常是只需要檢查內容是否有問(wèn)題、判斷流程是否流轉下去的決策者，在前端審批界面顯示的主要操作為同意、不同意；
??辦理人：通常為需完成表單中任務(wù)后再繼續提交到下一個(gè)節點(diǎn)，任務(wù)可為填寫(xiě)/修改內容、線(xiàn)下活動(dòng)等，在前端審批界面顯示的主要操作為：提交；
??抄送：指被通知查看表單的人員，只能查看表單，不可編輯；
??條件：指同一條流程有多條分支，不同分支下可能有不同審批節點(diǎn)和審批人，根據條件判斷進(jìn)入哪條分支，而條件通常是表單頁(yè)的金額、數字、下拉框等字段，或部門(mén)小組等固有數據。
針對審批人、辦理人、抄送人節點(diǎn)，需要設置每個(gè)流程實(shí)例的真實(shí)節點(diǎn)人員，以及該節點(diǎn)的權限。
1）設置審批/辦理/抄送范圍
主要可分為以下四類(lèi)：
a. 發(fā)起人自選
需要發(fā)起人在創(chuàng )建流程實(shí)例時(shí)就填寫(xiě)該節點(diǎn)的審批人。
b. 指定成員
直接在流程引擎中選擇審批人，所有用戶(hù)創(chuàng )建的流程實(shí)例中節點(diǎn)審批人不會(huì )變化。
c. 角色
角色指一個(gè)人群的集合，通常有一個(gè)設置頁(yè)專(zhuān)門(mén)維護角色里的人員。
??若在角色維護頁(yè)面中設置了每個(gè)人的負責范圍，就能達到條件分流的目的，如吳琪琪負責部門(mén)A，張三負責部門(mén)B，那么部門(mén)A成員提交的單據由吳琪琪審批，部門(mén)B提交的單據由張三審批。
??若未設置每個(gè)人的負責范圍，通常這個(gè)節點(diǎn)由這個(gè)角色中的所有人同時(shí)審批。
d. 動(dòng)態(tài)角色
動(dòng)態(tài)角色也是一群人的集合，但不需要提供給用戶(hù)配置頁(yè)來(lái)維護角色中的人員，而是從系統抓取擁有這個(gè)角色的人，同時(shí)還會(huì )賦予審批條件流，通常需要開(kāi)發(fā)來(lái)維護好供用戶(hù)選擇。
??常用的動(dòng)態(tài)角色會(huì )被直接放出來(lái)作為一個(gè)范圍選項，這屬于體驗優(yōu)化，但根據屬性歸納都屬于動(dòng)態(tài)角色，比如上級、部門(mén)負責人是存在于組織架構中已有的角色，且綁定部門(mén)形成條件流，審批節點(diǎn)中帶出來(lái)的審批人會(huì )根據發(fā)起人的所屬組織變化，所以我們常見(jiàn)的流程引擎中可直接選擇上級、連續上級、部門(mén)負責人，這就是已維護好的動(dòng)態(tài)角色；
??動(dòng)態(tài)角色與角色的差異主要在于不需要用戶(hù)手動(dòng)維護角色中人員的負責范圍，動(dòng)態(tài)角色在創(chuàng )建的時(shí)候往往就已經(jīng)綁定好了組織，取人時(shí)層級是組織-角色-人員，而角色是取人層級是角色-負責組織-人員；
??如果是為明確的客戶(hù)或業(yè)務(wù)開(kāi)發(fā)流程引擎，可以根據其需要提前維護更多的動(dòng)態(tài)角色；
??若需提供開(kāi)發(fā)使用的高級版本，可直接給出動(dòng)態(tài)角色的配置功能如下：
開(kāi)發(fā)版流程中心設置動(dòng)態(tài)角色
2）審批方式
審批方式常放在設置審批人之后，根據審批人數量決定是否顯示多人設置，當多人審批時(shí)需選擇審批方式：
??會(huì )簽（需所有審批人同意）
??或簽（一名審批人同意即可）
??依次審批（按順序一次審批）
飛書(shū)設置審批人
3）表單權限
每個(gè)節點(diǎn)可設置審批人對表單字段的查看/編輯權限。
釘釘設置表單權限
4）更多操作權限
常見(jiàn)的更多操作權限主要有是否可回退、回退節點(diǎn)、是否可轉發(fā)、轉派、撤回、打印等。
輕流設置節點(diǎn)操作權限
在搭建完流程主體之后，可對該流程進(jìn)行整體配置，根據流程重要程度、業(yè)務(wù)需要賦予相應的功能，常見(jiàn)設置項如下：
飛書(shū)流程高級設置
線(xiàn)上化辦公已達到一定覆蓋率，流程搭建線(xiàn)上化也是大勢所趨，無(wú)論是使用已有平臺提供的流程引擎或自主設計開(kāi)發(fā)，都需要先對其中的字段、功能了解清楚，了解已有流程配置方式，再根據業(yè)務(wù)目標進(jìn)一步優(yōu)化，甚至可結合開(kāi)發(fā)需求提供高級配置版本，提高表單開(kāi)發(fā)效率，保證流程操作與頁(yè)面的一致性。
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