第三編 承辦事務(wù)篇
第七章 發(fā)文處理標準
■ 發(fā)文辦理程序
一、 擬稿、審核與簽發(fā)
1.擬稿
?、?在文稿前邊要用公文稿頭紙。
?、?文件發(fā)放范圍要寫(xiě)得明確、具體。
?、?擬稿人要把有關(guān)的文字資料和擬稿的依據附在文稿后面。
?、?“批轉報告”也是發(fā)文的一種形式。一般在擬好“報告”的文稿的同時(shí)，代擬批語(yǔ)，然后將“報告稿”和“批語(yǔ)文稿”一并送領(lǐng)導機關(guān)核發(fā)。
?、?主管部門(mén)擬以領(lǐng)導機關(guān)名義發(fā)的文稿，要經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導審核簽字。涉及其他部門(mén)的問(wèn)題，要送請其他部門(mén)會(huì )簽。
2.審核?、?查是否需要行文，以什么名義行文。
?、?查文稿內容與法律、法規和政策以及上級政府的有關(guān)規定是否一致，與平行機關(guān)和本部門(mén)已有的規定是否矛盾。
?、?查要求和措施是否明確具體、切實(shí)可行。
?、?查涉及其他部門(mén)或地區職權范圍的問(wèn)題是否協(xié)商一致并經(jīng)過(guò)會(huì )簽。如發(fā)現文告內容涉及其他部門(mén)，且又沒(méi)有協(xié)商、會(huì )簽時(shí)，應暫不簽發(fā)，責成主辦單位組織協(xié)商、會(huì )簽后再送審。
?、?查文字表達是否準確、簡(jiǎn)練、條理清楚，標點(diǎn)使用是否正確，文字書(shū)寫(xiě)是否規范。?、?查公文格式是否符合規定。
3.簽發(fā)
簽發(fā)的格式包括核準意見(jiàn)、簽發(fā)人姓名、簽發(fā)日期三項，缺一不可。
A. 核準意見(jiàn)要具體。常見(jiàn)的核準意見(jiàn)有：“同意印發(fā)”、“打印發(fā)出”、“抄清后發(fā)”等。如果認為文稿還應送其他領(lǐng)導同志審閱，應寫(xiě)明“請×××同志審閱后印發(fā)”。
B. 其他審批人（對文件內容承擔次要責任的其他領(lǐng)導人）沒(méi)有不同意見(jiàn)的前提下，才可以圈閱。
C. 簽發(fā)人姓名要寫(xiě)全。
D. 簽發(fā)日期不缺項。
核準意見(jiàn)、簽發(fā)人姓名、簽發(fā)日期均應寫(xiě)在準用發(fā)文稿紙左上側“簽發(fā)”欄內，不要直接寫(xiě)在文稿首頁(yè)或尾頁(yè)空白處，以利立卷歸檔。
二、 繕印與校對
三、 用印、登記與封發(fā)
1.用印
◇ 文件用印時(shí)，必須以簽發(fā)好的文件原稿為依據，經(jīng)核對無(wú)誤后方能用印。
◇ 文件用印要端正、清晰，要端正地蓋在成文日期上方，上不壓正文，下要“齊年蓋月”（即印章的左邊緣與落款日期的年相齊，月、日蓋在印章的下面）。
◇ 要核實(shí)份數，超過(guò)份數的不能蓋印。
2.登記
一切發(fā)出的文件，均應進(jìn)行登記。
3.封發(fā)
◇ 分裝之前先要看發(fā)文稿紙注明的發(fā)送單位、密級、有無(wú)附件等。入封文件要折疊平整，并略短于信封長(cháng)度。
◇ 郵政編碼、地址、名稱(chēng)要在發(fā)送文件的信封上寫(xiě)準確。
◇ 發(fā)文如系密件、急件、親啟件必須分別注明，文件的封口要用糨糊或膠水封實(shí)，不要用書(shū)釘釘封，絕密文件應蓋專(zhuān)用密封章或貼密封簽。
■ 來(lái)文收集
一、來(lái)文收集的含義
來(lái)文收集是指對已處理完畢，但需要立卷歸檔或保存一定時(shí)間的來(lái)文，進(jìn)行匯集回收的過(guò)程。
一、來(lái)文收集的工作方法
1. 來(lái)文份數較多的，在處理的同時(shí)留足歸檔的份數。
2. 來(lái)文只有一份又需要歸檔的，要在文件眉頭加蓋明顯戳記。如“此件閱后請退回歸檔”之類(lèi)的字樣，并在登記簿上作出記載，以便催要。
3. 領(lǐng)導同志有重要批示的文件，如果能夠復印的，可將原件存留，復印件送給閱知部門(mén)或閱知人。
4. 對傳閱件，要在傳閱完畢后及時(shí)收存。
5. 對上級召開(kāi)的各類(lèi)會(huì )議印發(fā)的文件材料，要按“會(huì )議主辦單位的通知”和“會(huì )議文件目錄”，及時(shí)收集，登記后再交有關(guān)部門(mén)或個(gè)人使用，用畢及時(shí)收回。
■ 文件的傳達
一、文件傳達的含義
文件的傳達，是指根據文件內容和規定的傳達范圍，利用會(huì )議向有關(guān)人員口頭傳達。傳達上級文件，要按照時(shí)限要求，可一次性傳達到指定范圍，也可分期傳達到指定范圍。
一、傳達文件的要求
1. 不可隨意擴大傳達范圍，不能隨意各取所需和擅自截留。
2. 需要同廣大人民群眾見(jiàn)面的文件，一般可直接傳達到群眾，不必先黨內后黨外、層層傳達。需要逐級傳達的，必須在文件規定到達群眾的最遲時(shí)間內傳達完畢。
3. 需要向廣大黨員和群眾傳達的重要文件，各級領(lǐng)導干部都應親自宣講或輔導，使黨的方針、政策為廣大群眾所了解、理解并變?yōu)樽杂X(jué)行動(dòng)。
■ 文件的管理方法
?。? 定位管理法
?。? 跟蹤管理法
?。? 卡片管理法
■ 公文立卷
一、公文立卷的含義
公文立卷，是指機關(guān)文書(shū)部門(mén)將已經(jīng)辦理完畢的、具有一定查考利用價(jià)值的文件材料，按照它們在形成過(guò)程中的聯(lián)系和一定的規律組成案卷。
案卷，也稱(chēng)卷宗，指有關(guān)某一問(wèn)題或某一工作活動(dòng)的系統的、具有密切聯(lián)系的文件材料的組合體。
二、公文立卷的范圍
1. 應以國家檔案局頒發(fā)的《關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規定》、《文書(shū)檔案暴光期限表》和《機關(guān)文件材料歸納的范圍》等文件的基本思想為指導。
2.
要明確文書(shū)立卷的分工，即哪一級的文件由哪個(gè)機關(guān)立卷。應該立卷歸檔的文件材料，應以本機關(guān)、本部門(mén)為住。原則上以什么名義發(fā)的文件就在哪里立卷；是哪個(gè)部門(mén)承辦或主辦的文件，就放在哪里立卷。
三、公文立卷的準備
1. 立卷類(lèi)目的編制
2. 立卷類(lèi)目的組成
?、?類(lèi)名，即類(lèi)別，是綜合概括歸卷文件材料的類(lèi)屬名稱(chēng)。如組織類(lèi)、宣傳類(lèi)、工交類(lèi)、城建類(lèi)、財貿類(lèi)、文教類(lèi)、綜合類(lèi)等等。
?、?條款，即條目。如第一類(lèi)第一條為“1-1”、第二類(lèi)第二條為“2-2”等等。
三、組卷
1. 調整立卷
2. 卷內文件排列和編號
{可以按時(shí)間、問(wèn)題、重要程度、問(wèn)號、作者、地區、通訊者、文種名稱(chēng)、人名的姓氏筆畫(huà)或拼音字母等順序進(jìn)行排列。}
3. 擬訂案卷標題
通常應當標明卷內文件作者、問(wèn)題、名稱(chēng)三個(gè)基本部分，中間用“關(guān)于”、“的”來(lái)連接。例如：“××省政府關(guān)于農村工作的決定（指示、通知）”。◇作者——可用通用的簡(jiǎn)稱(chēng)，如“中共××市委”，對本機關(guān)可簡(jiǎn)稱(chēng)“本局”、“本委”、“本廠(chǎng)”等。
◇問(wèn)題——有些文件名稱(chēng)相近或卷內文件名稱(chēng)過(guò)多，可以進(jìn)行概括，或舉出兩三個(gè)有代表性的文件名稱(chēng)后面加“等”字。
◇時(shí)間——一般的案卷標題不需標明時(shí)間，只有計劃、報告、總結、預算和重要文件以及跨年度文件組成的案卷才需要標明時(shí)間。
◇通訊者——將同一性質(zhì)的機關(guān)概括為總稱(chēng)，例如：“××市航運公司就制止貨輪搭客問(wèn)題與××線(xiàn)各航運公司的往來(lái)文書(shū)”。
◇地區——如：“××地區各縣關(guān)于減輕農民負擔情況報告”；或“××地區行署關(guān)于××、××等五個(gè)縣（市）防汛救災情況的調查報告”。
■ 案卷歸檔
一、 案卷目錄的編制
案卷目錄的項目有“案卷號、立卷類(lèi)目號、案卷題名、卷內文件起止日期、卷內文件份數、頁(yè)數、保管期限、備注”等等。
二、 文件檢索工具的編制
?、?文號索引，又叫文件作者目錄。
?、?文件分類(lèi)目錄，又叫文件綜合分類(lèi)目錄。
三、 案卷的歸檔
?、?歸檔范圍。指機關(guān)在工作活動(dòng)中，形成和使用的文件以及其他有關(guān)的材料（包括照片、圖表、印模、錄音帶、錄像帶等）。
?、?歸檔時(shí)限。一般應在第二年上半年向檔案部門(mén)移交檔案。?、?歸檔要求。移交目錄一式2至3份，一份經(jīng)簽字后留公文處理部門(mén)使用，另外1至2份交機關(guān)檔案室保存。
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