如何當好辦公室主任
單位企業(yè)辦公室處于承上啟下的地位，是連接領(lǐng)導和基層的橋梁、協(xié)調各部門(mén)的紐帶、保持單位正常運轉的中樞，責任重大。具體說(shuō)，其基本職能大體有四項。
一是參謀職能。辦公室主任的參謀職能大多是圍繞領(lǐng)導的科學(xué)決策進(jìn)行的。主要表現在：在決策形成過(guò)程中，在幫助領(lǐng)導全面了解基層情況、確定工作方向和重點(diǎn)、范圍上發(fā)揮參謀作用。在決策實(shí)施過(guò)程中和實(shí)施過(guò)程結束后，在幫助領(lǐng)導及時(shí)了解工作進(jìn)展情況、強化控制上發(fā)揮參謀作用。
二是承辦職能。辦公室主任的承辦職能大致來(lái)自三個(gè)方面。一是來(lái)自上級部門(mén)的，如工作調研、信息反饋、工作總結等。二是來(lái)自本單位領(lǐng)導的。三是來(lái)自單位內各科室的?？傊?，辦公室主任對所承擔的事項要高度負責，一絲不茍，一辦到底，落到實(shí)處。
三是管理職能。集中體現在以下三個(gè)方面：一是文書(shū)管理。主要是圍繞著(zhù)公文處理進(jìn)行的撰稿、校對、印制、收發(fā)登記、立卷、歸檔等環(huán)節。辦公室主任負責對文書(shū)工作統一領(lǐng)導，統一組織安排，負責督促、檢查，把好質(zhì)量關(guān)。二是事務(wù)管理。辦公室主任應該說(shuō)是事無(wú)巨細，都要認真操辦。如會(huì )議安排、領(lǐng)導用車(chē)、對外接待、辦公用品以及為職工提供生活服務(wù)的有關(guān)事項。
四是協(xié)調職能。辦公室主任履行協(xié)調職能，一是縱向協(xié)調，即指上下級關(guān)系協(xié)調，上令下行，下情上曉，上下緊密配合、步調一致：二是橫向協(xié)調，指與各科室的協(xié)調工作。
要想當好辦公室主任，就要通過(guò)學(xué)習和鍛煉，提高自己的各種素質(zhì)，使自己不斷適應現代社會(huì )對本職工作的新要求，才能帶領(lǐng)辦公室人員在工作中發(fā)揮出更大作用。
首先要加強學(xué)習，提高理論素養，掌握業(yè)務(wù)知識，提高綜合知識水平。辦公室工作是一個(gè)單位的窗口，辦文、辦會(huì )、辦事過(guò)程中面對的是錯綜復雜多變的具體情況，這就要求一個(gè)辦公室的負責人要具有駕馭復雜局面的能力，因此要不斷學(xué)習，不斷鉆研理論業(yè)務(wù)知識，努力成為行家里手、業(yè)務(wù)尖子以指導工作，解決我們面對的實(shí)際問(wèn)題。
二是要給自己正確定位。辦公室主任處于行政領(lǐng)導第一線(xiàn)，是兵頭將尾。要依靠領(lǐng)導，面向群眾，起著(zhù)承上啟下的作用。對上，要做好領(lǐng)導的左膀右臂，把握領(lǐng)導的指示和精神，體會(huì )領(lǐng)導意圖，保質(zhì)保量地完成工作；對下，要體會(huì )基層群眾疾苦，把群眾所想所需反映給領(lǐng)導。要積極組織辦公室人員充分利用現有的人力，更快更好地完成局領(lǐng)導交給的任務(wù)。
三是要當好辦公室主任，必須把握正確的政治方針，與領(lǐng)導保持一致。樹(shù)立大局意識，在工作中與領(lǐng)導擰成一股繩，和群眾打成一片。領(lǐng)會(huì )領(lǐng)導意圖要迅速及時(shí)，反應敏捷，要注重實(shí)效，不擺花架子。把上級精神和領(lǐng)導意圖及時(shí)傳達給辦公室的每名工作人員，對貫徹落實(shí)情況要有檢查、有監督、有落實(shí)。要合理用人，充分了解辦公室每個(gè)工作人員的特點(diǎn)，根據每個(gè)人的長(cháng)處，安排適宜的工作，把工作分配給每個(gè)工作人員，各司其職，各負其責，讓每個(gè)人都發(fā)揮出各自的優(yōu)勢，調動(dòng)起每個(gè)人的積極性。要品格高尚，作風(fēng)正派，表里如一，言行一致，工作起來(lái)就能讓人信服。要摸實(shí)情，說(shuō)實(shí)話(huà)，辦實(shí)事，重實(shí)效，切不可弄虛作假、欺上瞞下。要以自己的綜合素質(zhì)和自身行為所形成的吸引力、感召力，與群眾產(chǎn)生共鳴，讓別人心甘情愿的為你工作，以能和你一起工作為榮。
四是要以身作則，要求別人做到的，要自己先做到；別人不能做到的，自己能做到。吃苦在前，享受在后。做到大事認真辦，小事不馬虎。嚴格作息時(shí)間，平時(shí)保證在崗，以便隨時(shí)處理領(lǐng)導交辦和辦公室的日常工作。關(guān)鍵時(shí)刻要做到無(wú)論刮風(fēng)下雨、白天晚上，召之即來(lái)，來(lái)之能戰，戰之能勝。
辦公室要緊緊圍繞單位的決策及一個(gè)時(shí)期的重點(diǎn)工作，在落實(shí)上做文章，下功夫。要深入工作落實(shí)的第一線(xiàn)去，深入群眾，深入實(shí)際，認真了解基層真實(shí)情況，傾聽(tīng)群眾的呼聲，不斷地發(fā)現問(wèn)題，解決問(wèn)題，對那些不落實(shí)、難落實(shí)的問(wèn)題，要加大督促檢查力度，一抓到底，由重點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題的突破，推動(dòng)整體工作的落實(shí)。要敢于較真，敢于實(shí)施面對面督促，敢于觸及復雜矛盾，挖掘深層次問(wèn)題，提出限期落實(shí)的意見(jiàn)和要求，從而確保重要工作部署的貫徹落實(shí)。
作為辦公室日常工作，就是辦文辦事，做好這些工作，首先心要有公正之心，要有敬業(yè)的態(tài)度、勤勉之心、勤奮的精神。辦公室主任如果能真正做到讓群眾滿(mǎn)意、讓領(lǐng)導滿(mǎn)意，那是最大的獎賞。辦文辦事，要掌握三條基本準則：第一，辦任何文件、任何事都必須有依據。不要做沒(méi)有依據的事，要清楚和把握依據來(lái)源于哪里。第二，辦文辦事一定要周密細致。在辦文上不要錯過(guò)一個(gè)標點(diǎn)符號。辦文不是繪畫(huà)繡花，一句話(huà)就是一個(gè)意思，能兩個(gè)字說(shuō)清楚的事絕對不用三個(gè)字。清清晰晰，簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單，把一件事說(shuō)清楚就可以，不說(shuō)清楚的事等于沒(méi)說(shuō)。第三，辦文辦事必須是對上負責、對下負責、對自己負責。因為我們做任何事，都要對對領(lǐng)導負責，還要對自己負責。不要做那種沒(méi)邊的事，別做那種有害的事。辦事要掌握一個(gè)準則，什么事能辦什么事不能辦。有依據的事，集體決策的事可以辦，違規、違法的事千萬(wàn)別去辦。
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