職位說(shuō)明書(shū)要求準備、規范、清晰。在編寫(xiě)之前，需要確定職位說(shuō)明書(shū)的規范用語(yǔ)、版面格式要求和各個(gè)欄目的具體內容。
職位說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)與管理一般包括以下幾項內容：
1、 職位基本信息
職位基本信息也稱(chēng)為工作標識。包括職位名稱(chēng)、所在部門(mén)、直接上級、定員、部門(mén)編碼、職位編碼。
2、 工作
目標與職責
重點(diǎn)描述從事該職位的工作所要完成或達到的工作
目標，以及該職位的主要職責權限等，標準詞匯應是：負責、確保、保證等。
3、 工作內容
這是最主要的內容，此欄詳細描述該職位所從事的具體的工作，應全面、詳盡地寫(xiě)出完成工作
目標所要做的每一項工作，包括每項工作的綜述、活動(dòng)過(guò)程、工作聯(lián)系和工作權限。同時(shí)，在這一項中還可以同時(shí)描述每項工作的環(huán)境和工作條件，以及在不同階段所用到的不同的工具和設備。
4、 工作的事件特征
此項反應該職位通常表現的工作時(shí)特征，例如，在流水線(xiàn)上可能需要三班倒；在高科技企業(yè)中需要經(jīng)常加班；
建筑施工人員經(jīng)常出差；一般管理人員則正常上下班等。
5、 工作完成結果及建議考核標準
此項反應該職位完成的工作標準，以及如何根據工作完成情況進(jìn)行考核，具體內容通常與該組織的考核制度結合起來(lái)。
6、 教育背景
此項填寫(xiě)從事該職位目前應具有的最低學(xué)歷要求。在進(jìn)行工作分析時(shí)，經(jīng)常有這樣的情況：某職員時(shí)一位有多年工齡、經(jīng)驗豐富的高中學(xué)歷的員工，但他的教育北京顯然不能代表所需要的教育水平。在確定教育背景時(shí)應該考慮，如果讓一位新員工來(lái)工作，他最低應是什么學(xué)歷，而不一定是當前在職
員工的學(xué)歷。
7、 工作經(jīng)歷
此項反應從事該職位之前，應具有的最起碼的工作經(jīng)驗要求，一般包括倆方面，一是專(zhuān)業(yè)經(jīng)歷要求，即相關(guān)的知識經(jīng)驗背景；另一個(gè)需要的是本組織內部的工作經(jīng)歷要求，尤其針對組織中的一些中、高層管理職位。
8、 專(zhuān)業(yè)技能、證書(shū)與其他能力
此項反應從事該職位應具有的基本技能和能力。某些職位對專(zhuān)業(yè)技能要求較高，沒(méi)有此項專(zhuān)業(yè)技能就無(wú)法開(kāi)展工作。而另一些職位相比之下則對某些能力要求更為明確。
9、 專(zhuān)門(mén)培訓
此欄反應從事該職位前，應進(jìn)行的基本的專(zhuān)業(yè)培訓，否則將部允許上任或部能勝任工作。具體是指
員工在具備了教育水平、工作經(jīng)驗、工作技能之后，還必須經(jīng)過(guò)那些培訓。
10、 體能要求
對于體力勞動(dòng)型的工作，這項要求非常重要。
職位說(shuō)明書(shū)一般由人力資源部門(mén)同意歸檔管理。然后，職位說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)并不是一勞永逸的工作。實(shí)際中組織內經(jīng)常出現職位增加、撤消的情況，更普遍的情形是某項工作的職責和內容出現百年動(dòng)。每一次工作信息的邊哈都用該及時(shí)記錄在案，并迅速反應到職位說(shuō)明書(shū)的調整之中。在這種情況下，一般由職位所在部門(mén)負責人向人力資源部提出申請，并填寫(xiě)標準的職位說(shuō)明書(shū)修改表，由
人力資源部門(mén)進(jìn)行信息收集并對職位說(shuō)明書(shū)做出相應的修改。
