每年年底的公司年會(huì )，已經(jīng)成為酒店業(yè)的一項重要收入，會(huì )議承辦生意，能否產(chǎn)生一兩個(gè)上市公司?
文/翟文婷
年會(huì )還有個(gè)正式的名稱(chēng)——“尾牙宴”，一個(gè)從港臺傳到大陸的說(shuō)法。領(lǐng)導講話(huà)、表彰先進(jìn)、表演節目、吃飯、抽獎是一個(gè)企業(yè)年會(huì )的必走流程，甚至不乏員工趁此機會(huì )惡搞老板。而企業(yè)為年會(huì )所做的預算，是根據講究排場(chǎng)和規模而定，一般起步價(jià)都在上萬(wàn)元。
對于郊區度假村、五星級酒店來(lái)說(shuō)，每年的年前這段時(shí)間，是他們的一個(gè)黃金時(shí)期。把一個(gè)企業(yè)的所有人員召集起來(lái)，少則幾十人，動(dòng)輒成百上千人，年會(huì )籌辦人的首要任務(wù)就是找場(chǎng)地。有企業(yè)干脆把年會(huì )放在大學(xué)體育館里——聯(lián)想控股2011年年會(huì )就在北航體育館里度過(guò);我愛(ài)我家光北京分公司就有上萬(wàn)人，年會(huì )只能進(jìn)行表彰獎勵和領(lǐng)導講話(huà)這兩項內容，籌辦年會(huì )的負責人告訴《創(chuàng )業(yè)邦》，“如果要吃飯，只能分部門(mén)進(jìn)行?！?/p>
“每年要變新花樣”的企業(yè)心理訴求，導致近幾年度假村的風(fēng)頭蓋過(guò)其他地方。在郊區開(kāi)完會(huì )，住一晚，泡溫泉、唱歌、網(wǎng)球等更多的休閑項目正在遞補和填充著(zhù)企業(yè)年會(huì )這道大餐。
“像北京地區的九華山莊和溫都水城，1000人以上的宴會(huì )廳，到12月份根本訂不到，市區酒店也是如此。所有的企業(yè)都要開(kāi)會(huì )?！敝袊鴷?huì )議產(chǎn)業(yè)大會(huì )秘書(shū)長(cháng)王青道說(shuō)。年底高峰時(shí)期，九華山莊平均每天要接待幾十場(chǎng)會(huì )。
所謂的尾牙宴最早是從跨國公司興起的。2006年建成的16區是目前九華山莊最新的一個(gè)會(huì )議中心，銷(xiāo)售總監李海杰記得，里面最大的一間4000平方米宴會(huì )廳，迎來(lái)的第一位客戶(hù)就是美國的柯達，此后還接待過(guò)包括微軟、拜耳、輝瑞、豐田等外企?！八麄儽容^重視年會(huì )?！崩钫f(shuō)。
嚴格意義上說(shuō)，很多大公司的年會(huì )不止尾牙宴一個(gè)，他們會(huì )按照品牌、產(chǎn)品系列開(kāi)品牌大會(huì )，或者跟經(jīng)銷(xiāo)商、供應商等業(yè)務(wù)往來(lái)者開(kāi)商務(wù)大會(huì )。目的只有一個(gè)，獎勵今年的優(yōu)秀經(jīng)銷(xiāo)商，明確明年的計劃，甚至有的企業(yè)要在年會(huì )上發(fā)布新產(chǎn)品。王青道說(shuō)，“企業(yè)跟自己?jiǎn)T工的會(huì )是真正的年會(huì )，但我們都把他們歸到年會(huì )系列里，因為都是一年要開(kāi)一次的?！备Ｌ锲?chē)已經(jīng)在九華山莊連續舉辦了6屆經(jīng)銷(xiāo)商和供應商年會(huì )，他們的要求是，“正規，場(chǎng)地要大，因為需要展示新產(chǎn)品?！?/p>
按照上述年會(huì )的概念，每年從10月份開(kāi)始，北京就進(jìn)入年會(huì )的集中爆發(fā)期，持續到春節。假期一過(guò)，九華山莊的收入曲線(xiàn)立馬跌入谷底。也就是說(shuō)，每年的冬天對于他們來(lái)說(shuō)是收獲的季節。九華山莊已經(jīng)從最初的度假酒店概念，轉為依賴(lài)會(huì )議經(jīng)濟而生的度假會(huì )議中心。2010年，他們的收入為5.4億元，2011年在5.7億元左右，歷史最高曾達到6個(gè)億。10月份之后的年會(huì )收入，幾乎可以占到他們全年收入的2/3。
最高人均消費上千元
長(cháng)期研究會(huì )議經(jīng)濟的王青道，向《創(chuàng )業(yè)邦》算了一筆賬，任何一場(chǎng)會(huì )議下來(lái)，2/3的費用是花在了交通、會(huì )場(chǎng)租金、餐飲和客房。他舉了個(gè)例子，2011年12月，德國SAP公司在北京國家會(huì )議中心維期5天的年會(huì )，注冊人數是兩萬(wàn)人。光場(chǎng)地租金加餐費，就花掉3700萬(wàn)元。
很多企業(yè)把年會(huì )放在九華山莊，首當其沖是被那里的娛樂(lè )設施所吸引，以北京市區的企業(yè)為主，“開(kāi)完會(huì )之后放松一下，也不妨礙他們進(jìn)一步溝通和聯(lián)絡(luò )感情”。李海杰說(shuō)，最能招徠客人的還是溫泉。除此以外的按摩、理療等保健類(lèi)項目也廣受歡迎。不過(guò)近來(lái)也有企業(yè)來(lái)詢(xún)問(wèn)，有沒(méi)有足球場(chǎng)、高爾夫球場(chǎng)、籃球場(chǎng)之類(lèi)的場(chǎng)地?！皩ξ覀儊?lái)說(shuō)，這又是一些新的要求，還得考慮給他們做?！?/p>
這些服務(wù)被王青道稱(chēng)作會(huì )議中心的“亮點(diǎn)功能”，設施越多，吸引客人的能力也越強。但是會(huì )場(chǎng)、客房、餐飲和會(huì )展這四項是核心功能，“沒(méi)有其中任何一項都叫缺陷，不是競爭力下降，是缺陷”。
因為涉及到企業(yè)預算成本，大部分年會(huì )持續時(shí)間是兩天，少數企業(yè)會(huì )延長(cháng)會(huì )期。美國GE公司的年會(huì )持續了4天，福田汽車(chē)的供應商和經(jīng)銷(xiāo)商年會(huì )加起來(lái)有一周。
大規模的年會(huì )，提前一天是簽到日，員工從全國各地趕來(lái)。同時(shí)進(jìn)行會(huì )場(chǎng)布置和搭建工作。李海杰說(shuō)，年會(huì )的布展相對比較復雜，因為大部分企業(yè)都要造勢，營(yíng)造一種很炫的氛圍。給員工振奮的感覺(jué)，更想彰顯企業(yè)實(shí)力?！盁艄?、背板、舞臺都要重新做，光一個(gè)舞臺花上百萬(wàn)元，是很經(jīng)常的事情?！睍?huì )議經(jīng)濟催生了第三方服務(wù)公司，他們的目的就是挖空心思地給企業(yè)不同的設計方案，而且每年變著(zhù)花樣地討企業(yè)歡喜。
李競也表示出了相同的觀(guān)點(diǎn)。他是溯源匯的創(chuàng )始人，這家位于北京三元橋附近的會(huì )所，年底也承接規模在100人左右的企業(yè)年會(huì )。他認為，企業(yè)對年會(huì )的首要需求就是氛圍的營(yíng)造。所以，他花了30萬(wàn)元左右，在會(huì )所的中間地帶辟出地方打造了一個(gè)景觀(guān)園，奠定了會(huì )所比較清新雅致的格調。
相比九華山莊那種鋪張式的大型晚宴，溯源匯顯得更平易近人，但所能承接的活動(dòng)也受限，比如銷(xiāo)售味道太濃的企業(yè)單子不接，理由是，“與會(huì )所的格調定位不符”。
李競主張給企業(yè)空間，讓他們動(dòng)手布置出符合自身定位的氛圍。比如，方式餐桌可以拼成一條長(cháng)桌，可自由選擇是否鋪臺布，甚至臺布的顏色;墻壁都留白，可以貼展示企業(yè)形象的東西?！叭绻覀冋宫F的個(gè)性化太強烈，就會(huì )剝奪企業(yè)的二次創(chuàng )造，這是不可以的?！?011年12月份開(kāi)張的溯源匯，已經(jīng)承接了三四場(chǎng)年會(huì )。
布展完成的第二天，是正式的會(huì )議和晚宴，表彰、演出節目、抽獎等環(huán)節由企業(yè)自行安排在會(huì )議或晚宴現場(chǎng)。晚宴結束，各種娛樂(lè )設施就派上了用場(chǎng)，“大家盡情地Happy”，李海杰說(shuō)，還有很多企業(yè)是沖著(zhù)他們的體檢服務(wù)來(lái)的，以國內企業(yè)和政府機關(guān)、企業(yè)為主，體檢價(jià)格從300元到上萬(wàn)元不等。
企業(yè)規模不一而足，從幾十人到幾百上千人。越是小型企業(yè)，越重在發(fā)揚娛樂(lè )精神，大公司反而比較淡然?！斑@也是現在的一個(gè)趨勢。大型會(huì )議就是看著(zhù)人多熱鬧，場(chǎng)面很大，實(shí)際上人均消費比小企業(yè)要低?！崩詈＝芡嘎?，“因為大企業(yè)涉及到的娛樂(lè )項目很少，甚至不做這方面的預算。如果光靠參會(huì )的人員自己掏腰包消費，欲望和動(dòng)力就沒(méi)那么大?！?/p>
拿一個(gè)1000人左右規模的年會(huì )來(lái)說(shuō)，主力項目就是會(huì )場(chǎng)、餐飲和客房，人均消費維持在500元左右。但是有的小公司反而能達到人均消費上千元，除了上述基本項目之外，溫泉、娛樂(lè )甚至購物都會(huì )貢獻不少收入。
此外，花費最高的年會(huì )基本都是跟客戶(hù)有關(guān)的，王青道分析稱(chēng)，“企業(yè)需要向客戶(hù)證明它是最有實(shí)力的企業(yè)，所以誰(shuí)都不會(huì )省錢(qián)。
2006年，16區開(kāi)門(mén)迎客，上千人規模的會(huì )議第一次出現在九華山莊?！拔覀冊瓉?lái)就沒(méi)想過(guò)辦那么大規模的會(huì )議?！崩詈＝芴龟?，年會(huì )和平時(shí)的會(huì )議不太一樣，牽涉到人數太多?；镜牟惋嬍巢牟少徚烤痛蟮皿@人，有時(shí)候一天需要采購上百斤的扇貝。
外企對年會(huì )的要求尤其精細和敏感，他們對每個(gè)環(huán)節能做到什么地步都有明確的要求，必須是一個(gè)可量化的東西。比如，一個(gè)會(huì )場(chǎng)的燈下高度是多少，門(mén)有多高多寬，是否能把門(mén)扇取下來(lái)。以前，這些問(wèn)題在李海杰看來(lái)匪夷所思，甚至沒(méi)有接觸過(guò)。后來(lái)他們摸清了，豐田這樣的汽車(chē)公司要在年會(huì )上發(fā)布新品，至少要考慮，把汽車(chē)開(kāi)進(jìn)會(huì )場(chǎng)時(shí)，門(mén)不會(huì )被撞下來(lái)。其次，把車(chē)開(kāi)進(jìn)會(huì )場(chǎng)的整個(gè)過(guò)程，都是要嚴格保密的?！敖哟@種會(huì )議，有時(shí)候我們也比較緊張，從這些外企身上學(xué)到不少東西?！?/p>
淡旺季的尷尬
以前，九華山莊會(huì )派出一個(gè)項目負責人，將客戶(hù)的所有要求通過(guò)指揮系統通知到各個(gè)部門(mén)具體實(shí)施?！斑@個(gè)負責人的銷(xiāo)售經(jīng)驗和能力就比較重要了。首先能不能準確理解客人的意思，然后把對方的意思變成酒店的命令去執行下去，最后變成高效的一種接待效果體現出來(lái)?！崩詈＝馨l(fā)現，只要來(lái)一場(chǎng)上千人的會(huì )議，這個(gè)負責人就無(wú)法應付了，“在我們負責接待的環(huán)節，一天有多少航班，每個(gè)航班多少人，銷(xiāo)售員看一眼單子就先暈了?！焙髞?lái)，他們成立了大客戶(hù)接待組，少則五六人，多則十幾二十人。年底高峰時(shí)期的人員配備成為會(huì )議中心軟實(shí)力的重要體現，沒(méi)有人，談不上體現任何服務(wù)。
年底高峰時(shí)期，平均每天接待幾十場(chǎng)年會(huì )，餐飲和客房是消耗人力最大的兩個(gè)部門(mén)。3500名員工，從早8點(diǎn)干到晚8點(diǎn)事情還做不完。所以，每到年底，用人荒困擾著(zhù)他們?！坝袝r(shí)候是真沒(méi)人”，李海杰說(shuō)，“現在市區的酒店有時(shí)候會(huì )請宴會(huì )嫂，跟一些勞務(wù)公司合作，調幾個(gè)人過(guò)來(lái)，把這場(chǎng)宴會(huì )盯下來(lái)。我們也希望能跟這樣的單位合作。但是可能我們稍微遠一點(diǎn)，不像市區那么方便”。
翻看九華山莊的收入曲線(xiàn)圖，10月份開(kāi)始走高，持續到春節，節后幾乎呈直線(xiàn)下落?！熬湃A山莊這樣的度假村，98%的客人都是會(huì )議帶來(lái)的。平時(shí)也只有一些泡溫泉和游泳的休閑客人。一年四季都得有客人，斷了一季就不叫良性循環(huán)了。這一季沒(méi)有客人，員工就要放假，設施就會(huì )老化?！蓖跚嗟勒f(shuō)。
對于九華山莊這樣的酒店來(lái)說(shuō)，淡旺季區可謂冰火兩重天。
淡季來(lái)臨，收入主要來(lái)源就靠溫泉和體檢。王青道分析，九華山莊的正常運營(yíng)收入需要維持在3.5億元左右，如果低于這個(gè)點(diǎn)，將不能正常運營(yíng)?！暗谝?，基本的照明、運轉、能耗費用，如果沒(méi)有那么多會(huì )議，成本會(huì )被分攤得非常多;第二，員工必須按照最大規模會(huì )議所需人員進(jìn)行配備，九華山莊的員工數量正常區間在2500人到3500人，這些都是硬成本?！?/p>
會(huì )議中心似乎陷入了一個(gè)悖論。這是一個(gè)以規模取勝的行業(yè)，攤子必須鋪得足夠大，一用俱全才有競爭優(yōu)勢，但是淡旺季落差太大，成本消耗太大。
首先，年會(huì )生意受大的經(jīng)濟環(huán)境因素制約嚴重。李海杰對此非常贊同，“沒(méi)辦法，這種企業(yè)就是這個(gè)特點(diǎn)，大家都沒(méi)錢(qián)的時(shí)候，開(kāi)會(huì )就少了，我們肯定會(huì )受到特別明顯的影響?！?/p>
其次，受季節因素影響明顯。每當被問(wèn)及如何應對企業(yè)年會(huì )的各種需求這樣的問(wèn)題，溯源匯的李競總是這樣強調，“年會(huì )這個(gè)生意不能單獨做，因為季節性太強了，就這一段時(shí)間，所以我們的定位肯定是超越年會(huì )的?！彼浅：ε聞e人誤以為溯源匯只做年會(huì )生意，而把其他會(huì )種拒之門(mén)外。
第三，越健全的娛樂(lè )設施能吸引到更多的人群，使用率卻不能得到保證;相反，如果沒(méi)有足夠的設施，就無(wú)法吸引到足夠的客源。
九華山莊就是一個(gè)例子，九華山莊有北京市最大的網(wǎng)球場(chǎng)地，以及36片區域的羽毛球場(chǎng)地。沒(méi)建之前，很多客戶(hù)都挑剔;開(kāi)業(yè)后，卻只有少部分企業(yè)有這樣的要求。除了每年中石化集團的羽毛球賽和一些市級網(wǎng)球賽之外，使用率非常低?！肮境鰜?lái)開(kāi)會(huì )的，還是希望以放松為主，對這種運動(dòng)類(lèi)的需求會(huì )少點(diǎn)?！崩詈＝芊治稣f(shuō)。
盡管他知道，在市區這些場(chǎng)館都是人滿(mǎn)為患，九華山莊卻空置率高企，在距離受限的條件下，他尚無(wú)非常有效的對策。只是希望未來(lái)能跟一些社區和學(xué)校合作，把他們的比賽也放在九華山莊內。這種情況下，他們就不敢貿然滿(mǎn)足部分客戶(hù)的要求，再找塊地皮建設什么籃球場(chǎng)地、足球場(chǎng)地了。
競爭越來(lái)越激烈
根據王青道分析，會(huì )議市場(chǎng)有幾個(gè)發(fā)展趨勢：第一，規模在不斷增加，場(chǎng)地越小越?jīng)]有競爭力;第二，會(huì )議和展覽的融合，“如果大型會(huì )議沒(méi)有展覽設施就完蛋”;第三，消費高端化，幾乎所有年會(huì )的花銷(xiāo)都在提升，而且提升得很快。
他分析，三星級酒店已經(jīng)退出會(huì )議經(jīng)濟的歷史舞臺?！熬瓦B九華山莊和溫都水城這樣的會(huì )議度假中心，都有各自的特點(diǎn)，但是服務(wù)水平受限，跟其他高端會(huì )議中心都是有差距的?！?/p>
因為借了奧運會(huì )東風(fēng)，國際會(huì )議中心正在領(lǐng)跑高端會(huì )議市場(chǎng)。國家會(huì )議中心確實(shí)占盡優(yōu)勢。位置好，定位高端，全新的硬件設施，“大家會(huì )覺(jué)得在那兒開(kāi)會(huì )就能提升會(huì )議本身的層次?！崩詈＝芴拐\，以前很多他的大客戶(hù)都轉向國家會(huì )議中心，分走了不少他們的市場(chǎng)份額。
“因為會(huì )議市場(chǎng)不是一個(gè)無(wú)限量的市場(chǎng)，是有限制的，所以競爭也很激烈?！蓖跚嗟勒f(shuō)。
目前，九華山莊的房間數量是2300間，大大小小的會(huì )議室加起來(lái)超過(guò)100個(gè)。但這不是一步到位的，是“像搭積木一樣累加起來(lái)的”。
1998年，九華山莊以體檢加度假的定位跳出當時(shí)魚(yú)龍混雜的酒店市場(chǎng)，受到市場(chǎng)追捧。體檢中心遠不及現在1.6萬(wàn)平方米的規模，當時(shí)只有1000多平方米，每天接待100人已經(jīng)算人滿(mǎn)為患。整個(gè)山莊只有一個(gè)800平方米的綜合宴會(huì )廳，4個(gè)會(huì )議室。
當時(shí)商務(wù)年會(huì )都流行開(kāi)在中國大飯店、五洲國際這樣的五星級酒店。2004年底投入使用的15區已經(jīng)算是郊區比較罕見(jiàn)的會(huì )議中心，增加了20多個(gè)會(huì )議室，李海杰回憶，當時(shí)九華山莊那個(gè)1100平方米的會(huì )議廳，全年有百分之六七十的出租率，他們做出預判，商務(wù)會(huì )議正在從市區向郊區蔓延。時(shí)隔兩年，耗資6億元的16區建成，還在裝修階段，就不斷有企業(yè)打來(lái)電話(huà)咨詢(xún)?！拔覀兟?tīng)說(shuō)過(guò)，中國大飯店1800平方米的多功能廳接待上千人的會(huì )，但是這種會(huì )能到郊區來(lái)開(kāi)，我們也沒(méi)想到，當時(shí)也是一種嘗試?！?/p>
“九華山莊是比較被動(dòng)地對市場(chǎng)作反應，像搭積木一樣，一個(gè)會(huì )議室不夠，不停地擴建，加成會(huì )議中心的樣子。最后它能夠勉強跟得上這個(gè)時(shí)代的發(fā)展，但是沒(méi)有走到前面去?！蓖跚嗟勒J為，九華山莊就比較適合在城里待煩的企業(yè)，換個(gè)環(huán)境去開(kāi)自己的企業(yè)年會(huì )。
王青道認為，九華山莊和溫都水城都屬于2G時(shí)代的手機產(chǎn)品，國家會(huì )議中心是4G的?！?G手機賣(mài)給誰(shuí)?越來(lái)越?jīng)]有人買(mǎi)了。很殘酷。手機的殼子是2G的，怎么換里面的芯片?不好換了。他們當初建設的時(shí)候沒(méi)有想到會(huì )議規模的發(fā)展這么快，對高端餐飲、住宿的要求也會(huì )變得這么高?！?/p>
李海杰也默認了九華山莊目前的問(wèn)題，“客人都希望住寬大舒適一點(diǎn)的房間，或者要求新一點(diǎn)的。比如，九華山莊2006年的客房，環(huán)境裝修就有一點(diǎn)舊了，一些老客人就會(huì )提出來(lái)，能不能再裝修一下?棉織品能不能換一下?餐飲也是客人一直推動(dòng)著(zhù)我們再一步步改進(jìn)?，F在企業(yè)辦年會(huì )的心態(tài)都是，出三星級的價(jià)格，要求五星級的品質(zhì)?！?/p>
對于九華山莊這樣的酒店，會(huì )議公司也是亦敵亦友。不少外企都把年會(huì )承辦的業(yè)務(wù)交給會(huì )議公司全權打理，包括前期找場(chǎng)地到后期的流程策劃。會(huì )議公司以甲方的立場(chǎng)先貨比三家，“重點(diǎn)推哪個(gè)他也知道，誰(shuí)給他帶來(lái)的利潤空間大，他就主推誰(shuí)?！崩詈＝苷f(shuō)，16區剛剛落成的時(shí)候，他們與會(huì )議公司打交道非常多，甚至不得不依賴(lài)他們的平臺吸引客源，利潤空間被進(jìn)一步擠壓?！耙氩槐凰麄冏笥?，我們只能盡可能地直接找到企業(yè)內部的人?！?/p>
這種操辦會(huì )議的公司，北京比較大的就有10多家，最大的會(huì )議公司有700多人，且收入可觀(guān)，公司做得好點(diǎn)，年收入過(guò)億非常輕松。北京信諾、中青旅下屬的會(huì )議公司等都從這個(gè)市場(chǎng)獲利頗豐，信諾正在準備上市。
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