這個(gè)一般都比較容易理解，就是按照順序的任務(wù)執行
企業(yè)內部有許多作業(yè)必需平行處理以提高效率，舉例來(lái)說(shuō)：有5位部門(mén)經(jīng)理需要提出年度預算報告，每一部門(mén)之報告為獨立提出，故可將五位經(jīng)理定義在同一步驟內，各自處理后再統一送到下一步驟。
多個(gè)分支需要聚合成一個(gè)完整的流程工作流系統功能列表系列
在企業(yè)處理日常工作時(shí)，有許多步驟只有在特定條件成立時(shí)才會(huì )執行。工作流程自動(dòng)化軟件因此必需提供此功能。
條件式跳躍指滿(mǎn)足某些特定條件時(shí)，必須自動(dòng)跳過(guò)中間數個(gè)步驟至指定人員處理。這也是企業(yè)工作程序里屢見(jiàn)不鮮的狀況。
在企業(yè)內常發(fā)生當遇到某些狀況時(shí)，則整個(gè)流程實(shí)例便取消而不再流轉。工作流程自動(dòng)化軟件也必需相對提供這項功能。
這項業(yè)務(wù)因為各種原因（文檔不全、發(fā)送錯誤等等），當然處理人要求上一處理人重新辦理，或重新發(fā)送
業(yè)務(wù)人員依照客戶(hù)要求填寫(xiě)訂單后，訂單送出往下繼續傳遞，隔了一天后，客戶(hù)臨時(shí)決定要更改訂貨的內容，您可以在不刪除訂單流程的情況下，使用反向回傳的功能，可從有問(wèn)題的步驟(訂單輸入)直接「取回」已流到后面數個(gè)步驟的該張訂單，修改完畢后再送至下一步驟.
一般這種情況，實(shí)際系統實(shí)現中，會(huì )強制在后續處理人未處理的情況下可做出[取回]動(dòng)作，否則不能取回。
在電子政務(wù)辦公系統中，經(jīng)常出現的“多處長(cháng)聯(lián)合審批”過(guò)程。多個(gè)處長(cháng)（個(gè)人）屬于同一個(gè)處長(cháng)角色（角色單元）。針對同一個(gè)審批過(guò)程，采用自循環(huán)（審批這個(gè)過(guò)程重復執行）就可以基本解決問(wèn)題。
一個(gè)任務(wù)拆分成多個(gè)任務(wù)，其分支狀態(tài)基本相等，同時(shí)流程也因為發(fā)散操作而分為多個(gè)分支流程
比如一個(gè)發(fā)文，在交司局會(huì )簽的時(shí)候，可能會(huì )抄送一份給另外的司局備案，這個(gè)過(guò)程就或額外的激活一個(gè)不影響主會(huì )簽流程的“抄送任務(wù)”
大部分企業(yè)流程是構建在從屬關(guān)系上的：申請差旅費需由部門(mén)經(jīng)理核準、員工績(jì)效由上級主管評定…等等。如果通過(guò)指定某人向某人匯報來(lái)實(shí)現關(guān)系路由顯然不科學(xué)（對大的企業(yè)也不可能），所以能依據從屬關(guān)系來(lái)決定流程傳遞方向的功能更顯重要。
能夠依照實(shí)時(shí)信息（條件），動(dòng)態(tài)變更企業(yè)流程邏輯與進(jìn)行方式，是工作流程系統應具備的另一項重要功能。
在企業(yè)內常發(fā)生當遇到某些異常狀況時(shí)，則整個(gè)流程實(shí)例便取消而不再流轉。工作流程自動(dòng)化軟件也必需相對提供這項功能。
工作流自動(dòng)化解決方案，必須能夠由主流程呼叫子流程，從而實(shí)現網(wǎng)狀工作流程的設計。例如請購流程內的訂單核準步驟通過(guò)后，便自動(dòng)啟動(dòng)驗貨流程?，F代企業(yè)工作往往非常復雜，這項功能可保證流程設計與導入能夠更為模塊化。
當主流程呼叫子流程時(shí)，需要提供以下的彈性選項：
主流程必需等待子流程結束后再繼續進(jìn)行(同步啟動(dòng))；或主流程直接進(jìn)行下一步，而毋需等待子流程結束(異步啟動(dòng))。
當主要工作流程呼叫另一支子流程時(shí)，必需要能夠傳送數據到子流程內；當子流程結束后，它也必需能將數據傳回主流程。
當執行工作流程時(shí)，有可能某一流程會(huì )“卡住”而無(wú)法繼續往下執行，此情況通常是發(fā)生在不兼容的條件狀況，而無(wú)法使流程進(jìn)行到正確的后續步驟(例如無(wú)限制的重復代理)，因此工作流解決方案必需提供偵測與回復異常停頓流程的功能。
基于角色的路由不同于以員工姓名為依據，如果職務(wù)發(fā)生變化(這在企業(yè)是屢見(jiàn)不鮮的常事)，流程設計不需變動(dòng)。
此處在OA 系統中，還有待仔細思考。有時(shí)候客戶(hù)要求以人為傳送對象
這種情況并不是太符合流程化工作，但是在OA 系統中應用很廣
在許多企業(yè)環(huán)境里，工作的分派是依照各人的職責或它的專(zhuān)長(cháng)。因此，工作流程自動(dòng)化軟件必需提供依實(shí)際狀況決定分派工作給誰(shuí)的功能。
企業(yè)內的人工流程作業(yè)中"備忘貼紙"是被廣泛應用的，粘貼在傳閱檔案或文件上用來(lái)作備忘或附注意見(jiàn)。
有些業(yè)務(wù)流程，常常無(wú)法在設計時(shí)決定工作收件人是誰(shuí)，通常要等到任務(wù)開(kāi)始執行才會(huì )臨時(shí)決定。例如，采購必需將成本歸到某項目下，并且需經(jīng)過(guò)項目經(jīng)理核準，但公司內可能有許多項目及項目經(jīng)理，如果硬將這些項目與項目經(jīng)理名稱(chēng)事先Coding到程序內，是非常不實(shí)際的作法。
連接點(diǎn)事實(shí)上是一個(gè)“空的步驟”，提供某些簡(jiǎn)單但卻必備的功能，例如控制流程分流或匯合的控制。因為連接點(diǎn)具備了條件式激活與條件式完成…等狀況判斷功能，故可用來(lái)作為不同條件時(shí)流程轉折的判斷點(diǎn)。連接點(diǎn)的存在可是流程邏輯更為嚴謹，更加符合實(shí)際業(yè)務(wù)的需求。
重復激活流程的意義是：只要指定的條件未滿(mǎn)足前，會(huì )自動(dòng)重復執行一連串步驟的功能。
例如當匯總表尚未全部搜集完畢前，重復送出空白窗體要求指定單位補填資料。
許多工作具備定時(shí)或定期的特性，例如每月填寫(xiě)業(yè)績(jì)預估表、每天下班前填寫(xiě)品質(zhì)管理日報表、每季填寫(xiě)一次績(jì)效考核表。這種定時(shí)自動(dòng)激活的功能，更是工作流程自動(dòng)化系統不可或缺的。
要求軟件可利用清單(Table)方式一次激活多個(gè)流程案件。例如，當本月份有員工試用期屆滿(mǎn)時(shí)，自動(dòng)激活員工試用期滿(mǎn)考評表，合乎條件的員工數目有多少，便激活多少的流程案件，此功能亦可設計為連環(huán)激活流程(即主流程某些條件滿(mǎn)足時(shí)激活多個(gè)子流程窗體)。
工作因故臨時(shí)決定取消，在一般企業(yè)內也是屢見(jiàn)不鮮的情況。所以工作流程自動(dòng)化軟件必需提供案件取消，或取消流程中特定步驟的功能。
例：訂購出貨流程有7 個(gè)步驟，當進(jìn)行到第4 步驟倉管時(shí)，業(yè)務(wù)人員接到客戶(hù)取消訂單通知，此時(shí)應該有取消案件功能，則此工作將從所有相關(guān)人員工作列表內清除。
企業(yè)內常會(huì )有某些處理程序必需是保密的(例如薪資評定、員工績(jì)效評定…..等)，因此工作流程系統也必需相對提供此類(lèi)功能定義。
在許多真實(shí)的情況下，我們通常會(huì )暫停某特定工作一段時(shí)間，以便等待其它事件或工作完成。因此工作流系統必須支持此項功能。
企業(yè)有時(shí)會(huì )因某些情況希望暫停新任務(wù)的發(fā)起(例如，發(fā)現產(chǎn)品目錄已寄送一空，便暫時(shí)停止客戶(hù)索取的新要求)，通常是因為服務(wù)不再繼續，或暫時(shí)停止某類(lèi)工作直到情況改變。
工作流系統因此需要提供流程能暫停發(fā)起新任務(wù)的功能。
假使某件工作正在工作隊列(task queue)中等待，而緊急情況發(fā)生需要立即處理此等待中的工作。這時(shí)便需要能將工作從隊列中抽調立即處理的功能。這在現實(shí)生活中經(jīng)常發(fā)生，因此工作流自動(dòng)化軟件也必須考慮到這一點(diǎn)。
當原始工作程序有問(wèn)題或設備故障導致流程錯誤時(shí)，流程管理員可將工作重新發(fā)送，以避免流程無(wú)法繼續進(jìn)行。
我們通常會(huì )需要介入某個(gè)正在進(jìn)行中的任務(wù)，并將某個(gè)步驟收件人臨時(shí)更改為指定人員處理，此功能對于例外處理或未預期的特殊狀況非常重要。
多個(gè)人擁有處理任務(wù)的平等權利或義務(wù)，每個(gè)人都只有其中一人處理該任務(wù)。
當某員工因請假將工作交由他人代理一個(gè)月，當他返回工作崗位后，需要將工作承辦權責自動(dòng)取回，因此工作流程系統必須提供指定代理期限的功能。
當主流程激活一個(gè)或多個(gè)子流程時(shí)，能否在監控主流程時(shí)同步顯示子流程現況，對管理者與用戶(hù)都是一項很實(shí)用的功能。
業(yè)務(wù)流程牽涉了大量用戶(hù)與設備環(huán)境，把新完成的工作流系統安裝到現實(shí)環(huán)境中進(jìn)行測試，是非常不切實(shí)際和低效率的，畢竟企業(yè)不是“小白鼠”。如果工作流解決方案缺乏這一功能，在實(shí)施過(guò)程中將給企業(yè)造成損失。流程仿真功能可以讓設計者在模擬環(huán)境中直接仿真測試。
在仿真測試時(shí)，系統測試人員需要完善的除錯工具，協(xié)助了解每一步驟的變量?jì)热菔欠裾_、以及變量在何時(shí)更動(dòng)內容。此功能使得設計師不僅能針對用戶(hù)接口除錯，也能事先掌握流程邏輯的正確性。
對企業(yè)而言，每個(gè)參與工作流程的員工都是有成本的。這些費用應該被計算至項目成本或部門(mén)成本。工作流程軟件必需提供成本計算功能，針對處理人員薪資不同而能統計流程處理成本。
在業(yè)務(wù)進(jìn)度控制中，通常會(huì )指定該工作所需的處理總時(shí)間(工時(shí)：例如10 人天，20 人月)，工作流程每一案件的處理總時(shí)數，是統計每一步驟實(shí)際處理時(shí)間而成。當企業(yè)工作流程自動(dòng)化之后，這項工作就可以由自動(dòng)化軟件代勞。
工作流自動(dòng)化最重要的效益之一，就是可以圖形畫(huà)面顯示任何流程的處理進(jìn)度，以取代人工操作中傳統且無(wú)效率的的以人力追蹤管制。
工作流自動(dòng)化可以集中管理/顯示所有員工目前的工作負荷，更重要的，便是能將指定工作或任務(wù)臨時(shí)調派給其它人員處理。
工作流自動(dòng)化軟件必須能夠產(chǎn)生流程中每一步驟的成本統計報表，以供管理人員了解人力成本結構并予以改善。
工作流自動(dòng)化軟件必需能夠產(chǎn)生流程的成本統計報表，以供管理人員評估此流程的成本與效益。
企業(yè)流程工作最主要的遲滯發(fā)生在傳遞時(shí)間(transfer time)與超時(shí)，亦即工作擺在待處理文件夾內尚未處理的等待時(shí)間，因此，必需要將此時(shí)間評估與統計出來(lái)。
特定項目的整體超時(shí)時(shí)間(所有步驟的超時(shí)時(shí)間)也是企業(yè)評估工作效率的重要依據，因此工作流系統必需提供統計此時(shí)間的功能。
流程管理人員必須監督正在執行中任務(wù)的流程資料，如發(fā)生流程異常狀況，可以迅速地反應。
因為通用變量(Global Variables)非常重要且被流程內每一步驟使用，因此有必要將這些信息與數據庫內的數據同步更新。
LDAP 提供了應用軟件與不同目錄服務(wù)溝通的標準，因為工作流程自動(dòng)化需要大量的使用者信息，故支持LDAP 也成為一項必備的基本功能。
工作流程軟件必需支持目前企業(yè)最常用的關(guān)系型數據庫系統。
提供企業(yè)組織架構的識別
客戶(hù)端若因有其它事情導致無(wú)法處理工作時(shí)，可以自行指定其代理人。
用戶(hù)（角色）對某一個(gè)任務(wù)的操作權限。
用戶(hù)（角色）對特定表單的操作權限
用戶(hù)（角色）對表單中某些元素的操作權限
工作流系統涉及大量潛在參與者，工作流軟件必需支持動(dòng)態(tài)授權。目前軟件授權方式多半采用“全體用戶(hù)數”(Total Number of users)或“同時(shí)使用人數”(Concurrent)兩種方式。而兩者都不科學(xué)，前者即使很少上線(xiàn)的用戶(hù)都要付相同的費用；而后一種算法限制了突發(fā)事件的需求。
在企業(yè)內部，有些流程發(fā)起的權限會(huì )被限定與管制，并非每一個(gè)人都可以自由啟始任何流程(例如：技術(shù)部門(mén)工程師不可能去啟始新的業(yè)務(wù)預估報表流程)。因此，工作流自動(dòng)化軟件需要提供控制哪些人可啟始新流程的權限管理。
“群組”（或我們熟知的“項目小組”）常常是為了完成特定工作而成立的編組，而工作流軟件必須能定義并使用動(dòng)態(tài)編組功能以適應這種業(yè)務(wù)需求。
所謂“動(dòng)態(tài)”是指能在流程執行時(shí)動(dòng)態(tài)指定群組成員，而非在流程設計時(shí)。用戶(hù)可以直接輸入群組的成員名單、或由數據庫讀取名單或從數據庫讀取名單。
員工常會(huì )請別人代理自己的工作。但是，有某些工作必需由員工本人親自處理，而不能請人代理的(例如某些重要的報表填寫(xiě)、牽涉公司重要機密的信息、個(gè)人薪資文件…..等)，因此工作流程系統必需允許設計者定義哪些工作是可代理，哪些是不可代理的。
許多的流程是由大量組織內或組織外的不確定人員發(fā)起的。例如政府機關(guān)，允許全體市民提出建議或服務(wù)需求，再由機關(guān)內的人員加以處理。因此工作流系統必需提供解決此問(wèn)題的方式。
現代企業(yè)組織中，無(wú)法限制用戶(hù)只能從他自己的計算機處理工作，因此用戶(hù)必需要能從公司任何一部計算機使用他自己的工作流程清單并處理工作。
某些工作是由一群特定人員或小組處理，甚至必需跨部門(mén)限制。例如ISO-9000推動(dòng)小組；或各部門(mén)經(jīng)理編寫(xiě)財務(wù)預測表(則各部門(mén)經(jīng)理都屬于「部門(mén)經(jīng)理」的群組)。因此，工作
流自動(dòng)化系統必需能夠定義群組，并將工作指定給群組執行。
常需要特定群組中任何一人批準文件或工作(例如，50 萬(wàn)元采購要由副總批準，但副總不在請總經(jīng)理或執行副總代批也可（這些人都屬于公司“高級主管”群組中的一員）。工作流自動(dòng)化軟件必需提供類(lèi)似的邏輯。
在真實(shí)情況下，我們通常需要將工作分配給同一群組內的成員，分派工作的數量有可能直接平分，或依照每個(gè)人的工作負荷量決定。例如某一部門(mén)內張三﹑李四﹑王五的工作量分別設定為10%﹑20%與70%，則指定到此部門(mén)的工作流程將有10%被機動(dòng)分派給張三﹑20%分派給李四，70%分派給王五，只要修改權重定義便能更改每個(gè)人的工作負荷量。
在大型企業(yè)組織內，一種職務(wù)往往有多個(gè)人員處理，例如一家公司可能有5 位采購人員、3 位出納及7 位應用軟件工程師。工作職務(wù)群組(Job Function Groups)定義，使得同一職務(wù)的所有人可用一個(gè)圖框定義。例如建立一個(gè)稱(chēng)為采購的工作職務(wù)群組，可以指定5 位采購人員姓名到此群組，第一位采購人員便被定義為采購1，第二位為采購2…等，如此能讓企業(yè)組織圖設計更容易也更精簡(jiǎn)。
企業(yè)組織中，往往有人身兼數職，扮演不同的角色。工作流系統必須提供此定義功能。并且能決定這些用戶(hù)不同職務(wù)下的從屬關(guān)系而不混淆。(例如張三身兼產(chǎn)品經(jīng)理與企劃兩職，當他收到給企劃的工作處理完畢后，傳送給主管應是企劃部主管而非產(chǎn)品總監)。
此功能允許工作只被傳遞到與流程發(fā)起人(或處理人)相對同一部門(mén)/單位的職位。例如，一家公司內有A,B,C 三個(gè)部門(mén)，每一部門(mén)都有一位品質(zhì)管理經(jīng)理(QM)，當一個(gè)特定的流程需要部門(mén)QM 簽署時(shí)，工作職務(wù)群組便無(wú)法滿(mǎn)足此需求。但通過(guò)相對職務(wù)關(guān)系，部門(mén)A經(jīng)辦所發(fā)出的單據會(huì )自動(dòng)傳給部門(mén)A的QM。
在有數百或數千名員工的企業(yè)內，必需要能快速找出員工姓名與職務(wù)，否則企業(yè)組織圖維護會(huì )變得非常困難。
企業(yè)時(shí)常需要調整組織架構，工作流程軟件因此必需能夠簡(jiǎn)易地配合變更組織架構圖表。
顯示待辦任務(wù)的工作列表，供承辦人員選取。
顯示已經(jīng)處理的任務(wù)列表
工作流最重要特點(diǎn)之一是人的大量參與，于是不可避免地造成很多流程的改變和例外情況。為滿(mǎn)足這種需求，系統必須具備高度彈性化，即能夠簡(jiǎn)便地設計、改變與導入。無(wú)需程序開(kāi)發(fā)和腳本編譯即能適應的軟件無(wú)疑是最佳選擇。
最近的統計分析指出，對工作流軟件最多的要求是安全性、穩定性與支持大任務(wù)量處理(transaction)。當流程中任一步驟完成時(shí)，便會(huì )反饋服務(wù)器，以決定下一步驟，并且必須確保信息能正確傳遞給后續處理者（或應用程序）。當用戶(hù)與流程的數量增加后，工作處理(transaction)的數量也是等比增加，因此對工作流服務(wù)器的要求會(huì )較高。因此，安全的、穩定與有效地處理流程，成為工作流程自動(dòng)化首要的三項課題。
工作流程系統必需具備高度的擴展性以適應企業(yè)的發(fā)展。
完善的工作流軟件，必需提供可信賴(lài)、零風(fēng)險的技術(shù)，將重要的工作流信息在不同系統組件之間傳遞。如果流程信息傳遞不穩定，則絕對無(wú)法適應流量頻繁的企業(yè)環(huán)境。
以直觀(guān)人性化的圖形化方式設計企業(yè)工作流程圖，已成為現今工作流自動(dòng)化軟件必備的基本功能。每一張流程圖代表了一個(gè)業(yè)務(wù)流程，同時(shí)可定義個(gè)別步驟的意義、條件判斷與工作處理順序和路由等，便于流程管理員設計各種企業(yè)流程。
工作流程最基本的精神就是搜集與傳播信息，因此，一套好的工作流解決方案，必須提供最簡(jiǎn)單的方式(圖形化操作)指定資料該如何在不同步驟間傳遞，使得流程設計者不需要任何軟件開(kāi)發(fā)背景，便能夠設計工作流程， 并確保正確的信息在正確的時(shí)間傳給正確的人。
企業(yè)流程中往往會(huì )有某人負責某項工作的品質(zhì)與進(jìn)度，我們稱(chēng)之為“流程管理者”，例如項目經(jīng)理、業(yè)務(wù)主管、會(huì )計組長(cháng)、工程部經(jīng)理….等業(yè)務(wù)執行與管理人。這些人必需確實(shí)掌握與工作相關(guān)的流程最新進(jìn)度，從而調整流程、臨時(shí)分派工作….等。因此，工作流程自動(dòng)化系統必需提供可指定流程管理者的功能。
表單是工作流的“用戶(hù)界面”和載體，協(xié)助我們搜集與傳播重要信息。一個(gè)優(yōu)秀的工作流軟件應該有一個(gè)易于設計和操作的表單設計工具。
信息是利用變量傳遞的方式由一個(gè)步驟傳給另一個(gè)步驟。通用變量是指：可以將數據自動(dòng)連結到所有步驟的變量，如此，使得數據轉送更加方便正確。
有些軟件在流程設計時(shí)可在主電子表單內設定某些變量為通用變量，便于將這些變量連結到所有個(gè)別步驟。不論目前步驟或新加入此流程的步驟，都會(huì )自動(dòng)連結此變量。
許多企業(yè)工作必需以表格方式呈現資料，工作流自動(dòng)化軟件必須能以表格方式顯示以及允許用戶(hù)方便地在表格內填寫(xiě)資料。同時(shí)為了能實(shí)現邏輯運算，必須更好地和數據庫匹配，以及很好地支持基于字段存貯的電子擴展表格。
一份單據往往伴隨著(zhù)多張表單，以便能更清楚分類(lèi)與顯示資料及其關(guān)系。工作流程自動(dòng)化軟件必須能支持多頁(yè)顯示功能，而非將所有信息擠在同一畫(huà)面下。
在某些情況發(fā)生時(shí)，主要的工作必需搭配附屬的工作才能完成。而軟件必須在設計電子表單時(shí)兼顧子表單的需求。
提供附件附加功能
數據的填寫(xiě)和輸入必須有一定的格式。(例如日期為mm/dd/yy)，工作流自動(dòng)化系統當然必需提供此功能，以確保數據填寫(xiě)的正確性與方便性。
電子表單是業(yè)務(wù)流程的用戶(hù)界面，因此可能被重復使用很多次，所以，若能對表單利用緩存方式(Caching)儲存于客戶(hù)端，將提高速度與可用性（因為表單可能包括圖像或其它類(lèi)型文件）。
某些特定的流程工作是在不同的時(shí)間執行相同的內容，此類(lèi)工作最好能有一份“標準范例”，范例內包括所有標準內容，用戶(hù)下次執行此工作時(shí)，毋需再重復輸入相同的內容。
當有新的任務(wù)待處理時(shí)候，通知處理人。任務(wù)提醒的方式有很多中，比較流行的方式有三種：郵件,客戶(hù)端任務(wù)提醒軟件，短信通知
任務(wù)總是有期限的，在到達或接近期限的時(shí)候，可以發(fā)送催辦信息，同時(shí)處理人及時(shí)處理。
在某個(gè)處理點(diǎn)上停留時(shí)間超過(guò)標準處理時(shí)間，可以啟動(dòng)某處理步驟，或將任務(wù)轉交給他人。
除了人為的手工方式激活外，系統還應該提供消息激活機制，比如提供ws 接口等等
現在大多傾向于B/S 結構。
員工都喜歡把工作依緊急性或重要程度排列處理順序，而公司也會(huì )要求重要事項必需盡快完成。工作流軟件必須提供用戶(hù)接口可依重要度排序的個(gè)人工作清單。
能夠將逾時(shí)工作及時(shí)進(jìn)行調整，是工作流自動(dòng)化的基本需求，它可確保工作不受影響并及早完成。
工作流程參與人員必需要能夠了解流程目前處理現況，這也是工作流系統必備基本功能之一。
用戶(hù)往往希望用他們最習慣或最喜歡的方式看到有哪些待辦事項，因此，工作流軟件客戶(hù)端必須提供一定程度的自訂功能，讓用戶(hù)自行依他所喜好的風(fēng)格呈現工作清單。
在大型企業(yè)里，集中管理所有用戶(hù)工作往往不切實(shí)際，用戶(hù)管理工作必需分散，使得部門(mén)主管能直接管理其部屬。
用戶(hù)最大的困擾之一是：他們常忘記自己登入哪一個(gè)系統要用哪一個(gè)ID! 而密碼管理更是頭痛的問(wèn)題。能與網(wǎng)絡(luò )操作系統權限結合的工作流程軟件，能大幅減少使用者需多次登入與管理工作負荷的不便。
完善的工作流程解決方案，必需提供方便的業(yè)務(wù)規則編輯工具，以滿(mǎn)足企業(yè)規則/邏輯隨機應變的需求。
工作流解決方案必需提供流程與外部事件或其它流程同步化的功能。以配合外部條件變動(dòng)而自動(dòng)暫?；蛑匦录せ罟ぷ髁鞒?，此功能對于工作流與其它程序或事件同步化非常重要。
流程里的某些工作，往往本質(zhì)十分相近。(例如某些單據副理簽核完畢送交經(jīng)理簽核，兩個(gè)步驟的表格與邏輯幾乎雷同，只是簽核人不同而已) 因此在設計流程時(shí)，如果軟件能提供復制功能，將步驟進(jìn)行復制，再修改差異部份，將使得設計師不需要重復設計相同的電子表格或定義邏輯，大量節省流程設計時(shí)間。
在手工操作模式下，員工可以判斷工作任務(wù)的緊急程度，變更任務(wù)的優(yōu)先級。因此，能變更每一件工作優(yōu)先程度的功能，成為工作流自動(dòng)化系統的基本要求之一。
在企業(yè)運作環(huán)境中，有時(shí)需要對團體成員進(jìn)行意見(jiàn)調查，如果全部或超過(guò)一定數目的人表示意見(jiàn)，則此程序或工作便繼續往下進(jìn)行。
有時(shí)需要從特定數值開(kāi)始起算項目代號或案件代號。(例如PO-1001)，工作流自動(dòng)化軟件也應該考慮這方面的需求。
如前所述，Browser-based 的用戶(hù)界面是被動(dòng)的，只要用戶(hù)不去按更新鍵，基本上屏幕畫(huà)面不會(huì )主動(dòng)更新，但因為工作流自動(dòng)化必需是動(dòng)態(tài)的，因此能自動(dòng)定時(shí)更新用戶(hù)工作清單畫(huà)面，是非常重要的功能。
當企業(yè)流程工作中發(fā)生異常問(wèn)題時(shí)，必需能馬上通知流程處理人員，并提供錯誤發(fā)生原因等必要信息。缺乏異常通知的系統，會(huì )產(chǎn)生決策誤導、混淆認知與提供錯誤信息等問(wèn)題，因此工作流程自動(dòng)化系統必需提供異常通知功能，以協(xié)助盡快了解并處理問(wèn)題。
為保證企業(yè)數據庫的安全，控制數據庫的存取十分重要。工作流軟件應該保證：不讓用戶(hù)知道他們將使用數據庫的存取ID與密碼，甚至不讓用戶(hù)知道他們自己正在使用數據庫。
一般來(lái)說(shuō)，完整的工作流程解決方案均會(huì )提供自己的客戶(hù)端軟件。但沒(méi)有一家軟件公司能預期到客戶(hù)的所有需求，因此它必須提供客戶(hù)或其它軟件廠(chǎng)商自己開(kāi)發(fā)Custom Clients的功能及擴充性。
每一家企業(yè)針對國定假日、例假日等或多或少都有自己的計劃，在計算流程工作日與逾時(shí)等統計上，必需要把假日扣除，因此工作流程自動(dòng)化軟件必需要提供假日定義的功能，以免在計算上述時(shí)間發(fā)生錯誤。
如果某員工即將請假或不在辦公室，通常他會(huì )交待同仁哪些工作會(huì )在他不在的時(shí)間內發(fā)生，或預期可能發(fā)生。因此工作流程軟件必需提供此項功能。
為方便使用者作更詳細的分析，或產(chǎn)生各類(lèi)統計報表，工作流軟件應該支持將流程中產(chǎn)生的數據輸出。用戶(hù)可通過(guò)各類(lèi)工具作進(jìn)一步統計與再利用。
當產(chǎn)生工作流報表或由監控畫(huà)面選擇流程任務(wù)時(shí)，用戶(hù)往往要從大量流程任務(wù)中挑選他們想看的內容。工作流系統必需提供過(guò)濾功能，利用指定的條件事先將流程案件過(guò)濾。
當新成員加入某部門(mén)時(shí)，他通常會(huì )被立刻告知某些部門(mén)成員的權利與義務(wù)，當然也應該擁有發(fā)起流程的權限。如果這項工作由手工完成將非常繁瑣，尤其是那些人員變動(dòng)頻繁的大型企業(yè)。因此，工作流程自動(dòng)化軟件必需提供此功能，而不需另外作繁瑣的設定。
工作流自動(dòng)化軟件必須能產(chǎn)生各類(lèi)報表，以便用戶(hù)了解流程的瓶頸與成本，對BPR的工作提供足夠的數據與參考。因為不同的企業(yè)有各自不同的需求，因此這類(lèi)報表必需能讓用戶(hù)按需求自行定義。
工作流系統必需保存工作記錄文件(Log Files)，以作為往后系統異常診斷與除錯之用。
因為業(yè)務(wù)流程可能經(jīng)常需要修訂，能夠易于安裝與管理新版本流程也是極重要的必備功能。
流程的一些信息（流程模型、流程數據狀態(tài)）可以生成指定格式的XML文件，
工作流可能牽涉數百，甚至數千人。而工作流程服務(wù)器又是控制工作流是否能正常運作的靈魂，因此必需支持動(dòng)態(tài)負荷平衡(Dynamic Load Balancing)以預防系統工作發(fā)生瓶頸。
業(yè)務(wù)流程是多變的且可能涉及許多應用程序，沒(méi)有一家軟件公司可以事先預期并提供“滿(mǎn)足全部需求”的解決方案。因此，工作流程解決方案必需針對無(wú)法事先預期的部份，提供容易擴充的企業(yè)邏輯與需求功能接口。
工作流程服務(wù)器必需提供定時(shí)系統維護功能，以保持工作流程完整性、檢查是否有逾期工作，并檢查是否有任何流程因故停頓。
確?？刂茦I(yè)務(wù)程序的工作流服務(wù)器能正常運作其重要性不言自明。當主機硬件因故停機或中止服務(wù)而重新開(kāi)機，工作流服務(wù)器必需在最短時(shí)間重新激活并恢復事故前的狀態(tài)。
很多用戶(hù)習慣性采用一次性登陸的模式，減少頻繁登陸系統的繁瑣過(guò)程
工作流系統必須對用戶(hù)的身份確認及管理，但是認證系統必需與企業(yè)現有的環(huán)境整合，而非強迫客戶(hù)來(lái)配合自己專(zhuān)屬且不兼容的用戶(hù)認證機制。
工作流自動(dòng)化系統應該提供實(shí)用的電子簽章功能，流程設計人員可在窗體內定義簽章字段，并可定義簽章屬性是必需、選擇性或只讀。
企業(yè)流程有時(shí)非常復雜，甚至會(huì )牽涉不同類(lèi)型的工作。沒(méi)有一家軟件廠(chǎng)商可以一次提供滿(mǎn)足企業(yè)所有需求的軟件，因此所有軟件商在開(kāi)發(fā)企業(yè)級應用時(shí)都會(huì )考慮到和其他軟件的接口，并為將來(lái)可能的配合留下足夠的空間。
工作流自動(dòng)化軟件作為企業(yè)級邏輯層平臺解決方案必須允許用戶(hù)輕易地整合現有第三方應用程序。
工作流涉及到企業(yè)內部大量的人和系統，會(huì )和企業(yè)目前的各種應用軟件息息相關(guān)。由于沒(méi)有一家軟件廠(chǎng)商能夠把所有功能整合為單一軟件，因此，提供整合接口將企業(yè)應用軟件與流程結合，便是工作流程系統的重要功能之一。
與excel,word 等數據處理軟件，或者將文件處理等等方式嵌入進(jìn)工作流系統會(huì )給客戶(hù)帶來(lái)方便的處理
正如無(wú)法期望由一位設計人員開(kāi)發(fā)整個(gè)大型流程，很多時(shí)候工作流系統必需支持整個(gè)團隊同時(shí)參與的群體開(kāi)發(fā)架構。
因為工作流軟件涉及組織內的大量用戶(hù)，所以能簡(jiǎn)易地對客戶(hù)端程序或功能進(jìn)行升級，是系統管理員最關(guān)心的需求。否則，更新用戶(hù)端軟件將成為系統管理員最大的夢(mèng)魘。
Web-based 的工作流軟件往往需要從Web服務(wù)器下載各類(lèi)控制組件(controls)或applets，但為了安全性考慮，瀏覽器用戶(hù)不能從未經(jīng)授權的網(wǎng)站下載組件，因此最實(shí)際的解決之道，便是提供數字認證方式認證哪些組件是經(jīng)過(guò)授權網(wǎng)站發(fā)出的。
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