挖出IT成本藏匿五地
2007-12-20 13:49:22
六十年前，"埃尼阿克(ENIAC)"(電子數字積分器和計算器) 的運算速度是同時(shí)代其他計算機器的1,000倍，每分鐘可完成5,000次加法運算、357次乘法運算或38次除法運算。這個(gè)重達30噸的龐然
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時(shí)至今日，超級計算機每秒鐘可以進(jìn)行數萬(wàn)億次計算。筆記本電腦不但可以放在公文包里隨身攜帶，而且耗電量幾乎可以忽略不計。具備收發(fā)電子郵件、上網(wǎng)功能的掌上電腦(PDA)和手機，正悄悄侵蝕著(zhù)原屬于傳統電腦的領(lǐng)地。連12歲的小孩都能輕松玩轉這些新玩意兒。
面對這些趨勢，尤其隨著(zhù)現有設備逐日為新產(chǎn)品取代，技術(shù)管理日趨困難。盡管產(chǎn)品功能日益復雜，但某些產(chǎn)品價(jià)格卻不斷下跌，例如個(gè)人電腦和通信市場(chǎng)跌幅10%，而存儲市場(chǎng)跌幅更高達30%。同時(shí)，軟件和數據管理市場(chǎng)成本不斷上升。但極少有企業(yè)具備可以跟蹤并理解這些下降趨勢的基礎設施，而能利用這些定價(jià)機會(huì )的企業(yè)更是鳳毛麟角。
軟硬件的前置成本只是成本計算公式中的一部分：維護和數據管理費用在預算中所占比例通常高于購置技術(shù)資產(chǎn)的費用。事實(shí)上，約75%的IT預算都用于支付信息支持系統持續運作所需的基礎設施和人員費用。
然而，如果能夠有效地管理企業(yè)的信息技術(shù)費用，企業(yè)就可以在不犧牲其系統運作質(zhì)量的情況下，將IT總預算減少15%至45%。而節省下來(lái)的費用就可以用于盼望已久的升級，或者用于更多的戰略技術(shù)，而根據之前的預算，這些都無(wú)法付諸實(shí)施。
所購技術(shù)并非企業(yè)所需，以及所購技術(shù)雖為企業(yè)所需，但購買(mǎi)價(jià)格過(guò)高，這是造成IT浪費最常見(jiàn)的兩個(gè)原因?，F在，該是企業(yè)重新謹慎評估的時(shí)候了。
不買(mǎi)多余IT
企業(yè)究竟需要多大容量的數據存儲才合適?需要多少臺服務(wù)器才合適?很少有IT部門(mén)能夠就這些成本來(lái)源問(wèn)題給出確定、詳細的答案(請參閱本文副欄《提對問(wèn)題，降低成本》)。無(wú)法預測或將其實(shí)際需求量化的企業(yè)，往往會(huì )購買(mǎi)更多、從而花費更多資金于不必要的技術(shù)(詳見(jiàn)本文表格《節省IT成本的機會(huì )》)。
企業(yè)可以根據下列各種不同的IT類(lèi)別，尋找節省成本的機會(huì )：
個(gè)人電腦 在只用電腦收發(fā)電郵和上網(wǎng)的員工手中，具備當今最先進(jìn)的3GHz處理器計算能力的電腦也只能感嘆英雄無(wú)用武之地。高端個(gè)人電腦旨在輔助高分辨率的數據圖像處理、財務(wù)建模精算或CAD(計算機輔助設計)應用等。無(wú)疑，計算機的價(jià)格隨著(zhù)其功能的強大水漲船高。根據員工的工作需要匹配計算機的功能，并購買(mǎi)那些已處于其使用生命周期后期的計算機，可以讓企業(yè)即刻從中獲益。
以臺式電腦的中央處理器為例。通常中央處理器的價(jià)格八個(gè)月后就會(huì )縮水一半。如此之高的初始降價(jià)率，按照平均五年的使用壽命計算，如果企業(yè)在新電腦推出初期即購買(mǎi)電腦，就必須承擔高昂的機會(huì )成本。
租用個(gè)人電腦的企業(yè)可以通過(guò)管理其硬件更新周期來(lái)進(jìn)一步控制成本。對于真正需要較新技術(shù)的企業(yè)而言，三年時(shí)間是比較合適的租期。但是在多數情況下，四年或以上的更新周期可以使IT成本得到更好的管理。有些企業(yè)按部門(mén)劃分IT需求，對計算能力要求較高的部門(mén)適當縮短其電腦更新周期，而對并不十分依賴(lài)于新技術(shù)的部門(mén)(通常是大多數部門(mén))則適當延長(cháng)其更新周期。
數據存儲 企業(yè)經(jīng)常會(huì )出現超支的另一個(gè)方面是數據存儲。通常，30%至70%的存儲設備并未得到利用，這是因為存儲需求十分難以估算，而且無(wú)法升級。
但如果有提高效率的機會(huì )，企業(yè)不應當滿(mǎn)足于如此低下的利用率。IT存儲中一個(gè)重要趨勢即所謂的"效用模式"(按需存儲)，實(shí)質(zhì)上就是"根據您的使用需要來(lái)購買(mǎi)"存儲。此種新型存儲可以幫助企業(yè)根據其需求，選擇最適合的存儲配置與相關(guān)軟件，并且只需按照所使用的存儲量支付。由于該模式在調整存儲量的需求方面具有更大的靈活性，企業(yè)因此可以減少日常開(kāi)支，并提高運營(yíng)效率，改善現金流。
采用"效用模式"存儲的企業(yè)還可以通過(guò)縮小所需的存儲量節省更多的資金。例如，"關(guān)鍵"文檔需要頻繁備份，而多數文件只需要每天備份一次，或存檔供間歇使用。
當然，未必所有企業(yè)均適合使用效用模式。大型跨國企業(yè)的規模通常要求企業(yè)具備專(zhuān)業(yè)的IT能力，但同時(shí)也可以幫助企業(yè)獲得具有競爭力的采購價(jià)格。因此，此類(lèi)企業(yè)更有必要準確規劃、量化其存儲需求。
服務(wù)器 大部分中型企業(yè)使用的都是中型服務(wù)器。電腦行業(yè)并未明確定義所謂"中型"，但通常該類(lèi)服務(wù)器的價(jià)格介于2.5萬(wàn)至100萬(wàn)美元之間，而且通常在基于UNIX或Linux的系統上運行。企業(yè)可以選擇出租這些服務(wù)器。小型服務(wù)器最高價(jià)格僅為2.5萬(wàn)美元，通常在Microsoft Windows上運行。隨著(zhù)其功能日益強大，小型服務(wù)器已經(jīng)能夠完成一些曾只能由較大型服務(wù)器承擔的工作。如果企業(yè)空間不夠，通過(guò)集群軟件結合若干小型服務(wù)器可以實(shí)現同樣的功能，而且成本仍低于一臺中型服務(wù)器。
市場(chǎng)趨勢顯示，高端市場(chǎng)的發(fā)展速度正在放緩，更多的買(mǎi)家轉至較為低端的市場(chǎng)。入門(mén)級服務(wù)器的使用時(shí)間更長(cháng)，而且所需投資及維護費用相對較少。
合同勞工 雇用臨時(shí)IT員工在大型的IT企業(yè)中非常普遍。這些工人往往是行業(yè)中最為昂貴的臨時(shí)資源，但是許多企業(yè)卻并非根據其真正需求利用這一資源。
在聘請外部IT專(zhuān)家前，如果企業(yè)明確其具體需要的技術(shù)，則可以節省大量開(kāi)支。很多小規模的IT承包企業(yè)，憑借其對某個(gè)硬件平臺或軟件產(chǎn)品的了解，成功打入大企業(yè)的IT部門(mén)，成為大企業(yè)長(cháng)期的雇傭軍。遺憾的是，許多大企業(yè)因為習慣，并未積極管理這些昂貴的雇傭軍。需求管理，包括減緩低價(jià)值項目的開(kāi)發(fā)進(jìn)度甚至取消此類(lèi)項目，并在適當時(shí)候使用內部資源，這些都是節約成本的重要工具。
電信 電信開(kāi)支通常是預測企業(yè)需求中最復雜的部分，因為需要全面分類(lèi)以及持續進(jìn)行基準評估。企業(yè)與電信公司簽訂長(cháng)期協(xié)議的時(shí)候就陷入了圈套，因為隨著(zhù)商品化，語(yǔ)音及數據服務(wù)價(jià)格會(huì )日益下跌。與此同時(shí)，電信硬件部件(包括無(wú)線(xiàn)局域網(wǎng)、路由器及互聯(lián)網(wǎng)協(xié)議語(yǔ)音(VoIP))不斷地提高工人的生產(chǎn)力。此外，盡管硬件成本不斷降低，企業(yè)的采購量卻不斷增加，最終導致開(kāi)支平均增加15%至30%。
IT成本藏匿五地，三招出手各個(gè)擊破。
節省IT成本的機會(huì ) | |
| 類(lèi)別 | 節省成本的機會(huì ) |
| 分布式系統 （個(gè)人電腦、 筆記本電腦、 顯示器） | ·總是分類(lèi)購買(mǎi)顯示器、外設、鼠標和鍵盤(pán) ·考慮使用組裝電腦 ·保持供應商之間的競爭 ·減少標準配置的數量 |
| 服務(wù)器 | ·可能時(shí)，使用較小型服務(wù)器集群 ·長(cháng)期合同內應包括有關(guān)未來(lái)價(jià)格下降的條款 ·維護另外進(jìn)行 |
| 存儲 | ·考慮使用量入為出的模式 ·長(cháng)期合同內應包括有關(guān)未來(lái)價(jià)格下降的條款 ·探索前沿產(chǎn)品，例如基于RAID的存儲 ·實(shí)施差異化存儲管理政策 |
| 電信 | ·考慮使用第三方進(jìn)行維護 ·考慮使用電信集成商 ·合同內應包括有關(guān)未來(lái)價(jià)格下降的條款 |
| 合同勞工 | ·統一工資 ·減少向中介支付的價(jià)格加成 ·對使用合同勞工提出質(zhì)疑；使用合同工應根據其技術(shù)及實(shí)際需要，而非個(gè)性 ·購買(mǎi)人員的技術(shù)而非人員本身 |
| 軟件 | · 盡量減少定制軟件 ·合同內應設定未來(lái)升級的最高限價(jià) ·維護另外進(jìn)行 |
利用定價(jià)優(yōu)勢
包括個(gè)人電腦、存儲及服務(wù)器在內的許多技術(shù)正日益商品化，但很少有企業(yè)能夠正視這一問(wèn)題。有些技術(shù)使用者在感情上無(wú)法接受戴爾或IBM以外的產(chǎn)品。但事實(shí)上，各個(gè)品牌的電腦性能并沒(méi)有很大的差異，就好象汽車(chē)的性能并不會(huì )因為使用某個(gè)品牌的汽油而大有改善。企業(yè)可以通過(guò)在選擇流程中引進(jìn)競爭機制，考慮價(jià)格較低的第三方供應商、使用經(jīng)改造的設備，或者在合同中寫(xiě)入應對未來(lái)降價(jià)的措施，而獲得重要的定價(jià)優(yōu)勢。
個(gè)人電腦作為一種真正的商品，無(wú)品牌電腦或組裝電腦日見(jiàn)普及。一方面，它們的價(jià)格較低;另一方面，它們還為客戶(hù)在選擇電腦部件時(shí)提供了更多的可能選擇(例如備選的中央處理器)，使客戶(hù)可以根據實(shí)際需要購買(mǎi)，而不必被迫接受品牌電腦提供的功能。東芝、Gateway、索尼，甚至戴爾都提供按需組裝服務(wù)。組裝電腦的部件大部分都是沒(méi)有專(zhuān)屬產(chǎn)權的，因此維修更加方便，成本更低。預計，個(gè)人電腦市場(chǎng)的降價(jià)幅度在未來(lái)兩年內將達到10%至13%。
維護 第三方供應商還可為個(gè)人電腦、存儲及服務(wù)器提供維護服務(wù)。由于"不怕一萬(wàn)，只怕萬(wàn)一"思想的影響，許多企業(yè)往往喜歡依賴(lài)OEM(原始設備制造商)提供維護服務(wù)。但是，隨著(zhù)IT硬件商品化，維護服務(wù)比過(guò)去更簡(jiǎn)單，第三方供應商也因此成為企業(yè)一個(gè)更靈活的選擇。
服務(wù)器 企業(yè)如果使用經(jīng)改造的服務(wù)器，可以比購買(mǎi)新設備節省10%至30%的成本。多數企業(yè)可以充分利用這一優(yōu)勢，雖然也有例外，比如必須依靠先進(jìn)技術(shù)獲得競爭優(yōu)勢的企業(yè)。遺憾的是，這一優(yōu)勢并沒(méi)有得到廣泛發(fā)揮。
新服務(wù)器的價(jià)格每年都在以15%至20%的幅度下降。當然，降價(jià)指的是常規的計算能力;服務(wù)器升級只會(huì )增加費用。企業(yè)應在長(cháng)期合同的價(jià)格條款中考慮這些降價(jià)因素。
存儲 隨著(zhù)數據存儲硬件日益商品化，價(jià)格每年也在以28%至33%的幅度下滑。同樣，企業(yè)在簽訂長(cháng)期合同時(shí)也應考慮將來(lái)的價(jià)格變化。
購買(mǎi)存儲設備時(shí)還應關(guān)注新技術(shù)?；赗AID(廉價(jià)磁盤(pán)冗余陣列)技術(shù)的存儲，正在從直接區域儲存(DAS)向存儲區域網(wǎng)絡(luò )(SANs)及網(wǎng)絡(luò )連接存儲(NAS)過(guò)渡，后者的存儲更多地依賴(lài)網(wǎng)絡(luò )而非本地硬盤(pán)。隨著(zhù)市場(chǎng)日漸成熟，對安全性及互聯(lián)網(wǎng)故障的顧慮也在逐步消失。此外，隨著(zhù)RAID技術(shù)的進(jìn)步，存儲將更為經(jīng)濟，而且需要的密集空間更少。
電信 面對本地交換、長(cháng)途交換以及無(wú)線(xiàn)服務(wù)賬單的時(shí)侯，由于價(jià)格結構復雜，服務(wù)不斷調整，企業(yè)往往會(huì )為處理電信服務(wù)訂購及付費等后勤事務(wù)而頭疼不已。
如果更多的創(chuàng )新的供應商開(kāi)始提供電信集成服務(wù)，電信采購局面將發(fā)生巨大的改變。提供訂購及付費系統的供應商，可以為其客戶(hù)提供重要的附加值，因為電信付費的平均錯誤率可高達正負10%至15%之間。
此外，在傳統市場(chǎng)中，大型企業(yè)在采購電信服務(wù)時(shí)如果能夠克服"依賴(lài)癥"，則可以在與本地交換運營(yíng)商交易時(shí)省上一筆。很少有企業(yè)愿意重新評估其選定的本地運營(yíng)商，因為它們覺(jué)得得不償失。供應商也了解這一點(diǎn)，因此面對大型企業(yè)時(shí)它們不會(huì )主動(dòng)調價(jià)。而中型企業(yè)在采購電信服務(wù)時(shí)往往能夠獲得較為理想的交易，因為運營(yíng)商為了爭取業(yè)務(wù)，通常會(huì )更積極地調整價(jià)格。沒(méi)有理由其他企業(yè)就不能采取同樣的做法。
IT標準化
選擇戴爾、惠普還是IBM?許多企業(yè)都會(huì )選擇組合搭配。大部分企業(yè)還會(huì )選擇采用不同版本的操作系統(如Microsoft Windows NT、2000及XP)。使用各種不同硬件和軟件的企業(yè)，很難在采購服務(wù)時(shí)獲得最佳價(jià)格，而且他們的時(shí)間與資金更多用于管理現有的技術(shù)，而非未來(lái)的投資。標準化可以減少所需的供應商數量。此外，還可以根據硬件環(huán)境使軟件標準化，從而實(shí)現統一維護，減少對合同工專(zhuān)業(yè)技術(shù)的需求。
服務(wù)器供應商會(huì )為標準配置提供更大的折扣，但只有最有經(jīng)驗的、人員最為精良的IT部門(mén)才能有效地降低其復雜性。其中一部分原因是，當前的采購在某種程度上取決于以往的采購，而且服務(wù)器規格由供應商幫助制定。似乎不論何時(shí)進(jìn)行標準化都需要支付更高的成本，因為標準化意味著(zhù)必須更換過(guò)去采購的配置;但是，這一投入往往會(huì )帶來(lái)更高的回報。
個(gè)人電腦在整個(gè)企業(yè)實(shí)現計算需求標準化，也有助于節省成本。根據標準用戶(hù)而非"權威"用戶(hù)進(jìn)行配置，有助于使計算需求與實(shí)際需求更為貼近。采用由不同硬件供應商提供的軟件平臺只會(huì )增加技術(shù)支持的成本和時(shí)間，因為所需管理的電腦和操作系統往往大相徑庭。許多企業(yè)制定了標準，但是又設立了很多特例條件，導致標準無(wú)法得到實(shí)施。節省成本的機會(huì )因企業(yè)而異，但真正將其配置標準化的企業(yè)每年可以節省15%的IT支出。
軟件 在可能的情況下，盡量統一企業(yè)全球各業(yè)務(wù)部門(mén)的軟件。與使用無(wú)數軟件版本相比，一次性全面升級軟件更為簡(jiǎn)單、經(jīng)濟。實(shí)踐這一想法并不簡(jiǎn)單;而且只有充分利用了更為簡(jiǎn)單的硬件機會(huì )后，才真正值得一試。
合同勞工 在合同工方面，統一薪酬及減少中介加價(jià)的機會(huì )是最常見(jiàn)的省錢(qián)辦法。由于市場(chǎng)決定了工人的基本工資，企業(yè)往往可以在供應商價(jià)格加成上找到更多的談判空間。(ctocio)
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