編者按:
作者用略帶幽默的威廉.曼切斯特式風(fēng)格將協(xié)同的前因后果、協(xié)同與管理、協(xié)同與OA、協(xié)同與信息化的內在本質(zhì)關(guān)系進(jìn)行了平民化的闡述，值得注意的是那些略帶夸張的描述所陳訴的事實(shí)(如結構化與非結構化信息的關(guān)系、管理者對電腦的恐懼、管理思想對組織管理的價(jià)值等)正是我們司空見(jiàn)慣卻無(wú)動(dòng)于衷的問(wèn)題，而這正是管理軟件常見(jiàn)的誤區。
作者還以對協(xié)同的發(fā)展趨勢從技術(shù)到產(chǎn)品化應用特征進(jìn)行了浪漫主義的描述，折射出軟件的人性化的終極追求，不失為一篇大雅若俗的協(xié)同應用普及性文章。
至少從2002年以來(lái)，“協(xié)同軟件”從來(lái)就沒(méi)有被清晰的定義過(guò)，曾經(jīng)有廠(chǎng)商試圖與“協(xié)同軟件發(fā)明者”或“協(xié)同軟件專(zhuān)有者”產(chǎn)生緊密關(guān)聯(lián)，但顯然媒體和觀(guān)眾對其明星人物的八卦新聞更感興趣，“協(xié)同”在這種錯位中沉寂了2年多，05年，業(yè)界剛有“協(xié)同破冰年”之說(shuō)，接著(zhù)就令人眩暈地冒出了據統計超過(guò)500家“協(xié)同軟件”廠(chǎng)商，有位記者朋友曾經(jīng)困惑地問(wèn)筆者-是否可以把無(wú)法歸類(lèi)到財務(wù)、人力資源、供應鏈、客戶(hù)關(guān)系管理等等一系列可以被英文縮寫(xiě)表達的軟件應用范疇的的軟件命名為協(xié)同管理軟件?其實(shí)現在看來(lái)，這個(gè)問(wèn)題倒不是那么可笑的，至少這種表達方式從另一個(gè)角度闡述了協(xié)同與那些我們熟知的應用領(lǐng)域的某種內在的關(guān)系。
在今天看來(lái)，協(xié)同完全不具備任何引起追捧的神秘要素，協(xié)同只不過(guò)是軟件應用領(lǐng)域內一種(類(lèi)似婦女解放運動(dòng)之類(lèi)的)思潮或者愿望或者追求罷了。協(xié)同作為組織行為中一種基本行為特征早就存在于自然界當中，比如雁排為陣為了節省體力飛行過(guò)冬，狼聚成群為了更容易捕食，而CIO們則期望協(xié)同軟件能改變花了不少錢(qián)進(jìn)行IT建設卻沒(méi)有效果的難堪局面。
任何現代社會(huì )中的組織，無(wú)論政府機關(guān)還是企事業(yè)單位，其機構設置都是依據職能來(lái)的，基本是每個(gè)部門(mén)對應承擔某種特定的職能，各部門(mén)之間靠流程相互銜接運轉自成為一個(gè)系統，并且各職能部門(mén)又以特定的流程與組織外部保持聯(lián)系構成更大的生態(tài)圈。由于信息化的進(jìn)程不同，這些職能部門(mén)的信息化的進(jìn)化速度也不同，早期的軟件多以某個(gè)部門(mén)的結構化信息處理效率為中心而設計，這樣便有了我們熟知的財務(wù)軟件、進(jìn)銷(xiāo)存軟件、人力資源軟件、項目管理軟件等等，但不幸的是軟件用戶(hù)最終發(fā)現由于這些軟件的廠(chǎng)商各不相同，所以軟件之間互不聯(lián)通，形成了所謂孤島效應，這種令人煩惱的因素最終促進(jìn)了從MIS的產(chǎn)生到MRP直至ERP的進(jìn)化過(guò)程。
然而，ERP廠(chǎng)商還沒(méi)有來(lái)得及開(kāi)始慶祝自己一統天下的時(shí)候，問(wèn)題卻更多地暴露出來(lái)了，即使出庫單能自動(dòng)變成財務(wù)憑證被記帳、匯總、統計、查詢(xún)，但顯然組織管理中有大量影響組織發(fā)展如公文、合同、會(huì )議紀要、工作計劃之類(lèi)的非結構化信息既不能在ERP中存檔也無(wú)法分享給更多非ERP軟件的使用者。另外大約有不超過(guò)50本管理大師的管理經(jīng)典著(zhù)作影響著(zhù)當今全球的組織管理者，這些經(jīng)典中既無(wú)提高庫存周轉率的絕招，也沒(méi)有合理避稅的秘籍，但毋庸置疑，諸如行為職業(yè)化導向、執行力建設、文化建設之類(lèi)的價(jià)值觀(guān)和方法論卻是任何一個(gè)組織管理者都不敢忽視的管理精髓。相比具體而形象的業(yè)務(wù)流程而言，這些無(wú)形而有力的東西更像空氣，雖然看不到，卻不可或缺。更令人沮喪的是，對ERP廠(chǎng)商的知識和能力而言，實(shí)現這些范疇的軟件應用如同讓魯班作詩(shī)，勉為其難了點(diǎn)。
最終，協(xié)同管理軟件應運而生!
對普通用戶(hù)而言，與協(xié)同管理軟件的理念相比，傳統OA軟件不過(guò)是對組織中辦公室這類(lèi)部門(mén)的業(yè)務(wù)(如公文、考勤之類(lèi)的)的簡(jiǎn)單解釋?zhuān)偌由蟚mail和bbs照顧一下其他人通訊的需求的小兒科玩具。在協(xié)同軟件的設計理念中，傾向于將整個(gè)組織(而不是一個(gè)個(gè)部門(mén))作為一個(gè)整體去考慮，并最終以人(而不是類(lèi)似采購員這樣業(yè)務(wù)角色)為中心最終展現功能和應用。OA中常見(jiàn)的工作流(workflow)技術(shù)不再是與公文處理相關(guān)的少數人的專(zhuān)用功能了，而成為了無(wú)需學(xué)習(對以復雜著(zhù)稱(chēng)的工作流技術(shù)，這顯然是很大的挑戰)、最常用的組織內部人人必要的協(xié)同功能首選，文檔管理不再是辦公室內某個(gè)上了年紀的女同事的專(zhuān)用按鈕，知識管理成了組織內用戶(hù)的基本功能，憑借互聯(lián)網(wǎng)和無(wú)線(xiàn)通訊技術(shù)，協(xié)同管理軟件也許更像內部電話(huà)(其實(shí)比電話(huà)費更便宜、比電話(huà)更直觀(guān)、更可控)，幾乎除了ERP擅長(cháng)的結構化數據的計算之外的任何組織內對任何人的協(xié)調、溝通、分享之類(lèi)的愿望或行為都可以通過(guò)它來(lái)完成，無(wú)論組織成員是在本地或者分散在地球的任何一個(gè)角落。
從管理者的角度來(lái)看，協(xié)同管理軟件更像管理思想的實(shí)踐空間，協(xié)同管理軟件可以通過(guò)接口隨時(shí)刷新并呈現那些ERP系統中的關(guān)鍵數據，也可以在協(xié)同管理軟件中審批表單并傳遞到ERP系統中，這樣一來(lái)，那些本來(lái)就不是電腦發(fā)燒友的管理者總算不用再天天硬著(zhù)頭皮去面對像航天飛機儀表盤(pán)一樣復雜的ERP系統領(lǐng)導界面也能隨時(shí)掌握全局。在協(xié)同型的文檔夾中，組織的行為或業(yè)務(wù)結果被記錄下來(lái)，存儲起來(lái)，成為了可控的授權體系下可被分享的組織知識的一部分。無(wú)論管理者準備采用ISO9000建立標準也好，推進(jìn)戰略績(jì)效也好或者追求組織文化建設，那些共性或個(gè)性的管理思想和手段總是可以被解構為表單、流程、文檔順暢自如地運轉在協(xié)同管理平臺上驅動(dòng)組織中的任何一個(gè)角色，更加絕妙的是那些抽象的管理價(jià)值觀(guān)——行為管理、過(guò)程監控、結果導向等訴求也能通過(guò)協(xié)同管理軟件的使用被看到和感知。由于協(xié)同軟件也將充分考慮到個(gè)體使用者的需求，必然會(huì )配有時(shí)間管理、個(gè)人文檔管理、IM等的個(gè)人工作之類(lèi)的功能，這樣個(gè)人辦公和管理渾然一體融為“協(xié)同”
就技術(shù)管理者的偏好評價(jià)，協(xié)同管理軟件會(huì )是一個(gè)非?？岬某壈l(fā)燒平臺，不僅在技術(shù)層面以SOA、MVC之類(lèi)的理念和技術(shù)在悄然演化中奠定了協(xié)同的技術(shù)實(shí)現基礎，在應用層面，協(xié)同管理軟件也以PORTAL、協(xié)同OA之類(lèi)的應用概念橫空出世般扮演著(zhù)管理軟件中的核心角色。PORTAL將被用以集成各種其他系統需要被發(fā)布的公共信息，并且無(wú)論分布還是集中或者ASP模式都可以作為一個(gè)單一的入口分配不同的角色的軟件應用權限。并且，協(xié)同軟件的將會(huì )以產(chǎn)品化而不是項目化(調研開(kāi)發(fā)就要6個(gè)月，bug收斂還要同樣長(cháng)的時(shí)間)的方式實(shí)現對大規模應用，無(wú)需程序員介入，無(wú)需任何代碼編寫(xiě)，組織就可以安裝標準化的協(xié)同軟件產(chǎn)品，并且通過(guò)其本身提供的功能實(shí)現組織的個(gè)性化應用，而且不僅如此，協(xié)同管理軟件還將以最快的速度整合PDA、SMARTPHONE、3G、短信、彩信、網(wǎng)站、BLOG之類(lèi)令人眼花繚亂的技術(shù)和應用，以產(chǎn)品化升級的方式讓客戶(hù)享受技術(shù)進(jìn)步帶來(lái)的價(jià)值，那些一些還在實(shí)驗室中的即使最有想象力的CIO也想不到的創(chuàng )新功能會(huì )以廉價(jià)的升級包的方式提供給用戶(hù)。用關(guān)聯(lián)的設計思想把一切可以關(guān)聯(lián)的信息都貫穿起來(lái)，那個(gè)時(shí)候或許使用者不會(huì )太在意用電腦還是別的什么設備，也無(wú)需考慮是在辦公室還是黃金海岸的躺椅上，無(wú)論需要同其他人協(xié)作的時(shí)候時(shí)是基于文檔、語(yǔ)音、短信或視頻，協(xié)同舉手可得、無(wú)處不在。
對整個(gè)組織來(lái)說(shuō)，協(xié)同管理軟件不僅將對整個(gè)組織的行為基于先進(jìn)的管理思想或理念進(jìn)行再造，建立更富有執行力的組織行為習慣，還將肩負整合ERP或局部應用的使命成為組織的數字化信息的中樞，甚至更進(jìn)一步將組織外部的使用者囊括到系統的使用者范疇中來(lái)，從而在更大的范圍內實(shí)現協(xié)同。我們可以預見(jiàn)，協(xié)同管理軟件在未來(lái)必改變信息化系統布署的順序，用戶(hù)不會(huì )選擇重走“先財務(wù)后業(yè)務(wù)再ERP”這樣的傳統道路，完全可能選擇首先建立以組織管理為核心的協(xié)同OA再配上一些急需的局部業(yè)務(wù)應用軟件的新模式。
也許對未來(lái)誕生的新組織籌建時(shí)對工作環(huán)境的標準要求是-電話(huà)、網(wǎng)絡(luò )設施、協(xié)同管理軟件，一個(gè)都不能少!
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