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讓事情順利進(jìn)行：步驟1——收集

現在是該挖掘你內在的想法的時(shí)刻了。讓事情順利進(jìn)行的第一步是收集。對我和大多數人來(lái)說(shuō)，這是作為開(kāi)始的最令人感到氣餒的一步，但是其實(shí)也可以不必如此。不要如此投入于全面的信息收集?；I劃出你的業(yè)余8小時(shí)中的一部分時(shí)間。從細微之處開(kāi)始并努力在其中找到樂(lè )趣。

如果你感覺(jué)自己需要對控制你的想法、工作流程和環(huán)境有所了解，你需要明確地知道你擁有些什么，以及你正在處理的是什么。收集這一步驟便是關(guān)于捕捉任何以及所有引發(fā)了你的關(guān)注的事物。“任何事”可以是思想上的或物質(zhì)上的。關(guān)于思想的這方面的例子包括有關(guān)營(yíng)銷(xiāo)戰略的新想法，你想寫(xiě)的博客內容，或是你想從商店選購的那種牛奶。有關(guān)物質(zhì)的這方面的例子包括電子郵件，在你的公文包里的公文，以及堆放在你的書(shū)桌旁邊的研究報告。

讓事情順利進(jìn)行的5個(gè)步驟是連貫不間斷的。你第一次進(jìn)行收集這一步驟的時(shí)候，可能會(huì )花費幾個(gè)小時(shí)，但是一旦你開(kāi)始進(jìn)行了最初的“堆放”，那么之后的長(cháng)期進(jìn)行下去就變得更容易管理的多了。

頭腦風(fēng)暴——最初的思想收集

收集物質(zhì)資料可能真的會(huì )很痛苦，那么，讓我們從進(jìn)行想法收集上獲得一些動(dòng)力吧。大衛稱(chēng)其為“心靈掃描（mind sweep）”，這絕對是一場(chǎng)頭腦風(fēng)暴。它可能會(huì )是你的業(yè)余8小時(shí)的最好的一項投資之一。

以下是你在開(kāi)始之前需要準備好的東西：

l  一大堆3×5的索引卡片（如果你沒(méi)有這些但還是希望進(jìn)行頭腦風(fēng)暴，那就用白紙）

l  筆

l  至少1小時(shí)的不間斷的空余時(shí)間

下面便是有趣的部分了……把你的想法、主意或你能想到的項目分別寫(xiě)在每一張索引卡片或白紙上。是的，所有的。所有你能想到的任何內容都要寫(xiě)下來(lái)。

這可能會(huì )讓你感覺(jué)有點(diǎn)尷尬，因為你習慣于試圖用腦子記住盡可能多的事情。不要再多了。讓事情順利進(jìn)行的特色方法就是不要在你的腦子里留著(zhù)任何東西。一旦你想到某些內容，你需要盡可能快地驅逐它們。為什么？你的思想越?jīng)]有負擔，你就越能夠自由地形成更多的想法和主意。我對此有第一手的切身體會(huì )。

我一直是個(gè)表單狂人，但是我從未受過(guò)訓練。我的腦中總是有很多想法和主意，它們會(huì )持續幾天、幾周，甚至幾年。當我通過(guò)心靈掃描而思緒如泉涌時(shí)，我發(fā)現我被各種新的想法淹沒(méi)了。這就好像我打開(kāi)了我的創(chuàng )意的閘門(mén)。這些新的想法只能在外游蕩等待著(zhù)被妥善安置，而一旦我給了它們一個(gè)可以駐扎的空間，它們便匆忙闖入。試試吧，你就會(huì )知道我在說(shuō)什么了。

大衛鼓勵你在追求質(zhì)前先追求量。當你開(kāi)始時(shí)，可能需要一點(diǎn)時(shí)間讓那些想法進(jìn)入你的腦中，但是，很快地，它們就會(huì )快速地在你的腦中閃現，甚至讓你來(lái)不及把它們記下來(lái)。不要猜測或評判任何事。例如，以下這些每一個(gè)都可能會(huì )是寫(xiě)在單獨的索引卡片上的想法：

這是最好的精神凈化。當你的腦中有想法閃現——不論是商業(yè)上的或個(gè)人方面的——把它們寫(xiě)下來(lái)。某個(gè)瞬間你可能有一個(gè)關(guān)于能夠解決世界饑荒問(wèn)題的新發(fā)明的想法，而下一個(gè)瞬間可能想到是你需要怎樣把扣子釘在你的褲子上。都很棒！不存在哪一個(gè)想法和主意比另一個(gè)更強。你要做的，就是把它們每個(gè)都記下來(lái)，然后繼續。

如果再沒(méi)有想法和主意進(jìn)入到你的腦海中的話(huà)，大衛提供了一個(gè)讓事情順利進(jìn)行的觸發(fā)清單以便幫助你進(jìn)行心靈掃描。當你完成時(shí)，你會(huì )有一大堆的索引卡片。就讓他們堆在那吧——我們很快就要開(kāi)始處理它們了。

資料堆放——最初的物質(zhì)材料收集

你要對你的物質(zhì)材料所做的，就和你對你的那些想法和主意所做的一樣。研究你的實(shí)體環(huán)境，看看是不是有些沒(méi)有擺在其該在的位置上的東西，把它們放進(jìn)雜物箱或文件箱里。我建議你準備一個(gè)（或者幾個(gè)）大箱子作為裝這些東西的雜物箱，或是清理出一大片空地以便放置你整理出來(lái)的所有東西。

在告訴人們這個(gè)步驟時(shí)，我經(jīng)常被問(wèn)及的問(wèn)題是：“我要把什么放進(jìn)雜物箱里？”非常簡(jiǎn)單，就是所有那些沒(méi)有擺在其該在的位置上的東西。比如說(shuō)，你不會(huì )把你的電腦鍵盤(pán)或者是藝術(shù)創(chuàng )作扔進(jìn)那個(gè)箱子里，因為可以推測出來(lái)，這些東西是正擺在正確的位置上的。但是，如果你在房間角落里有一個(gè)已經(jīng)損壞了的鍵盤(pán)，或是一幅一直放在柜子里的畫(huà)，那這些就是需要處理的對象，應該把它們放在那個(gè)箱子里，因為它們都沒(méi)有擺在其該在的位置上。

不要進(jìn)行整理也不要對你偶然發(fā)現的任何東西采取任何行動(dòng)——你需要再找另外的業(yè)余8小時(shí)來(lái)處理這些。你的目標是把東西都放進(jìn)那個(gè)箱子，不要在過(guò)程中仔細察看每個(gè)項目并考慮該把它放在哪里。比如說(shuō)，如果你拿起了那張畫(huà)，那就要阻止自己在進(jìn)行這一步驟時(shí)產(chǎn)生的想把它掛起來(lái)的沖動(dòng)。你需要做的僅僅是把所有東西都放進(jìn)箱子里。

也有一個(gè)例外……如果你發(fā)現了某些你確信自己不需要的東西，你可以扔掉它們（比如，那個(gè)損壞了的鍵盤(pán)）。所以，基本上來(lái)說(shuō)，你會(huì )有兩大堆東西——你的雜物箱和一個(gè)大的垃圾桶。你把越多的東西轉移儲存到你的雜物箱里，后面的步驟你將會(huì )進(jìn)行的越好。

持續進(jìn)行中的思想/物質(zhì)收集

也許我有一點(diǎn)慢，但是當我最開(kāi)始實(shí)施我現在所介紹的這一行動(dòng)管理執行方法的時(shí)候，我沒(méi)有意識到收集這一步驟是持續進(jìn)行的。你做了最初的頭腦風(fēng)暴和物質(zhì)資料堆放，這很好，但是遲早你又有新的東西（想法和物品）需要去收集。這就意味著(zhù)，不論何時(shí)你有了某個(gè)主意/想法或是物質(zhì)資料，你都需要把這些項目放到明確劃分好的收集他們的地方。

大衛建議資料收集桶要盡可能的少，但是要保證滿(mǎn)足你的需要。下面我來(lái)介紹一下如何看待你的資料收集桶的問(wèn)題。從想法/主意開(kāi)始說(shuō)起。你如何才能在不同的環(huán)境下最好的收集這些想法呢？比如說(shuō)，如果你正在看電視，突然有了一個(gè)好的點(diǎn)子，你該怎么處理？如果你正以時(shí)速65邁的速度在開(kāi)車(chē)，并突然有了一個(gè)你想要捕捉到的想法，你會(huì )怎么做？如果你正在用電腦并需要做個(gè)筆記，你將會(huì )做什么？不論你在何處或正在做什么，你需要能夠抓住所有這些想法。

記住，你需要讓這些想法盡快離開(kāi)你的腦海。不要試圖保留它們直到你能找到一個(gè)機會(huì )把它們記錄下來(lái)。過(guò)程應該是想法→記錄→繼續。

這同樣適用于你的物質(zhì)資料收集。你會(huì )怎樣處理所有的收據？對你想要讀的雜志呢？商業(yè)文件呢？你需要一個(gè)地方去收集所有這些資料。（即將推出：了解我運用什么工具和技巧去搞定收集我的想法和資料物品。）

處置和整理這一步驟就是讓你把所有放在臨時(shí)收集箱里的東西都拿出來(lái)并放在它們該在的地方。當你完成處置和整理這一步時(shí)，你會(huì )發(fā)現你的雜物箱里沒(méi)有剩下任何東西，并且所有的索引卡片也不見(jiàn)了。當然，這可能會(huì )需要你花費好幾個(gè)業(yè)余的8小時(shí)，不過(guò)，相信我，這是值得的。

從索引卡片或物質(zhì)材料開(kāi)始進(jìn)行都可以。拿起一張卡片或者一件東西，并在同時(shí)回答下面這個(gè)問(wèn)題：

這是否是立即可以實(shí)施/使用的？

針對于這個(gè)簡(jiǎn)單問(wèn)題的答案將決定這一想法/物件的命運。

如果不是立即可以實(shí)施/使用的，那么我該怎么處理？

以下是三種可能的結果：

1、垃圾。我喜歡垃圾。扔掉某些東西的感覺(jué)是如此之棒。如果那是件沒(méi)用的東西，那它就是廢物。你扔掉的越多，你需要處置和整理的就越少。

2、參考資料。你可能撿起了某樣東西，并不是馬上就用得到的，但是它很重要。比如說(shuō)，地圖、手冊、或參照表。因為你不想把這些東西扔掉，所以必須把它們放在某個(gè)地方。嗯，應該放在哪里呢？如果是物質(zhì)材料，你可以建一個(gè)歸檔系統?；蛘?，如果你想搞的靈活一些，你可以把大部分的物質(zhì)材料掃描后存入電腦并把它們整理成一個(gè)電子文件夾。不過(guò)，即使你把大部分的文檔資料都電子化了，仍然會(huì )有一些東西是你無(wú)法掃描或掃描起來(lái)過(guò)于繁瑣的（比如，打印機手冊）。

3、待培育。??？我一開(kāi)始并不明白這是什么意思。我知道垃圾。我知道參考資料。但是“待培育”？我來(lái)說(shuō)說(shuō)真實(shí)的意思吧……如果一個(gè)事物/想法不是立即可以用得上的，并且它也不是垃圾或參考資料，那么就把它歸類(lèi)到這一項。舉個(gè)例子，比如說(shuō)你的一位朋友告訴你該去紐約的一家新餐館看看。你首先收集了這個(gè)信息（你可以隨身攜帶一個(gè)小記事本，寫(xiě)在即時(shí)貼上并放進(jìn)統一的收件盒里，或者是像我一樣使用一些非常棒的電子化的GTD工具）?，F在，過(guò)了3天，你正在處置和整理過(guò)去幾天里你所收集的所有東西。你發(fā)現了這張便條并問(wèn)自己“這是否是立即可以實(shí)施的？”嗯，如果我在下一周會(huì )去紐約，那么這可能是很快能夠進(jìn)行的事情，但是，它確實(shí)是在之后才能進(jìn)行。我扔掉它？不。這是參考資料？并不是。它可以歸類(lèi)到我把所有內容都放在其中的通用的某天/可能做的清單，可以歸類(lèi)到餐館清單，或者，如果我去很多不同的城市旅行，它可以歸類(lèi)到餐館-紐約清單，或者，我也可能把這張即時(shí)貼放進(jìn)名為餐館的文件夾中。不論你把它放在哪里，你都要把這張即時(shí)貼從你的收集用的雜物箱中拿出來(lái)并把它放在該放的地方。如果你把它放進(jìn)某個(gè)清單或某個(gè)文件夾里，你是不是會(huì )忘記呢？得了吧，大衛叔叔不會(huì )讓這種事發(fā)生的……不過(guò)，我們會(huì )在之后再討論它。

如果是立即可以實(shí)施/使用的，那么我該怎么處理？

行動(dòng)。這個(gè)詞是不是讓你想要立刻起床并做點(diǎn)什么？如果你正拿著(zhù)的東西是立即可以實(shí)施/使用的，那么會(huì )有以下幾種結果：

1、項目。如果你的東西/想法需要復雜的步驟才能完成，那它很可能是個(gè)項目。比如說(shuō)，你可能在你的收藏清單里有一項“把車(chē)庫賣(mài)掉”。如果只需要一步就能做到的話(huà)，這將會(huì )十分令人高興，但是它其實(shí)需要很多步驟。因此，你可以把這個(gè)項目塞到通用的項目清單/文件夾里，或最好不要，而是建立一個(gè)單獨的名為“項目——車(chē)庫出售”的清單/文件夾。

2、做。對于那些你花費不到兩分鐘就能完成的小事，你最好馬上就做。比如說(shuō)，你的朋友強烈推薦你讀《業(yè)余8小時(shí)：充分利用你的業(yè)余時(shí)間創(chuàng )造新的價(jià)值和目標》這本書(shū)（我實(shí)在不能拒絕推薦他?。?。如果你在你的電腦旁邊或附近，那你就可以馬上登陸Amazon.com并買(mǎi)下這本書(shū)。

3、委派。為什么要讓別人去做你能夠做的事情呢？因為你需要從你的盤(pán)子里拿走盡可能多的東西，把它們交給別的那些有能力的人。比如說(shuō)，如果你要正確地完成某項任務(wù)，你需要準備一些貼有明確的標簽的文件夾（例如：項目文件夾、參考資料文件夾）。如果有人能夠完成你委派給他的這個(gè)工作，那就交給他去做。如果方法正確，委派會(huì )得到很棒的效果。而以下是不正確的委派的方式：“喬，你能否把這些歸類(lèi)建成6個(gè)檔案文件夾？”如果喬很盡責，那么你會(huì )拿到你的文件夾，但是，如果喬是不善于進(jìn)行行動(dòng)管理的人并忘記了這件事會(huì )怎樣呢？如果你忘記了提醒喬會(huì )怎樣呢？你必須通過(guò)為所有你讓別人去做的事情建立提醒機制而有效地委派任務(wù)。以下是怎樣進(jìn)行具備行動(dòng)管理方法的委派任務(wù)的方式：

a. 單張的待完成事項清單。你可以建立一個(gè)記錄了所有你所委派的任務(wù)的清單。如果你沒(méi)有委派太多的工作，那么這個(gè)清單是可以的，但是并不理想。

b. 多張待完成事項清單。為你所委派了任務(wù)的每個(gè)人都建立他們自己的待完成事項清單。比如說(shuō)，你有一個(gè)名為“待完成事項——喬”的清單，這其中記錄了你等待著(zhù)喬為你完成的所有工作。注意：當我說(shuō)“清單”的時(shí)候，并不是說(shuō)一定要是實(shí)物的清單。它可以是一個(gè)word電子文檔清單，或者，如果你想弄得靈活一些，你可以使用一些和我所使用的一樣得非常棒的GTD工具。