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外貿出口業(yè)務(wù)流程及各階段工作要點(diǎn) -- 外貿實(shí)務(wù)培訓業(yè)務(wù)流程篇摘錄 

外貿公司的日常工作是由多項工作交互在一起，業(yè)務(wù)流程的各個(gè)子流程階段交叉出現，多項合同，多個(gè)對象交替面對。對于初期從事外貿業(yè)務(wù)的人員來(lái)講，面對復雜的流程，眾多陌生的單證，往往感到無(wú)所適從。如何能盡快開(kāi)展工作？

以下是三點(diǎn)建議：

1）從我們的實(shí)際工作需要出發(fā)，重點(diǎn)掌握外貿的工作流程及單證流轉過(guò)程。

2）眾多的介紹外貿知識的書(shū)籍可作為知識補充教材，重點(diǎn)學(xué)習國際貿易術(shù)語(yǔ)及外貿實(shí)務(wù)部分。

3）不僅僅從如何做外貿的角度去學(xué)和想，更要從管理的角度去學(xué)和理解。 

外貿出口業(yè)務(wù)流程圖：

各階段工作要點(diǎn):

收集資料階段：

談起貿易離不開(kāi)“買(mǎi)”和“賣(mài)”，國際貿易也不例外。買(mǎi)和賣(mài)的對象是貨物，由于在國際貿易中買(mǎi)賣(mài)雙方路途相隔很遠，初期的交流就離不開(kāi)“樣本”和“報價(jià)單”，所以該階段應重視“樣本”和“報價(jià)單”的收集，整理。建立詳盡的產(chǎn)品資料庫有助于公司范圍內的產(chǎn)品資源共享。產(chǎn)品資料應包括公司的常年出口產(chǎn)品資料及收集整理后準備推薦給客戶(hù)的有出口競爭力的產(chǎn)品資料。產(chǎn)品資料應規范，準確，應包括產(chǎn)品圖片及有關(guān)的文字資料，完備的產(chǎn)品資料是貿易談判的有力武器，網(wǎng)絡(luò )的發(fā)展提供了產(chǎn)品資料瞬間可達對方的手段，產(chǎn)品資料的收集和整理將顯得更為重要。征集樣品階段：在國際貿易中，不同種類(lèi)的商品有其特定的品質(zhì)要求，表示品質(zhì)的方法也各不相同，部分產(chǎn)品可以用文字說(shuō)明來(lái)表示。注意以下術(shù)語(yǔ)：規格，等級，標準，商標，牌號，產(chǎn)地名稱(chēng)。對于難以用文字說(shuō)明的商品，則需要用樣品（Sample）來(lái)表示。在國際貿易中樣品經(jīng)常作為雙方確認貨物品質(zhì)的依據，要注意“封樣”，“憑買(mǎi)方樣品”，“憑賣(mài)方樣品”等術(shù)語(yǔ)。樣品的管理應注意：征樣，寄樣，樣品費的管理。

尋找客戶(hù)階段：

鞏固老客戶(hù)，不斷尋找新客戶(hù)是外向型企業(yè)發(fā)展的需要，現今，除了廣交會(huì )及出國參展以外，因特網(wǎng)的迅速發(fā)展使得網(wǎng)上營(yíng)銷(xiāo)成為新的尋找客戶(hù)和貿易洽談的手段，新的理念和新的方法必然會(huì )帶來(lái)新的需求。建立詳盡的客戶(hù)資料庫可以在業(yè)務(wù)過(guò)程中及時(shí)快速分析客戶(hù)潛在購買(mǎi)力，也是貿易成交時(shí)交易條款的重要決策依據，是該階段的重點(diǎn)管理需求。出差費用，出展費用，客戶(hù)招待費用等多項費用管理也會(huì )產(chǎn)生該階段的客戶(hù)管理需求。

貿易洽談階段：

貿易洽談階段的報價(jià)管理是該階段的管理重點(diǎn)。要注意以下術(shù)語(yǔ)：實(shí)盤(pán)，FOB 裝運港,CNF 目的港， CIF 目的港，傭金（Commission）,折扣（Discount）。

確定外銷(xiāo)合同：

簽訂了外銷(xiāo)合同意味著(zhù)與國外客商的業(yè)務(wù)談判正式成交，貿易將進(jìn)入實(shí)施階段。簽訂外銷(xiāo)合同前的審批是必不可少的環(huán)節，其重要性不言而喻。應關(guān)注：信用證 L/C（Letter of Credit），T/T, D/P At Sight, D/A,等術(shù)語(yǔ)。

催證，收證，改證：

基于外銷(xiāo)合同條款上對信用證的修改是保證業(yè)務(wù)過(guò)程順利進(jìn)行的一項重要工作，要關(guān)注信用證的傳遞過(guò)程，及時(shí)與客戶(hù)溝通，建立必備的記錄。

向工廠(chǎng)下達要貨合同：

要貨合同也稱(chēng)收購合同，選擇能保證貨物品質(zhì)，按時(shí)交貨的供貨工廠(chǎng)是外銷(xiāo)合同履約的關(guān)鍵。建立詳盡的供貨工廠(chǎng)資料庫有助于選擇合適的工廠(chǎng)下達要貨合同。進(jìn)行采購分析有助于控制采購成本，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。內部建立嚴格的審批制度是企業(yè)防范和控制風(fēng)險的有效手段。

驗貨，商檢：

堅持執行驗貨制度有助于防止不合格產(chǎn)品的出運，避免客戶(hù)索賠的發(fā)生。對生產(chǎn)過(guò)程中的抽檢有助于提前發(fā)現問(wèn)題，保證按時(shí)出運。法定商檢產(chǎn)品必需在出運前取得商檢證書(shū)。

向工廠(chǎng)發(fā)入庫通知單：

入庫通知單是工廠(chǎng)向外貿公司交貨的依據，有些外貿公司把經(jīng)倉庫管理員驗收蓋章后的入庫通知單作為付款的必備憑據之一。

向單證儲運部遞出口貨物明細單：

出口貨物明細單是業(yè)務(wù)員依據外銷(xiāo)合同及L/C的具體條款制作，用于貨物托單出運的詳盡說(shuō)明單據，在貨物的出運過(guò)程中起著(zhù)重要作用。

制單，審單：

有了一套制作規范的出運單證方能保證出口貨物安全，準時(shí)運抵國外購貨商指定港口。能方便，快速，準確的繕制全套出運單證是一項極為迫切的需求，對于出口貨物數量極大的外貿公司來(lái)講，快捷的制單軟件的應用能大大減輕制單人員的工作量，提高單證的制作質(zhì)量，必然會(huì )受到歡迎和認同。

向倉庫發(fā)出庫通知單：

倉庫憑出庫通知單辦理貨物裝箱出運。

向船公司托單訂倉：

在儲運業(yè)務(wù)員辦理租船訂倉階段，精心選擇航線(xiàn)，托單給信譽(yù)好的貨代和船公司，能保證順利出運和減少運費，并能在突發(fā)情況下妥善處理好出運事項。

報關(guān)：

按國家規定辦理出口報關(guān)，中小企業(yè)可以委托報關(guān)公司報關(guān)。實(shí)際辦理時(shí)通常托單給貨代，由貨代關(guān)聯(lián)的報關(guān)公司辦理。

辦理保險：

按價(jià)格條款辦理保險（一般加成保險），在貨物出險后能得到有效的補償。辦理保險的人員應注重保險公司及險種的選擇，建立必備的檔案資料。

貨物國內段運輸：

應做好工廠(chǎng)，倉庫，運輸車(chē)輛間的時(shí)間銜接工作，避免和盡可能減少裝，卸，運輸過(guò)程中的貨損。裝船海運：關(guān)注貨物裝船的準確時(shí)間。對于需轉運的貨物，關(guān)注轉運碼頭的裝船時(shí)間，避免在轉運碼頭的延擱。

通知客戶(hù)收貨：

及時(shí)發(fā)出裝船通知，讓客戶(hù)提前做好接貨準備是需要的。

取得船運提單后議付：

及時(shí)取得正本船運提單十分重要。取得正本船運提單方能備齊全套議付單證送銀行議付。該階段應建立時(shí)間工作表加以督促，以縮短收匯時(shí)間。

收匯：

收匯水單的管理是該階段的重點(diǎn)。關(guān)注收匯時(shí)間，對于結匯金額要對照銷(xiāo)售合同及信用證加以核對，對于不合理的扣款要據理力爭。逾期收匯的合同要重點(diǎn)排查。

辦理出口退稅：

按照合理的時(shí)間進(jìn)度回收報關(guān)單出口退稅聯(lián)，對于工廠(chǎng)提供的增值稅發(fā)票要認真審查，按國家規定辦理出口退稅。

辦理收匯核銷(xiāo)：

按照合理的時(shí)間進(jìn)度回收外匯核銷(xiāo)單，按國家規定辦理收匯核銷(xiāo)。

單筆業(yè)務(wù)盈虧核算：

單筆業(yè)務(wù)盈虧核算制度的建立能直觀(guān)地告訴大家每筆業(yè)務(wù)你給公司帶來(lái)了多少經(jīng)濟效益。有利于對個(gè)人的業(yè)績(jì)考核和獎勵，調動(dòng)員工的工作熱情。

資料存檔：

在每一筆業(yè)務(wù)完成以后，按檔案管理的要求做好資料歸檔工作。                                                                                                               

 （原創(chuàng )文章 編寫(xiě)：顧留定）