報表程序主要有三大系統：一是報表定義，即建立描述文件；二是報表輸出，即根據描述文件計算并打印報表、匯總表、分析表等多種報表；三是報表維護，它是為了保證程序的正常運行而做的輔助工作。
進(jìn)行報表定義時(shí)，必須做好如下工作：一是要有一張空表的格式，即這張表的表頭是什么樣，表的欄目有多少，欄目的名稱(chēng)是什么，有多少行，表尾有什么，我們可以在屏幕上畫(huà)一張空白的表格，并將其保存在一個(gè)文件里。我們稱(chēng)這個(gè)文件為報表格式文件。二是要知道這張表的每欄數據是怎么來(lái)的，可以有兩個(gè)來(lái)源：其一是從帳目中取得某個(gè)科目的余額或發(fā)生額或年初數，我們稱(chēng)之為“取數公式”；其二是從前期的報表或其他報表或本表中經(jīng)過(guò)加減乘除等計算而來(lái)，我們稱(chēng)之為“計算公式”。把兩個(gè)公式分別存在兩個(gè)文件中，一個(gè)叫“取數公式文件”，一個(gè)叫“計算公式文件”。最后，還要對各欄目橫平豎直檢查勾稽關(guān)系進(jìn)行描述，將其存在一個(gè)文件中，稱(chēng)之為“校驗公式文件”。因此，要建立一張報表，就要有報表格式、取數公式、計算公式和校驗公式這樣四個(gè)文件。因為這些文件都是描述某張報表的，故而統稱(chēng)為“描述文件”。
一張報表就要有四個(gè)文件來(lái)描述它，如果要出多種報表，就要有許多描述文件。那么，到底哪四個(gè)文件是用來(lái)描述同一個(gè)文件的?為了使這些描述文件與實(shí)際打印的報表建立起聯(lián)系，就要建立一個(gè)表格信息文件，即讓操作者告訴計算機打印哪張報表，使用哪些描述文件，這就要建立一個(gè)管理文件，我們稱(chēng)之“表格管理文件”。
這樣，進(jìn)行報表定義時(shí)，就需要建立“報表格式”、“取數公式”、“計算公式”、“校驗公式”、“表格管理”等五個(gè)文件。
進(jìn)行會(huì )計報表定義時(shí)還應注意如下兩個(gè)問(wèn)題：
第一，為了取數方便，應在設置會(huì )計科目時(shí)，根據需要，多設明細科目。因為有些會(huì )計報表欄目中的數值，是根據一個(gè)或幾個(gè)一級會(huì )計科目的余額相加而形成的，例如：資產(chǎn)負債表中“貨幣資金”項目，是根據“現金”、銀行存款”、“其他貨幣資”科目的期末余額合計填列的。有的會(huì )計報表欄目中的數據要進(jìn)行分析才能填列，例如：現金流量表中的“固定資折舊”項目，反映企業(yè)年度內累計提取的折舊，本項目應根據“累計折舊”科目的貸方發(fā)生額中屬于本期提取的計入成本費用的折舊數分析填列。如果是手工記帳，編制報表時(shí)可以把帳簿中的“累計折舊”帳翻出來(lái)一頁(yè)一頁(yè)地看，通過(guò)查看摘要內容，將本年度購買(mǎi)的舊的機械設備等固定資產(chǎn)中所含的折舊結轉數剔除，填列到現金流量表即可，而使用計算機時(shí)情況就不同了，公式很難根據摘要來(lái)設定；從“累計折舊”的貸方發(fā)生額中，又很難進(jìn)行邏輯判斷，哪些是本年計提的計入成本費用的折舊，哪些是增加設備轉入的折舊。這樣就需要增設三個(gè)二級科目：“計入成本費用的折舊”、“非經(jīng)營(yíng)性計提的折舊”、“其他折舊結轉”，在編制現金流量表時(shí)，對于“固定資產(chǎn)折舊”欄就可以根據“計入成本費用的折舊”數來(lái)填列。
第二，應細致認真地描述公式。運算符號除了主要的＋、－、×、÷、＝等以外，還有＜(小于)、＞(大于)、≠(不等于)、≥(大于或等于)、≤(小于或等于)等邏輯運算符，在定義時(shí)不應出現錯誤。同時(shí)也要注意取數的借方貸方。例如：資產(chǎn)負債表中“資產(chǎn)總額”的年初數等于“負債及所有者權益”的年初數；“資產(chǎn)總計”的年初數等于“負債及所有者權益”的年初數；“資產(chǎn)總計”的期末數應等于“負債及所有者權益”的期末數。
