| 有一種資源，就在我們身邊，我們卻不懂得珍惜。直到發(fā)現之后才后悔莫及…… 巧妙利用Office模板可以大大方便我們的操作。眾多模板資源在何方？如何使用？怎樣才能有效利用？一起來(lái)，加入Office模板總動(dòng)員！ 一、“廣譜”模板技巧 1．Office模板成員秀 Office中的模板分為兩類(lèi)： ?。?）系統向導和模板。默認安裝在C  ?。?）用戶(hù)自定義模板。存放位置由于Windows版本的不同而異。Windows 2000/NT/XP用戶(hù)，在C  2．現成模板列隊待命 Office本身準備了很多精美模板，進(jìn)入“文件→新建”，窗口右側會(huì )出現“新建文件”窗口任務(wù)格，單擊“模板”下的“本機上的模板”，豐富的模板已經(jīng)分門(mén)別類(lèi)放置好了。 比如在Word中，有常用、Web 頁(yè)、報告、備忘錄、出版物、其他文件、信函和傳真、英文向導模板等幾類(lèi)（見(jiàn)圖1、圖2），單擊相應標簽打開(kāi)，旁邊還有一些描述信息，能方便地預覽。選中需要的模板，確定，即可打開(kāi)已經(jīng)套用該模板的新文件。有的模板還會(huì )打開(kāi)向導窗口要求你進(jìn)行一些參數的設置。   小提示：這些模板不盡如人意？自己動(dòng)手修改，使它更符合要求！比如選擇“信函和傳真”類(lèi)別中的“典雅型信函”，依次在相應位置填入“公司名稱(chēng)”、“職務(wù)”、“姓名”等信息，最后另存為 “文件模板”類(lèi)型，并默認保存在模板文件夾下，以后這個(gè)模板庫中就多了這塊自己修改的模板了。 3．美麗的客人請你留下來(lái) 見(jiàn)到的好模板，趕緊保存。選擇“文件→另存為”，在“保存類(lèi)型”下拉框中選擇“文檔模板”，輸入文件名保存到默認的模板文件夾下吧。以后只要選擇“文件→新建”，就可以在“常規”模板標簽中看到剛才收藏的這個(gè)模板，雙擊后即可使用。 小提示：Word中和Excel中是另存為“文檔模板”，PPT中可將演示文稿另存為 “演示文稿設計模板”，新模板就會(huì )在下次打開(kāi)PPT時(shí)按字母順序顯示在“幻燈片設計”任務(wù)窗格的“可供使用”之下供使用。 4．右擊快速建立個(gè)性Word模板 進(jìn)入C 小提示：Excel和PPT的方法相似，前者 命名為excel9.xls，后者命名為pwrpnt10.pot。 5.外來(lái)文檔直接當模板 剛才的方法需要把文檔打開(kāi)，怎么能夠更快地進(jìn)駐模板基地呢？ 如果從網(wǎng)上或光盤(pán)上找到一些Office模板，可以直接把它們拷貝到C  小提示：如果手頭上有DOC文件，拷貝到用戶(hù)自定義模板文件夾中，或者直接把擴展名改為DOT，再拷貝到自定義模板文件夾中都行。 6.更多模板資源網(wǎng)上來(lái) 選擇任一組件的“文件→新建”，注意到“新建文檔”任務(wù)窗格最下面的“Microsoft.com上的模板”鏈接了嗎？單擊后，一個(gè)類(lèi)別豐富的中文模板庫盡現眼前（見(jiàn)圖3）。只要單擊網(wǎng)頁(yè)上的模板類(lèi)型鏈接，就可以在網(wǎng)頁(yè)上看到該類(lèi)模板的名稱(chēng)和提供商等內容。按下“預覽”按鈕即可進(jìn)行預覽，在接受協(xié)議后下載到硬盤(pán)后再用“另存為”將它保存為模板，就可以像普通模板那樣調用了。還有各種搜索引擎，可以幫助你打撈無(wú)盡的模板寶藏。 7．默認模板快速啟動(dòng) 模板有好幾個(gè)，但一定有最常用、次常用的，難道每次都要進(jìn)行選擇嗎？ 不必，把使用頻率最高的設置為默認模板：另存為“文檔模板”后，單擊設置對話(huà)框最左下角的“默認”按鈕，并在彈出的提示窗口中單擊“是”按鈕。以后每次新建文件文件，與我們直接見(jiàn)面的就是這個(gè)模板。此外直接右擊最常用的模板，發(fā)送快捷方式到桌面也非常方便。 8．好東西大家一起分享 別忘了自己身處局域網(wǎng)，也許你的同事也很需要這個(gè)模板。將自定義模板放入某個(gè)共享文件夾中，并為該共享文件夾建立一個(gè)快捷方式。網(wǎng)絡(luò )上的其他用戶(hù)可以把這個(gè)快捷方式放入自己的C 一、Word篇 1．Word加密重要模板不許動(dòng) 有時(shí)候，自己精心創(chuàng )作的一個(gè)模板或者有保密需要的模板不希望別人使用怎么辦呢？這時(shí)你可以對該模板進(jìn)行加密：打開(kāi)通用模板文件（文件名是Narmal.dot，通?？梢栽贑 火速鏈接：具體方法詳見(jiàn)第15期《“超級機密”杯Office安全保護大賽實(shí)錄》。 2.尋找病源—Normal.dot 有時(shí)你點(diǎn)擊Word圖標，它卻沒(méi)有啟動(dòng)，卻告訴你，出錯啦！重裝都無(wú)濟于事，嚴重時(shí)，甚至不能卸載和重裝Word，你急得像熱鍋上的螞蟻…… 沒(méi)關(guān)系。一般情況下，這只是區區Normal.dot模板文件損壞所為，通過(guò)系統的查找工具找到它刪除即可。這時(shí)Word會(huì )自動(dòng)重建一個(gè)新的Normal.dot文件自動(dòng)治愈。 二、Excel篇 1．插入的工作表輕松改 執行“插入→工作表”，默認工作表模板就插入了新工作表。每次新插入的表都需要重新設置，麻煩，索性把這個(gè)要插入的表先設置了！先建立一個(gè)只有一張工作表的工作簿，并將其保存為名稱(chēng)Sheet的模板，接著(zhù)再把它復制到C 2．讓默認工作簿換張臉 有人說(shuō)，我不光對單張表不滿(mǎn)意，因為一張工作簿有好幾張表呢，那么就來(lái)個(gè)大換臉吧。格式修改完畢保存為Book的模板。好了，進(jìn)入C 小提示：用“格式刷”單擊Sheet2左上角（即“1”和“A”交界處），可以把Sheet1的格式“克隆”到Sheet2。 三、PPT篇 1．豐富模板靈活調用 PPT擁有眾多靚麗模板，可以根據需要靈活選用。進(jìn)入“文件→新建”，在打開(kāi)的任務(wù)窗格中可以看到它提供了“根據設計模板”、“根據內容提示向導“”、根據現有演示文稿新建”3種調用模板的方式。 單擊“根據現有演示文稿新建”下的“選擇演示文稿”，可以將現有演示文稿作為模板建立新文件；“根據模板新建”下有“通用模板”和“Microsoft.com上的模板”等多種選擇，單擊“通用模板”可以打開(kāi)“模板”對話(huà)框，選用系統安裝的各種模板。 小提示：一件衣服太單調，模板也能穿套裝。首先選中“視圖”菜單下的“任務(wù)窗格”，在“普通”視圖下選中要應用模板的幻燈片(如果有多個(gè)幻燈片要應用于同一模板，可以按住Ctrl鍵逐個(gè)選擇)，最后再將鼠標指向任務(wù)窗格中顯示的某個(gè)模板，單擊右側的下拉按鈕打開(kāi)菜單，選擇其中的“應用于選定幻燈片”即可。 2．多種顏色隨心配 PPT的“配色方案”其實(shí)是一種特殊的模板，如果想將某個(gè)配色方案應用于多個(gè)幻燈片，可以按住Ctrl鍵選中“幻燈片”窗口中的多個(gè)幻燈片，然后單擊“幻燈片設計”任務(wù)窗格中的“配色方案”，最后選中自己喜歡的“配色方案”，所選幻燈片就穿上了這件花衣。這個(gè)技巧適用于設計模板、動(dòng)畫(huà)方案、文字版式快速應用于多個(gè)幻燈片的情況。 3．向導引路由需建稿 這是根據需求定制的一系列模板的集合，也是一種特殊的模板，單擊“文件”菜單下的“新建”，單擊“新建演示文稿”任務(wù)窗格中的“根據內容提示向導”，打開(kāi)“內容提示向導”對話(huà)框（見(jiàn)圖4）。經(jīng)過(guò)選擇演示文稿類(lèi)型、確定輸出類(lèi)型(屏幕輸出、Web演示文稿等)和輸入演示文稿選項幾個(gè)步驟，就可以在“幻燈片”選項卡中看到符合特定任務(wù)要求的一系列模板了。只要逐個(gè)選中模板中的幻燈片，根據需要插入文字和圖片，演示文稿的制作便迅速完成。 4．更改默認設計更合意 對了，給默認模板設置一些常用元素，就不需要每次創(chuàng )建演示文稿都去更改了。單擊“常用→新建”，然后進(jìn)入“視圖→母版→幻燈片母版”，就能在幻燈片母版上進(jìn)行更改了。最后另存為 “演示文稿設計模板”，“文件名”框中鍵入“blank”，再單擊“保存”即可。小提示：如果要將 blank.pot 作為默認設計，必須將它保存在“另存為”對話(huà)框的默認路徑下。 |
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