管理您的信息
——SharePoint Portal Server軟件概述
當組織需要創(chuàng )建和收集信息時(shí)，其員工將在搜索、組織和管理這些信息上花費大量寶貴時(shí)間。Microsoft SharePoint Portal Server 2001 將文檔管理和搜索功能與日常使用的工具集成在一起。SharePoint Portal Server 可與 Microsoft Windows資源管理器、Microsoft Office 應用程序和 Web 瀏覽器協(xié)同工作，幫助您在整個(gè)組織范圍內創(chuàng )建、管理和共享文檔內容。
文檔管理和發(fā)布
員工可能會(huì )發(fā)現大量復雜的信息源（例如，多個(gè)文件共享）難以組織和使用，因為很少有或根本沒(méi)有適當的、結構合理的框架可以使用。隨著(zhù)信息源（例如 Web 站點(diǎn)、電子郵件服務(wù)器和數據庫）的不斷增多，困難會(huì )越來(lái)越大。
員工也可能會(huì )在與其他人就文檔進(jìn)行合作、控制對這些文檔的訪(fǎng)問(wèn)以及在組織范圍內發(fā)布文檔等方面遇到困難。重要的文檔也可能會(huì )丟失、被覆蓋或難以查找。
SharePoint Portal Server 提供的許多功能可以幫助您實(shí)現文檔管理的流程化，并且避免上述常見(jiàn)問(wèn)題。
為幫助您管理文檔，SharePoint Portal Server 提供了：
* 記錄文檔歷史的版本跟蹤
* 用于標識文檔的描述性、可搜索信息的應用程序
* 文檔發(fā)布控制
* 自動(dòng)將文檔發(fā)送給審閱者
* 多個(gè)文檔審閱者進(jìn)行聯(lián)機批注的 Web 討論
* 基于用戶(hù)角色的文檔訪(fǎng)問(wèn)控制。
SharePoint Portal Server 可幫助您與其他人合作，接收審閱者的反饋，使用描述性信息（例如關(guān)鍵字）將文檔分類(lèi)，以及將文檔發(fā)布給廣大讀者。
版本歷史
SharePoint Portal Server 可以記錄文檔的歷史，從而幫助您跟蹤所做的更改以及避免覆蓋其他用戶(hù)所做修改的可能性。若要編輯文檔，必須首先將其簽出。這樣可以防止其他人在您將其簽入之前對它進(jìn)行修改。每次簽入文檔時(shí)，都會(huì )為該文檔分配一個(gè)新的版本號，并將上個(gè)版本存檔。簽出文檔時(shí)，除非您特意選擇了以前的某個(gè)版本，否則您將得到最新版本。
文檔配置文件
文檔配置文件提供了一種向文檔添加附屬可搜索信息的方法。此信息有助于更清晰地描述或標識文檔。默認情況下，配置文件包括一些基本屬性，例如“作者”和“標題”。您也可以輕松地添加自定義屬性（例如“賬號”或“項目管理者”），并通過(guò)這些自定義屬性向文檔附加其他信息，使文檔的組織和查找工作變得更加容易。
文檔發(fā)布
用戶(hù)可以在儀表板站點(diǎn)上搜索或查看已發(fā)布的文檔。SharePoint Portal Server 既支持文檔的私有版本，也支持文檔的公開(kāi)版本。您可以在每次將文檔保存到服務(wù)器時(shí)自動(dòng)發(fā)布該文檔，也可以先保留私有文檔草稿，而在文檔完成后再發(fā)布。您可以在發(fā)布文檔的一個(gè)版本前生成任意多個(gè)草稿。
審批流程
審批流程是一種確保文檔在發(fā)布之前已經(jīng)過(guò)充分審閱的簡(jiǎn)單方法。作者選擇發(fā)布文檔時(shí)，文檔會(huì )在發(fā)布之前自動(dòng)發(fā)送給一個(gè)或多個(gè)人進(jìn)行審閱。這些人稱(chēng)為審批者，每個(gè)審批者都可以同意或拒絕該文檔。文檔要求審閱時(shí)，審批者會(huì )收到電子郵件通知。
討論
使用 Web 討論可以在不修改文檔的情況下針對該文檔進(jìn)行聯(lián)機討論。這樣作者和審閱者就可以通過(guò) Web 討論相互溝通，而不必通過(guò)電子郵件來(lái)討論文檔或試圖捕獲與文檔有關(guān)的對話(huà)。即使有人已將文檔簽出，也可以針對此文檔同時(shí)展開(kāi)討論。注釋將按以線(xiàn)索組織的對話(huà)形式存儲，這種對話(huà)將注釋和答復組合在一起。
基于角色的安全性
SharePoint Portal Server 使用角色來(lái)控制對內容的訪(fǎng)問(wèn)。您可以基于用戶(hù)執行的任務(wù)為其指派協(xié)調員、作者或讀者角色。每個(gè)角色對應一組特定的權限：協(xié)調員處理管理任務(wù)、作者添加和更新文件、讀者對已發(fā)布的文檔擁有只讀權限。
SharePoint Portal Server 還提供拒絕用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)特定文檔的選項。
索引和搜索服務(wù)
在很多組織中，重要文檔都以不同的格式存儲在多個(gè)不同的位置。很多服務(wù)器基礎結構不允許跨多個(gè)信息源進(jìn)行搜索且常常僅限于文本搜索。即使搜索的信息包括在搜索結果列表中，快速地判斷出它是否是您所期望的文檔也會(huì )是相當困難的。而 SharePoint Portal Server 則提供了多種功能，能使搜索更快、更成功。
為了使信息查找更容易，SharePoint Portal Server 提供了：
* 用于搜索存儲在多個(gè)不同位置的信息的單一位置
* 對文檔全文和文檔屬性進(jìn)行搜索的關(guān)鍵字搜索
* 按主題（類(lèi)別）進(jìn)行瀏覽來(lái)查找信息的功能
* 文檔自動(dòng)分類(lèi)
* 對與搜索高度相關(guān)的文檔進(jìn)行最佳匹配分類(lèi)
* 訂閱功能，使您始終擁有最新的第一手資料
無(wú)論是查找特定信息，還是僅瀏覽一組相關(guān)文檔，SharePoint Portal Server 都使之比以往更輕松簡(jiǎn)單。
內容源
SharePoint Portal Server 允許您同時(shí)在多個(gè)信息源中進(jìn)行搜索，從而大大提高了搜索效率。組織將信息保存在多個(gè)地方，例如 Web 站點(diǎn)、文件系統、郵件服務(wù)器和數據庫。通過(guò)使用向導添加內容源，可以標識將來(lái)被搜索的內容的位置，從而將該內容鏈接到儀表板站點(diǎn)。然后，SharePoint Portal Server 會(huì )對每個(gè)內容源的信息進(jìn)行索引編制，以便從儀表板站點(diǎn)對其進(jìn)行快速搜索。隨著(zhù)內容源的增多，不管要查找的信息在什么位置或是何種格式，儀表板站點(diǎn)都是最容易查找到信息的地方。
全文搜索
儀表板站點(diǎn)提供了全文搜索功能以從文檔文本和文檔屬性中搜索所輸入的關(guān)鍵字。SharePoint Portal Server 將查找所有與搜索匹配的文檔，并返回一個(gè)結果列表。要進(jìn)行更為特定的搜索，可以使用高級搜索功能將文檔屬性（如作者）添加到搜索條件中。也可以通過(guò)指定搜索范圍僅搜索一組特定的文檔，例如，新聞發(fā)布文件夾或提供商的 Web 站點(diǎn)。
類(lèi)別
可以通過(guò)使用類(lèi)別將相似文檔分為一組的方式在儀表板站點(diǎn)中組織信息。這樣用戶(hù)就可以按主題來(lái)瀏覽信息。對于不熟悉文檔存儲位置的用戶(hù)，類(lèi)別可以幫助他們查找所需的信息。類(lèi)別的另一個(gè)優(yōu)點(diǎn)在于一篇文檔可以出現在多個(gè)不同類(lèi)別中。類(lèi)別既可包含存儲在 SharePoint Portal Server 中的文檔，又可包含來(lái)自其他內容源的信息。
分類(lèi)助手
類(lèi)別是一種行之有效的信息組織方法。但是如果文檔數量很大，對它們進(jìn)行分類(lèi)也是一項非常耗時(shí)的工作。為簡(jiǎn)化該過(guò)程，SharePoint Portal Server 提供了稱(chēng)為 Category Assistant（分類(lèi)助手）的自動(dòng)分類(lèi)工具。為每個(gè)類(lèi)別指定了一些具有代表性的文檔之后，分類(lèi)助手會(huì )將那些示例文檔與未分類(lèi)的文檔進(jìn)行比較，然后自動(dòng)選擇最佳匹配的類(lèi)別。
最佳匹配
最佳匹配通過(guò)引導用戶(hù)找到最符合他們的搜索條件的文檔而大大提高了搜索效率，并為用戶(hù)提供了指導。最佳匹配是作為某個(gè)類(lèi)別或特定關(guān)鍵字的最佳建議而選出的文檔。SharePoint Portal Sever 在搜索結果列表的最上面顯示最佳匹配。
訂閱
訂閱功能將與您感興趣的主題相關(guān)的全新或更新的信息通知您。您可以訂閱認為有用的內容：特定的文檔、某個(gè)文件夾中的所有文檔、指定為某個(gè)類(lèi)別的所有文檔或者一組搜索結果。訂閱之后，SharePoint Portal Sever 將在內容被修改、添加了符合條件的新文檔或添加了與該內容有關(guān)的 Web 討論時(shí)通知您?？梢栽趦x表板站點(diǎn)上查看訂閱通知，也可以通過(guò)電子郵件接收通知。
儀表板站點(diǎn)
SharePoint Portal Server 提供了一個(gè) Web 站點(diǎn)，稱(chēng)為儀表板站點(diǎn)，是在安裝過(guò)程中自動(dòng)創(chuàng )建的。它為查找和管理信息提供了一個(gè)中心訪(fǎng)問(wèn)位置?？梢允褂?nbsp;Web 瀏覽器在儀表板站點(diǎn)中執行文擋管理任務(wù)和搜索功能。它允許用戶(hù)對保存在組織內部或外部的信息進(jìn)行訪(fǎng)問(wèn)，并允許他們查找和共享文檔，而無(wú)需考慮其位置或格式。
可以自定義儀表板站點(diǎn)的主頁(yè)以顯示組織的新聞和其他重要信息。從儀表板站點(diǎn)，用戶(hù)也可以執行下列任務(wù)：
* 搜索信息
* 按類(lèi)別瀏覽信息
* 訂閱新的或更改的信息
* 簽入簽出文檔
* 審閱文檔的版本歷史
* 審批要發(fā)布的文檔
* 發(fā)布文檔
儀表板站點(diǎn)使用 Microsoft 數字儀表板技術(shù)來(lái)組織和顯示信息。數字儀表板由可重復使用并可以自定義的 Web 部件組成，例如搜索、類(lèi)別、新聞和公告。您可以輕松地通過(guò)添加或刪除 Web 部件來(lái)自定義組織的儀表板站點(diǎn)。
