第一節 整理資料概述
一、整理資料的涵義和意義
整理資料是依據調查的目的，運用科學(xué)的方法，對調查的原始材料進(jìn)行初步加工，使之系統化和條理化的過(guò)程。運用各種調查方法所取得的資料一般都是零碎的、不集中的、不系統的。通過(guò)這些資料，很難發(fā)現資料中所包含的規律性的東西，也難以對總體對象進(jìn)行推斷。因此，對資料進(jìn)行整理使之明確化、條理化是十分必要的。
第—，通過(guò)整理資料可以對調查工作進(jìn)行全面檢查。一方面調查對象本身非常廣泛，并且處于不斷的變化發(fā)展之中；另一方面調查者自身的知識、水平和看問(wèn)題的角度不同的影響以及調查方法本身不是十全十美，因此，使得調查所取得的資料難免出現錯誤、虛假和遺漏。要解決這些問(wèn)題，調查者除了在調查過(guò)程中精心組織，嚴格登記外，還要在研究階段通過(guò)對資料的整理，對其進(jìn)行全面的檢查，以剔除錯誤辨別真偽，彌補缺失，使調查的資料全面、真實(shí)和準確。
第二，整理資料是進(jìn)一步研究資料的基礎。整理資料的目的是在于對調查資料作進(jìn)一步的分析研究，以發(fā)現資料中所包含的規律性的東西。不管是對資料作定性分析，還是作定量分析，要想得到正確的結論，必須要使調查資料真實(shí)、準確與完整。否則，資料本身有錯誤漏洞缺失，據此推出的結論就不可能是正確的。因此在開(kāi)展研究工作之前，一定要認真對資料進(jìn)行整理，這是進(jìn)一步研究的前提。
第三，整理資料是調查積累保存資料的要求。整理資料的目的是為了進(jìn)行研究,即使不是為了這樣的目的，整理資料也是有意義的，通過(guò)調查所取得的大量的資料，對今后研究同類(lèi)問(wèn)題具有重要的參考價(jià)值,便于今后的研究積累保存資料。
搜集資料最主要的目標是為了尋找某些或某個(gè)問(wèn)題的答案，如果在搜集過(guò)程中就得到所需的答案，那就沒(méi)有分析的必要。所以只要有可能，就應當盡量避免通過(guò)分析去得到答案，因為分析始終存在難以預料的不確定性因素?？墒?，這種情況并不總是存在，分析家也沒(méi)有那么幸運，所以分析總是需要的。
許多信息如果不經(jīng)過(guò)分析處理，其本身就沒(méi)有任何價(jià)值，甚至還含有極高的風(fēng)險。比如，北京一家物資企業(yè)就是由于利用未經(jīng)分析處理的信息而從盈利變?yōu)樘潛p的。1999年春節前，報上登載了兩則消息：一是中央財政增發(fā)1000億元國債用于基礎設施建設來(lái)拉動(dòng)內需；二是年初全國冶金工作會(huì )議決定采取限產(chǎn)保價(jià)的宏觀(guān)調控措施。這家商企沒(méi)有對信息進(jìn)行分析就得出結論：春節以后鋼材價(jià)格不會(huì )下跌，于是決定大批量進(jìn)貨。結果，元宵節剛過(guò)，首鋼常用規格螺紋鋼每噸卻降價(jià)80元，使企業(yè)從可預測的盈利轉為實(shí)際虧損。如果該企業(yè)看到信息以后認真分析，這種重大失誤應該是可以避免的。信息必須經(jīng)過(guò)分析才能被正確使用。只有分析才能使信息變成可用于戰略和戰術(shù)決策的資料。所以分析是情報工作中最重要的一環(huán)。
二、整理資料的原則
資料處理的首要工作是將信息集中、記錄和分類(lèi)組合。在允許的條件下，這些工作最好安排在公司較低級的部門(mén)進(jìn)行，可使公司的中級或高級管理人員將精力集中在關(guān)鍵的分析工作上。如果所有信息全由分析員來(lái)處理，他可能會(huì )有80％的時(shí)間用在記錄、編碼和存檔的工作上，只有20％的時(shí)間用于分析、審查、組合分散的信息以獲得所需資料的基本工作上，這實(shí)在是一種浪費。
獲得原始資料的部門(mén)始終應保存信息的全文，送往管理層的資料應簡(jiǎn)明扼要，如果做得更細致一些，可將收集到的材料變成文字摘要或總結性圖表。不記錄時(shí)，也應將信息根據不同的需要歸類(lèi)。最理想情況是，記錄資料的方式是能使分析員迅速瀏覽全部資料，并能從中看出每份資料包含的最重要的信息，這樣可以幫助分析人員集中精力分析而不是細枝末節，分析資料以及它支持的行為，應關(guān)注調查的發(fā)展方向。
1、真實(shí)性原則
真實(shí)是整理資料的最根本的原則。真實(shí)就是整理后的資料必須是確確實(shí)實(shí)發(fā)生過(guò)的客觀(guān)事實(shí)，而不是根據自己的喜好，掐頭去尾主觀(guān)臆造的。如果沒(méi)有進(jìn)行調查最多得不到資料，得不出結論，但如果資料失真，就會(huì )得出錯誤的結論，這比不進(jìn)行調查更有害。所以真實(shí)是整理資料的最根本的要求。
2、準確性原則
準確是指整理后的資料其事實(shí)要準確，尤其是數字資料的準確。如果整理后的資料含糊不清、模棱兩可，數據資料互相矛盾，那么根據這樣的資料進(jìn)行分析研究，就不可能得到科學(xué)的結論。當然，對準確性的要求要從實(shí)際出發(fā)，要以能說(shuō)明問(wèn)題為標準，并非越精確越好。
3、完整性原則
完整是指整理后的資料必須盡可能全面，以便能客觀(guān)地反映事實(shí)的全貌。如果資料殘缺不全，即使資料是真實(shí)和準確的，但不會(huì )得到正確的結論，使資料失去研究?jì)r(jià)值。因此，在整理資料時(shí)，要從時(shí)間、空間和調查項目三個(gè)方面加以檢查，看它是否全面。
4、統一性原則
統一是指對各個(gè)調查指標要有統一的解釋。對調查指標的各項數值，其計算方法和計算單位也要統一。如果對調查指標的解釋不一致，計算公式不一致，分組標準不一致，調查資料就失去了統計價(jià)值，也就無(wú)法進(jìn)行比較研究。
5、條理性原則
條理就是整理后的資料要脈胳清晰，有條不紊。堆積如山，雜亂無(wú)章的資料等于沒(méi)有資料。要使資料條理，必須對其行分類(lèi)、分組。經(jīng)過(guò)分類(lèi)、分組，調查資料就如同圖書(shū)館書(shū)架上的書(shū)一樣，分門(mén)別類(lèi)，研究時(shí)按圖索驥，十分方便，這給資料的研究帶來(lái)很大的便利。
6、簡(jiǎn)明性原則
簡(jiǎn)明是指整理后的資料要盡可能簡(jiǎn)單、明確。為此，該用文字說(shuō)明就用文字說(shuō)明，該用表格的就用表格，該用圖表的就用圖表，使整理后的資料簡(jiǎn)明扼要。如果整理后的資料仍就臃腫龐雜，難以一目了然，就會(huì )給以后的研究工作增加許多困難。
三、整理資料的步驟
有時(shí)來(lái)自不同渠道的資料明顯沖突；有時(shí)會(huì )得到具有突破性的情報，但是它是否可靠?哪個(gè)渠道的資料是對的?關(guān)鍵的信息是否正確?弄清這些問(wèn)題對評估質(zhì)量有很大影響。這些問(wèn)題可通過(guò)兩種方法解決：確定資料源的可靠性和資料本身的可靠性。資料源的可靠性可以通過(guò)對下列因素的考察判斷：
(1)該渠道過(guò)去提供的資料的質(zhì)量。
(2)該渠道為你提供信息的動(dòng)機。
如果你懷疑某渠道沒(méi)有提供資料的能力，應盡量弄清楚有沒(méi)有人故意向你提供虛假信息誤導你。用假信息欺騙的可能性是完全存在的，因此應保持警惕。
(3)該渠道是否擁有該信息源。如果只是轉手于其他渠道，那么該信息的真實(shí)性還有待溯源。
(4)渠道的可信度。這可通過(guò)已知正確答案的問(wèn)題向對方提問(wèn)。如果發(fā)現信息有差異，那么可通過(guò)找出差異以及出現差異的原因而判斷其有無(wú)問(wèn)題。通過(guò)對第三方咨詢(xún)，了解其對材料提供者的評價(jià)，也有助于確保對準確性的評估。
(5)通過(guò)參考其他來(lái)源查證。如果資料來(lái)自印刷品，可通過(guò)電話(huà)等方式詢(xún)問(wèn)查證。如果是調查人員提供的，可多向一些人查證，也可通過(guò)調查中得到的其他的數據查證。如果該情報未能有其他渠道可以證實(shí)，不能算是可靠的。
單一的信息源不是可靠的資料源，不能把單一來(lái)源的信息作為可靠依據。一般而言，從單獨資料源來(lái)的資料，其主要用途是作為第一手資料，并以此對來(lái)自第二個(gè)信息源的信息加以證實(shí)。經(jīng)過(guò)兩個(gè)或幾個(gè)信息源證實(shí)的消息可被視為可靠的，不能被證實(shí)的消息應被視為傳言。
依據資料可能的準確度和信息源的可靠性，將流入資料單位的原始資料“定級”。不論是公司內部職工或是外部服務(wù)公司提供的情報，都應有這一程序。這種“定級”不僅能有助于分析人員跟蹤原始資料的相對價(jià)值，而且還能幫助分析人員掌握各種潛在的信息源的概況。隨著(zhù)時(shí)間的推移，這些“信息源的概況”在制定未來(lái)的搜集計劃時(shí)將十分有用。
調查收集的資料一般可分為文字資料和數字資料，此外還可能會(huì )有少量的實(shí)物及視聽(tīng)資料。資料的整理主要是指對文字資料和數字資料進(jìn)行整理。其步驟是：
(一)設計匯總方案
匯總方案的設計主要包括三個(gè)方面的內容：
1、一套綜合表、包括一系列分類(lèi)分組所構成的分組體系。
2、填表說(shuō)明，包括匯總的范圍、程序、分組方法、指標解釋和計算方法。
3、分類(lèi)目錄設計匯總方案是資料整理工作有計劃進(jìn)行的前提。
(二)審核原始資料
資料的審核主要是對原始調查資料的審查和核實(shí)。其工作是看是否存在虛假現象，是否存在差錯，重點(diǎn)檢查資料的真實(shí)性、準確性和完整性。
(三)對資料進(jìn)行分類(lèi)分組
根據整理方案中所設計的分類(lèi)標準和分組標志，對原始資料進(jìn)行分類(lèi)分組。如果是文字資料，則進(jìn)行分類(lèi)；如果是數字資料，則進(jìn)行分組。不論是分類(lèi)或分組，都要遵循互斥和完備的原則。
(四)對資料進(jìn)行匯總
用一定的組織形式和方法對經(jīng)過(guò)分類(lèi)分組的資料進(jìn)行匯總，計算各類(lèi)各組的單位數和合計數，計算各組指標和綜合指標總時(shí)，既要完整和系統，又要簡(jiǎn)明和集中。
(五)資料整理結果的顯示
資料整理的結果包括兩方面的內容：一是文字資料，二是字資料。文字資料的整理結果一般用匯編的形式來(lái)顯示，即根據調查目的和要求，確定合理的邏輯結構，以反映調查對象的真實(shí)情況；另外，還要對文字資料進(jìn)行初步加工。
第二節 文字資料的整理
文字資料包括各種文獻資料：歷史資料、匯報材料、總結報告、訪(fǎng)談?dòng)涗?、觀(guān)察記錄、問(wèn)卷答案等。整理文字資料的一般程序是：審核、分類(lèi)和匯編。
一、文字資料的審核
文字資料審核的重點(diǎn)是核實(shí)資料的真實(shí)性和合格性。
(一)真實(shí)性審核
真實(shí)性審核也叫信度審核，就是看調查資料是不是真實(shí)可靠。進(jìn)行真實(shí)性審查，一般可采用三種方法：
1、經(jīng)驗法，即根據以往的實(shí)踐經(jīng)驗來(lái)判斷資料的真實(shí)性。如果發(fā)現資料中有明顯違反實(shí)踐經(jīng)驗的東西，那么就要對資料重新核實(shí)或者重新進(jìn)行調查。該方法一般需找有經(jīng)驗的專(zhuān)家或者實(shí)踐經(jīng)驗豐富的調查人員實(shí)施。
2、邏輯法，即根據調查資料的內在邏輯來(lái)檢驗資料的真實(shí)性。如果發(fā)現調查資料前后矛盾，或者違背事物發(fā)展的邏輯．即為不真實(shí)的資料。
3、來(lái)源法，即根據資料來(lái)源渠道來(lái)判斷資料的真實(shí)性。一般來(lái)講，調查中當事人反映的情況比局外人反映的情況可靠性大一些；多數人反映的情況比少數人反映的情況可靠性大一些；有文字記錄在案的情況比在人群中口耳相傳的情況可靠性大一些；政治經(jīng)濟穩定時(shí)期的資料比不穩定時(shí)期資料可靠性大一些。
(二)合格性審核
合格性審核是審查調查資料是否符合原設計的要求。常用的方法是：對調查項目和調查目標進(jìn)行評判，以檢查內容效度；選擇可靠的信度高的效標評估效標關(guān)聯(lián)效度。內容效度是指調查內容能夠代表它所要調查目的的程度，調查項目與要調查的特征相關(guān)。效標關(guān)聯(lián)效度指如果項調查存在其他客觀(guān)標準，稱(chēng)此標準為效標。以效度調查結果與效標作相關(guān)分析來(lái)確定效標關(guān)聯(lián)效度。
二、文字資料的分類(lèi)
文字資料的分類(lèi)是根據資料的性質(zhì)、內容或特征，將相異的資料區別開(kāi)來(lái)，將相同或相近的資料合為一類(lèi)的過(guò)程。分類(lèi)是否正確，取決于分類(lèi)標準是否科學(xué)。分類(lèi)標準的確定必須以科學(xué)理論為指導，以客觀(guān)事實(shí)為依據。
調查資料的分類(lèi)方法有前分類(lèi)法和后分類(lèi)法兩種。
1．前分類(lèi)法，就是在設計調查提綱、調查表格時(shí)，就按照事物的性質(zhì)不同設計調查指標，然后再按分類(lèi)指標搜集資料。這樣分類(lèi)工作在調查前就完成了。
2．后分類(lèi)法，是指在調查資料理集起來(lái)之后，再根據資料的性質(zhì)、內容或特征，將它們分類(lèi)。對于一些文獻資料、訪(fǎng)談?wù){查、問(wèn)卷調查中的開(kāi)放型問(wèn)題因無(wú)法事先知道分類(lèi)標準，就只能采用后分類(lèi)法。
分類(lèi)必須遵循兩條基本原則：窮舉原則和相斥原則。窮舉沒(méi)有遺漏，把所有的資料都包括進(jìn)去，使每一條資料都要有所歸屬。相斥即不重復，就是同一條資料只能歸于一類(lèi)，而不能既屬于這一類(lèi)，又屬于那一類(lèi)，以至在不同類(lèi)中重復出現。
三、文字資料的匯編
匯編是指按調查目的和要求對分類(lèi)后的資料進(jìn)行匯總和編輯，使之成為能反映調查對象客觀(guān)情況的系統、完整、集中和簡(jiǎn)明的材料。
匯編的方法：根據調查目的、要求和調查對象的客觀(guān)情況．確定合理的邏輯結構；對分類(lèi)資料進(jìn)行初步加工。如給各種資料加上標題、符號，編上序號等。
匯編的要求：完整和系統。即所有可用的資料經(jīng)匯編后要分類(lèi)編在一起，應秩序分明，有條有理，能系統地反映被調查對象的全貌；簡(jiǎn)明和集中。即盡可能使文字簡(jiǎn)單明了，清晰集中。如有必要，還要注明資料的來(lái)源和出處。
四、數據資料的整理
數據資料的檢驗，就是檢查、驗證各種數據資料是否完整和正確。
數據資料檢驗的內容是：檢查應該填報的表格是否齊全，有無(wú)漏掉單位或表格的現象；檢查調查表格的答案是否完整。數據資料的檢驗方法有：
1．經(jīng)驗檢驗，就是根據已有的經(jīng)驗或已知的情況判斷資料的真實(shí)性。如已知某企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況很差，而調查指標的數字卻明顯超過(guò)經(jīng)營(yíng)狀況很好的企業(yè)，那么，對于這些數字就應設法進(jìn)一步審查核實(shí)。
2.邏輯檢驗，就是從數字資料的邏輯關(guān)系中來(lái)檢驗資料的真實(shí)性。如調查時(shí)，某人的年齡是20歲，而工齡是10年，很明顯這兩個(gè)數字必定有一個(gè)是虛假的。
3.計算檢驗，就是通過(guò)各種數字運算來(lái)檢驗資料的真實(shí)性比如，各分組數字之和是否等于總數，各部分的百分比相加是否等于l。各種平均數、發(fā)展速度、增長(cháng)速度、指數的計算是否正確等等，都可通過(guò)數學(xué)運算來(lái)進(jìn)行檢驗。
第三節 調查資料的理論分析
一、理論分析的特點(diǎn)
理論分析，是運用概念、判斷和推理等思維形式，對客觀(guān)事物的本質(zhì)和內在聯(lián)系進(jìn)行系統的分析。理論分析具有如下的特點(diǎn)：
1.是對客觀(guān)事物的本質(zhì)和內在聯(lián)系的認識，而不是對客觀(guān)事物的現象和外在聯(lián)系的認識。
2.借助概念、判斷和推理的形式作出判斷，而不是運用感覺(jué)、知覺(jué)和表象作出判斷。
3.是對客觀(guān)事物的系統化的認識，而不是支離破碎的雜亂無(wú)章的認識。
4.分析的結果具有普遍性，可以拿它進(jìn)行演繹推理。
調查中的理論分析，是對調查資料進(jìn)行系統化的理性分析。它具有自己的一些特點(diǎn)：它所分析的材料一般為感性材料——來(lái)自調查者的直接感覺(jué)和經(jīng)驗，它分析的目的是證明研究假設是否正確。
二、理論分析的作用
理論分析在調查中主要有以下幾個(gè)方面的作用：
1．可以涉補數據描述的不足。數據本身是比較抽象的，它說(shuō)明的問(wèn)題往往不易看出來(lái)。通過(guò)理論分析，可幫助看懂統計資料，準確把握數據中所隱含的規律性的東西。
2．揭示事物的本質(zhì)。理論分析的基礎往往是調查者運用多種方法收集來(lái)的原始資料，原始資料具有分散的、不系統、不集中的特點(diǎn)，很難直接從這些原始資料中看出事物的本質(zhì)，必須通過(guò)理論分析，才能發(fā)現資料中所隱含的本質(zhì)聯(lián)系。
3．作出研究結論。結論是調查的最終結果，要想得出科學(xué)的結論，既要以真實(shí)的事實(shí)為依據，又要以正確的理論分析為指導。
4．解釋研究成果。一方面要說(shuō)明研究成果的理論貢獻，即說(shuō)明某項調查研究在理論上有哪些突破；另一方面也要說(shuō)明研究成果的實(shí)用價(jià)值。
三、理論分析的原則
1．實(shí)事求是的原則。理論分析由感性認識上升到理性認識．要以真實(shí)、準確的調查資料為前提，而不能從主觀(guān)需要出發(fā)，任意編造材料。
2．理論指導的原則。對于相同的資料，采用不同的理論作指導會(huì )得出不同的結論。因此，要想使得到的結論具有科學(xué)性，必須以科學(xué)的理論作指導。
3．全面完整的原則。理論分析要得出科學(xué)的結論，還要以全面的完整的資料為基礎。偏面的資料只能得出錯誤的結論。
4．歷史比較的原則。對所分析的問(wèn)題不僅應了解它的現在，還要回顧它的過(guò)去和預測它的將來(lái)。這樣所得的結論才具有歷史的可比性。
四、理論分析的一般程序
理論分析的一般程序是：
(一)從總體上把握調查資料
理論分析是建立在對全部調查資料全面掌握了解基礎之的，這是理論分析工作的第一步，就是要對所有資料進(jìn)行審查和閱讀。審查就是看資料是否真實(shí)客觀(guān)
是否全面、是否準確，該修正的修正，該補充的補充，該剔除的剔除。閱讀就是以較快速度通讀有關(guān)資料,以了解調查資料的全貌。
(二)確定分析目的
確定分析目的，是指在審讀資料后通過(guò)總體性思考，查原分析方案，重新審定理論分析的目標。在總體上把握了資料之后，分析者形成了總印象，經(jīng)過(guò)反復醞釀，會(huì )使這種印象升華，形成對資料的總的判斷，根據現有資料能分析什么，能得出什么結論,分析結論有何意義等。
(三)選擇適當的分析方法
調查資料不同，可采用不同的理論分析的方法。這些方法包括：比較法、因果法、歸納演繹法、結構功能法等。
(四)分析資料
按照由淺入深，由個(gè)別到一般、由部分到整體、由簡(jiǎn)單到復雜的順序和特點(diǎn)，對資料的理論分析可分為：個(gè)體資料與典型事例的理論分析，分類(lèi)資料和具體假設的理論分析，研究結論及其意義的理論分析。
第四節 理論分析的方法
一、比較分析法
(一)比較分析法的涵義
比較分析法，是確定認識對象之間相異點(diǎn)和相同點(diǎn)的邏輯思維方法。在調查資料的理論分析中，當需要通過(guò)比較兩個(gè)或兩個(gè)以上事物或者對象的異同來(lái)達到對某個(gè)事物的認識時(shí)，就需要采用比較分析的方法。
(二)比較分析法的種類(lèi)
1．橫向比較法，就是根據同一標準對不同認識對象進(jìn)行比較的方法。它可以是同類(lèi)事物之間的比較；也可以是不同類(lèi)的事物之間的比較；可以是同一事物不同方面的比較等。
2．縱向比較法，就是對同一認識對象在不同時(shí)期的特點(diǎn)進(jìn)行比較的方法。它可以是同一事物不同時(shí)期之間的比較。
3．理論與事實(shí)比較法，就是把某種理論觀(guān)點(diǎn)與客觀(guān)事實(shí)進(jìn)行比較的方法。理論與事實(shí)的比較過(guò)程，實(shí)質(zhì)上就是用客觀(guān)事實(shí)檢驗理論的過(guò)程。
(三)比較分析法應注意的問(wèn)題
1．要有統一的科學(xué)的比較標準。標準不統一就無(wú)法進(jìn)行比較，沒(méi)有科學(xué)的正確的標準，就不可能作出合乎客觀(guān)事實(shí)的比較。
2．不僅要注意現象上的比較，而且要重視本質(zhì)上的比較。要異中求同，同中求異。要特別注意表面差異極大的事物，它們之間可能有著(zhù)共同的本質(zhì)；也要注意那些表面極為相似的事物，它們之間可能有著(zhù)極大的差異。
二、因果分析法
因果分析法，是探求事物或現象之間因果聯(lián)系的方法。分析的內容有三點(diǎn)：
1．找出構成因果關(guān)系的事物。
2．確定因果關(guān)系的性質(zhì)。
3．對因果關(guān)系的程度作出解釋。
因果分析法的種類(lèi)：
1．求同法。求同法的規則是：如果在所研究的現象出現的兩個(gè)或兩個(gè)以上的場(chǎng)合中，只有一個(gè)是共同的，那么這個(gè)共同的情況可能是所研究現象的原因。例如，在分析人類(lèi)社會(huì )不同的發(fā)展階段時(shí)，發(fā)現奴隸社會(huì )、封建社會(huì )和資本主義社會(huì )有著(zhù)共同的屬性——生產(chǎn)資料私有制。據此，我們判定生產(chǎn)資料私有制是產(chǎn)生階級對抗和人剝削人的原因。
2．求異法。求異法的原則是：如果所研究的現象出現的場(chǎng)合與它不出現的場(chǎng)合之間只有一點(diǎn)不同，即在一個(gè)場(chǎng)合中有某個(gè)情況出現，而在另一個(gè)場(chǎng)合中這個(gè)情況不出現，那么這個(gè)情況可能是被研究現象的原因。例如，甲、乙兩個(gè)企業(yè)，其內部和外部條件都差不多，但甲產(chǎn)品質(zhì)量不斷提高，而乙產(chǎn)品質(zhì)量停滯不前，調查發(fā)現，甲搞廠(chǎng)職工的崗位培訓，乙卻沒(méi)有搞職工崗位培訓。因此，對職工進(jìn)行崗位培訓可能是產(chǎn)品質(zhì)量不斷提高的原因。
3．同異并求法。同異并求的法則是：如果在出現所研究的現象的幾個(gè)場(chǎng)合中，都存在著(zhù)一個(gè)共同的情況，在所研究的現象不出現的幾個(gè)場(chǎng)合中，都沒(méi)出現這個(gè)情況，那么這個(gè)情況可能是所研究的現象的原因。例如對許多家庭進(jìn)行調查，發(fā)現有些家庭的孩子性格發(fā)展良好，這些家庭的具體情況各不相同，但有一點(diǎn)是共同的，即這些家庭都很和睦；反之，另一些家庭的孩子性格發(fā)展不好，這些家庭也有一個(gè)共同點(diǎn)，即它這些家庭都不和睦。因此，家庭是否和睦可能是孩子性格發(fā)展好壞的原因。
4．共變法。共變法的原則是：如果每當某一現象發(fā)生一定程度的變化時(shí)，另一現象也隨之發(fā)生一定程度的變化，那么前一個(gè)現象可能是另一個(gè)現象的原因。例如，在其他條件不變的情況下，企業(yè)科技水平越高，產(chǎn)品的質(zhì)量越高。因此，科技水平的提高可能是產(chǎn)品質(zhì)量提高的原因。
5．剩余法。剩余法的規則是：如果已知某一復合現象是另一復合現象原因，同時(shí)又知前—現象中的某一部分是后一現象中的某一部分的原因，那么前一現象的其余部分可能是后一現象的其余部分的原因。例如，19世紀中葉，天文學(xué)家在觀(guān)察天王星時(shí)，發(fā)現其運行軌道有四處發(fā)生偏斜，他們已知其中三處偏斜是受三個(gè)行星的引力而產(chǎn)生的，于是假定剩下的一處偏斜是受一個(gè)未知行星的吸引所產(chǎn)生的。根據這個(gè)假定，天文學(xué)家在1846年用望遠鏡發(fā)現了這顆新的行星，即海王星。
三、歸納與演繹分析法
(一)歸納法，是從個(gè)別的、特殊的到一般的思維方法。根據歸納對象的不同特點(diǎn)，歸納法可分為：完全歸納法和不完全歸納法
完全歸納法，就是根據某類(lèi)事物中每—個(gè)對象都具有或不具有某種屬性，從而概括出該類(lèi)事物的全部對象都具有或不具有某種屬性的方法。例如：一家三口人的屬相：丈夫屬龍的，妻子屬龍的,兒子屬龍的，所以，此整個(gè)家庭成員都屬龍。運用完全歸納法必須具備兩個(gè)條件：①必須確知某類(lèi)事物全部對象的具體數量。②必須確知每一個(gè)對象有或不具有被研究的那種屬性。
不完全歸納法，就是根據某類(lèi)事物的部分對象具有或不具有某種屬性，從而推論出該類(lèi)事物的全部對象都具有或不具某種屬性的歸納方法，不完全歸納法有兩種形式：簡(jiǎn)單枚舉法和科學(xué)歸納法。
(1)簡(jiǎn)單枚舉法，就是根據某類(lèi)事物中部分對象具有或不具有某種屬性、而又沒(méi)有發(fā)現相反的事例，從而推論出該類(lèi)事物都具有或不具有某種屬性的歸納方法。
(2)科學(xué)歸納法，就是根據某類(lèi)事物中部分對象與某種屬性之間的必須聯(lián)系，推論出該類(lèi)事物的所有對象都具有某種屬性的歸納方法。
(二)演繹法,是從一般性前提推出個(gè)別性結論的邏輯思維方式。演繹推理的類(lèi)型有許多種，演繹推理可分為：性質(zhì)推理和關(guān)系推理。性質(zhì)推理又可分為：直接和間接推理。關(guān)系推理又可分為：簡(jiǎn)單關(guān)系推理和復雜關(guān)系推理。
調查研究的理論分析在兩種情況下運用演繹法。一種是在設計調查方案時(shí)，根據研究的問(wèn)題提出研究假設，將概念予以操作性定義，操作為變量；對變量進(jìn)行具體測量。這是收集資料前的演繹過(guò)程，這個(gè)過(guò)程是使抽象的東西具體化、概念的東西經(jīng)驗化，因此也把這個(gè)過(guò)程標之為操作化。另一種情況是收集資料后，完成了調查資料的歸納推理，需要闡明研究結論及其普遍指導意義時(shí)使用。這是陳述研究結論時(shí)演繹推理。
演繹推理的作用在于說(shuō)明歸納推理研究結論的普遍指導意義，在于用經(jīng)過(guò)證明的研究結論去解釋或預見(jiàn)事實(shí)?？傊?，在理論分析過(guò)程中，歸納和演繹是兩種既互相對立．又互相聯(lián)系的思維方法。歸納是認識的基礎，它在經(jīng)驗的范圍內，在從個(gè)別調查材料概括出一般性結論的過(guò)程中，起著(zhù)特殊的重要作用。但是，歸納不是萬(wàn)能的。如果片面強調歸納而否認演員繹的重要性，就會(huì )陷人狹隘的經(jīng)驗論。因為，在理論思維階段，特別是在建立理論體系的過(guò)程中，歸納不是推理的主要方法，演繹卻起著(zhù)越來(lái)越重要的作用。歸納和演繹在認識過(guò)程中的對立統一，是客觀(guān)現實(shí)中個(gè)性和共性的對立統一的反映。
四、結構功能法
(一)結構功能的意義
結構是構成事物的各個(gè)要素之間所固有的相對穩定的組織方式或聯(lián)結方式。功能是指構成事物的各個(gè)要素之間所發(fā)生的相互作用和影響。結構功能法就是通過(guò)考察事物的結構和功能來(lái)認識事物和分析事物的方法。
任何事物都有一定的結構。結構體現為要素的組合，各要素借助于結構而形成系統。結構有兩個(gè)特征：一是穩定性，一是有序性。
穩定性是指事物系統各要素之間具有確定的穩固的聯(lián)系、從而使事物系統具有相對不變性。正是由于事物系統結構的穩定性，才可以通過(guò)分析事物系統的結構來(lái)認識事物。
有序性是指系統內部各要素有規則的相互作用或相互替換性。當人們說(shuō)事物系統中的每個(gè)要素都有由作用于它因果律所控制時(shí)，指的就足結構的有序性。正是由于事物系統的有序性，才可以通過(guò)分析中物系統的結構來(lái)發(fā)現事物的內在本質(zhì)和規律。
任何事物都有一定的功能。它有兩個(gè)重要特征：一是協(xié)調性，一是價(jià)值性。協(xié)調性是指事物系統各要素之間的相互依存和制約，從而使事物系統各要素得以相互補充。價(jià)值性是指事物系統對于外部環(huán)境的各種利害關(guān)系。
(二)結構功能的作用
結構功能法有如下的幾個(gè)作用：1、從形式上分析事物的內部關(guān)系，即事物的內部結構。2、從內容上分析事物內部各要素之間的相互作用和影響，即事物的內部功能。3、從事物的總體上分析事物系統對社會(huì )的影響和作用，即事物的外部功能。
(三)結構功能法的實(shí)施步驟
可按如下步驟進(jìn)行：1、事物系統分析。即明確結構和功能的承擔者。2、內部結構分析?？疾旄鹘M成要素之間在形式上的排列和分布。3、內部功能分析?？疾旄鹘M成要素之間的相互影響和作用。包括三項內容：A．確定功能關(guān)系的性質(zhì)，即分析有無(wú)相互影響和作用。B．挖掘功能存在和建立的必要條件，即分析在何
種條件下各要素間的相互影響和作用才可能存在和建立起來(lái)。C．找出滿(mǎn)足功能的機制，即分析促使各要素之間發(fā)生相互影響和作用的手段和方法。4、外部功能分析?？疾焓挛镎w對社會(huì )的影響和作用。亦即把研究對象和現象放在社會(huì )系統之中，考察它對社會(huì )各個(gè)方面的影響和作用。包括兩項基本內容：A、分析對社會(huì )哪些方面發(fā)生作用和影響。B．分析功能的性質(zhì)，即對社會(huì )的作用和影響哪些是積極的，哪些是消極的；哪些是明顯的，哪些是潛在的；哪些是長(cháng)期的，哪些是短暫的等等。
以上介紹了理論分析的四種常用方法，除此之外還有抽象具體法、辯證分析法、現象本質(zhì)法、動(dòng)態(tài)靜態(tài)法等。
五、分析軟件的利用
計算機軟件在資料分析中的運用已經(jīng)有多年的歷史了。開(kāi)始被廣泛使用的主要是通用統計分析軟件包括如SPSS、SAS和小型工作數據軟件如dBASE等。分析軟件是幫助進(jìn)行資料研究的重要工具，從具體技術(shù)上來(lái)看，主要有統計分析軟件、數學(xué)模型軟件、從電子數據庫中自動(dòng)抽取相關(guān)信息的軟件和將數據圖形化而進(jìn)行動(dòng)態(tài)有效表達的軟件?，F在的可用于情報分析的軟件已逐漸增多，下面簡(jiǎn)略的介紹幾種。
1，經(jīng)濟分析軟件包
經(jīng)濟分析軟件包有許多種，其中有許多也同樣也可用于財查分析。如美國著(zhù)名的巴特爾紀念研究所就開(kāi)發(fā)了一系列這樣的經(jīng)濟分析軟件包。如BASICS—PC是專(zhuān)門(mén)用于快速分新經(jīng)營(yíng)環(huán)境變化對企業(yè)影響的一種軟件包。該所哥倫比亞市分部研發(fā)了一種名為B—Tech的企業(yè)戰略規劃軟件包，能進(jìn)行戰略審計、功能細分化、技術(shù)跟蹤、經(jīng)營(yíng)環(huán)境掃描、影響評估等多項研究工作。
日本東洋經(jīng)濟新報社回避數據庫事業(yè)部開(kāi)發(fā)的一種專(zhuān)門(mén)分析財務(wù)數據的“省略綜合分析系統”(TOC—CATA)。此系統包括除財產(chǎn)保險、金融、證券以外的2000多家上市公司數據，分析軟件可以對數據進(jìn)行多種組合與分析，作微觀(guān)和半微觀(guān)的研究。其主要有三種功能：經(jīng)營(yíng)與環(huán)境分析，競爭力分析，風(fēng)險度分析。經(jīng)營(yíng)與環(huán)境分析包括經(jīng)濟動(dòng)向、產(chǎn)業(yè)結構、金融情勢和社會(huì )趨勢的變化等。競爭力分析其功能在于它可以指定1—4家競爭對手企業(yè)，對它們過(guò)去5—10年間的各項指標進(jìn)行測評，以判斷其安定性、收益性和成長(cháng)性等方面的競爭能力。風(fēng)險度分析主要是應用各種數據，對有關(guān)企業(yè)的資金各種流向進(jìn)行周密分析，據稱(chēng)對于將要破產(chǎn)企業(yè)有很強的判斷能力，可以達到90％的準確度。分析結構大多數是用圖表表示的，所以較為直觀(guān)，使用方便。
2．技術(shù)資料分析軟件
這里對技術(shù)分析軟件做簡(jiǎn)約介紹：日本技術(shù)研究公司的技術(shù)資料分析公司，研發(fā)了一種可以對專(zhuān)利信息進(jìn)行量化圖形分析的“專(zhuān)利圖”軟件。日本科技情報中心(JICST)有一個(gè)聯(lián)機信息服務(wù)系統JOIS(JICSTOnlinelnformationSystem)，同時(shí)也開(kāi)發(fā)了相關(guān)軟件，能夠讓用戶(hù)可以直接從聯(lián)機數據庫里獲取數據進(jìn)行分析。
美國蘭德公司早在20世紀80年代就開(kāi)發(fā)過(guò)一種技術(shù)文獻自動(dòng)分析系統，主要用于“美蘇技術(shù)分析比較”的研究方面。該系統是能夠從眾多技術(shù)雜志中自動(dòng)抽取情報內容而組成的一個(gè)情報比較分析軟件。
3．商業(yè)化的軍政情報分析軟件
隨著(zhù)冷戰的結束，西方國家的一些原來(lái)專(zhuān)門(mén)為政府軍事政治情報服務(wù)的機構紛紛轉向經(jīng)濟技術(shù)領(lǐng)域。原先有些情報分析軟件，只用于政府情報工作，不對外公開(kāi)，現在也可以在市場(chǎng)上買(mǎi)到，此外他們還積極開(kāi)發(fā)專(zhuān)門(mén)用于經(jīng)濟技術(shù)工作的軟件。
分析軟件發(fā)展的趨勢越來(lái)越“傻瓜”化，無(wú)需是計算機專(zhuān)家，使用者也不必花很多時(shí)間去學(xué)習。上?？萍记閳髮W(xué)會(huì )競爭情報專(zhuān)業(yè)委員會(huì )曾邀請瑞士S—E銀行首席經(jīng)濟分析師介紹用筆記本電腦進(jìn)行經(jīng)濟情報分析，這位專(zhuān)家只用幾分鐘就做了一個(gè)示范性的國家投資風(fēng)險分析，而他自稱(chēng)并無(wú)多少軟件知識，軟件是現成的，數據都是從公司數據庫錄入或買(mǎi)來(lái)的商業(yè)性數據庫。在真實(shí)的情況下做一個(gè)分析項目一般也只需幾十分鐘到幾小時(shí)。分析軟件發(fā)展的真正意義在于讓分析人員能夠把更多的時(shí)間用于高級腦力勞動(dòng)，而不必在機械的瑣碎的程序化工作上花費過(guò)多的時(shí)間。
近年來(lái)資料分析軟件的迅速發(fā)展不僅是工作本身發(fā)展的結果，有些是信息處理技術(shù)其他領(lǐng)域的發(fā)展促成的。如微軟公司收購蓮花公司(Lotus)推出的組合軟件Notes，據報道可以幫助企業(yè)進(jìn)行數據分析，作出決策，只是它本身不叫資料分析軟件。
第五節 調查資料的存儲
一、資料存儲的內容
結繩記事是人類(lèi)祖先最早使用的信息存儲方式。圖形是文字的先驅?zhuān)恍┰既司幼∵^(guò)的山洞中至今還保留著(zhù)許多壁畫(huà),為我們提供了豐富的古人類(lèi)活動(dòng)信息。對于以文字作為載體的經(jīng)濟信息資源，經(jīng)過(guò)歸類(lèi)、編號、制作檢索工具后，就進(jìn)入存儲階段。在存儲階段，要做好資料庫的劃分、在資料的排列和資料的剔除工作。
(1)資料庫的劃分。一般根據資料的特點(diǎn)，收藏量的多少以資料的使用頻率，可將資料分成若干部分。其中有的重點(diǎn)對，有的視作一般；有的分得粗一點(diǎn)，有的分得細一點(diǎn)。
(2)資料的排列。資料的排列大體有這樣幾種方法，按流水即登錄號排列法；按類(lèi)別排列法；按字母順序排列法。各單位可根據具體情況來(lái)選定排列方法。如果資料不多，可用第一種方法；如果資料較多，則用第二種方法較好。
(3)資料的剔除。經(jīng)濟信息在不斷發(fā)生的同時(shí)，也在不斷地老化，這需要有一個(gè)“吐故納新”的過(guò)程。剔除的資料大體有這樣一些：一些具有時(shí)效性的資料，過(guò)了時(shí)效以后便可剔除。備份的資料,不過(guò)在具體剔除時(shí)要嚴肅認真，決不能把一些雖然過(guò)了時(shí)效，但具有歷史參考價(jià)值的資料也剔除掉。
二、現代的存儲方法
一般說(shuō)采，文字是記載和存儲信息的最可靠形式，但存儲信息的效率太低，因而當前迫切需要采用現代科學(xué)技術(shù)采存儲經(jīng)濟信息。
1．用縮微技術(shù)存儲
所謂縮微技術(shù)是用專(zhuān)門(mén)的光電攝錄裝置，把以紙張為信息載體的各種文獻資料、書(shū)刊雜志等進(jìn)行高密度縮微化的一種技術(shù)。它的起源最早可以追溯到1939年。第二次世界大戰中，德國進(jìn)一步將這種技術(shù)發(fā)展成為“微點(diǎn)攝影”來(lái)進(jìn)行間諜活動(dòng)，它可以把機密的軍事情報和資料圖像縮小成“標點(diǎn)符號”的形式，混雜在書(shū)刊信札中傳遞出去。這種微點(diǎn)縮．影技術(shù)，直到今天還被國際間諜所采用。
現代縮微技術(shù)是采用自動(dòng)化的光電縮影裝置，高速度地把各種文獻縮攝在不同規格的膠卷或膠片上，也可以用激光打點(diǎn)法高速地刻錄在專(zhuān)用的特殊膠卷上或盤(pán)片上。為了存儲大量文獻，人們使用攝影方法將文獻原文縮小，攝錄在膠片上。這種縮微技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)很多，比如再現性高、標準化和便于保存，特別是能節約大量的貯存空間?？s微本的種類(lèi)有縮微膠卷和縮微平片兩種：
(1)縮微膠卷。它有75毫米、35毫米和16毫米三種規格。75毫米的膠卷一般很少使用，僅用于工程圖紙的縮微或者分切成段后用作縮微平片。在文獻工作中主要使用16毫米膠卷。35毫米膠卷主要用于制備開(kāi)窗卡片，就是在一張普通的卡片上預先開(kāi)洞，然后把一個(gè)35毫米膠片的畫(huà)面嵌入方洞內，而卡片上的軋孔則用于檢索。這些卷式片也可以纏在一個(gè)軸上，裝入盒內保存或使用，卷式膠卷這種裝置有利于防塵、避免刮痕和搬弄中的損傷，并且能供自動(dòng)檢索。在查找時(shí)，先把卷式膠卷直接放人自動(dòng)閱讀器內，然后通過(guò)長(cháng)度計數器、每組畫(huà)面的號碼或者通過(guò)儀器刻度讀出位移值等方式來(lái)檢索所需畫(huà)面。
(2)縮微平片。它的規格不等。在一張平片上攝錄的畫(huà)面數目，取決于所采用的縮小倍率。如標準規格為105毫米X148毫米的平片，已有美、德、法等國采用?？s微平片如果以1/2的縮小倍率可以攝錄60個(gè)畫(huà)面，或以1／24縮小倍率可以攝錄90個(gè)畫(huà)面。制作縮微平片，需要專(zhuān)門(mén)的銀鹽平片攝影機和干銀鹽平片攝影機，而且攝影機的移動(dòng)必須依靠程序控制。
美國的國家現金記錄機公司提出了一種彩色縮微圖像法。這種方法按1／50的縮小倍率，可在一張105、毫米x148毫米的?？s微平片上儲存3600個(gè)畫(huà)面。首先將原件拍攝在35毫米標準膠片上，接著(zhù)再將其縮小到1／150。這些縮微圖像顯現在一張彩色正片上，然后再產(chǎn)生銀鹽負片，制出供人們使用的縮微平片。使用的可調節圖像的位置并將其放大。這種方法的優(yōu)點(diǎn)是存儲密度高，其缺點(diǎn)是成本較高。不過(guò)可以用負片印刷正片，其費用相對較低。如果需要大量散發(fā)收藏的文獻，這種方法是可取的。
縮微技術(shù)及其產(chǎn)品以其獨特的優(yōu)越性廣受人們的青睞。它們共同的特點(diǎn)一是體積小巧、節省存儲空間。如美國3M公司原來(lái)存放10000～12000份圖紙，占用了四間圖紙庫?？s微化后，270萬(wàn)份圖紙縮微品才占一間圖紙庫。二是價(jià)格低廉，只有印刷品的1／15到1／20。三是可以與電子計算機聯(lián)用，利于實(shí)現文獻資料的自動(dòng)檢索和快速傳遞。四是可以安全無(wú)損地長(cháng)期保存。五是容易復制，便于轉移，貯存方便，銷(xiāo)毀也容易。正因為它有如此眾多的優(yōu)點(diǎn)，所以在現代社會(huì )中，縮微技術(shù)仍被廣泛用于各個(gè)領(lǐng)域中。
目前，美、日、英、德等許多國家已廣泛采用縮微技術(shù)進(jìn)行出版物的縮制和收藏。美國從20世紀50年代開(kāi)始，已將每年兩萬(wàn)多種政府出版物，后來(lái)又將三至四種一百多萬(wàn)字的“大報告”和其他重要科技雜志，以成套的縮微品發(fā)行。一些國家的圖書(shū)館，對5年以前的期刊，不再保存原印刷本，全改為縮微品貯存?！都~約時(shí)報》已將創(chuàng )刊至今150余年的報紙縮微化，現在每天出版的報紙，只保存縮微件而不保存原報。水文數據、技術(shù)資料等非常適合用微縮技術(shù)加以保存。
2．錄像技術(shù)用于存儲
錄像盤(pán)是一種新的電子存儲技術(shù)，形狀像唱片或膠碟，它能以數字形式記錄照片、圖像等模擬信息。錄像盤(pán)用激光記錄信息，記錄密度很高，并且價(jià)格便宜，使它成為存儲情報信息的極為有希望的介質(zhì)。一臺小計算機加上顯示器和鍵盤(pán)并帶有一個(gè)錄像盤(pán)，就構成了一個(gè)完整的縮微檢索系統。
美國柯達公司研究了一張可貯錄10萬(wàn)頁(yè)資料的小膠碟。它利用激光把已經(jīng)轉化成為數字信息的資料，刻錄在一個(gè)小型的膠碟上，刻錄的原理和程序大致和灌制唱片相同。儲存和重現資料的具體操作也非常簡(jiǎn)單，使用者只須按動(dòng)儀器上的幾個(gè)按鈕，便能順利完成貯錄工作，或令資料重現。
3．全息攝影技術(shù)用于存儲
全息縮微存儲是全息攝影的一種應用。全息攝影是匈牙利科學(xué)家丹尼斯·卡伯于20世紀40年代后期發(fā)明的。它能把光波的全部信息(振幅和相位)全部記錄下來(lái)，所以稱(chēng)為全息攝影。之后隨著(zhù)激光的出現而使全息攝影進(jìn)入實(shí)際應用的階段。全息圖像既可存儲二維(平面)的信息，也可以存儲三維(立體)的信息。被存儲的信息可以是實(shí)物，也可以是圖形、字母、符號或代碼等。它可以被存儲在介質(zhì)的表面，也可以被存儲在特定介質(zhì)的整個(gè)體積內。千個(gè)個(gè)全息圖可以分散拍攝，也可以重疊拍攝在同一個(gè)地方等等。全息縮微存儲有它的獨特優(yōu)點(diǎn)。
第一，依據全息攝影的原理，被縮微原件的每一部分信息都分布在整個(gè)縮微全息圖上，所以即使全息圖被損壞，也并不影響完整圖像信息的再現，因此作為資料的完整保存，就要比縮微普通照片要容易得多。同時(shí)，全息圖本身除了是一個(gè)存儲信息的載體外，還起到一個(gè)光學(xué)放大系統的作用，所以全息縮微閱讀器只需要一個(gè)激光器和顯示屏，因而結構簡(jiǎn)單，成本低。
第二，全息圖像允許的軸向重現誤差很大，全息照片上移動(dòng)1毫米，實(shí)際再現圖像僅動(dòng)0．01毫米，這就允許全息資料庫的讀出裝置不需要很精密，就能滿(mǎn)足使用要求。所以，把各種數據庫資料用超縮微全息技術(shù)存儲是很有前途的。
三、電腦數據庫的存儲
信息技術(shù)的發(fā)展使信息處理變得更加容易。由于越來(lái)越多的公司已電腦化，個(gè)人電腦已上了許多人的辦公桌，對處理信息電腦已被越來(lái)越廣泛的使用。電腦除了處理文字數據以外，還能大量處理圖像。在娛樂(lè )業(yè)、出版業(yè)、保健業(yè)圖像儲存較普遍，圖像數據庫現在越來(lái)越受歡迎。圖像占有大量的空間，但隨著(zhù)計算機容量擴大，儲存成本降低，越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始利用儲存圖像。比如零售連鎖超市可利用圖像數據庫儲存它的商品圖像來(lái)進(jìn)行輔助設計，制造廠(chǎng)家也可利用圖像數據庫進(jìn)行電腦輔助設計。聲音數據庫的建立隨著(zhù)語(yǔ)音識別技術(shù)的發(fā)展也必然會(huì )興起。訪(fǎng)談、顧客評論、工廠(chǎng)管理、現場(chǎng)報告、會(huì )議備忘錄等內容通過(guò)聲音數據庫儲存，分析時(shí)有時(shí)要比文字更有效率。因此，許多企業(yè)也將一些信息變成圖像或聲音。
根據美國富德公司的一項調查，1983年用計算機管理企業(yè)情報的公司只占從事情報搜集公司的31％，1991年該數據達到了44％。惟一需要做的事是將文字材料連同照片、圖表掃描存人計算機文檔，以便使后來(lái)的使用者容易調取。計算機處理的情報，使用者可以用關(guān)鍵詞尋找需要的信息。公司的數據庫索引是一個(gè)有用的情報源，它可使企業(yè)情報資料根據需要存放在數據庫的不同部門(mén)，分析員又能夠輕松的找到它們。美國的邁斯互助公司(MassMutual)的戰略部從1990年開(kāi)始從戰略的角度監測競爭情況，它利用WordPerfect的文字處理功能建立了一個(gè)文本數據庫。由于這個(gè)軟件大家每天都在使用，所以公司的人可以用大家都熟悉的程序進(jìn)行關(guān)鍵詞查尋和文本讀取。
目前國外已有專(zhuān)為情報用戶(hù)設計的軟件包。比如《查詢(xún)管理系統》(Q1lQtManagemnentSystgns)中的INCIE就是這樣一個(gè)軟件程序。其中的一個(gè)主要程序叫做情報管理員，這個(gè)程序能夠便于處理產(chǎn)品和服務(wù)的背景、材料，并很容易將報告在整個(gè)公司網(wǎng)絡(luò )中傳送。電腦數據庫就是存儲數據的倉庫。當今，數據庫成為信息系統的核心。數據庫技術(shù)已成為一種新興的產(chǎn)業(yè)。
1．數據庫的狀況
數據庫可分為四大類(lèi)：①科學(xué)技術(shù)；②綜合；③藝術(shù)與人文科學(xué)；④社會(huì )科學(xué)。
數據庫的檢索方式，可分為聯(lián)機檢索和分批檢索。有些數據庫只能聯(lián)機檢索，有的則只能分批檢索，但也有的兩種檢索方式均可。從發(fā)展趨向來(lái)看，聯(lián)機檢索越來(lái)越多。
2．令人矚目的知識庫
在數據庫的發(fā)展中，知識庫的出現令人矚目，這是數據庫系統中應用廣泛、深受歡迎的一個(gè)重要分支。知識庫分為兩個(gè)方面：專(zhuān)家咨詢(xún)和智能檢索系統。
(1)專(zhuān)家咨詢(xún)系統。它是將某種學(xué)科中專(zhuān)家擁有的豐富知識存儲在知識庫內，供用戶(hù)查詢(xún)。這門(mén)人工智能技術(shù)，可以使廣大用戶(hù)受惠于權威、專(zhuān)家、學(xué)者的淵博知識和寶貴經(jīng)驗。建立的專(zhuān)家系統中，“推理網(wǎng)絡(luò )”的建立是專(zhuān)家系統的核心。用戶(hù)在求助于專(zhuān)家系統時(shí)，首先將要解決的問(wèn)題通過(guò)“問(wèn)題系統”送入系統，推理網(wǎng)絡(luò )立即按照一定規律進(jìn)行“搜索”，當獲得有關(guān)知識后，隨即進(jìn)行推理、演繹和判斷，從而得出推理結果。一般求得幾種方案或結果，并分別顯示出它們的可信度或按一定準則進(jìn)行排列，以供用戶(hù)決策選優(yōu)。
(2)智能檢索。它是知識庫系統的另一種形式的應用。由于計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的發(fā)展與普及，聯(lián)機情報檢索系統應運而生。利用這種系統，情報用戶(hù)可以通過(guò)終端設備和網(wǎng)絡(luò )設備從千里之外情報中心的數據庫中查找出自己所需的情報和信息。這種數據庫的容量非常之大。所存儲的資料并不限于圖書(shū)文獻，而是涉及科學(xué)、技術(shù)乃至經(jīng)濟、產(chǎn)業(yè)的各種信息。采用聯(lián)機檢索，徹底改變了情報工作的結構和工作方式。它的檢索速度和查準率極高，一次檢索可查清10~15年內的資料。由于檢索資料的時(shí)間大大縮短，等于從事研究的時(shí)間大大增加，無(wú)形中相當于增加了大量的研究人員。
3．數據庫與信息網(wǎng)
數據庫的特點(diǎn)主要是彈性大，存儲的數據信息可以擴充、修改，可以采取很靈活的方式應用數據，也可以隨意加進(jìn)新的數據，來(lái)滿(mǎn)足新的應用要求。顯然，許多信息是不可能不發(fā)生變化的，通過(guò)檢索、查找，即可進(jìn)行修改補充。此外，數據庫作為情報資源，可以實(shí)現數據共享，也就是說(shuō)，許多用戶(hù)可以同時(shí)使用一個(gè)數據庫。
建立網(wǎng)絡(luò )是當前信息革命的重要內容之一。20世紀70年代以來(lái)，多數國家已經(jīng)建立了網(wǎng)絡(luò )通訊。社會(huì )各機關(guān)團體、商業(yè)乃至家庭，通過(guò)信息網(wǎng)，不僅可在各自的終端進(jìn)行科學(xué)計算、業(yè)務(wù)管理，而且可以查找和利用存放在數據庫中的各種有關(guān)信息，包括查閱報刊、文獻、詢(xún)價(jià)、購貨，收看電視，作電子游戲等，從而為實(shí)現工廠(chǎng)自動(dòng)化、辦公室自動(dòng)化、家庭自動(dòng)化創(chuàng )造條件。
