隨著(zhù)改革開(kāi)放的不斷深入以及工會(huì )地位的提高，工會(huì )的對外交往工作也在快速發(fā)展，成為國家外交工作的重要組成部分。就我們省的工會(huì )對外交流交往而言，無(wú)論是工會(huì )干部的出國學(xué)習考察，還是外國工會(huì )組織來(lái)訪(fǎng)交流，在代表團數和人數方面都呈逐年上升趨勢，在促進(jìn)全省社會(huì )經(jīng)濟制度和擴大吉林省國際影響等方面發(fā)揮了積極作用。在這種形勢下，一個(gè)客觀(guān)而現實(shí)的問(wèn)題，就自然而然地擺在我們的面前：各級工會(huì )組織特別是負責外事工作的工會(huì )干部，必須掌握必要的禮賓交際知識，和諧有序地做好工會(huì )的外事工作。筆者參閱有關(guān)文件資料并結合工作實(shí)踐經(jīng)驗，將有關(guān)知識介紹給大家，謹供工作中參考。
一、禮賓工作的基本內容和原則
所謂禮賓，簡(jiǎn)言之就是“禮”待外賓，較為嚴格地說(shuō)就是國與國之間或政府與政府之間進(jìn)行官方交往中所遵循的禮儀規范、行為準則和慣例，及在此準則和慣例指導下所進(jìn)行的實(shí)踐活動(dòng)。禮賓工作是外交工作的重要組成部分，因而它具有較強的專(zhuān)業(yè)性和技術(shù)性，更具有鮮明的政治性高度的政策性。禮賓工作通過(guò)周密細致的安排和組織，使眾多出訪(fǎng)來(lái)訪(fǎng)等禮儀活動(dòng)有條不紊地進(jìn)行，從而達到預期的外交目的；禮賓工作上的技術(shù)性、事務(wù)性的安排本身就是政治性的，一旦出現技術(shù)性差錯，就可能造成不良影響或引發(fā)嚴重的政治后果。
1．禮賓工作的基本內容
禮賓工作一般是指在對外交往中有關(guān)禮儀、禮節、禮貌方面的工作，主要內容包括禮儀活動(dòng)、交際禮節、外交特權與豁免三大部分。
禮儀活動(dòng)包括對來(lái)訪(fǎng)外賓的迎送、宴請、會(huì )見(jiàn)、會(huì )談、文藝晚會(huì )、電影招待會(huì )、體育表演、舞會(huì )、獻花、慶祝、憑吊等；禮貌是指人與人之間在接觸交往中相互表示敬重和友好的規范；禮節則是人們在日常生活中，特別是在交際場(chǎng)合相互問(wèn)侯、致意、祝愿、致謝以及給予必要的協(xié)助、照料的形式，是禮貌的具體表現；外交特權與豁免是指為了保證外國使館及其外交人員進(jìn)行正常的外交活動(dòng)，順利地執行其公務(wù)，各國根據互相尊重、主權平等的原則，按照國際慣例和有關(guān)協(xié)議給予駐本國的外國使館及其外交人員的一種特殊的權利和待遇。
2．禮賓工作的三條原則
禮賓工作的三條原則，指的是平衡原則、對等原則和慣例原則。
平衡原則，就是在對外交往中，對各國做到一視同仁，這已成為國際交往中的一個(gè)普遍公認的原則，不按此原則辦，就會(huì )被認為是歧視。當然，平衡也不是絕對的，有時(shí)出于工作上的需要，考慮到特殊情況，也可以搞一點(diǎn)區別對待，如接待工作中的破格禮遇等。但是外交工作授權有限，平衡原則不能隨意違反規格也不可濫破。必須破格時(shí)，也要請示有關(guān)部門(mén)，特別是重要外賓，有時(shí)需請示外交部甚至中央；對等原則是與平衡原則相輔而行的一條原則。所謂對等，通俗的說(shuō)法就是你怎樣對待我，我就怎樣對待你。這也是國際交往中普遍公認的一條原則。在實(shí)踐中有時(shí)對等原則與平衡原則是矛盾的，在發(fā)生矛盾的時(shí)候，究竟按哪條原則掌握，要考慮我國的對外政策、兩國關(guān)系和其它一些因素。要注意請示報告，切不可貿然行事；慣例原則就是經(jīng)過(guò)國際間的長(cháng)期實(shí)踐，一般為大家所接受的行為規范。搞禮賓工作要尊重這些慣例，特別是已為國際上所公認的慣例，即國際慣例。當然，隨著(zhù)社會(huì )的發(fā)展和國際交往的擴大，慣例也不是一成不變的，有時(shí)出于政治需要或遇到特殊情況，也可以有一定的靈活性。不過(guò)，能否打破慣例，也與能否打破規格一樣，需要結合各種因素周密考慮，慎重研究，堅持請示匯報，不要自作主張。
3．我國的禮賓風(fēng)格
新中國成立后，特別是改革開(kāi)放二十多年來(lái)，經(jīng)過(guò)長(cháng)期的對外交往實(shí)踐，我國的禮賓工作，在發(fā)揚“禮儀之邦”優(yōu)良傳統的基礎上，不斷汲取國際上禮儀方面好的作法，逐漸形成了有中國特色的禮賓風(fēng)格。概括起來(lái)有以下三點(diǎn)：（1）根據我國社會(huì )、經(jīng)濟特點(diǎn)和外事工作需要進(jìn)行禮賓安排，使禮賓工作適應我國的對外政策和策略；（2）體現我國在國際交往中大小國家一律平等的原則，尊重各國的風(fēng)俗習慣，不強加于人；（3）注重調查研究，做到禮賓安排有針對性，重禮儀，不講排場(chǎng)，不事鋪張，同時(shí)注意生活照料，盡量做到熱情周到。
二、怎樣制定外事接待方案
接待方案是外事接待工作的重要方案依據，是參與接待的各部門(mén)及有關(guān)人員都必須遵循的指令性文件，在接待工作的全過(guò)程中起著(zhù)規劃、指導、溝通、協(xié)調的作用。因此，為了保證外事接待工作的順利進(jìn)行，在外賓來(lái)訪(fǎng)前，接待單位應認真、細致地制定好接待方案。
1．制定接待方案的依據
制定接待方案的依據一般有兩種：一是對本部門(mén)、本單位邀請的團、組或個(gè)人，主要根據邀請目的和外賓的國別、身份、地位、要求等，結合我方的實(shí)際情況，制定接待方案；二是對上級有關(guān)部門(mén)指派或有關(guān)部門(mén)及其對口單位委托接待的團、組或個(gè)人，應根據上級或者有關(guān)部門(mén)的安排、部署和要求，結合地方的實(shí)際情況，制定出周密、完善、可行的計劃。我們在外事工作中第二種接待方案較之為多。
2．接待方案的基本內容
接待方案一般應包括來(lái)訪(fǎng)者的基本情況、禮儀活動(dòng)安排、生活安排等幾個(gè)部分。
來(lái)訪(fǎng)者的基本情況一般寫(xiě)在導語(yǔ)部分。應寫(xiě)明來(lái)訪(fǎng)者的國籍、代表團名稱(chēng)、主賓姓名、人數、抵離日期、交通工具、來(lái)訪(fǎng)目的以及我方的接待方針。這是接待方案的重要組成部分，要力求語(yǔ)言簡(jiǎn)煉、精確；禮儀活動(dòng)安排部分應逐項寫(xiě)明迎送、會(huì )見(jiàn)、宴請、會(huì )談、晚會(huì )、參觀(guān)等活動(dòng)的具體情況及要求。要明確我方參加各項禮儀活動(dòng)的主要人員、活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)等。對宴請的安排，方案中還應寫(xiě)清宴請方式、參加人數、宴會(huì )規模及標準等具體內容；生活安排部分要寫(xiě)明客人下榻的賓館、依不同身份安排什么等級的房間、日?；锸硺藴?、乘車(chē)什么車(chē)輛等。如遇來(lái)賓在生活上有特殊要求，應在這部分反映出來(lái)。例如伊斯蘭教國家的客人來(lái)訪(fǎng)，在日?；锸骋豁椛暇托枳⒚鳌扒逭妗弊謽?。
除上述三部分外，接待方案中還要明確接待費用由誰(shuí)負擔，如自費、由上級或有關(guān)部門(mén)報銷(xiāo)、本單位結算、由地方外事費核銷(xiāo)等。另外，根據接待規格，如需安排新聞報道，也應在方案中寫(xiě)明；安全保衛是外事接待中的一項重要工作，接待方案中也應包括這方面內容。如沒(méi)有特殊要求，可寫(xiě)“由公安部門(mén)協(xié)助安排”。
3．接待方案的附屬材料
除正式接待方案外，還應準備好必要的附屬材料，以做為接待方案的補充或供執行方案時(shí)參考。附屬材料一般包括活動(dòng)日程、外賓名單等。重要的接待任務(wù)還可有領(lǐng)導講話(huà)稿、會(huì )談方案等。
4．接待方案的審批程序
接待方案草擬后，經(jīng)本部門(mén)主管領(lǐng)導審簽，并加蓋本單位公章，送外事歸口部門(mén)審批。經(jīng)外事部門(mén)批準的接待方案，打字后發(fā)各有關(guān)單位實(shí)施。如邀請外國人去我國非開(kāi)放地區活動(dòng)，接待方案則應先報省公安廳、省軍區審批后，報省外辦審批，上述單位同意后，持公安部門(mén)開(kāi)具的旅行證方可前往。
5．應注意的幾個(gè)問(wèn)題
制定接待方案是一項很?chē)烂C的工作，必須有高度負責的精神，嚴密細致的工作態(tài)度，并注意如下幾點(diǎn)：
（1）必須弄清外賓人數、國籍、性別、飲食習俗以及代表團成員的個(gè)別要求等情況，做到心中有數。
（2）方案一經(jīng)批準，要認真落實(shí)，各項工作都應有專(zhuān)人負責安排。外賓到來(lái)之前還應逐項檢查落實(shí)情況，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)補救。
（3）在接待過(guò)程中，有時(shí)會(huì )因某些具體情況的變化，打亂原定方案的安排，因此，事前應有充分準備，以應付突變，不致于措手不及。
（4）外事接待方案屬保密文件（視外賓情況和身份而劃定密級），有關(guān)人員不應向無(wú)關(guān)人員泄露。
6．接待方案的基本格式
接待方案一般為文字方案和表格方案兩種格式。重要團組和人員來(lái)訪(fǎng)，或活動(dòng)內容較為復雜，一般應擬文字方案，如系一般人員，活動(dòng)內容又較簡(jiǎn)單，也可采用表格方案。接待單位可根據本單位的實(shí)際情況，制作自己的方案表格。
例：文字文案基本格式
密級
文號
吉林省總工會(huì )關(guān)于接待×國××代表團的方案
（此方案業(yè)經(jīng)省外辦同意）
應吉林省總工會(huì )的邀請，以×××為團長(cháng)的××國××代表團一行×人，2000年×月×日由××口岸入境，來(lái)我省進(jìn)行為期×天的友好訪(fǎng)問(wèn)。請各單位本著(zhù)熱情友好、內外有別、注意節約的原則予以接待。具體安排如下：
一、迎送、陪同
代表團出入境時(shí)，由×××等前往口岸（或機場(chǎng)、車(chē)站）迎送并全程陪同活動(dòng)。
代表團抵離×地進(jìn)，請×××到車(chē)站迎送。請×××、×××分別陪同代表團在×地活動(dòng)。參觀(guān)××單位時(shí)，請組織迎送，并備花籃。
二、會(huì )見(jiàn)、宴請
代表團抵長(cháng)當晚，請×××在×××賓館會(huì )見(jiàn)廳會(huì )見(jiàn)代表團全體成員。會(huì )見(jiàn)后舉行宴會(huì )。屆時(shí)請×××等迎送人員出席。設×桌，標準每人××元（酒水在外）。
三、生活
代表團住××賓館，團長(cháng)住套間，團員每人一單間，房間備煙、水果、飲料。日?；锸硺藴拭咳嗣刻臁痢猎?，午餐備啤酒，晚餐加白酒。
四、車(chē)輛
請××車(chē)隊備××車(chē)×臺，迎送站時(shí)加行李車(chē)一臺（行李車(chē)進(jìn)出站臺）。
五、參觀(guān)
在×地擬安排代表團參觀(guān)××等單位，請各單位負責同志出面接待并書(shū)寫(xiě)歡迎標語(yǔ)。
六、零用費和紀念品
由省總贈給團長(cháng)××元、團員每人××元人民幣零用費，贈送每人少量紀念品、一本影集和部分活動(dòng)照片。
七、新聞報道
請省市報紙、電臺發(fā)在長(cháng)活動(dòng)綜合消息（由××單位供稿）?！痢痢習?huì )見(jiàn)時(shí)，請××電視臺拍發(fā)電視新聞，××報發(fā)新聞報道時(shí)配發(fā)照片。請××日報社派一名攝影記者隨團在長(cháng)春活動(dòng)。
八、安全保衛工作請公安部門(mén)安排。
九、請××鐵路分局、××機場(chǎng)協(xié)助安排代表團乘機、車(chē)事宜。請海關(guān)給代表團以免驗禮遇。
十、費用
代表團交通費、接待費由省總負擔，在各地活動(dòng)費用由當地墊付，與省總結算；宴請費由當地負擔。
聯(lián)系人：×××
電 話(huà)：×××××××
附：活動(dòng)日程表
代表團名單
送：×××、×××單位
吉林省總工會(huì )
2000年3月18日
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