一些高級主管在培訓中常拿著(zhù)別人撰好的講稿，幾乎不做任何準備，就在起身發(fā)言時(shí)讀起來(lái)。但是，照本宣科會(huì )嚴重損傷演講人的信譽(yù)：
第一，念講稿，就不能隨心所欲。事先擬好的講稿與即席演講確有不同。后者當然更可信、更有趣味、更顯真誠。念講稿很難做到象平常說(shuō)話(huà)一樣。念講稿時(shí)，演講者與聽(tīng)眾之間幾無(wú)目光交流，少見(jiàn)手勢，也缺乏面部表情，聲音單調。最終，演講者與聽(tīng)眾建立不起密切關(guān)系來(lái)。他們可能會(huì )不滿(mǎn)意而歸（“真浪費時(shí)間，還不如我自己看！”），心中對演講者的可信度和誠意頓生疑竇。
第二，依賴(lài)講稿，無(wú)法帶來(lái)真正的安全感。憑借講稿或細致有加的提綱，常常限制你的靈活變通能力。如果遇到突發(fā)意外，就會(huì )受害不淺。例如，如果你正參加小組討論，輪到你發(fā)言，時(shí)間已所剩無(wú)幾。這最后一刻再做變通實(shí)屬不易。一旦現場(chǎng)提問(wèn)打斷或話(huà)題岔開(kāi)，念稿者通常很難再整回思路，接著(zhù)原來(lái)的話(huà)題講下去。
成功交流的基石是對培訓內容進(jìn)行組織，使其井然有序，您才能在培訓中暢所欲言，盡情發(fā)揮，其它方面也會(huì )水到渠成。但記住，花大量時(shí)間準備并不意味著(zhù)你已胸有成竹。只要你掌握技巧，短短20分鐘即已足夠。采用如下五個(gè)系統步驟，就能做到萬(wàn)無(wú)一失，讓你擁有演講的知識和才華：
分析你的培訓演講。先自問(wèn)以下幾個(gè)主要問(wèn)題：我的聽(tīng)眾是誰(shuí)？要講多長(cháng)時(shí)間？培訓的目的是什么？最后一個(gè)問(wèn)題可能是最重要的，因為它促使你找出你演講的本意。借助這些信息，你所講的話(huà)便能針對聽(tīng)眾的需要并有助你達到目的。具體說(shuō)來(lái)，分析演講要達到以下目的：刪除不必要或不適當的信息，縮短準備時(shí)間；確保使用聽(tīng)眾能聽(tīng)懂的詞匯；有助你預測聽(tīng)眾提出的問(wèn)題或反對意見(jiàn)；觀(guān)眾不同但演講主題相同時(shí)，可將內容迅速加以調適。
精選主題。人們通常試圖傳達太多信息，希望能在聽(tīng)眾心中留下點(diǎn)什么。只是這如山的信息令聽(tīng)眾招架無(wú)力，不知所趨。所以，要收到最好的效果，你應該幫助他們理解你所表達的內容，只給他們易于分析和好記的信息。應找一個(gè)重點(diǎn)突出、直接明了的主題。
確定主線(xiàn)句。演講中的主線(xiàn)句可以時(shí)時(shí)提醒你如何取舍和展開(kāi)你的演講信息。主線(xiàn)句包含如下三個(gè)因素：
目的： 想要聽(tīng)眾了解什么、感受什么或做什么？對此的回答就是你的目的。
主題： 演講是為了提供信息或說(shuō)服聽(tīng)眾。你的演講意圖確定下來(lái)后，就能更好地尋找演講的內容。
分類(lèi)： 一般而言，演講要表現的主題將決定你的分類(lèi)。信息的分類(lèi)包括步驟、方法、種類(lèi)或益處。先決定你的分類(lèi)，再確定演講的要點(diǎn)，有助你在展開(kāi)整個(gè)演講時(shí)不偏離主題。
使用視圖工具：使要點(diǎn)清晰、輕重有序并增添變化。但不要只是簡(jiǎn)單地讀一下屏幕或圖表上的文字。要增強你的感染力，使你的演講更加自然流暢，一定要讓視圖工具為你的演講增姿增色。
設想你的講演：“講演者的設想圖”是你充滿(mǎn)自信、自然流暢發(fā)揮的關(guān)鍵。它是你演講的藍本，讓你把培訓的所有環(huán)節都在一張紙上設想出來(lái)。你甚至可以藉此標明使用視圖工具的時(shí)機。將你的思想放入一個(gè)精心組織的設想圖中，就不用照著(zhù)稿子讀，在演講中你自然就能娓娓道來(lái)。隨心所欲的培訓演講將帶來(lái)更多的目光交流、更貼切自然的手勢，使聽(tīng)眾的注意力更加集中。
培訓要做準備，這是常識，但身體力行的人并不常見(jiàn)。經(jīng)理人常常忙于應付繁忙的日程，因此在他們看來(lái)，為培訓做準備就顯得浪費時(shí)間。事實(shí)未必如此，按照上述五步驟進(jìn)行，有利于做好準備工作，可以確保你培養出行云流水般的演講風(fēng)格。
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