用Office 2003推進(jìn)協(xié)同工作
ZDNet China
26/8/2005
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http://www.zdnet.com.cn/techupdate/software/skill/story/0,3800080971,39155072,00.htm[ZDNet China專(zhuān)稿]現在是該考慮Microsoft最新版的Office軟件最大的一個(gè)買(mǎi)點(diǎn)：微軟稱(chēng)之為“整合協(xié)作”的時(shí)候了。在描述Office系統功能時(shí),微軟用了大量的篇幅來(lái)宣傳這一賣(mài)點(diǎn)。在列表首位的是meeting workspaces和document workspaces。這兩項功能建在Windows SharePoint Services（是現在使用的SharePoint Team Services的下一代產(chǎn)品）當中，都是使用Office的應用程序來(lái)共享文件和功能管理。在這個(gè)部分中，我們將會(huì )對這些功能進(jìn)行概述，列舉他們應用的先決條件，并且幫助你決定這些產(chǎn)品是否值得在你的機構內實(shí)施。
什么是SharePoint？
SharePoint是Microsoft基于Web協(xié)作技術(shù)的統稱(chēng)。SharePoint 2.0 的產(chǎn)品將與Office 2003同時(shí)上市，包括兩款截然不同的產(chǎn)品：
Windows SharePoint Services是一套底層的數據庫和Web服務(wù)，它是作為Windows 2003中的可選擇安裝的部分。Windows SharePoint Services可以按照你得需求建立多個(gè)獨立的SharePoint網(wǎng)站。
SharePoint門(mén)戶(hù)服務(wù)器更為復雜，企業(yè)級的門(mén)戶(hù)是建立在Windows SharePoint Services上層的。它的作用是能夠讓你在企業(yè)中的跨越多個(gè)服務(wù)器上建立網(wǎng)站。
Microsoft 還沒(méi)有宣布第二代的SharePoint的價(jià)格或者是可行性的細節，但是有一件事情是非常清楚地：它將需要你安裝新的Windows 2003來(lái)作為運行新的SharePoint服務(wù)器的基礎。如果你還記得你以前是怎么安裝以前的Outlook系列的情況，你就會(huì )發(fā)現這兩個(gè)系統是非常相似的。你可以在任何版本的Windows上使用Office 2003，但是對于大多數有效的協(xié)作情況來(lái)說(shuō)，你需要Windows SharePoint Services來(lái)讓你的協(xié)作組織更為有效?；蛘?，換句話(huà)來(lái)說(shuō)，需要安裝Windows 2003作為你以后的SharePoint的基礎。
Meeting workspaces：有效的組織
在Microsoft Outlook 2003中的meeting workspace集成了SharePoint。要創(chuàng )建一個(gè)新的meeting workspace，只要在Outlook當中傳送出一個(gè)會(huì )議請求的時(shí)候點(diǎn)擊meeting Workspace的按鈕就可以了。這樣將就針對會(huì )議請求直接打開(kāi)一個(gè)meeting workspace的任務(wù)窗口，正想圖A中所展示的一樣，在這，你能夠在組的SharePoint server上創(chuàng )建一個(gè)新的workspace（這，或者在Office的其他地方，叫做組的網(wǎng)站）。
當你發(fā)送一個(gè)會(huì )議邀請的時(shí)候，其他的參加這將會(huì )收到一個(gè)網(wǎng)站鏈接，通過(guò)連接他們就能進(jìn)入meeting workspace了。
meeting workspace是一個(gè)很特殊的SharePoint站點(diǎn)類(lèi)型，在默認情況下，這個(gè)網(wǎng)站將分為會(huì )議題目，參加人員和議程幾個(gè)部分。你也可以通過(guò)點(diǎn)擊修改這個(gè)Workspace的超級鏈接來(lái)增加其他的部分（叫做SharePoint中的Web Parts）。在圖表B中，我們給workspace增加一個(gè)文件庫的Web Part，這樣能夠讓會(huì )議參加者能夠同時(shí)預覽會(huì )議相關(guān)的重要文件。點(diǎn)擊一個(gè)文件能夠讓你在相應的Office 應用程序中打開(kāi)并且修改它。
meeting workspace是Office 2003中集成協(xié)作的原理的一個(gè)很好的范例
協(xié)作完成的數據存儲在SharePoint的站點(diǎn)當中。
使用者可以通過(guò)他們自己的瀏覽器管理他們自身的網(wǎng)站，并不需要任何管理員的協(xié)助。
數據存儲在Office的文件中并且可以在Office的應用程序中進(jìn)行修改。
workspace能夠捕獲所有特殊任務(wù)和行為的方方面面。
在Office 2003，Document workspaces提供了一個(gè)文件中心（要比會(huì )議中心要更好）的協(xié)作方式。一個(gè)document workspace是被設計用來(lái)幫助一群用戶(hù)協(xié)作修改一個(gè)或者多個(gè)文件的功能。Office 2003讓你簡(jiǎn)單的向document workspace傳送一個(gè)Word, Excel,或者是PowerPoint的文件，這樣就可以和其他的用戶(hù)以ad-hoc的方式進(jìn)行協(xié)作。當你邀請其他人員來(lái)協(xié)助你設計和組織項目的時(shí)候，你可以很簡(jiǎn)單的創(chuàng )建一個(gè)document workspace，即使你從來(lái)沒(méi)有直接使用過(guò)SharePoint，你都可以很簡(jiǎn)單的創(chuàng )建完成。
你能夠不用離開(kāi)你的Office文件就可以創(chuàng )建一個(gè)document workspace。例如，如果你需要打開(kāi)一個(gè)Word文檔，你可以選擇從工具菜單中選擇共享一個(gè)Workspace。這將打開(kāi)一個(gè)共享的Workspace任務(wù)窗口。這個(gè)任務(wù)窗口打開(kāi)的同時(shí)，還會(huì )打開(kāi)一個(gè)用戶(hù)突出標記，并且把你在workspace名稱(chēng)和位置中從其他用戶(hù)當中突出出來(lái)。
作為創(chuàng )建Document Workspace的一部分，你的文件會(huì )被存儲在SharePoint服務(wù)器上，在那里還保存著(zhù)其他的用戶(hù)信息，項目信息和在document workspace中的其他信息。任何document workspace的用戶(hù)都能夠從服務(wù)器上直接打開(kāi)需要的文件，或者復制一份拷貝到他或她自己本的硬盤(pán)上面來(lái)進(jìn)行相關(guān)的工作。這個(gè)共享的Workspace任務(wù)窗口（顯示在圖C當中的）包含一個(gè)指向document workspace的鏈接（廣告位是這個(gè)項目中的一個(gè)workspace的名稱(chēng)）和六個(gè)標記。
你可以在你的瀏覽器中使用這個(gè)鏈接打開(kāi)document workspace。從左到右，這些標記位由他們各自的一些功能。
狀態(tài)：顯示警告信息和其他的狀態(tài)消息
用戶(hù)：顯示workspace中的用戶(hù)
任務(wù)：顯示workspace中的任務(wù)，匯集了他們的狀態(tài)和是誰(shuí)生成的這個(gè)項目
文件：顯示workspace中的文件（盡管一個(gè)workspace開(kāi)始是使用單一一個(gè)文件的，但是你可以隨意增加你想要加入的文件）
鏈接：顯示workspace中的超級鏈接
文件信息：允許你察看是誰(shuí)最后修改的文件并且還有文件改動(dòng)的歷史信息。
一個(gè)document workspace能夠讓你簡(jiǎn)單的建立一個(gè)圍繞一個(gè)特殊文件或者一些特殊文件進(jìn)行協(xié)作的工作組。這些內置的標記能夠讓你甚至不用打開(kāi)SharePoint就可以使用SharePoint的功能進(jìn)行相關(guān)的工作。如果你需要一些更多深入的SharePoint功能（比如討論組），那你就要在你Web瀏覽器上的一個(gè)點(diǎn)擊就可以從文件越到真實(shí)的 workspace當中了。
那么這樣做值嗎？
SharePoint的能力，和他與Office 2003深層次的集成在一起，這種改變是非常令人印象深刻的。除了我們在這篇文章中突出了一些增加的功能，另外SharePoint還提供了一個(gè)Web的接口屆面和一個(gè)完整的對象模型，這意味著(zhù)你可以把其他很小規模開(kāi)發(fā)行為簡(jiǎn)單的與其他的商業(yè)流程整合起來(lái)。如果你的生意還包括文件的互換和舉辦會(huì )議，那么SharePoint所推崇的會(huì )議和文件workspace將會(huì )讓你獲得實(shí)際的利益。除了組織所有在同一地方發(fā)生的項目或者會(huì )議所需要相關(guān)的信息，workspaces 還會(huì )通過(guò)幫助你在服務(wù)器上保留一個(gè)每一份文件的單一備份的形式來(lái)實(shí)現磁盤(pán)存儲這些文件的需求。這樣做就可以很好的節約硬件成本。
但是還要記?。簺](méi)有Windows SharePoint Services是沒(méi)有協(xié)作的，并且沒(méi)有Windows 2003也就沒(méi)有Windows SharePoint Services，不要根據對你以往以前版本的Windows所具備的經(jīng)驗就能夠讓你很好的安裝并且管理一個(gè)Windows 2003服務(wù)器做出錯誤的假設。在新版本中有很多新的功能，并且許多舊的功能已經(jīng)被轉移到其他地方或重新設計。你將即使你只想在現有的條件下增加一個(gè)獨立的SharePoint服務(wù)器，你還是需要一些練習時(shí)間來(lái)熟悉新的環(huán)境。
在你購買(mǎi)之前測試你設備
幸運的是，Microsoft正在可以測試所有相關(guān)部件變成一很簡(jiǎn)單的事情。你可以通過(guò)Microsoft的網(wǎng)站，向微軟索要Windows 2003評估版的拷貝，并且，當你這樣做的時(shí)候，你還能夠同時(shí)申請一個(gè)Office 2003 beta測試版。如果協(xié)同工作非常吸引你，我們建議率先部署三個(gè)到五個(gè)測試環(huán)境還是比較合適的，建立一些虛擬的賬戶(hù)和常見(jiàn)一些workspaces。然后考慮如何找出適合你企業(yè)的工作流，并且是否在時(shí)間和硬件上節省的價(jià)值能夠超過(guò)在軟件上的費用。只有在你得到了足夠的相關(guān)信息之后才能夠做出是否上馬的決定。（責任編輯：
張嵐）
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