Access是辦公軟件系統Office 中的一個(gè)重要組件，它是一個(gè)功能強大且簡(jiǎn)單易用的關(guān)系型數據庫管理系統。
Access 2003的特點(diǎn)
Access 2003除了具備建數據庫、管理表、建立表間關(guān)系等一般關(guān)系數據庫管理系統所共有的功能之外，還擁有很多適合現代數據管理任務(wù)的獨特功能。易于管理的文件型數據庫系統 使用Access創(chuàng )建的數據庫系統是封裝在一個(gè)單獨的文件中的，即一個(gè)Access數據庫系統中的各種成分（包括數據表、查詢(xún)、窗體、報表、宏和模塊）都存儲在一個(gè)文件中，這樣有利于整個(gè)數據庫系統的遷移和維護等工作。
廣泛地支持各種數據類(lèi)型 除了基本數據類(lèi)型外，Access 2003還支持OLE（Object Linking and Embedding）數據和XML（Extensible Markup Language）數據，從而大大地提高了可管理的數據的類(lèi)型。
方便快捷的圖形化工具和向導 Access 2003采用了與整個(gè)Office 2003統一的用戶(hù)界面，并提供了許多圖形化的工具和向導，從而使用戶(hù)不用編寫(xiě)代碼便可以輕松地創(chuàng )建并管理數據庫系統。
提供了大量的內置函數與宏 Access 2003提供了大量的內置函數與宏，從而使數據庫開(kāi)發(fā)人員、甚至是不懂編程語(yǔ)言的開(kāi)發(fā)人員都可以快速地以一種無(wú)代碼的方式實(shí)現各種復雜的數據操作與管理任務(wù)。
增強的網(wǎng)絡(luò )功能 Access 2003提供了創(chuàng )建數據訪(fǎng)問(wèn)頁(yè)的功能。這是一種可以發(fā)布到網(wǎng)絡(luò )上的Web頁(yè)面，用戶(hù)通過(guò)數據訪(fǎng)問(wèn)頁(yè)可以直接查詢(xún)和處理數據庫中的數據。
Access 2003的操作環(huán)境
啟動(dòng)Access 2003
◇【開(kāi)始】/【所有程序】/【Microsoft Office】/【Microsoft Office Access 2003】命令。
◇雙擊桌面上的快捷方式圖標 。
◇ 通過(guò)【我的電腦】或【資源管理器】窗口找到Access 2003應用程序后，雙擊應用程序的圖標。
Access 2003的界面
啟動(dòng)Access 2003以后可以看到如圖所示的用戶(hù)界面。
◇標題欄。Access 2003主窗口的最上面是標題欄，顯示當前數據庫的名稱(chēng)。
◇菜單欄。菜單欄包括了該軟件的絕大部分命令。菜單欄右邊有一個(gè)文本框，在其中鍵入需要尋求幫助的問(wèn)題，然后按Enter鍵，便可以獲取相關(guān)的幫助信息。
◇工具欄。工具欄以圖標的形式提供了執行Access 2003中常用命令的快捷操作方式。 ◇任務(wù)窗格。任務(wù)窗格提供了Access 2003的常用任務(wù)，以方便用戶(hù)的操作。Access2003啟動(dòng)時(shí)自動(dòng)顯示【開(kāi)始工作】任務(wù)窗格，根據當前執行任務(wù)的不同，任務(wù)窗格會(huì )自動(dòng)隨之變化。
◇工作區。工作區是Access 2003用來(lái)打開(kāi)和編輯數據庫文件的區域。Access 2003一次只能在工作區中打開(kāi)一個(gè)數據文件，工作區中打開(kāi)的數據庫文件的窗口叫做數據庫窗口。數據庫窗口是Access的命令中心，在這里可以創(chuàng )建和使用Access數據庫或Access項目中的任何對象。
◇狀態(tài)欄。主窗口的最下啊是狀態(tài)欄，它顯示當前數據庫的工作狀態(tài)等信息。
打開(kāi)Access數據庫
在A(yíng)ccess 2003中，可以通過(guò)【文件】/【打開(kāi)】命令打開(kāi)一個(gè)已有的Access數據庫文件。數據庫文件被打開(kāi)后，Access 2003的【工作區】中會(huì )出現一個(gè)【數據庫窗口】，用于顯示打開(kāi)的數據庫的內容。
退出Access 2003
◇單擊【文件】/【退出】命令。
◇單擊Access窗口右上角的關(guān)閉按鈕。
◇雙擊Access窗口左上角的系統控制按鈕。
◇按ALT+F4組合鍵。
Access數據庫的結構
◇一個(gè)完整的Access數據庫是由7種數據庫對象組成的，分別是“表” “查詢(xún)” “窗體” “報表” “頁(yè)” “宏”和“模塊”。
◇這些數據庫對象可以在【數據庫窗口】中查看和編輯。
◇最簡(jiǎn)單的Access數據庫可以只包含“表”這一種數據庫對象。
下面分別介紹這些數據庫對象的功能。
表 一個(gè)Access數據庫中可以存儲多張表，表之間還可以建立關(guān)系，以便把不同表中的數據聯(lián)系起來(lái)。
查詢(xún) 查詢(xún)是Access數據庫中的一種重要的對象，它是一種虛擬表，即不會(huì )用來(lái)存儲數據，而是按照一定的條件或準則從一個(gè)或從個(gè)數據表中映射出的虛擬視圖。查詢(xún)對象為用戶(hù)更方便地查看、分析和更改數據庫中的數據提供了一種直觀(guān)的視圖。單擊【數據庫窗口】左邊的【查詢(xún)】按鈕，便可以看到這個(gè)數據庫中所包含的查詢(xún)。
窗體 窗體為用戶(hù)查看和編輯數據庫中的數據提供了一種友好的交互式界面。在A(yíng)ccess 2003中，用戶(hù)可以使用各種圖形化的工具和向導快速地制作出用來(lái)顯示和操作數據的窗體。單擊【數據庫窗口】中的【窗體】按鈕，可以查看這個(gè)數據庫中包含的窗體。雙擊某個(gè)窗體的名稱(chēng)。
報表 報表為打印輸出數據庫中的數據或數據的處理結果提供了一種便捷的方式。用戶(hù)可以將一個(gè)或多個(gè)表和查詢(xún)中的數據以一定的格式制作成報表，還可以將數據處理的結果或各種圖表插入到報表中。單擊【數據庫窗口】左邊的【報表】按鈕，可以查看到當前數據庫中的報表。
數據訪(fǎng)問(wèn)頁(yè) 數據訪(fǎng)問(wèn)頁(yè)是Access 2003中唯一一個(gè)獨立于A(yíng)ccess數據庫文件之外的對象。用戶(hù)可以直接打開(kāi)數據訪(fǎng)問(wèn)頁(yè)，并通過(guò)它對數據庫中的數據進(jìn)行各種操作。單擊【數據庫窗口】左邊的【頁(yè)】按鈕，可以查看該數據庫中的數據訪(fǎng)問(wèn)頁(yè)。
宏 宏是一種為實(shí)現較復雜的功能而建立的可定制的對象，它實(shí)際上是一些列操作的集合，其中每個(gè)操作都能實(shí)現特定的功能。例如，打開(kāi)窗體、生成報表、保存修改等。單擊【數據庫窗口】左邊的【宏】按鈕，可以看到這個(gè)數據中所包含的宏，每一個(gè)宏都是一項功能，雙擊即可執行。一般情況下，由窗體對象為宏提供輸入和輸出界面。
模塊 模塊是Access數據庫中最復雜也是功能最強大的一種對象。在A(yíng)ccess 2003中，使用其內置的Visual Basic for Application來(lái)建立和編輯模塊對象，一個(gè)模塊對象一般是一組相關(guān)功能的集合。單擊【數據庫窗口】左邊的【模塊】按鈕，可以查看到當前數據庫所包含的模塊。和宏類(lèi)似，模塊也是一種在后臺執行的功能，沒(méi)有界面。雙擊其中的某個(gè)模塊，可以打開(kāi)VBA集成開(kāi)發(fā)環(huán)境對其進(jìn)行編輯。
簡(jiǎn)言之，“表”用來(lái)存儲數據；“查詢(xún)”用來(lái)查找數據；用戶(hù)通過(guò)“窗體”、“報表”、“頁(yè)面”獲取數據；“宏”和“模塊”則用來(lái)實(shí)現數據的自動(dòng)操作。
窗口左側包含兩個(gè)方面的內容，上面是[對象]，下面是[組]。[對象]下分類(lèi)列出了Access數據庫中的所有對象，比如說(shuō)用鼠標點(diǎn)一下[表]，窗口右邊就會(huì )列出本數據庫中已經(jīng)創(chuàng )建的所有表。而[組]則提供了另一種管理對象的方法：我們可以把那些關(guān)系比較緊密的對象分為同一組，不同類(lèi)別的對象也可以歸到同一組中。比如說(shuō)我們通訊簿數據庫，其中的通訊簿表和通訊簿窗體就可以歸為一組。在數據庫中的對象很多的時(shí)候，用分組的方法可以更方便地管理各種對象。
那具體怎樣管理對象呢？ 比如說(shuō)我們想建立一個(gè)新的表，就需要將鼠標移動(dòng)到[對象]下面的[表]這個(gè)選項上，單擊左鍵，[表]這個(gè)選項就會(huì )凹下去，這時(shí)再將鼠標移動(dòng)到[新建]按鈕上，單擊鼠標左鍵就可以新建一個(gè)表了。
創(chuàng )建Access數據庫
在A(yíng)ccess 2003中，創(chuàng )建數據庫就像創(chuàng )建Word文檔一樣簡(jiǎn)單，因為它提供了完全圖形化的用戶(hù)界面和豐富的向導。
使用向導創(chuàng )建數據庫“數據庫向導”就是Access為了方便的建立數據庫而設計的向導類(lèi)型的程序，它可以大大提高工作效率。通過(guò)這個(gè)向導，我們只要回答幾個(gè)問(wèn)題就可以輕松的獲得一個(gè)數據庫。
在使用數據庫向導建立數據庫之前，必須選擇需要建立的數據庫類(lèi)型。因為不同類(lèi)型的數據庫有不同的數據庫向導，要是選錯了向導，那我們的工作可就白費了。
[常用]工具欄/[新建]按鈕/[新建文件]窗格/[模板]類(lèi)/[本機上的模板]。
自建數據庫：例如，我們使用Access 2003創(chuàng )建一個(gè)名為“學(xué)生信息管理系統”的數據庫。
① 啟動(dòng)Access 2003。
② 單擊【文件】/【新建】命令?！救蝿?wù)窗格】會(huì )切換到【新建文件】任務(wù)狀態(tài)。
③ 【新建文件】任務(wù)窗格中單擊【空數據庫】命令，打開(kāi)【文件新建數據庫】對話(huà)框。
④ 在【文件新建數據庫】對話(huà)框中，指定數據庫文件的存儲位置，并在文件名文本框中輸入數據庫文件的文件名“學(xué)生信息管理系統”，然后單擊【創(chuàng )建】按鈕。這樣，Access 2003便在指定的位置創(chuàng )建了一個(gè)名為“學(xué)生信息管理系統”的空數據庫文件。
⑤ 數據庫創(chuàng )建成功之后，Access 2003會(huì )自動(dòng)打開(kāi)這一數據庫的【數據庫】窗口，接下來(lái)便可以使用這個(gè)【數據庫】窗口向該數據庫中添加表、查詢(xún)、窗體、報表等數據庫對象。
表的創(chuàng )建與使用
◇Access數據庫系統中，表是用于存儲數據庫的對象，它是建立整個(gè)數據庫系統的基礎。
◇一個(gè)Access數據庫系統可以包含多張表，每一張表都存儲一組相對獨立而完整的信息。
◇表之間可以建立關(guān)系，以便于構造出一個(gè)相互關(guān)聯(lián)的整體架構。
“表”都有一些共同的特性，一是表中可以存儲數據，二是這些數據在表中都有很規則的行列位置。Access中的“表”和平常見(jiàn)的很多紙上的表格很像。
表的結構
Access中的表是一種標準的二維表，即由行和列組成。
◇在A(yíng)ccess數據庫系統的表中，行被稱(chēng)為“記錄”，列被稱(chēng)為“字段”。
◇每條記錄都描述一個(gè)獨立而完整的信息，記錄與記錄間是并列的關(guān)系，沒(méi)有先后次序。
◇字段用來(lái)描述記錄的屬性，字段與字段之間也是并列的關(guān)系。
◇可以唯一標識一條記錄的字段或字段的組合可以被指定為“主鍵”。
◇在A(yíng)ccess數據庫系統中，首先要建立表結構，然后再向建好結構的表中存儲數據。
◇所謂建立表結構，就是要確定這個(gè)表要存儲哪種信息，然后根據要存儲的信息的屬性設計表中要包含的字段。
◇對于字段的設計，包括定義一個(gè)唯一的字段名、指定字段的數據類(lèi)型以及設計字段的屬性。字段的數據類(lèi)型用于進(jìn)一步的限制。
◇建立好的表，其結構是確定的，可以以記錄的形式向其中添加數據。
數據類(lèi)型
數據類(lèi)型
用法
說(shuō)明
大小
文本
記錄一些描述的屬性
姓名、地址、計量單位以及電話(huà)號碼等無(wú)需參與運算的數據
最多255字節
備注
長(cháng)的文字描述
最多65535個(gè)字節
數字
數值數據
分為字節、整型、長(cháng)整型、單精度型、雙精度型、同步復制ID和小數幾種
日期/時(shí)間
日期與時(shí)間值
8個(gè)字節
貨幣
貨幣數據，使用4位精確的小數位存儲
8個(gè)字節
自動(dòng)編號
向表中添加一條新記錄時(shí)，這種數據類(lèi)型會(huì )自動(dòng)為每條記錄存儲一個(gè)唯一的編號，并且字段值不能更改。
可以產(chǎn)生三種編號：順序號、隨機號和同步復制ID。自動(dòng)編號字段往往設置為主鍵
4個(gè)字節（同步復制ID為16個(gè)字節）
是/否
適宜記錄只具有是或否邏輯值的資料
文件是否有效、項目是否完成等
1位
OLE對象
鏈接或嵌入的對象
Microsoft Word文檔、圖形、聲音或其他二進(jìn)制數據
最多可為1G字節
超鏈接
用作超鏈接地址的文本，超鏈接可由4部分組成，顯示的文本、地址、頁(yè)內的地址和屏幕提示
網(wǎng)址、郵件地址、說(shuō)明文件WEB頁(yè)位置等
最多2048個(gè)字符
如果把“備注”類(lèi)型換成“文本”類(lèi)型，則無(wú)法保存下全部的數據信息，把“文本”類(lèi)型的數據存放在“備注”類(lèi)型中，又勢必造成很大的浪費。在A(yíng)ccess中，不同的數據類(lèi)型分配不同大小的數據空間，而每種數據類(lèi)型的大小卻是固定的。
不同類(lèi)型的數據在使用時(shí)有差別，比如兩個(gè)值“1234”和“2345”，在“數字”類(lèi)型中是數字，在“文本”類(lèi)型中就是文本了。如果將這兩個(gè)值相加求和，那么用數字類(lèi)型計算出來(lái)的結果是“3579”，而用文本類(lèi)型相加的結果則是將兩個(gè)數據聯(lián)在一起成為“12342345”，可見(jiàn)它們的差別還是很大的。
建立表結構
在A(yíng)ccess 2003中有很多種建立表結構的方法，比如使用向導建立，或使用設計視圖手動(dòng)建立。前者提供了一種快速建立表結構的方法，而后者的可定制性則更強。
① 雙擊【數據庫】窗口中的【使用設計器創(chuàng )建表】圖標打開(kāi)一張新表的設計視圖。表的設計視圖分為上下兩部分。上半部分用于設計表中字段的字段名、字段的數據類(lèi)型和字段的說(shuō)明。字段的說(shuō)明是便于數據庫管理員了解字段含義的說(shuō)明性文字，不會(huì )對數據庫的建立和運行有任何的影響。下半部分用于設置當前字段的屬性。
② 根據預先對表的設計，在設計視圖的上半部分中填入字段，并分別設置其數據類(lèi)型。
③ 設計好字段的數據類(lèi)型后，還要進(jìn)一步設置字段的屬性，以便讓表的結構和功能更加的完善。對字段屬性的設置可以在設計視圖下半部分的【常規】和【查閱】?jì)蓚€(gè)選項卡里完成。對于不同的數據類(lèi)型，擁有不同的屬性設置，比如對于文本類(lèi)型而言，“字段大小”屬性用于設置文本類(lèi)型字段可以包含的字符數，而對于數字類(lèi)型而言，“字段大小”屬性則是用于指定具體的數字類(lèi)型是整型還是浮點(diǎn)型。下表對常用的字段屬性作了簡(jiǎn)單的說(shuō)明。
字段屬性
說(shuō)明
字段大小
指定文本類(lèi)型字段能夠存儲的字符數，或指定數字類(lèi)型和自動(dòng)編號類(lèi)型的具體數值類(lèi)型，如整型或長(cháng)整型
格式
指定數據顯示或打印的格式
小數位數
指定數字類(lèi)型或貨幣類(lèi)型最多支持的小數位數，只影響顯示的小數位數，不影響所保存的小數位數
輸入法模式
對于主要存儲漢字數據的字段，可將其輸入法模式設置為“輸入法開(kāi)啟”，這樣當要在該字段中輸入數據時(shí)，輸入法狀態(tài)會(huì )自動(dòng)切換到漢字狀態(tài)
輸入掩碼
指定輸入數據時(shí)的格式，以減少差錯，可用“輸入掩碼向導”來(lái)編輯輸入掩碼
標題
指定在數據表視圖或窗體中顯示該字段時(shí)所用的標題，為字段指定標題有利于指明字段的含義
默認值
指定在添加新記錄時(shí)，如果不輸入任何數據，該字段會(huì )被自動(dòng)填充的一個(gè)值
有效性規則
用于限制輸入數據的表達式，例如“<=100“、“Like？#”等?？捎帽磉_式生成器來(lái)創(chuàng )建有效性規則表達式
有效性文本
設置在數據不符合有效性規則時(shí)所顯示的出錯提示信息
必填字段
指定該字段是否必須輸入數據
允許空字符串
用于文本類(lèi)型的字段，設置是否允許輸入空字符，即不輸入任何字符
索引
設置該字段是否進(jìn)行索引以及索引的方式。索引可加快數據的查詢(xún)和排序的速度，但也會(huì )使表的更新速度變慢
智能標記
設置顯示智能標記
顯示控件
確定字段在窗體中對應的顯示控件
④ 在表的設計中，除了定義字段之外，指定主鍵也是很重要的一步。主鍵是用于唯一地標識一條記錄的字段，它可以是一個(gè)字段，也可以是幾個(gè)字段的組合。雖然在A(yíng)ccess中，可以創(chuàng )建不包含主鍵的表，但由于設置了主鍵的表有利于搜索數據和建立關(guān)系，所以應該盡可能地為每個(gè)表建立一個(gè)合適的主鍵。單擊“編號”字段左邊的，便會(huì )選中這一字段（如果想選中多個(gè)字段，可以按住Ctrl鍵，再單擊想要選中的字段），然后單擊【編輯】/【 鍵】命令，即可將該字段設置為主鍵。設置為主鍵的字段左邊會(huì )出現一個(gè)圖標。如果想取消某一字段的主鍵設置，可以先選中該字段，然后再次單擊【編輯】/【主鍵】命令。
⑤ 設計完成一個(gè)表結構以后，應該將其保存。單擊【文件】/【保存】命令，在彈出的【另存為】對話(huà)框中輸入表名，然后單擊【確定】按鈕即可。
輸入數據
建立了表結構后，便可以向該表中輸入要存儲的數據了。在A(yíng)ccess數據庫的表中輸入數據就像在Excel表中輸入數據一樣簡(jiǎn)單。事實(shí)上，我們不但可以向已建立好表結構的表中輸入數據，還可以通過(guò)直接輸入數據的方法自動(dòng)創(chuàng )建表。
例如，通過(guò)直接輸入數據的方法在上例數據庫中建立一張“班主任名單”表。
① 雙擊【數據庫】窗口中的【通過(guò)輸入數據創(chuàng )建表】圖標打開(kāi)一張新表的數據表圖。
② 數據表視圖的使用非常簡(jiǎn)單，每一行代表一條記錄，每一列代表一個(gè)字段。只需按照這種格式直接將數據輸入到表格中即可。雙擊字段的名稱(chēng)可以對其進(jìn)行修改。
③ 單擊【文件】/【保存】命令，產(chǎn)在彈出的【另存為】對話(huà)框輸入表名，然后單擊【確定】按鈕。這時(shí)，系統會(huì )彈出對話(huà)框詢(xún)問(wèn)是否自動(dòng)為該表建立主鍵，單擊【是】，表中將自動(dòng)增加一列自動(dòng)編號數據，并指定為主鍵。
記錄的跳轉
窗口左下角的幾個(gè)按鈕及其中間的文本框都是用來(lái)控制表中當前操作的記錄?！?gt;”按鈕表示移動(dòng)到下一條記錄，“<”按鈕表示移動(dòng)到上一條記錄，“>|”按鈕表示跳到最后一條記錄，“|<”按鈕則表示跳到第一條記錄，而“>*”按鈕表示在這個(gè)表中新插入一個(gè)記錄。這樣只要單擊這些按鈕就可以進(jìn)行相應的記錄跳轉了。單擊按鈕的時(shí)候，在“>”和“<”按鈕之間的文本框中的數字有變化，它列出了當前記錄在表中的行數，而且框里的數字還可以直接修改。把鼠標移動(dòng)到文本框上，單擊鼠標左鍵，就可以用鍵盤(pán)上的“Delete”鍵刪去原來(lái)的數字，輸入新的數字，按“回車(chē)鍵”就可以直接跳轉到相應的記錄上去了。比如輸入“6”并按“回車(chē)鍵”，就會(huì )跳轉到表中第六行的記錄上。在表中，只能對當前的記錄進(jìn)行刪除、修改等操作。當需要對表中的另一條記錄中的值進(jìn)行編輯的時(shí)候，首先要將當前的記錄轉換到那條記錄上去。
主鍵
在數據庫中，常常不只是一個(gè)表，這些表之間也不是相互獨立的。不同的表之間需要建立一種關(guān)系，才能將它們的數據相互溝通。而在這個(gè)溝通過(guò)程中，就需要表中有一個(gè)字段作為標志，不同的記錄對應的字段取值不能相同，也不能是空白的。通過(guò)這個(gè)字段中不同的值可以區別各條記錄。就像我們區別不同的人，每個(gè)人都有名字，但它卻不能作為主鍵，因為人名很容易出現重復，而身份證號是每個(gè)人都不同的，所以可以根據它來(lái)區別不同的人。數據庫的表中作為主鍵的字段就要像人的身份證號一樣，必須是每個(gè)記錄的值都不同，這樣才能根據主鍵的值來(lái)確定不同的記錄。
表中插入、刪除和移動(dòng)字段
如果在創(chuàng )建表的時(shí)候忘記了某項內容，現在也可以再把它加進(jìn)去，只要在原來(lái)的表中再添加一個(gè)字段就可以了。在已有的表中不僅能添加字段，而且還可以刪除字段。 首先把鼠標移動(dòng)到字段的標題上，鼠標光標變成一個(gè)向下的箭頭，單擊鼠標右鍵，在彈出的菜單中單擊“插入列”命令。這樣就在該字段前面插入了一個(gè)新的字段。新插入的字段名是“字段1”，要改變字段名，可以將鼠標移動(dòng)到“字段1”的標題處，雙擊鼠標左鍵，標題就變成可以修改的了
要想刪除表中的某個(gè)字段，可以先將鼠標移動(dòng)到這個(gè)字段的標題處，這時(shí)鼠標變成向下的箭頭，單擊鼠標右鍵選中這個(gè)字段，整個(gè)字段都變成黑色并彈出了一個(gè)菜單，單擊菜單上的“刪除列”，這時(shí)屏幕上彈出對話(huà)框，提出是否確定要刪除這個(gè)字段及其中的數據。單擊“是”按鈕可以將“字段1”刪除。但在刪除字段時(shí)要注意，在刪除一個(gè)字段的同時(shí)也會(huì )將這個(gè)字段中的數值全部刪除，所以當執行這個(gè)操作時(shí)，一定要看清楚，避免由于誤刪把有用的數據都丟失了。
如果想在數據表中調整字段的位置，首先將鼠標移動(dòng)到該字段的標題處，鼠標變成向下的箭頭，單擊鼠標右鍵選中這個(gè)字段，等它都變成黑色后，按住鼠標左鍵，拖到位置，松開(kāi)左鍵，這個(gè)字段就移動(dòng)了。
記錄的排序與篩選
除了可以在數據表現圖中對記錄進(jìn)行增、刪、改、查之外，還可以對記錄進(jìn)行排序和篩選。
記錄的排序 Access默認是以表中定義的主關(guān)鍵字的值排序顯示記錄的。如果沒(méi)有定義主關(guān)鍵字，則按記錄在表中的物理位置顯示記錄。用戶(hù)可以在數據表視圖中對記錄進(jìn)行排序以改變記錄的顯示順序。
① 打開(kāi)數據表視圖。
② 選定用于排序的一個(gè)或連續多個(gè)字段，然后在【記錄】菜單中選擇【排序】菜單項，再單擊其中的【升序排序】命令或【降序排序】命令。
③ 如果要恢復原來(lái)的顯示順序，可選擇【記錄】/【取消篩選/排序】命令即可。
按選定內容篩選記錄
① 打開(kāi)數據表視圖。
② 選定“性別”字段中的“男”，然后選擇【記錄】/【篩選】/【按選定內容篩選】命令。
③ Access將按選定的內容“男”進(jìn)行篩選，篩選后表中只顯示出經(jīng)過(guò)篩選的“男”學(xué)生的記錄。
內容排序篩選
① 打開(kāi)數據表視圖。
② 選定“性別”字段中的“男”，然后選擇【記錄】/【篩選】/【內容排出篩選】命令，篩選后將顯示出性別字段的值不是“男”的全部記錄。
按窗體篩選記錄
① 打開(kāi)數據表視圖。
② 選擇【記錄】/【篩選】/【按窗體篩選】命令/【按窗體篩選】窗口。
③ 在【按窗體篩選】窗口中對相應的字段設置條件，例如對“班級”字段設置條件“05防雷2”，并對“性別”字段設置條件“男”。
④ 單擊工具欄上的應用篩選按鈕，便會(huì )得到篩選的結果。
記錄的高級篩選
① 打開(kāi)數據表視圖。
② 選擇【記錄】/【篩選】/【高級篩選】命令，打開(kāi)【篩選】窗口。
③ 在【高級篩選】窗口中可編輯更為復雜的篩選條件，然后單擊工具欄上的按鈕，即可得到篩選的結果。
表間關(guān)系
在A(yíng)ccess數據庫中，創(chuàng )建了各種表之后，還要在各個(gè)表之間建立關(guān)系，然后才可以通過(guò)創(chuàng )建查詢(xún)、窗體以及報表來(lái)顯示從多個(gè)表中檢索的信息。
關(guān)系的類(lèi)型 關(guān)系是在兩個(gè)表之間建立的聯(lián)系。關(guān)系有一對一、一對多和多對多3種類(lèi)型。
一對一關(guān)系（1:1） 如果對于實(shí)體集A中的每個(gè)實(shí)體，實(shí)體集B中最多有有一個(gè)實(shí)體（也可以沒(méi)有）與之聯(lián)系，反之亦然，則稱(chēng)實(shí)體集A與實(shí)體集B具有一對一的關(guān)系。例如一個(gè)學(xué)校只有一個(gè)校長(cháng)，一個(gè)校長(cháng)只能在一個(gè)學(xué)校任職，則學(xué)校和校長(cháng)之間具有一對一關(guān)系。
一對多關(guān)系（1:n） 如果對于實(shí)體集A中的每個(gè)實(shí)體，實(shí)體集B中有多個(gè)實(shí)體與之聯(lián)系，反之，對于實(shí)體集B中的每個(gè)實(shí)體，實(shí)體集A中有最多有一個(gè)實(shí)體與之聯(lián)系，則稱(chēng)實(shí)體集A與實(shí)體集B具有一對多的關(guān)系。例如一個(gè)系部可以聘請若干個(gè)教師，而每個(gè)教師只能受聘于一個(gè)系部，則系部與教師之間具有一對多關(guān)系。
多對多關(guān)系（m:n） 如果對于實(shí)體集A中的每個(gè)實(shí)體，實(shí)體集B中有多個(gè)實(shí)體與之聯(lián)系，反之，對于實(shí)體集B中的每個(gè)實(shí)體，實(shí)體集A中也有多個(gè)實(shí)體與之聯(lián)系，則稱(chēng)實(shí)體集A與實(shí)體集B具有多對多的關(guān)系。例如一個(gè)學(xué)生可以在同一個(gè)學(xué)期學(xué)習多門(mén)課程，而一門(mén)課程同時(shí)可以有多個(gè)學(xué)生學(xué)習，則學(xué)生與課程之間具有多對多的關(guān)系。
建立表間關(guān)系
在A(yíng)ccess 2003中，可以使用一種圖形化的界面，即【關(guān)系】窗口，來(lái)定義和管理表間的關(guān)系。
① 打開(kāi)數據庫，單擊【工具】/【關(guān)系】命令/【關(guān)系】窗口/系統會(huì )自動(dòng)彈出【顯示表】對話(huà)框/選擇要定義關(guān)系的表。如果沒(méi)有出現【顯示表】對話(huà)框，那么可以在【關(guān)系】菜單下單擊【顯示表】命令，即可打開(kāi)該對話(huà)框。
② 在【顯示表】對話(huà)框的【表】選項卡中，選中所有的表，單擊【添加】按鈕，將表添加到【關(guān)系】窗口，然后單擊【關(guān)閉】按鈕。這時(shí)，【關(guān)系】窗口中會(huì )顯示出這些表的字段。
③ 單擊【關(guān)系】/【編輯關(guān)系】命令，打開(kāi)【編輯關(guān)系】對話(huà)框/【新建】按鈕/【新建】對話(huà)框。
④ 若要在表間實(shí)施參照完整性，應選中【實(shí)施參照完整性】篩選框。再根據需要選中【級聯(lián)更新相關(guān)字段】和【級聯(lián)刪除相關(guān)字段】復選框。單擊【創(chuàng )建】按鈕，創(chuàng )建關(guān)系。
⑤ 在【關(guān)系】窗口的相關(guān)表的相關(guān)字段間產(chǎn)生一條細線(xiàn)，稱(chēng)為關(guān)系線(xiàn)。關(guān)系線(xiàn)兩端有“1”和“1”，表示兩表之間建立了“一對一”關(guān)系。
⑥ 繼續使用同樣的方法創(chuàng )建關(guān)系。
⑦ 最后關(guān)閉【關(guān)系】窗口，彈出對話(huà)框詢(xún)問(wèn)是否對關(guān)系布局的更改進(jìn)行保存，單擊【是】即可。
⑧ 在【關(guān)系】窗口中單擊一條關(guān)系線(xiàn)，然后單擊【關(guān)系】/【編輯關(guān)系】命令，便可以打開(kāi)【編輯關(guān)系】對話(huà)框對這個(gè)關(guān)系進(jìn)行編輯。如果在單擊一條關(guān)系線(xiàn)后，按下鍵盤(pán)上的Delete鍵，便會(huì )刪除這個(gè)關(guān)系。
