人類(lèi)的語(yǔ)言分為兩大基本類(lèi)型：實(shí)用語(yǔ)言和文學(xué)語(yǔ)言。實(shí)用語(yǔ)言和文學(xué)語(yǔ)言雖然在詞匯、語(yǔ)法上沒(méi)有太大區別，表面看起來(lái)是同一種語(yǔ)言，但它們實(shí)際上功能完全不同。實(shí)用語(yǔ)言只傳達“實(shí)用”的內容，而且為了能夠最大限度地達到行文的實(shí)際效果，利于人們準確理解，有效運用，在表述上也應是清楚、實(shí)在和準確的。而文學(xué)語(yǔ)言并不限于傳達詞語(yǔ)的詞典意義，文學(xué)語(yǔ)言追求講究審美、意在言外，是經(jīng)過(guò)了作家“扭曲”或“施加暴力”后的語(yǔ)言。
應用文書(shū)語(yǔ)言的實(shí)用性特征是由應用文體的本質(zhì)所決定的。
應用文書(shū)的語(yǔ)言可以說(shuō)是一種直白而循規蹈矩的語(yǔ)言。在詞匯上，應用文書(shū)語(yǔ)言嚴格遵照其詞典意義；在造句上，嚴格遵循語(yǔ)法規則；在修辭上，只適當運用比喻、對偶、排比等常規修辭格，而對夸張、通感、暗示等可使事物有較大變形的或曲折達意的修辭格一般不用。
應用文書(shū)敘述則多用直敘，證明則多是直接證明，以免文章的內容觀(guān)點(diǎn)，被搞得曲折隱晦、含糊其辭、模棱兩可，以保證不同的讀者在理解上能夠最大程度地趨向一致。
在應用寫(xiě)作中，沿用一些固定的模式化語(yǔ)句和語(yǔ)詞的現象比較常見(jiàn)。模式化語(yǔ)言對文學(xué)作品來(lái)說(shuō)可能是失敗的語(yǔ)言，而對于應用文書(shū)來(lái)說(shuō)卻是必需的、正常的。
公文的體式便是模式化的。公文的一些專(zhuān)用語(yǔ)更是模式化的。如“特此函復”這一說(shuō)法，如果換用別的語(yǔ)言來(lái)表達，不可能如此簡(jiǎn)練明白。
應用文書(shū)語(yǔ)言有相當一部分是沿用舊語(yǔ)、套語(yǔ)，如“來(lái)函收悉”、“敬請批復”等慣用語(yǔ)。在我國，這樣的套語(yǔ)大家樂(lè )意襲用。在公文中，有一些文言詞語(yǔ)，已經(jīng)自然地與現代漢語(yǔ)融為一體。
應用文書(shū)不追求文學(xué)語(yǔ)言的細密，不追求纖毫畢現的細節展示。應用文書(shū)運用的任何一種表述方法，其目的都是為了向忙于事務(wù)的讀者介紹情況、說(shuō)明原委、陳述事實(shí)、總結規律、指示辦法，因而，這些“介紹”、“說(shuō)明”、“陳述”、“總結”、“指示”，通常只求抓住關(guān)鍵、抓住要點(diǎn)，實(shí)行概括述說(shuō)。因此，敘述多是概敘，說(shuō)明多是概說(shuō)。議論，一般也是直接地、明白地提出觀(guān)點(diǎn)與主張，是“說(shuō)理”，而不是“論理”。應用文書(shū)這種表述方式的概說(shuō)性，不但使信息更精要，而且更是對讀者需求的尊重，更能達到行文的目的。
即根據行文目的、內容、對象，恰當地使用語(yǔ)言，做到文實(shí)相符，內容和形式相統一，這是由應用文書(shū)特有的語(yǔ)體風(fēng)格所決定的。
應用文書(shū)文種豐富，各類(lèi)文種的風(fēng)格也有明顯的區別。例如指揮性公文的命令、決議、決定注重莊重嚴肅；法規、規章和管理規章文書(shū)講求嚴謹、確切、利落；計劃性文書(shū)必須實(shí)在、周密、可行；會(huì )議報告應富于鼓動(dòng)性等等。不同文種的語(yǔ)言，都應有與文體風(fēng)格相協(xié)調的基調。而各類(lèi)文種的語(yǔ)言，從總的方面看，又大都是比較莊重、通俗的大眾化書(shū)面語(yǔ)言，而較少用口頭語(yǔ)言和方言。這是從把握文體特點(diǎn)上，把準文章語(yǔ)言的得體性。
語(yǔ)言還應隨社會(huì )的變化發(fā)展而有所變化，能與時(shí)俱進(jìn)。陳舊、過(guò)時(shí)的詞語(yǔ)不宜使用；新名詞術(shù)語(yǔ)要謹慎使用，不以詞語(yǔ)的艱深掩飾內容的淺薄。如果忽略了語(yǔ)言的這種變化，也會(huì )不得體。
應用文書(shū)的語(yǔ)言，應根據不同的受文對象，注意其接受心理，考慮不同的分寸。上行文的語(yǔ)言，應尊重而不阿諛討好；下行文的語(yǔ)言，應謙和但又不失度；與平行機關(guān)往來(lái)函件的語(yǔ)言，則應以誠以禮相待，多商量，互相尊重。懲戒壞人壞事的通報，語(yǔ)言應言之鑿鑿，義正辭嚴。表彰好人好事的決定，語(yǔ)言則應熱情、穩實(shí)。對上級的情況報告，不必有過(guò)多的宣傳議論。對下級布置工作的通知，又不可過(guò)于原則、空洞，應實(shí)實(shí)在在，切實(shí)可行，有可操作性。這是從受文對象接受心理的角度做到語(yǔ)言得體。
有選擇地使用模糊詞語(yǔ)和委婉用語(yǔ)，有時(shí)會(huì )使應用文書(shū)的語(yǔ)言更得體。
應說(shuō)明的是，應用文書(shū)語(yǔ)言的上述五個(gè)特點(diǎn)，常常是相輔相成難以分割的。
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